Definições

A página de Definições é o seu centro de configuração para personalizar o Invotify às necessidades da sua empresa. As definições estão organizadas em separadores, navegáveis a partir da barra lateral esquerda (um menu suspenso em dispositivos móveis).

Separadores de Definições: - Informações da Empresa - Perfil da empresa, logótipo, números fiscais/IVA, ID PEPPOL e morada - Definições de Documentos - Numeração de faturas/orçamentos, moeda predefinida, dados de pagamento, condições de pagamento, encargos por mora, lembretes de pagamento, predefinições de imposto e notas e termos predefinidos - Funcionalidades - Ativar ou desativar funcionalidades da plataforma (Orçamentos, Produtos, Calendário, etc.) - Aprovações - Regras de aprovação que requerem validação antes de enviar documentos (Pro) - Segurança - Palavra-passe, autenticação de dois fatores (2FA), chaves de acesso e sessões ativas - Faturação - Gestão de subscrição, atualizações de plano e método de pagamento - Integrações - Ligar Stripe e PayPal para pagamentos online, mais reconciliação bancária (Plaid) - Notificações - Escolha quais os alertas que recebe e em que canais - Privacidade e Dados - Exportação de dados e eliminação de conta

Importante: A página de Definições está sempre acessível, mesmo que a subscrição tenha expirado. Isto garante que pode sempre gerir a faturação e a conta.

As informações da sua empresa aparecem em todas as faturas e orçamentos, tornando-as essenciais para documentos com aspeto profissional.

Logótipo da Empresa: - Carregue o logótipo da sua empresa - Suporta formatos PNG, JPG, GIF e WebP (máximo 5MB) - Imagens quadradas funcionam melhor para apresentação consistente - O logótipo aparece no bloco "Marca" dos seus modelos - Botão de eliminação disponível para remover o logótipo atual

Detalhes da Empresa: - Nome da Empresa - O nome da sua empresa ou nome comercial (aparece em todos os documentos) - E-mail da Empresa - E-mail de contacto para consultas de clientes - Número de Telefone - Número de contacto empresarial - NIF - O seu número local de identificação fiscal/registo - Número de IVA - Para conformidade fiscal e faturação B2B - ID PEPPOL - O seu endereço eletrónico para encaminhamento de e-faturação — introduza apenas o número do participante (p. ex. 1234567890123; o esquema GLN 0088 é aplicado automaticamente). Utilizado ao exportar e-faturas UBL/CII/Peppol — consulte a secção E-Faturação e Conformidade para detalhes - Esquema Fiscal - O sistema fiscal que a sua empresa utiliza (p. ex. IVA, GST, SST)

Informações de Morada: - Morada - Cidade - Distrito / Província - Código Postal - País

Toda esta informação é utilizada em: - O bloco "De" em faturas e orçamentos - Informações do remetente de e-mail ao enviar documentos - Geração de PDF para aspeto profissional

Nota: Os dados bancários (nome do banco, IBAN, SWIFT/BIC) utilizados no bloco Dados de Pagamento são definidos em Definições de Documentos, não aqui.

As definições de documentos controlam como as suas faturas e orçamentos são numerados e quais os valores predefinidos aplicados a novos documentos. As faturas e orçamentos são numerados de forma independente.

Numeração de Documentos: Construa o seu formato de numeração a partir de partes intercambiáveis, com uma pré-visualização ao vivo do próximo número: - Prefixo - Letras antes do número (p. ex. "FAT", "ORC") — até 6 caracteres - Ano / Mês - Ative se o ano e/ou mês aparecem no número - Ano curto - Use um ano de 2 dígitos (p. ex. 24) em vez do ano completo - Separador - O carácter entre segmentos (p. ex. -, /, ., ou nenhum) - Dígitos - Quantos dígitos a sequência tem (p. ex. 4 → 0001) - Reinício da sequência - O contador pode reiniciar anualmente para cada ano começar do zero

Uma pré-visualização ao vivo mostra exatamente como ficará o próximo número de documento (p. ex. FAT-2026-0042).

Moeda Predefinida: Defina a moeda mais utilizada. O Invotify suporta 102 moedas em todo o mundo. A moeda predefinida é pré-selecionada ao criar novas faturas e orçamentos (pode sempre substituir por cliente ou por documento).

Dados de Pagamento: Defina os dados bancários para aparecerem no bloco Dados de Pagamento nos documentos: - Nome do Banco - SWIFT / BIC - IBAN

Condições de Pagamento Predefinidas: Escolha as condições predefinidas aplicadas a novos documentos: Pagamento à receção, Líquido 7, Líquido 15, Líquido 30, Líquido 60 ou Líquido 90 dias. A data de vencimento é calculada automaticamente a partir destas condições.

Encargos por Mora: Configure encargos por mora automáticos para faturas em atraso — período de graça, uma percentagem ou valor fixo, um teto máximo opcional e se o encargo recorre.

Lembretes de Pagamento: Ative e-mails de lembrete automáticos enviados um determinado número de dias antes e/ou após a data de vencimento.

Predefinições de Imposto: Guarde configurações de imposto reutilizáveis (consulte a secção Predefinições de Imposto abaixo).

Assinatura: Defina um nome e título de signatário predefinidos que podem aparecer no bloco Assinatura nos documentos.

Notas e Termos Predefinidos: Forneça texto de notas e termos e condições predefinidos que se preenchem automaticamente em novas faturas e orçamentos.

As predefinições de imposto permitem guardar taxas de imposto comuns uma vez e reutilizá-las em faturas e orçamentos, em vez de reescrever percentagens todas as vezes. Estão disponíveis em todos os planos.

O que uma predefinição armazena: - Nome - Uma etiqueta para a taxa (p. ex. "IVA Normal", "Taxa Reduzida", "Isento de IVA") - Taxa - A percentagem de imposto (0–100%) - Descrição - Nota opcional explicando quando utilizar - Predefinida - Opcionalmente marque uma predefinição como a predefinição aplicada a novas linhas

Gerir predefinições: 1. Vá a Definições → Definições de Documentos e encontre a secção Predefinições de Imposto 2. Clique em Adicionar para criar uma predefinição, ou edite/elimine uma existente 3. Marque uma predefinição como a predefinição com o botão de estrela para que seja pré-selecionada em novos documentos

Como as predefinições são utilizadas: Ao adicionar imposto a uma linha ou documento, pode escolher uma predefinição guardada para preencher a taxa instantaneamente. Ainda pode substituir a taxa por linha — as predefinições são uma conveniência, não um bloqueio.

Taxa predefinida automática baseada no país: Se não marcou nenhuma predefinição como a predefinida, as novas linhas são pré-preenchidas com a taxa de IVA normal do seu país (tomada do país da empresa em Definições — p. ex. Portugal → 23%). Definir uma predefinição substitui sempre isto, incluindo uma predefinição explícita de 0% para empresas que não cobram IVA.

Funcionalidades fiscais relacionadas: - Duplo imposto por linha (todos os planos) — aplique duas taxas de imposto independentes por linha - Configuração fiscal por cliente (todos os planos) — armazene um NIF predefinido e taxas por cliente - Categorias fiscais por produto (Pro) — defina predefinições de imposto primário e secundário por produto

O Invotify disponibiliza múltiplas opções de segurança para proteger a sua conta.

Gestão de Palavra-passe: Altere a palavra-passe a partir do separador Segurança: 1. Introduza a palavra-passe atual 2. Introduza a nova palavra-passe 3. Confirme a nova palavra-passe 4. Clique em "Alterar Palavra-passe" para atualizar

Autenticação de Dois Fatores (2FA): Adicione uma camada extra de segurança com autenticação de dois fatores por e-mail: - Quando ativado, um código de verificação único é enviado para o e-mail em cada início de sessão - Introduza o código de 6 dígitos para concluir o início de sessão - Os códigos têm limite de tempo por segurança

Como ativar o 2FA: 1. Vá a Definições → Segurança 2. Na secção "Autenticação de Dois Fatores", ative "Código por E-mail" 3. O 2FA fica ativo imediatamente — a partir do próximo início de sessão, um código de 6 dígitos é enviado por e-mail para concluir o início de sessão

Chaves de Acesso (WebAuthn): Use autenticação sem palavra-passe moderna com chaves de acesso: - Inicie sessão usando impressão digital, reconhecimento facial ou PIN do dispositivo - Mais seguro do que palavras-passe - resistente a ataques de phishing - Suporta chaves de segurança de hardware (YubiKey, etc.) - Podem ser registadas múltiplas chaves de acesso por conta

Como configurar chaves de acesso: 1. Vá a Definições → Segurança 2. Clique em "Adicionar Chave de Acesso" 3. Siga as instruções do dispositivo (impressão digital, rosto ou PIN) 4. A chave de acesso fica registada e pode ser usada para futuros inícios de sessão 5. Pode registar múltiplas chaves de acesso para diferentes dispositivos

Gerir chaves de acesso: - Veja todas as chaves de acesso registadas no separador Segurança - Elimine as chaves de acesso que já não utiliza - Adicione novas chaves de acesso para dispositivos adicionais

Sessões Ativas: O separador Segurança também lista cada dispositivo atualmente com sessão iniciada na sua conta. O dispositivo atual está marcado como "Este dispositivo". Pode terminar sessão numa sessão individual ou terminar sessão em todas as outras sessões de uma vez se suspeitar de acesso não autorizado.

Para detalhes completos sobre todos os métodos de autenticação (incluindo início de sessão com Google e Apple e recuperação de palavra-passe), consulte a secção Segurança e Autenticação.

O Invotify permite ativar ou desativar certas funcionalidades da plataforma para simplificar o espaço de trabalho. As funcionalidades desativadas ficam ocultas na barra lateral e na interface, e todos os dados são preservados para quando as reativar.

Funcionalidades Ativáveis: - Orçamentos - A secção Orçamentos. Quando desativada, os Orçamentos são removidos da barra lateral e trabalha apenas com faturas. - Produtos - O catálogo de Produtos. Quando desativado, os Produtos são removidos da barra lateral. - Rastreio de Stock - Rastreio de inventário para produtos. Esta é uma sub-funcionalidade dos Produtos e só está disponível enquanto os Produtos estão ativos — desativar os Produtos também desativa o Rastreio de Stock. - Calendário - A vista de Calendário de documentos agendados e recorrentes. - Notas de Crédito - Emissão de reembolsos e notas de crédito contra faturas. - Relatórios - A área de Relatórios (receita, antiguidade, imposto, lucros e perdas e mais). - Atividade - O registo de auditoria ao vivo de alterações no espaço de trabalho. - Equipa - Convidar membros e gerir funções e permissões.

Como ativar/desativar funcionalidades: 1. Vá a Definições → Funcionalidades 2. Active o botão junto a qualquer funcionalidade para ativar ou desativar 3. As alterações têm efeito imediato

Por que razão desativar funcionalidades? - Simplifique o espaço de trabalho ocultando funcionalidades que não utiliza - Reduza a desordem na barra lateral para uma interface mais limpa - Foque-se nas ferramentas que importam para o seu fluxo de trabalho - As funcionalidades podem ser reativadas a qualquer momento com todos os dados preservados

Gira a sua subscrição Invotify a partir da secção Faturação nas Definições.

Vista do Plano Atual: - O nome do plano com ícone (Starter, Pro ou Lifetime) - Estado da subscrição (Ativa, Cancelada, etc.) - Período de faturação ou "Acesso Lifetime" para compras únicas - Preço atual e informações de renovação - Botão "Gerir Subscrição" (abre o Portal de Clientes Stripe) - Botão "Alterar Plano" para comparar e atualizar

Processo de Atualização: 1. Clique em "Alterar Plano" para ver todos os planos disponíveis 2. Compare funcionalidades entre Starter, Pro e Lifetime 3. Clique no botão de atualização no plano escolhido 4. Conclua o pagamento de forma segura via Stripe Checkout 5. O plano é atualizado imediatamente e as novas funcionalidades ficam disponíveis

Gerir Subscrição: O botão "Gerir Subscrição" abre o Portal de Clientes Stripe onde pode: - Atualizar o cartão de crédito ou débito - Ver o histórico de faturação completo - Transferir recibos e faturas de pagamento - Cancelar a subscrição - Mudar de faturação mensal para anual

O separador Integrações permite ligar serviços externos. As integrações de pagamento e sincronização bancária estão disponíveis nos planos Pro e Lifetime.

Aceitar Pagamentos Online: Ligue o Stripe e/ou o PayPal para que os clientes possam pagar as faturas online. Ambos usam uma ligação OAuth segura — autoriza o Invotify a partir da sua conta Stripe ou PayPal existente; o Invotify nunca vê o início de sessão.

Configurar um Fornecedor de Pagamento: 1. Vá a Definições → Integrações 2. Em "Aceitar pagamentos online", clique em Ligar junto ao Stripe ou PayPal 3. Será redirecionado para o fornecedor para autorizar a ligação 4. Conclua a integração (ou inicie sessão na conta existente) 5. Uma vez ligado, o estado e os detalhes da conta aparecem nas Definições

Após Ligar: - Os links de pagamento podem ser gerados para faturas individuais - Os links de pagamento são incluídos automaticamente nos e-mails de faturas - Os clientes podem pagar diretamente pelo link com cartão ou carteira suportada - Os pagamentos são depositados na sua conta Stripe ou PayPal ligada - O estado da fatura atualiza automaticamente via webhooks quando um cliente paga

Reconciliação Bancária: Os utilizadores Pro/Lifetime também podem ligar uma conta bancária (via Plaid) para importar transações e associá-las a faturas em aberto. Consulte a secção Sincronização Bancária para detalhes.

Gerir e Desligar: - Veja o estado da ligação e detalhes da conta nas Definições - Clique em Desligar para remover uma integração a qualquer momento - Desligar impede que novos links de pagamento funcionem, mas não afeta a conta Stripe/PayPal em si

Ao adicionar um cliente com um número de IVA europeu, o Invotify pode validá-lo junto da base de dados oficial VIES da UE e preencher automaticamente os detalhes da empresa.

Como funciona: 1. Cria um novo cliente e introduz o número de IVA (p. ex. PT123456789) 2. O Invotify deteta que é um número de IVA da UE (começa com um código de país da UE de 2 letras) 3. Envia o número para a base de dados VIES da Comissão Europeia para validação 4. Se válido: o nome da empresa e a morada registada da base de dados governamental preenchem automaticamente o registo do cliente 5. Se inválido: vê um aviso antes de guardar

Por que razão isto importa: - Para faturação B2B na Europa, precisa de verificar o número de IVA do cliente para conformidade fiscal (autoliquidação, isenções de IVA) - O preenchimento automático do nome e morada oficiais registados evita erros tipográficos e garante que as suas faturas fazem referência à entidade legalmente correta - O VIES é a fonte autorizada — é a mesma base de dados que as autoridades fiscais usam

Países suportados: Todos os 27 estados membros da UE mais a Irlanda do Norte (XI). A lista completa: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratuito, sem chave de API: O VIES é operado pela Comissão Europeia. É gratuito, público e não requer registo. O Invotify chama-o diretamente quando valida um número de IVA.

Nota: O VIES é ocasionalmente lento ou indisponível quando as bases de dados dos estados membros da UE estão em manutenção. O Invotify trata os timeouts de forma elegante — pode sempre guardar o cliente e validar mais tarde.

O separador Privacidade e Dados dá-lhe controlo sobre os seus dados em conformidade com o RGPD: uma exportação completa e eliminação permanente da conta.

Exportação de Dados: Clique em Transferir os Meus Dados para gerar um único ficheiro JSON contendo o perfil, clientes, faturas, orçamentos, produtos, modelos e registos relacionados. Transfere instantaneamente e está disponível independentemente do estado da subscrição.

Eliminação de Conta: Clique em Eliminar a Minha Conta, depois escreva DELETE MY ACCOUNT para confirmar. Isto remove permanentemente a conta e todos os dados associados — não pode ser desfeito, por isso exporte os dados primeiro.

Mais opções de exportação? A secção E-Faturação e Conformidade cobre exportações de dados estruturados em CSV/JSON e formatos de fatura eletrónica (UBL, CII, Peppol) em detalhe.