Orçamentos

Os orçamentos (também chamados estimativas ou propostas) permitem-lhe enviar informação de preços a potenciais clientes antes de fechar o trabalho. Assim que um orçamento é aceite, pode convertê-lo facilmente numa fatura com um único clique.

Orçamentos vs. faturas: - Os orçamentos têm uma data de validade em vez de uma data de vencimento - Os orçamentos podem ser convertidos em faturas quando são aceites - Os orçamentos não afetam as suas métricas de receita até serem convertidos - Os orçamentos seguem o mesmo sistema de modelos que as faturas - Os orçamentos têm o seu próprio conjunto de estados (Rascunho, Enviado, Aceite, Rejeitado, Expirado, Convertido)

Casos de utilização comuns: - Fornecer estimativas de projeto aos clientes antes de iniciar o trabalho - Enviar propostas para novas oportunidades de negócio - Obter aprovação dos preços antes de faturar - Documentar os preços acordados antes de criar a fatura final

Nota: os orçamentos podem ser ativados ou desativados em Definições → Funcionalidades (Settings → Features). Se estiverem desativados, a secção Orçamentos fica oculta na barra lateral.

Criar um orçamento é praticamente idêntico a criar uma fatura. A principal diferença é o campo de data de validade e as ações específicas de orçamentos disponíveis.

Editor de orçamentos: O editor de orçamentos partilha todas as funcionalidades com o editor de faturas: - Seleção de cliente com preenchimento automático - Linhas de artigos com produtos e preços - Cálculo de impostos e descontos - Seleção de modelo - Pré-visualização A4 em tempo real

Campos específicos de orçamentos: - «Válido até» (Valid Until) — a data de validade - Quando o orçamento expira e deixa de ser válido. Substitui a data de vencimento da fatura e, por predefinição, é 30 dias após a data de emissão.

Orçamentos recorrentes: Tal como as faturas, os orçamentos também suportam agendamentos recorrentes, através do mesmo interruptor de recorrência no editor. Isto é útil para enviar propostas periódicas ou orçamentos de renovação aos clientes.

Ao criar um orçamento: 1. Defina um prazo de validade razoável (normalmente 14 a 30 dias) 2. Inclua todos os custos e opções possíveis 3. Adicione notas a explicar os termos e condições 4. Reveja a pré-visualização antes de guardar

A página da lista de orçamentos oferece as mesmas funcionalidades de gestão que as faturas, com ações adicionais específicas de orçamentos.

Ações disponíveis: - Ver (View) - Abra a página de detalhes do orçamento com pré-visualização do PDF - Editar (Edit) - Modifique o conteúdo do orçamento - Duplicar (Duplicate) - Crie uma cópia do orçamento - Transferir PDF (Download PDF) - Obtenha o orçamento como um PDF profissional - Enviar por e-mail (Send Email) - Envie ao cliente com o PDF em anexo (define o orçamento como «Enviado» (Sent)) - Converter em fatura (Convert to Invoice) - Crie uma fatura a partir deste orçamento - Eliminar (Delete) - Remova o orçamento

Estados dos orçamentos: - Rascunho - Orçamento criado mas ainda não enviado - Enviado - Entregue ao cliente, a aguardar resposta - Aceite - O cliente aceitou o orçamento - Rejeitado - O cliente recusou o orçamento - Expirado - A data de validade passou sem resposta - Convertido - Já foi convertido numa fatura

Quando um cliente aceita o seu orçamento, pode convertê-lo numa fatura com um único clique. Isto poupa tempo e garante a exatidão, ao transferir todos os detalhes. Pode converter um orçamento que esteja no estado Rascunho, Enviado ou Aceite; um orçamento que já tenha sido convertido não pode ser convertido novamente.

Processo de conversão: 1. Abra o orçamento 2. Clique em «Converter em fatura» (Convert to Invoice) 3. Reveja a fatura gerada 4. Ajuste as datas, se necessário 5. Guarde e envie a fatura

O que é copiado: - Todas as linhas de artigos com descrições, quantidades e preços - Informação do cliente - Notas - Seleção de modelo - Taxas de imposto e descontos

O que muda: - É gerado automaticamente um novo número de fatura - A data de emissão passa a ser a de hoje - A data de vencimento é definida para 30 dias após a data de emissão - O estado do orçamento original muda para «Convertido» (Converted) - É mantida uma ligação entre o orçamento e a fatura

Em projetos maiores ou faseados, não tem de faturar um orçamento de uma só vez. A faturação por fases permite-lhe faturar um orçamento aceite em várias etapas, gerando uma fatura separada para cada fase, mantendo o orçamento original como a única fonte de verdade. A faturação por fases está disponível em todos os planos.

Como funciona: Cada fatura de fase consome parte do total do orçamento. Pode faturar cada etapa por percentagem (p. ex., 30% de sinal, depois 40% e depois 30%) ou por um valor fixo (o valor de um marco específico). O Invotify regista quanto do orçamento já foi faturado e quanto falta.

Proteção contra faturação em excesso: Nunca pode faturar mais do que o total do orçamento. Assim que o valor acumulado atinge 100% do orçamento, não é possível criar mais faturas de fase — o sistema bloqueia qualquer valor que exceda o saldo ainda por faturar.

Como ativar: A faturação por fases é opcional e definida orçamento a orçamento. Assinale «Permitir faturação por fases» (Allow progress invoicing) no editor de orçamentos (na secção de detalhes do orçamento, ao criar ou editar o orçamento). Se um orçamento não a permitir, a respetiva vista de fases informa-o e encaminha-o diretamente para o editor para a ativar.

Onde encontrar: Abra a página de detalhes do orçamento e utilize a vista de faturação por fases para adicionar marcos, definir a percentagem ou o valor fixo e gerar a fatura dessa etapa. Cada fatura gerada comporta-se como qualquer outra fatura (PDF, e-mail, acompanhamento de pagamentos).

As datas de validade dos orçamentos são acompanhadas em todo o Invotify para o ajudar a fazer o acompanhamento dos clientes em tempo útil. O sistema monitoriza ativamente os seus orçamentos e envia notificações antes de expirarem.

Onde aparecem as datas de validade: - Página de detalhes do orçamento - Vista de Calendário, como eventos com código de cores - Sistema de notificações, com alertas de prioridade média

Alertas de notificação: - Orçamento prestes a expirar - Um aviso quando um orçamento enviado está perto da data de validade e continua sem resposta - Orçamento expirado - Acionado quando um orçamento ultrapassa a data de validade sem resposta

Boas práticas: - Consulte o Calendário semanalmente para ver os orçamentos prestes a expirar - Envie e-mails de acompanhamento antes da expiração - Pondere prolongar a validade para potenciais clientes interessados - Encerre os orçamentos expirados se não houver resposta