Relatórios e análises

Cada fatura que envia é também um dado. O conjunto de relatórios do Invotify transforma esses dados nos números de que realmente precisa na altura dos impostos, junto do banco e quando cobra pagamentos em atraso — sem ter de exportar nada primeiro para uma folha de cálculo.

Existem dois níveis de relatórios:

Análises do painel de controlo (todos os planos). O painel de controlo apresenta as suas métricas principais — receita total, valor por cobrar, pago e pendente — além de um gráfico de receitas, uma repartição por estado (pago / pendente / vencido) e um feed de atividade recente. Um filtro de período (este mês, o mês passado, os últimos 3 meses, o ano, todo o histórico) recalcula todas as métricas de uma só vez. Está incluído nos planos Starter, Pro e Lifetime.

O conjunto de relatórios avançados (Pro). Cinco relatórios dedicados — Receitas, Lucros e perdas, Antiguidade de saldos, DSO e Impostos — encontram-se em «Painel de controlo → Relatórios» (Dashboard → Reports). Cada um tem a sua própria página — Receitas, P&L e Impostos com um seletor de período (Antiguidade de saldos e DSO usam um instantâneo em tempo real e janelas fixas) — e o de Impostos acrescenta uma exportação CSV. Estes relatórios exigem o plano Pro.

Extratos de cliente (todos os planos). Um extrato de conta com saldo corrente para qualquer cliente, em qualquer intervalo de datas, exportável em PDF. Está disponível em todos os planos e encontra-se na página de detalhe do cliente, e não no conjunto de relatórios.

Em que se baseia cada relatório: - Os valores de Receitas, Lucros e perdas e Impostos contam apenas as faturas pagas — dinheiro que efetivamente entrou. - Os relatórios de Antiguidade de saldos e DSO analisam as faturas por pagar (enviadas, pendentes, vencidas) — dinheiro que ainda lhe é devido. - Os rascunhos nunca aparecem em Receitas, P&L, Impostos nem Antiguidade de saldos.

O relatório de receitas detalha exatamente de onde veio a sua receita cobrada num intervalo de datas. Responde a três perguntas de uma só vez: que clientes lhe pagam mais, que produtos ou serviços rendem mais e como a receita evolui mês a mês.

O que mostra: - Receita total — a soma de todas as faturas pagas no período selecionado, apresentada como valor principal. - Por cliente — todos os clientes ordenados por receita, com o número de faturas pagas com que cada um contribuiu. - Por produto — cada descrição de linha ordenada por receita, com a quantidade total vendida. - Por mês — a receita por mês de calendário dentro do intervalo, com o número de faturas, para detetar a sazonalidade.

Cada repartição está ordenada do maior para o menor, pelo que os seus maiores clientes e os artigos mais vendidos surgem no topo.

Filtrar por período: Use os seletores de datas «De / Até» (From / To) no topo da página. Por predefinição, o relatório cobre o ano em curso (de 1 de janeiro do ano atual até hoje). Escolha qualquer data de início e de fim — as repartições são recalculadas de imediato. A receita é atribuída pela data de emissão da fatura.

Exportar: O relatório de receitas é apenas de consulta no ecrã — esta página não tem exportação direta de ficheiro. Para um ficheiro que possa entregar a um contabilista, use a exportação CSV do relatório de impostos ou o PDF de um extrato de cliente.

O relatório de lucros e perdas (P&L) dá-lhe um resumo de rendimentos para o período escolhido: receita total, lucro líquido e as mesmas repartições de receita por cliente e por produto que o relatório de receitas disponibiliza.

O que mostra: - Receita — o total de todas as faturas pagas no período. - Lucro líquido — o seu valor de rendimento para o período. - Receita por cliente — os clientes ordenados por receita cobrada. - Receita por produto — as linhas de faturação ordenadas por receita cobrada.

Uma nota sobre o lucro líquido: O Invotify não regista despesas nem custos da empresa, pelo que o relatório P&L está centrado nos rendimentos — o lucro líquido reflete a receita que o Invotify consegue ver (as suas faturas pagas). Não é uma demonstração de resultados contabilística completa, que deduza compras, salários ou custos gerais. Encare-o como uma visão clara do dinheiro ganho e complemente-o com a sua contabilidade para obter um retrato completo.

Filtrar por período: Os mesmos seletores de datas «De / Até» (From / To) do relatório de receitas. Escolha qualquer data de início e de fim e os valores são recalculados. A receita é atribuída pela data de emissão da fatura, contando apenas as faturas pagas.

Exportar: Apenas no ecrã. Use o CSV do relatório de impostos ou o PDF de um extrato de cliente quando precisar de um ficheiro.

O relatório de antiguidade de saldos mostra tudo o que os seus clientes ainda lhe devem, ordenado pelo atraso de cada fatura. É o relatório a abrir antes de uma ação de cobrança — diz-lhe de imediato que dinheiro é recente e qual está em risco.

Os cinco escalões: O Invotify agrupa cada fatura por pagar (estado enviada, pendente ou vencida) em escalões consoante os dias decorridos desde a data de vencimento: - Não vencido (Current) — ainda não venceu (0 dias de atraso ou menos) - 1–30 dias de atraso - 31–60 dias de atraso - 61–90 dias de atraso - 90+ dias de atraso

Cada escalão mostra o número de faturas e o valor total que representa. Por baixo dos escalões, o relatório lista as faturas individuais — número da fatura, cliente, data de vencimento, valor e dias exatos de atraso — para que possa agir sobre cada uma.

Um total geral de todos os escalões indica-lhe, num relance, o total das suas contas a receber.

Filtrar por período: O relatório de antiguidade de saldos é um instantâneo em tempo real do que está atualmente por cobrar, calculado em relação à data de hoje — não há seletor de intervalo de datas. Os escalões reorganizam-se automaticamente à medida que as faturas envelhecem.

Como ler os escalões: O dinheiro no escalão 90+ é o seu maior risco de cobrança e merece um acompanhamento pessoal. O escalão Não vencido corresponde a contas a receber saudáveis que simplesmente ainda não chegaram ao vencimento.

O DSO (Days Sales Outstanding, prazo médio de recebimento) é o número único que lhe diz quanto tempo, em média, demora a receber depois de emitir uma fatura. Um DSO mais baixo significa que o dinheiro chega mais depressa. O relatório DSO calcula-o por si e traça a sua evolução ao longo do último ano.

Como o DSO é calculado: DSO = (contas a receber ÷ total de vendas a crédito) × número de dias. As contas a receber são o valor das suas faturas por pagar; o total de vendas a crédito é tudo o que faturou na janela. O resultado é expresso em dias.

O que o relatório mostra: - DSO atual — o seu DSO numa janela móvel de 90 dias, o número principal. - Tendência a 12 meses — o DSO calculado para cada um dos últimos 12 meses, para ver se a cobrança está a acelerar ou a abrandar. - DSO médio — a média dos meses com um DSO diferente de zero. - Melhor e pior DSO — os seus meses de cobrança mais rápidos e mais lentos no período.

Os meses com DSO igual a zero (sem vendas, ou sem nada por cobrar) são excluídos da média e dos valores melhor e pior, para que um mês calmo não distorça a tendência.

Filtrar por período: O relatório DSO analisa sempre uma janela fixa — os últimos 90 dias para o valor atual e os últimos 12 meses para a tendência — pelo que não há seletor de intervalo de datas. Atualiza-se automaticamente à medida que as faturas são emitidas e pagas.

Como melhorar o seu DSO: Prazos de pagamento mais curtos, links de pagamento online e lembretes de atraso atempados fazem baixar o número. Observe a linha de tendência, e não apenas um mês isolado.

O relatório de impostos resume o imposto que cobrou num período, agrupado por taxa de imposto, de modo que entregar as declarações se resume a ler linhas de uma tabela. É o único relatório com exportação de ficheiro integrada.

O que mostra: Para cada taxa de imposto distinta aplicada nas suas faturas pagas do período, o relatório indica: - Taxa de imposto — p. ex., 0%, 21% - Valor tributável — o total líquido faturado a essa taxa - Valor do imposto — o imposto cobrado a essa taxa - Número de faturas — quantas faturas contribuíram a essa taxa

Uma linha de totais soma o valor tributável, o valor do imposto e o número de faturas de todas as taxas.

Filtrar por período: Ao contrário dos relatórios com intervalo de datas, o relatório de impostos usa um seletor de período de calendário. Escolha um ano e, depois, um mês específico ou um trimestre (Q1–Q4). A tabela cobre exatamente esse mês ou trimestre. Só contam as faturas pagas emitidas no período.

Exportação CSV: Clique em «Exportar CSV» (Export CSV) no cabeçalho da página para transferir exatamente a mesma tabela como ficheiro de valores separados por vírgulas — uma linha por taxa de imposto, mais uma linha de totais. O ficheiro é nomeado segundo o período (por exemplo, tax-report-2026-03-01.csv). Entregue-o diretamente ao seu contabilista ou importe-o no seu software de declarações. O botão de exportação fica desativado durante o carregamento ou quando não há dados para o período.

Um extrato de cliente é um extrato de conta de um único cliente: todas as faturas, pagamentos e notas de crédito num intervalo de datas, por ordem cronológica, com um saldo corrente. É o documento que um cliente pede quando quer conciliar o que lhe deve. Os extratos de cliente estão disponíveis em todos os planos.

O que contém um extrato: - Saldo inicial — o saldo em dívida do cliente transitado de antes da data de início. - Movimentos, por ordem de data: - Faturas como débitos (aumentam o que o cliente deve) - Pagamentos como créditos (reduzem o saldo) - Notas de crédito como créditos (reduzem o saldo) - Saldo corrente após cada movimento, para que o cliente veja exatamente como o total evoluiu. - Saldo final — o que o cliente deve no fecho do período. - Totais do faturado, dos pagamentos recebidos e dos créditos aplicados. - Os dados da sua empresa e os do cliente no cabeçalho.

Os rascunhos ficam excluídos; só aparecem documentos emitidos.

Filtrar por intervalo de datas e por moeda: Um extrato está sempre delimitado por uma data de início e uma data de fim escolhidas por si. Está também limitado a uma única moeda — se um cliente é faturado em mais do que uma moeda, gere um extrato por moeda para que o saldo corrente continue a fazer sentido.

Gerar e exportar: 1. Abra a página de detalhe do cliente 2. Escolha as datas de início e de fim do extrato 3. Gere o extrato para o ver no ecrã 4. Transfira-o em PDF para enviar por e-mail ou imprimir para o cliente

O PDF é um extrato de conta limpo, com a sua marca, pronto a enviar diretamente ao cliente.