Equipa & Permissões

O Invotify foi concebido para equipas desde o primeiro dia. Convide o seu contabilista, um assistente virtual, um responsável de operações ou o seu sócio — e decida exatamente o que cada pessoa pode ver e fazer. As ações principais são registadas, para que saiba sempre quem fez o quê.

O que ganha com as equipas: - Três funções — Proprietário, Administrador, Membro — abrangendo todo o espetro de autoridade - Nove permissões granulares para um controlo detalhado por Membro - Convites por e-mail que expiram, associados ao endereço de e-mail do convidado - Um registo de atividade das ações principais - Isolamento completo dos dados no âmbito da empresa — a sua equipa só vê os dados da sua empresa

Dados no âmbito da empresa: Cada fatura, orçamento, cliente, produto, modelo, agendamento e nota de crédito pertence a uma empresa. Os membros da sua equipa veem apenas o que pertence à sua empresa — nunca o de qualquer outra. Isto é imposto em todas as camadas do sistema, não apenas na interface.

Lugares por plano: O número de pessoas numa equipa depende do seu plano. O Pro inclui até 10 membros de equipa (o proprietário conta como um lugar). O Starter e o Lifetime são de utilizador único — incluem apenas 1 lugar (o proprietário). Para adicionar colegas, atualize para o Pro. Os convites pendentes reservam um lugar, pelo que não pode exceder o limite do seu plano.

O Invotify utiliza uma hierarquia de funções de três níveis. Cada função tem um propósito claro e um limite claro.

Proprietário O Proprietário é o titular da conta — normalmente a pessoa que se registou. O Proprietário tem acesso total a tudo, incluindo a faturação, e não pode ser removido da equipa. Cada conta tem exatamente um Proprietário. Se o Proprietário precisar de transferir a conta, contacte o suporte — a transferência de propriedade é tratada por nós.

Administrador Os Administradores têm sempre as nove permissões — incluindo a faturação. Podem gerir faturas, orçamentos, clientes, produtos, modelos, agendamentos, relatórios, membros da equipa e a subscrição. As permissões de Administrador não podem ser reduzidas individualmente: se quiser que alguém tenha quase todo, mas não todo, o acesso, mantenha-o como Membro e conceda-lhe antes as permissões específicas. Pode ter tantos Administradores quantos os lugares do seu plano permitirem.

Membro Os Membros são a função flexível. Um Membro começa exatamente com as permissões que lhe concede — nada mais. Por predefinição, os novos Membros podem gerir faturas, orçamentos e clientes e podem ver relatórios, mas não podem mexer em produtos, modelos, agendamentos, definições da equipa ou faturação. As permissões de cada Membro podem ser personalizadas individualmente, pelo que pode ter um Membro que só trata do apoio ao cliente e outro que gere os agendamentos de faturação recorrente.

Nove permissões cobrem toda a área de superfície da aplicação. Cada uma controla o acesso a um domínio específico de dados e ações. As permissões são explícitas, não implícitas — se um Membro não tiver uma permissão, não pode literalmente ver ou mexer nessa área, mesmo adivinhando URLs.

Permissões disponíveis:

Gerir Faturas — Criar, editar, enviar, eliminar faturas. Registar pagamentos. Gerar PDFs. Sem ela, um Membro não tem qualquer acesso às faturas (não existe um modo apenas de leitura).

Gerir Orçamentos — Criar, editar, enviar, eliminar orçamentos. Converter orçamentos em faturas. Tratar da expiração de orçamentos.

Gerir Clientes — Adicionar, editar, remover clientes. Ver o histórico do cliente.

Gerir Produtos — Adicionar, editar, remover produtos. Atualizar preços. Gerir stock (se ativado). Útil para o pessoal de armazém/inventário.

Gerir Modelos — Desenhar, guardar e eliminar modelos de faturas/orçamentos. Raramente necessário — a maioria das equipas tem uma ou duas pessoas responsáveis pelo desenho de modelos.

Gerir Agendamentos — Criar e modificar agendamentos de faturas recorrentes. Pausar e retomar agendamentos. Útil para o pessoal de operações.

Ver Relatórios — Aceder aos relatórios de receita, resultados, antiguidade de saldos, DSO e impostos. Separado da gestão de faturas, para que possa conceder acesso a relatórios sem acesso de escrita.

Gerir Equipa — Convidar novos membros, alterar funções, ajustar permissões, remover membros. Normalmente apenas o Proprietário e os Administradores de confiança.

Gerir Faturação — Ver e gerir a subscrição do Invotify (atualizar, reduzir, cancelar, atualizar o método de pagamento).

Predefinições: - Proprietário: Todas as 9 permissões (não pode ser alterado) - Administrador: Todas as 9 permissões, sempre (não ajustável individualmente) - Membro: Gerir Faturas, Gerir Orçamentos, Gerir Clientes e Ver Relatórios (pode ser personalizado)

Adicionar um colega demora menos de um minuto.

Como convidar: 1. Abra a página Equipa a partir da barra lateral 2. Clique em "Convidar membro" 3. Introduza o endereço de e-mail da pessoa 4. Escolha a sua função — Administrador ou Membro 5. Se for Membro, personalize quais das 9 permissões recebe (as predefinições estão pré-preenchidas) 6. Clique em Enviar convite

O convidado recebe um e-mail com a sua marca, com uma ligação de aceitação. A ligação contém um token que expira ao fim de 7 dias e só pode ser aceite por uma conta com sessão iniciada no endereço de e-mail convidado. Quando clica em aceitar, é orientado pela criação da sua conta Invotify (ou inicia sessão se já tiver uma) e entra diretamente no espaço de trabalho da sua empresa com a função e as permissões que definiu.

Gerir convites: A página Equipa lista todos os convites pendentes. Assim que um convite é aceite, a pessoa passa a aparecer na lista de membros; os convites revogados ou expirados deixam simplesmente de constar na lista de pendentes.

Pode revogar um convite pendente a qualquer momento. Uma vez revogado, a ligação deixa de funcionar. Também pode reenviar um convite se o original tiver expirado ou se tiver ficado perdido numa pasta de spam.

Alterar a função ou as permissões de um membro: Depois de alguém se ter juntado, abra o seu perfil a partir da página Equipa. Pode alterar a sua função (Membro → Administrador), ajustar permissões individuais para Membros ou removê-lo da equipa. As alterações entram em vigor imediatamente — não é necessário terminar sessão.

As ações principais que a sua equipa realiza são registadas num registo de atividade. Isto serve para responsabilização, resolução de problemas e tranquilidade — sobretudo quando algo corre mal e precisa de perceber o que mudou e quem o mudou.

O que é registado: - Fatura criada, enviada e marcada manualmente como paga - Produto criado - Predefinição de imposto criada ou eliminada - Membro da equipa convidado, função alterada, convite reenviado - Conta bancária ligada ou desligada, e transações bancárias associadas a faturas

O que é armazenado em cada entrada: - O autor (quem o fez) — associado ao seu perfil de equipa - A ação (o que aconteceu) - O alvo (sobre o que atuou — uma fatura, um cliente, etc.) - Uma data e hora - Uma breve nota de contexto, quando relevante

Ver o registo: Abra Atividade a partir da barra lateral (ative-a em Definições → Funcionalidades se estiver oculta) para ver o feed completo. Filtre por pessoa, por intervalo de datas ou por tipo de entidade para o restringir.

Retenção: As entradas do registo de atividade são mantidas durante toda a vida da sua conta. Fazem parte da sua exportação de dados — quando descarrega os seus dados em Definições → Privacidade & Dados, o registo de atividade vem incluído.