Equipa e permissões

O Invotify foi concebido para equipas desde o primeiro dia. Convide o seu contabilista, um assistente virtual, um responsável de operações ou o seu sócio — e decida exatamente o que cada pessoa pode ver e fazer. As ações principais ficam registadas, para que saiba sempre quem fez o quê.

O que obtém com as equipas: - Três funções — Proprietário (Owner), Administrador (Admin) e Membro (Member) — que cobrem todo o espetro de autoridade - Nove permissões granulares para um controlo preciso por cada membro - Convites por e-mail com prazo de validade, vinculados ao endereço de e-mail da pessoa convidada - Um registo de atividade das ações principais - Isolamento completo dos dados ao nível da empresa — a sua equipa só vê os dados da sua empresa

Dados limitados à empresa: Cada fatura, orçamento, cliente, produto, modelo, agendamento e nota de crédito pertence a uma empresa. Os membros da sua equipa veem apenas o que pertence à sua empresa — nunca os dados de terceiros. Esta regra é aplicada em todas as camadas do sistema, não apenas na interface.

Lugares por plano: O número de pessoas numa equipa depende do seu plano. O plano Pro inclui até 10 membros de equipa (o proprietário conta como um lugar). Os planos Starter e Lifetime são de utilizador único — incluem apenas 1 lugar (o proprietário). Para adicionar colegas de equipa, mude para o plano Pro. Os convites pendentes reservam um lugar, pelo que não pode exceder o limite do seu plano.

O Invotify utiliza uma hierarquia de funções com três níveis. Cada função tem um propósito claro e um limite claro.

Proprietário (Owner) O proprietário é o titular da conta — normalmente a pessoa que efetuou o registo. O proprietário tem acesso total a tudo, incluindo a faturação, e não pode ser removido da equipa. Cada conta tem exatamente um proprietário. Se o proprietário precisar de transferir a conta, contacte o suporte — a transferência de propriedade é tratada por nós.

Administrador (Admin) Os administradores têm sempre as nove permissões — incluindo a faturação. Podem gerir faturas, orçamentos, clientes, produtos, modelos, agendamentos, relatórios, membros da equipa e a subscrição. As permissões de um administrador não podem ser reduzidas individualmente: se quiser que alguém tenha acesso quase total, mas não completo, mantenha essa pessoa como membro e conceda-lhe as permissões específicas. Pode ter tantos administradores quantos os lugares do seu plano permitirem.

Membro (Member) O membro é a função flexível. Um membro começa exatamente com as permissões que lhe conceder — nada mais. Por predefinição, os novos membros podem gerir faturas, orçamentos e clientes e consultar relatórios, mas não podem mexer em produtos, modelos, agendamentos, definições da equipa nem na faturação. As permissões de cada membro podem ser personalizadas individualmente, pelo que pode ter um membro dedicado apenas ao apoio ao cliente e outro a gerir os agendamentos de faturação recorrente.

Nove permissões cobrem toda a superfície funcional da aplicação. Cada uma controla o acesso a um domínio específico de dados e ações. As permissões são explícitas, não implícitas — se um membro não tiver uma permissão, simplesmente não consegue ver nem tocar nessa área, nem sequer adivinhando URLs.

Permissões disponíveis:

Gerir faturas (Manage Invoices) — Criar, editar, enviar e eliminar faturas. Registar pagamentos. Gerar PDFs. Sem esta permissão, um membro não tem qualquer acesso às faturas (não existe um modo só de leitura).

Gerir orçamentos (Manage Quotes) — Criar, editar, enviar e eliminar orçamentos. Converter orçamentos em faturas. Gerir a validade dos orçamentos.

Gerir clientes (Manage Customers) — Adicionar, editar e remover clientes. Consultar o histórico de clientes.

Gerir produtos (Manage Products) — Adicionar, editar e remover produtos. Atualizar preços. Gerir o stock (se estiver ativado). Útil para o pessoal de armazém ou inventário.

Gerir modelos (Manage Templates) — Desenhar, guardar e eliminar modelos de faturas e orçamentos. Raramente necessário — na maioria das equipas, uma ou duas pessoas encarregam-se do design dos modelos.

Gerir agendamentos (Manage Schedules) — Criar e modificar agendamentos de faturas recorrentes. Pausar e retomar agendamentos. Útil para o pessoal de operações.

Ver relatórios (View Reports) — Aceder aos relatórios de receitas, demonstração de resultados (P&L), antiguidade de saldos, DSO e impostos. Separada da gestão de faturas, para que possa conceder acesso aos relatórios sem direitos de escrita.

Gerir a equipa (Manage Team) — Convidar novos membros, alterar funções, ajustar permissões, remover membros. Normalmente reservada ao proprietário e a administradores de confiança.

Gerir a faturação (Manage Billing) — Consultar e gerir a subscrição do Invotify (mudar para um plano superior ou inferior, cancelar, atualizar o método de pagamento).

Predefinições por função: - Proprietário (Owner): as 9 permissões (não pode ser alterado) - Administrador (Admin): sempre as 9 permissões (não ajustáveis individualmente) - Membro (Member): Gerir faturas, Gerir orçamentos, Gerir clientes e Ver relatórios (personalizável)

Adicionar um colega de equipa demora menos de um minuto.

Como convidar: 1. Abra a página «Equipa» (Team) a partir da barra lateral 2. Clique em «Convidar membro» (Invite member) 3. Introduza o endereço de e-mail da pessoa 4. Escolha a função — administrador ou membro 5. Se for membro, personalize quais das 9 permissões recebe (as predefinições já vêm preenchidas) 6. Clique em «Enviar convite» (Send invite)

A pessoa convidada recebe um e-mail personalizado com uma ligação de aceitação. A ligação contém um token com prazo de validade, válido durante 7 dias, e só pode ser aceite por uma conta com sessão iniciada com o endereço de e-mail convidado. Ao clicar em aceitar, a pessoa é orientada na criação da sua conta Invotify (ou no início de sessão, se já tiver uma) e entra diretamente no espaço de trabalho da sua empresa com a função e as permissões que definiu.

Gestão dos convites: A página «Equipa» (Team) lista todos os convites pendentes. Assim que um convite é aceite, a pessoa passa a aparecer na lista de membros; os convites revogados ou expirados simplesmente desaparecem da lista de pendentes.

Pode revogar um convite pendente a qualquer momento. Depois de revogado, a ligação deixa de funcionar. Também pode reenviar um convite se o original tiver expirado ou se tiver ficado perdido numa pasta de spam.

Alterar a função ou as permissões de um membro: Depois de a pessoa se juntar à equipa, abra o respetivo perfil a partir da página «Equipa» (Team). Pode alterar a função (membro → administrador), ajustar as permissões individuais dos membros ou remover a pessoa da equipa. As alterações entram em vigor de imediato — não é necessário terminar sessão.

As ações principais realizadas pela sua equipa são gravadas num registo de atividade. Serve para a responsabilização, a resolução de problemas e a sua tranquilidade — sobretudo quando algo corre mal e precisa de perceber o que mudou e quem o mudou.

O que fica registado: - Fatura criada, enviada e marcada manualmente como paga - Produto criado - Predefinição de impostos criada ou eliminada - Membro da equipa convidado, função alterada, convite reenviado - Conta bancária ligada ou desligada, e transações bancárias correspondidas com faturas

O que é guardado em cada entrada: - O autor (quem o fez) — com ligação ao respetivo perfil de equipa - A ação (o que aconteceu) - O alvo (sobre o que se atuou — uma fatura, um cliente, etc.) - Uma marca temporal - Uma breve nota de contexto, quando relevante

Consultar o registo: Abra «Atividade» (Activity) a partir da barra lateral (ative-a em Definições → Funcionalidades (Settings → Features) se estiver oculta) para ver o feed completo. Filtre por pessoa, por intervalo de datas ou por tipo de entidade para restringir os resultados.

Conservação: As entradas do registo de atividade são conservadas durante toda a vida da sua conta. Fazem parte da sua exportação de dados — quando descarrega os seus dados a partir de Definições → Privacidade e dados (Settings → Privacy & Data), o registo de atividade vem incluído.