Кредит-ноты

Кредит-нота — это документ, который вы выдаёте клиенту, чтобы уменьшить или отменить сумму его задолженности по предыдущему счёту. Используйте кредит-ноты, когда:

• Клиент возвращает товар
• Вам нужно исправить переплату по оплаченному или неоплаченному счёту
• Вы хотите списать часть или весь непогашенный остаток
• Вы согласовали скидку после выставления исходного счёта
• Вам нужно задокументировать возврат, обработанный вне Invotify

Почему кредит-ноты важны: Кредит-ноты — это одобренный бухгалтерами способ скорректировать счёт после его выставления. Они не переписывают историю — исходный счёт остаётся точно таким, каким был, — они просто документируют исправление в собственной записи с собственным номером и датой. Это поддерживает вашу бухгалтерию готовой к аудиту, а выписку клиента — ясной.

Кредит-ноты против редактирования счетов: Если счёт всё ещё в черновике, вы можете отредактировать его напрямую. Как только счёт отправлен или отмечен оплаченным, он становится частью вашей финансовой отчётности — вам следует выдать кредит-ноту, а не изменять его. Invotify позволяет сделать и то и другое, но кредит-ноты — рекомендуемый путь для отправленных или оплаченных счетов.

Кредит-ноты в Invotify создаются из существующего счёта — это привязывает каждый кредит к документу, который он исправляет. Вы начинаете со страницы «Кредит-ноты», выбираете счёт, и остальное заполняется автоматически.

Создание кредит-ноты: 1. Перейдите на страницу «Кредит-ноты» 2. Нажмите «New credit note» 3. Выберите счёт, который хотите кредитовать 4. Его позиции загружаются с количеством, ещё доступным для кредитования по каждой строке 5. Отметьте строки для включения — все для полного кредита или конкретные для частичного 6. Скорректируйте кредитуемое количество по строке, если кредитуете только часть позиции 7. Добавьте причину и любые заметки (настоятельно рекомендуется для аудиторских следов) 8. Сохраните как черновик, затем выдайте, когда будете готовы

Клиент, валюта и налоговые данные берутся из счёта автоматически. Вы не можете кредитовать больше, чем остаётся некредитованным по каждой строке — Invotify блокирует избыточное кредитование.

PDF кредит-ноты: Каждая кредит-нота создаёт чистый, стандартный PDF с чётким заголовком «CREDIT NOTE», чтобы не было путаницы со счётом. В нём перечислены кредитуемые строки, общая сумма кредита и реквизиты вашей компании, а также указана введённая вами причина.

Кредит-ноты проходят через четыре статуса от создания до урегулирования. Их понимание помогает отслеживать, какие кредиты действуют, а какие лишь набросаны.

Поскольку кредит-ноты создаются по счёту, применение одной из них в основном автоматическое.

Применяется к связанному счёту в момент выдачи Когда вы выдаёте кредит-ноту, связанную со счётом, Invotify немедленно уменьшает непогашенный остаток этого счёта на сумму кредита. Если счёт был на €1,000, а кредит-нота на €400, то теперь счёт показывает €600 к оплате. Если кредит равен непогашенной сумме или превышает её, счёт отмечается как оплаченный. Отдельного шага «применить» делать не нужно — именно выдача применяет её.

Статус «Применена» — это ручная отметка Отметка кредит-ноты как «Применена» (из статуса «Выдана») — это бухгалтерский флаг, который вы ставите, чтобы зафиксировать, что кредит полностью обработан, — например, после прохождения возврата. Сам по себе он не меняет баланс какого-либо счёта; изменение баланса уже произошло при выдаче.

Возвраты обрабатываются вне Invotify Кредит-нота — это документ, а не движение денег. Если вы должны вернуть клиенту наличные, обработайте возврат через ваш обычный канал — Stripe, банковский перевод или наличные — и отметьте кредит-ноту как «Применена», как только она пройдёт. Invotify не отправляет возвраты платёжному провайдеру за вас.

Аннулирование отменяет изменение баланса Если вы аннулируете кредит-ноту, связанную со счётом, Invotify восстанавливает непогашенный остаток этого счёта на кредитованную сумму, так что счёт снова показывает реально причитающуюся сумму.