Definições

A página de Definições (Settings) é o seu centro de configuração para adaptar o Invotify às necessidades do seu negócio. As definições estão organizadas em separadores, navegáveis a partir da barra lateral esquerda (um menu pendente em dispositivos móveis).

Separadores das Definições: - Informação da empresa (Business Information) - Perfil da empresa, logótipo, números fiscais/de IVA, ID PEPPOL e morada - Definições de documentos (Document Settings) - Numeração de faturas/orçamentos, moeda predefinida, dados de pagamento, condições de pagamento, juros de mora, lembretes de pagamento, predefinições de impostos e notas e condições predefinidas - Funcionalidades (Features) - Ative ou desative funcionalidades da plataforma (Orçamentos, Produtos, Calendário, etc.) - Aprovações (Approvals) - Regras de aprovação que exigem validação antes do envio de documentos (Pro) - Segurança (Security) - Palavra-passe, autenticação de dois fatores (2FA), chaves de acesso (passkeys) e sessões ativas - Faturação (Billing) - Gestão da subscrição, mudanças de plano e método de pagamento - Integrações (Integrations) - Ligue o Stripe e o PayPal para pagamentos online, além da reconciliação bancária (Plaid) - Notificações (Notifications) - Escolha que alertas recebe e em que canais - Privacidade e dados (Privacy & Data) - Exportação de dados e eliminação da conta

Importante: a página de Definições está sempre acessível, mesmo que a sua subscrição tenha expirado. Assim, pode sempre gerir a sua faturação e a sua conta.

A informação da sua empresa aparece em todas as faturas e orçamentos, sendo essencial para documentos com aspeto profissional.

Logótipo da empresa: - Carregue o logótipo da sua empresa - Suporta os formatos PNG, JPG, GIF e WebP (máximo de 5 MB) - Imagens quadradas funcionam melhor para uma apresentação consistente - O logótipo aparece no bloco "Marca" (Brand) dos seus modelos - Há um botão de eliminação para remover o logótipo atual

Dados da empresa: - Nome da empresa (Business Name) - A denominação social ou nome comercial (aparece em todos os documentos) - E-mail da empresa (Business Email) - E-mail de contacto para questões dos clientes - Número de telefone (Phone Number) - Número de contacto da empresa - NIF (Tax ID) - O seu número fiscal/de registo local - Número de IVA (VAT Number) - Para conformidade fiscal e faturação B2B - ID PEPPOL (PEPPOL ID) - O seu endereço eletrónico para encaminhamento de faturas eletrónicas — introduza apenas o número de participante (p. ex. 1234567890123; o esquema GLN 0088 é aplicado automaticamente). Utilizado ao exportar faturas eletrónicas UBL/CII/Peppol — consulte a secção Faturação eletrónica e conformidade para mais detalhes - Regime fiscal (Tax Scheme) - O sistema fiscal que a sua empresa utiliza (p. ex. IVA, GST, SST)

Informação da morada: - Rua - Cidade - Distrito / Região - Código postal - País

Toda esta informação é utilizada em: - O bloco "De" (From) das faturas e dos orçamentos - A informação do remetente ao enviar documentos por e-mail - A geração de PDFs com aspeto profissional

Nota: os dados bancários (nome do banco, IBAN, SWIFT/BIC) usados no bloco de Dados de pagamento são definidos em Definições de documentos (Document Settings), não aqui.

As definições de documentos controlam a numeração das suas faturas e orçamentos e as predefinições aplicadas aos novos documentos. As faturas e os orçamentos são numerados de forma independente.

Numeração de documentos: Componha o seu formato de numeração a partir de segmentos intercambiáveis, com uma pré-visualização em direto do próximo número: - Prefixo (Prefix) - Letras antes do número (p. ex. "INV", "QT") — até 6 carateres - Ano / Mês (Year / Month) - Escolha se o ano e/ou o mês aparecem no número - Ano curto (Short year) - Use um ano de 2 dígitos (p. ex. 24) em vez do ano completo - Separador (Separator) - O caráter entre segmentos (p. ex. -, /, ., ou nenhum) - Dígitos (Digits) - O número de dígitos com que a sequência é preenchida (p. ex. 4 → 0001) - Reinício da sequência (Sequence reset) - O contador pode reiniciar anualmente, para que cada ano comece do início

Uma pré-visualização em direto mostra exatamente o aspeto do próximo número de documento (p. ex. INV-2026-0042).

Moeda predefinida: Defina a moeda que utiliza com mais frequência. O Invotify suporta 102 moedas em todo o mundo. A moeda predefinida fica pré-selecionada ao criar novas faturas e orçamentos (pode sempre alterá-la por cliente ou por documento).

Dados de pagamento: Defina os seus dados bancários para que apareçam no bloco de Dados de pagamento (Payment Details) dos documentos: - Nome do banco (Bank Name) - SWIFT / BIC - IBAN

Condições de pagamento predefinidas: Escolha as condições aplicadas por predefinição aos novos documentos: Pagamento imediato, 7, 15, 30, 60 ou 90 dias. A data de vencimento é calculada automaticamente a partir destas condições.

Juros de mora: Configure juros de mora automáticos para faturas vencidas — período de carência, percentagem ou montante fixo, um limite máximo opcional e se a taxa é recorrente.

Lembretes de pagamento: Ative o envio automático de e-mails de lembrete um determinado número de dias antes e/ou depois da data de vencimento.

Predefinições de impostos: Guarde configurações fiscais reutilizáveis (consulte a secção Predefinições de impostos abaixo).

Assinatura: Defina o nome e o cargo do signatário predefinido, que podem aparecer no bloco de Assinatura (Signature) dos documentos.

Notas e condições predefinidas: Defina o texto predefinido de notas e termos e condições, pré-preenchido nas novas faturas e orçamentos.

As predefinições de impostos permitem-lhe guardar taxas de imposto habituais uma única vez e reutilizá-las nas faturas e nos orçamentos, em vez de digitar percentagens de cada vez. Estão disponíveis em todos os planos.

O que cada predefinição guarda: - Nome (Name) - Uma etiqueta para a taxa (p. ex. "IVA normal", "Taxa reduzida", "Taxa zero") - Taxa (Rate) - A percentagem de imposto (0–100%) - Descrição (Description) - Nota opcional a explicar quando usá-la - Predefinida (Default) - Opcionalmente, marque uma predefinição como a aplicada por defeito às novas linhas de artigos

Gerir predefinições: 1. Aceda a Definições → Definições de documentos (Settings → Document Settings) e localize a secção Predefinições de impostos (Tax Presets) 2. Clique em Adicionar (Add) para criar uma predefinição, ou edite/elimine uma existente 3. Marque uma predefinição como padrão com o botão de estrela, para que fique pré-selecionada nos novos documentos

Como as predefinições são usadas: Ao adicionar imposto a uma linha de artigo ou a um documento, pode escolher uma predefinição guardada para preencher a taxa instantaneamente. Pode sempre alterar a taxa por linha — as predefinições são uma conveniência, não um bloqueio.

Predefinição automática por país: Se não tiver marcado nenhuma predefinição como padrão, as novas linhas de artigos são pré-preenchidas com a taxa normal de IVA do seu país (obtida a partir do país da empresa nas Definições — p. ex. Letónia → 21%). Definir uma predefinição padrão sobrepõe-se sempre a isto, incluindo uma predefinição explícita de 0% para empresas que não cobram IVA. Para países sem uma taxa nacional única (como os Estados Unidos), não é assumida nenhuma taxa e os novos artigos começam em 0%.

Funcionalidades fiscais relacionadas: - Imposto duplo por linha de artigo (todos os planos) — aplique duas taxas de imposto independentes por linha - Configuração fiscal por cliente (todos os planos) — guarde um NIF e taxas predefinidas por cliente - Categorias fiscais por produto (Pro) — defina impostos predefinidos primário e secundário por produto

O Invotify disponibiliza várias opções de segurança para proteger a sua conta.

Gestão da palavra-passe: Altere a sua palavra-passe a partir do separador Segurança (Security): 1. Introduza a palavra-passe atual 2. Introduza a nova palavra-passe 3. Confirme a nova palavra-passe 4. Clique em "Alterar palavra-passe" (Change Password) para atualizar

Autenticação de dois fatores (2FA): Adicione uma camada extra de segurança com a autenticação de dois fatores por e-mail: - Quando ativada, é enviado um código de verificação de utilização única para o seu e-mail em cada início de sessão - Introduza o código de 6 dígitos para concluir o início de sessão - Os códigos têm validade limitada por motivos de segurança

Como ativar a 2FA: 1. Aceda a Definições → Segurança (Settings → Security) 2. Na secção "Autenticação de dois fatores" (Two-Factor Authentication), ative "Código por e-mail" (Email Code) 3. A 2FA fica ativa de imediato — a partir do próximo início de sessão, é-lhe enviado por e-mail um código de 6 dígitos para concluir a autenticação

Chaves de acesso (Passkeys / WebAuthn): Use autenticação moderna sem palavra-passe com chaves de acesso: - Inicie sessão com impressão digital, reconhecimento facial ou PIN do dispositivo - Mais seguras do que as palavras-passe — resistentes a ataques de phishing - Suportam chaves de segurança físicas (YubiKey, etc.) - Podem ser registadas várias chaves de acesso por conta

Como configurar chaves de acesso: 1. Aceda a Definições → Segurança (Settings → Security) 2. Clique em "Adicionar chave de acesso" (Add Passkey) 3. Siga as instruções do seu dispositivo (impressão digital, rosto ou PIN) 4. A chave de acesso fica registada e pode ser usada em futuros inícios de sessão 5. Pode registar várias chaves de acesso para diferentes dispositivos

Gerir chaves de acesso: - Veja todas as chaves de acesso registadas no separador Segurança - Elimine as chaves de acesso que já não utiliza - Adicione novas chaves de acesso para dispositivos adicionais

Sessões ativas: O separador Segurança também lista todos os dispositivos com sessão iniciada na sua conta. O dispositivo atual está marcado como "Este dispositivo" (This device). Pode terminar uma sessão individual ou terminar todas as outras sessões de uma só vez se suspeitar de acesso não autorizado.

Para todos os detalhes sobre os métodos de autenticação (incluindo o início de sessão com Google e Apple e a recuperação da palavra-passe), consulte a secção Segurança e autenticação.

O Invotify permite-lhe ativar ou desativar determinadas funcionalidades da plataforma para simplificar o seu espaço de trabalho. As funcionalidades desativadas são ocultadas da barra lateral e da interface, e todos os respetivos dados são preservados para quando as reativar.

Funcionalidades configuráveis: - Orçamentos (Quotes) - A secção de Orçamentos. Quando desativada, os Orçamentos são removidos da barra lateral e trabalha apenas com faturas. - Produtos (Products) - O catálogo de produtos. Quando desativado, os Produtos são removidos da barra lateral. - Controlo de stock (Stock Tracking) - Gestão de inventário dos produtos. É uma subfuncionalidade de Produtos e só está disponível enquanto os Produtos estiverem ativados — desativar os Produtos desativa também o Controlo de stock. - Calendário (Calendar) - A vista de Calendário dos documentos agendados e recorrentes. - Notas de crédito (Credit Notes) - Emissão de reembolsos e notas de crédito sobre faturas. - Relatórios (Reports) - A área de Relatórios (receitas, antiguidade de saldos, impostos, demonstração de resultados e mais). - Atividade (Activity) - O registo de auditoria em direto das alterações no seu espaço de trabalho. - Equipa (Team) - Convite de membros e gestão de funções e permissões.

Como ativar ou desativar funcionalidades: 1. Aceda a Definições → Funcionalidades (Settings → Features) 2. Acione o interruptor junto a qualquer funcionalidade para a ativar ou desativar 3. As alterações têm efeito imediato

Porquê desativar funcionalidades? - Simplifique o seu espaço de trabalho ocultando funcionalidades que não usa - Reduza a desordem da barra lateral, para uma interface mais limpa - Concentre-se nas ferramentas que importam para o seu fluxo de trabalho - As funcionalidades podem ser reativadas a qualquer momento, com todos os dados preservados

Faça a gestão da sua subscrição do Invotify a partir da secção Faturação (Billing) nas Definições.

Apresentação do plano atual: - O nome do seu plano com um ícone (Starter, Pro ou Lifetime) - O estado da subscrição (Ativa, Cancelada, etc.) - O período de faturação ou "Acesso vitalício" (Lifetime Access) para compras únicas - O preço atual e a informação de renovação - O botão "Gerir subscrição" (Manage Subscription) (abre o Portal do Cliente do Stripe) - O botão "Mudar de plano" (Change Plan) para comparar e fazer upgrade

Processo de upgrade: 1. Clique em "Mudar de plano" (Change Plan) para ver todos os planos disponíveis 2. Compare as funcionalidades dos planos Starter, Pro e Lifetime 3. Clique no botão de upgrade do plano escolhido 4. Conclua o pagamento em segurança através do Stripe Checkout 5. O seu plano é atualizado imediatamente e as novas funcionalidades ficam disponíveis de imediato

Gerir a subscrição: O botão "Gerir subscrição" (Manage Subscription) abre o Portal do Cliente do Stripe, onde pode: - Atualizar o seu cartão de crédito ou débito - Consultar o histórico de faturação completo - Transferir recibos de pagamento e faturas - Cancelar a sua subscrição - Mudar da faturação mensal para a anual

O separador Integrações (Integrations) permite-lhe ligar serviços externos. As integrações de pagamento e de sincronização bancária estão disponíveis nos planos Pro e Lifetime.

Aceitar pagamentos online: Ligue o Stripe e/ou o PayPal para que os clientes possam pagar as suas faturas online. Ambos usam uma ligação OAuth segura — autoriza o Invotify a partir da sua conta Stripe ou PayPal existente; o Invotify nunca vê as suas credenciais.

Configurar um fornecedor de pagamentos: 1. Aceda a Definições → Integrações (Settings → Integrations) 2. Em "Aceitar pagamentos online" (Accept online payments), clique em Ligar (Connect) junto a Stripe ou PayPal 3. Será redirecionado para o fornecedor para autorizar a ligação 4. Conclua o registo (ou inicie sessão na sua conta existente) 5. Depois de ligado, o estado e os dados da conta aparecem nas Definições

Depois de ligar: - Podem ser gerados links de pagamento para faturas individuais - Os links de pagamento são incluídos automaticamente nos e-mails das faturas - Os clientes podem pagar diretamente a partir do link, com cartão ou carteira digital suportada - Os pagamentos são depositados na sua conta Stripe ou PayPal ligada - O estado da fatura é atualizado automaticamente via webhooks quando o cliente paga

Reconciliação bancária: Os utilizadores Pro/Lifetime também podem ligar uma conta bancária (via Plaid) para importar transações e conciliá-las com as faturas em aberto. Consulte a secção Sincronização bancária para mais detalhes.

Gerir e desligar: - Veja o estado da ligação e os dados da conta nas Definições - Clique em Desligar (Disconnect) para remover uma integração a qualquer momento - Desligar impede o funcionamento de novos links de pagamento, mas não afeta a sua conta Stripe/PayPal em si

Ao adicionar um cliente com um número de IVA europeu, o Invotify pode validá-lo na base de dados oficial VIES da UE e preencher automaticamente os dados da empresa.

Como funciona: 1. Cria um novo cliente e introduz o respetivo número de IVA (p. ex. LV40203700105) 2. O Invotify deteta que se trata de um número de IVA da UE (começa por um código de país da UE de 2 letras) 3. Envia o número à base de dados VIES da Comissão Europeia para validação 4. Se for válido: o nome da empresa e a morada registada na base de dados oficial são preenchidos automaticamente na ficha do cliente 5. Se for inválido: vê um aviso antes de guardar

Porque é importante: - Na faturação B2B na Europa, precisa de verificar o número de IVA do seu cliente para conformidade fiscal (autoliquidação, isenções de IVA) - O preenchimento automático do nome e da morada oficiais registados evita erros de digitação e garante que as suas faturas referem a entidade legalmente correta - O VIES é a fonte oficial — é a mesma base de dados que as autoridades fiscais utilizam

Países suportados: Todos os 27 Estados-Membros da UE, mais a Irlanda do Norte (XI). A lista completa: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratuito, sem chave de API: O VIES é operado pela Comissão Europeia. É gratuito, público e não exige registo. O Invotify contacta-o diretamente quando valida um número de IVA.

Nota: o VIES está por vezes lento ou indisponível quando as bases de dados dos Estados-Membros estão em manutenção. O Invotify lida com os tempos de espera de forma controlada — pode sempre guardar o cliente e validar mais tarde.

O separador Privacidade e dados (Privacy & Data) dá-lhe controlo sobre os seus dados em conformidade com o RGPD: uma exportação completa e a eliminação permanente da conta.

Exportação de dados: Clique em Transferir os meus dados (Download My Data) para gerar um único ficheiro JSON com o seu perfil, clientes, faturas, orçamentos, produtos, modelos e registos relacionados. A transferência é imediata e está disponível independentemente do estado da sua subscrição.

Eliminação da conta: Clique em Eliminar a minha conta (Delete My Account) e, em seguida, escreva DELETE MY ACCOUNT para confirmar. Isto remove permanentemente a sua conta e todos os dados associados — não pode ser anulado, por isso exporte primeiro os seus dados.

Procura mais opções de exportação? A secção Faturação eletrónica e conformidade aborda em detalhe as exportações estruturadas de dados em CSV/JSON e os formatos de fatura eletrónica (UBL, CII, Peppol).