Рабочие процессы согласования

Рабочие процессы согласования создают контрольную точку между «документ создан» и «документ отправлен». Вы задаёте правила, определяющие, какие счета и коммерческие предложения требуют одобрения; когда документ соответствует условиям, Invotify автоматически удерживает его и направляет назначенному согласующему для проверки. Пока одобрение не получено, документ не покинет вашу компанию.

Это решение для команд, которым важен второй взгляд на крупные, чувствительные или первичные документы — без замедления остальных процессов. Повторный счёт на 200 € можно отправить сразу, тогда как счёт на 15 000 € или первый счёт новому клиенту будет ожидать проверки владельца или администратора.

Полный цикл процесса:

1. Вы создаёте правило в Настройках → Согласование — например, «Счета на сумму свыше 1 000 € требуют одобрения администратора».

1. Подходящий документ удерживается. Когда кто-то сохраняет счёт или коммерческое предложение, соответствующее правилу, Invotify автоматически создаёт запрос на согласование. Документ сохраняется в обычном режиме, однако получает соответствующий флаг.

1. Согласующие получают уведомление. Все, кто может выполнить запрос, получают внутреннее уведомление с прямой ссылкой на документ.

1. Согласующий принимает решение. Владелец или администратор открывает документ, проверяет его и нажимает «Одобрить» или «Отклонить» прямо в баннере вверху страницы.

1. Отправка разблокируется. После одобрения действие «Отправить» работает в штатном режиме. Пока запрос в ожидании — попытки отправить документ будут отклонены.

Тарифный план: Рабочие процессы согласования доступны в тарифе Pro (также включены в Lifetime). В тарифе Starter настройки согласования показывают предварительный просмотр функции с предложением перейти на более высокий тариф — правила не выполняются.

Правило определяет, когда документ требует согласования и кто может его одобрить. Вы можете создавать любое количество правил, каждое из которых применяется к одному типу документов. При сохранении документа Invotify проверяет все активные правила для данного типа и останавливается на первом совпадении.

Тип документа Каждое правило применяется либо к счетам, либо к коммерческим предложениям. Тип выбирается при создании правила.

Триггеры (условия) У каждого правила ровно один триггер, определяющий, соответствует ли ему документ:

• Сумма выше порога — согласование требуется, когда итоговая сумма документа достигает или превышает заданную (например, 1 000 €). Документы ниже порога отправляются без одобрения.
• Первый документ новому клиенту — согласование требуется только для первого неживотного документа, направляемого клиенту без предыдущих счетов. Как только у клиента появляется история, его документы перестают подпадать под это правило.
• Каждый документ — каждый документ данного типа требует согласования без исключений. Используйте этот вариант, если ни один документ не должен выходить без проверки.

Кто получает уведомление Выберите роль, которая оповещается при создании запроса: - Владелец — уведомляется владелец аккаунта. - Владелец или администратор — уведомляются администраторы команды. Это типичный вариант.

Независимо от настроек уведомлений, любой владелец или администратор может проверить и одобрить запрос (участники не могут).

Шаблоны быстрого старта При первом открытии страницы «Согласование» предлагаются три готовых шаблона: «Счета свыше [суммы]», «Первый счёт новому клиенту» и «Каждое коммерческое предложение». Каждый из них добавляет готовое правило, которое можно настроить — или же создать полностью пользовательское правило с нуля.

Когда документ соответствует правилу, Invotify создаёт для него запрос на согласование. Этот запрос проходит через простой жизненный цикл, а сам документ отображает его текущий статус.

Ожидание Запрос получает статус «Ожидание» в момент сохранения подходящего счёта или коммерческого предложения. Документ полностью сохранён и доступен для редактирования — он просто не может быть отправлен. Запрос создаётся автоматически и является идемпотентным: повторное сохранение того же документа не приведёт к появлению дублирующих запросов.

Одобрен Владелец или администратор изучает документ и одобряет его. На запросе фиксируется, кто рассмотрел его и когда, а также оставленный комментарий. Отправка разблокируется.

Отклонён Рецензент отклоняет запрос, при желании указывая причину. Отклонение снимает блокировку — только запрос в статусе «Ожидание» препятствует отправке, — поэтому ожидаемым следующим шагом является исправление документа и его повторное сохранение для создания нового запроса. Воспринимайте отклонение как «не отправлять в текущем виде», а не как постоянную блокировку.

Баннер на документе Откройте любой счёт или коммерческое предложение с запросом на согласование — вверху страницы появится баннер: - Запрос в ожидании — янтарный баннер с названием сработавшего правила и кнопками «Одобрить» и «Отклонить» для рецензентов. - Одобренный или отклонённый запрос сворачивается в небольшой зелёный или красный значок, чтобы результат оставался видимым без захвата всей страницы.

Блокировка отправки (ошибка 409) Именно здесь согласования приобретают практическую ценность. При попытке отправить по электронной почте счёт или коммерческое предложение с запросом в ожидании сервер отклоняет запрос и возвращает ответ 409 со стабильным кодом ошибки `APPROVAL_PENDING`. Интерфейс отображает это как «Документ ожидает согласования и не может быть отправлен». Блокировка реализована на сервере для конечных точек отправки счетов и коммерческих предложений — её невозможно обойти, обратившись напрямую к API. После одобрения запроса (или его отсутствия) отправка выполняется в обычном режиме.

Согласования работают эффективно только тогда, когда нужные люди знают, что требуется их действие. При создании запроса в ожидании Invotify отправляет внутреннее уведомление каждому уполномоченному согласующему — ничто не будет молча ждать в очереди.

Кто получает уведомление: - Если правило направлено владельцу — уведомляется владелец. - Если правило направлено владельцу или администратору — уведомляются владелец и каждый администратор.

Кто исключён: Создатель документа никогда не получает уведомление о согласовании собственного запроса — он в любом случае не может его одобрить, так что уведомление было бы лишним.

Содержание уведомления: Каждый согласующий получает внутреннее уведомление с заголовком «Запрошено согласование», в котором указывается, что счёт или коммерческое предложение ожидает проверки, и называется правило, которое его активировало. Уведомление содержит прямую ссылку на страницу сведений о документе, где уже отображается баннер с кнопками «Одобрить» и «Отклонить».

Где отображаются уведомления: Уведомления о согласовании появляются в центре уведомлений (значок колокольчика на панели управления) наряду с другими оповещениями. Нажатие на уведомление переводит согласующего непосредственно к документу для быстрого принятия решения.

Все правила согласования хранятся в разделе Настройки → Согласование. Здесь владельцы и администраторы создают, редактируют и удаляют правила, регулирующие работу всей компании.

Страница «Согласование»: - Краткое введение в принципы работы функции вверху страницы. - Список правил с указанием типа документа, триггера (и порога, если применимо) и роли согласующего. - Шаблоны быстрого старта при отсутствии правил — для создания разумного правила в один клик.

Создание правила: Нажмите «Добавить правило» (или выберите шаблон быстрого старта). Укажите название, тип документа, триггер, порог (для правил по сумме) и роль согласующего. Сохраните — правило вступает в силу немедленно: следующий подходящий документ будет удержан.

Редактирование правила: Нажмите значок редактирования (карандаш) напротив правила, чтобы изменить его название, тип документа, триггер, порог или роль согласующего. Изменения применяются к документам, сохранённым после этого момента.

Удаление правила: Нажмите значок удаления (корзина), чтобы удалить правило. Учтите, что удаление правила также удаляет связанные с ним запросы на согласование.

Кто может управлять правилами: Создание, редактирование и удаление правил доступно только владельцам и администраторам. Участники по-прежнему могут быть затронуты согласованиями — их документы удерживаются, — однако они не могут изменять правила и не могут одобрять запросы.