Assinaturas digitais

O Invotify permite-lhe assinar faturas e orçamentos eletronicamente — e permite que os seus clientes também os assinem, sem precisarem de conta. A sua própria assinatura aparece no documento através do bloco de Assinatura (Signature block), pré-preenchido a partir do perfil da sua empresa; os clientes desenham a assinatura diretamente na página pública de partilha, e cada registo de assinatura capturado inclui a identidade do signatário e uma pista de auditoria à prova de adulteração — sem impressões, digitalizações nem serviços externos de assinatura eletrónica.

As assinaturas digitais estão disponíveis em todos os planos (Starter, Pro e Lifetime) sem custo adicional.

O que é capturado em cada registo de assinatura: - A imagem da assinatura (armazenada como dados de imagem em base64) - O nome do signatário - O endereço de e-mail do signatário (opcional) - O endereço IP de onde a assinatura foi enviada - A cadeia user-agent do navegador - A data e hora exatas da assinatura

Como funciona a assinatura hoje: - Assinatura no documento — o bloco de Assinatura apresenta o nome do signatário, o cargo, a imagem da assinatura e a data na fatura ou no orçamento, pré-preenchidos a partir das predefinições em Definições (Settings), para que a sua empresa assine todos os documentos de forma coerente. - Assinatura do cliente na página de partilha — qualquer pessoa com quem partilhe uma fatura pode abrir a ligação, introduzir o nome, desenhar a assinatura num painel de assinatura e submeter — sem precisar de conta Invotify. - Registos de assinatura — as assinaturas de clientes capturadas são armazenadas associadas ao documento exato e listadas na página de detalhes da fatura, para que saiba sempre quem assinou e quando.

Quando partilha uma fatura, a página pública de partilha inclui uma secção «Assinar este documento» (Sign this document) — o seu cliente pode assinar no próprio local onde vê a fatura, sem conta e sem serviços adicionais.

Como um cliente assina: 1. Abre a ligação de partilha que lhe enviou. 2. Introduz o nome completo (o endereço de e-mail é opcional, mas reforça a pista de auditoria). 3. Desenha a assinatura no painel de assinatura — funciona com rato, dedo ou caneta stylus. 4. Submete. A assinatura é registada de imediato e aparece uma confirmação.

O registo assinado — a imagem da assinatura desenhada, mais o nome do signatário, o e-mail opcional, o endereço IP, o navegador e a data e hora exatas — aparece na página de detalhes da fatura, no seu painel.

Salvaguardas integradas: - As submissões têm um limite de frequência por IP (algumas por hora) para prevenir abusos. - Um documento não pode ser assinado duas vezes com o mesmo nome de signatário — uma tentativa duplicada é rejeitada com uma mensagem clara. - Uma assinatura só é aceite para uma fatura ou um orçamento válido e atualmente partilhado; uma ligação inválida ou revogada é recusada. - O endpoint público apenas pode criar uma assinatura — nunca pode ler as existentes.

A assinatura dos seus documentos enquanto empresa faz-se através do bloco de Assinatura e do perfil da sua empresa.

Configure uma vez nas Definições: Guarde o nome do signatário, o cargo do signatário e a imagem da assinatura predefinidos em Definições → Informações da empresa (Settings → Business Information). Estes passam a ser as predefinições de todos os documentos que incluam um bloco de Assinatura.

Assine à medida que cria: Quando cria ou edita uma fatura ou um orçamento cujo modelo contém um bloco de Assinatura, o bloco preenche automaticamente o nome do signatário, o cargo, a imagem da assinatura e a data do dia no documento real — os documentos recorrentes são assinados de forma coerente, sem voltar a introduzir os dados de cada vez.

Para saber como os seus clientes assinam um documento partilhado, consulte «Os clientes assinam na página de partilha» acima.

Cada registo de assinatura é mais do que uma imagem — é um registo concebido para garantir responsabilização.

O que é armazenado em cada registo de assinatura: - Nome do signatário: o nome introduzido pelo signatário. Obrigatório em todas as assinaturas. - E-mail do signatário: um endereço de e-mail opcional do signatário. - Imagem da assinatura: a assinatura, armazenada como dados de imagem em base64 no registo de assinatura do documento. - Endereço IP: o IP de origem, lido a partir do pedido e capturado automaticamente. - User-agent: a cadeia user-agent do navegador/dispositivo do signatário (armazenada, com valores muito longos truncados). - Data e hora da assinatura: o momento exato em que a assinatura foi registada.

Onde vê as assinaturas: Na página de detalhes da fatura, uma barra de informações lista cada assinatura — «Assinado por [nome] em [data]» (Signed by [name] on [date]) — junto das estatísticas de visualização do documento, para que o histórico de assinaturas fique ao lado da restante atividade do documento.

Quem pode ver as assinaturas: Os registos de assinatura estão circunscritos à sua empresa. Apenas os membros da sua empresa com as permissões adequadas podem listar e ver as assinaturas de um documento; os dados nunca são visíveis para outras contas. O endpoint público de captura de assinaturas apenas pode criar uma assinatura através de um token de partilha válido — nunca pode ler as existentes.

No Construtor de modelos (Template Builder), o bloco de Assinatura (Signature block) controla a forma como a área de assinatura aparece no documento impresso/PDF. É um dos blocos de modelo padrão, pelo que pode posicioná-lo, dimensioná-lo e estilizá-lo como qualquer outro.

O que o bloco mostra: - Um título/rótulo opcional (por predefinição «Assinatura» (Signature), podendo ser personalizado ou ocultado) - Uma linha de assinatura opcional sobre a qual assentam as assinaturas manuscritas ou desenhadas - O nome do signatário, o cargo e a data de assinatura - Uma imagem de assinatura opcional

Pré-preenchimento a partir do perfil da empresa: Nos documentos reais (não na pré-visualização do construtor), o bloco preenche automaticamente o nome do signatário, o cargo do signatário, a imagem da assinatura e a data do dia a partir das predefinições do perfil da sua empresa — para que os seus próprios documentos saiam assinados sem voltar a introduzir os dados de cada vez.

Configurar o bloco (separador Campos (Fields)): - Mostrar rótulo (Show label) — ative ou desative o título e substitua o respetivo texto. - Mostrar linha de assinatura (Show signature line) — ative ou desative a linha sobre a qual a assinatura assenta.

Estilos e paridade com o PDF: O fundo, o contorno, o raio, o espaçamento interno e os estilos de letra definidos no construtor mantêm-se no PDF gerado, e o bloco respeita a escala de texto global do documento. No construtor, é apresentado com dados de signatário de exemplo, para que possa ver a disposição; num documento real mostra o signatário, o cargo, a data e a imagem reais.

As assinaturas digitais do Invotify foram concebidas para lhe dar um registo claro e defensável de quem assinou um documento e quando. É importante perceber exatamente o que esse registo é — e o que não é.

O que o Invotify fornece: - Uma imagem de assinatura capturada - O nome do signatário e um e-mail opcional - O endereço IP de onde a assinatura teve origem - O user-agent do navegador do signatário - Uma data e hora de assinatura precisas - Armazenamento circunscrito à empresa, para que apenas a sua equipa possa ver o registo

Em conjunto, estes elementos formam uma pista de auditoria que documenta o ato de assinar.

O que o Invotify não afirma: - Esta não é uma assinatura eletrónica qualificada e não tem certificação eIDAS. - O Invotify não fornece verificação da identidade do signatário para além dos dados que este introduz e dos metadados técnicos capturados. - O Invotify não dá qualquer garantia de validade jurídica em nenhuma jurisdição específica.

A validade jurídica de uma assinatura eletrónica depende da legislação do seu país, do tipo de documento e das partes envolvidas. Se a força executória for importante para um contrato específico, consulte um profissional jurídico qualificado ou use um fornecedor dedicado de assinaturas eletrónicas qualificadas quando a lei o exigir.