Orçamentos

Os orçamentos (também chamados estimativas ou propostas) permitem enviar informações de preços a potenciais clientes antes de finalizar o trabalho. Quando um orçamento é aceite, pode facilmente convertê-lo numa fatura com um clique.

Orçamentos vs. Faturas: - Os orçamentos têm uma data de validade em vez de data de vencimento - Os orçamentos podem ser convertidos em faturas quando aceites - Os orçamentos não afetam as métricas de receita até serem convertidos - Os orçamentos seguem o mesmo sistema de modelos das faturas - Os orçamentos têm o seu próprio conjunto de estados (Rascunho, Enviado, Aceite, Rejeitado, Expirado, Convertido)

Casos de Utilização Comuns: - Fornecer estimativas de projeto a clientes antes de iniciar o trabalho - Enviar propostas para novas oportunidades de negócio - Obter aprovação de preços antes de faturar - Documentar preços acordados antes de criar a fatura final

Nota: Os orçamentos podem ser ativados ou desativados em Definições → Funcionalidades. Se desativados, a secção Orçamentos fica oculta na barra lateral.

Criar um orçamento é quase idêntico a criar uma fatura. A principal diferença é o campo de data de validade e as ações específicas de orçamento disponíveis.

Editor de Orçamentos: O editor de orçamentos partilha todas as funcionalidades com o editor de faturas: - Seleção de cliente com preenchimento automático - Linhas de artigo com produtos e preços - Cálculos de impostos e descontos - Seleção de modelo - Pré-visualização A4 ao vivo

Campos Específicos de Orçamentos: - Válido Até (Data de Validade) - Quando o orçamento expira e já não é válido. Substitui a data de vencimento da fatura e tem como predefinição 30 dias após a data de emissão.

Orçamentos Recorrentes: Tal como as faturas, os orçamentos também suportam agendamentos recorrentes usando o mesmo botão de recorrência no editor. Útil para enviar propostas periódicas ou orçamentos de renovação a clientes.

Ao criar um orçamento: 1. Defina um período de validade razoável (tipicamente 14-30 dias) 2. Inclua todos os custos e potenciais opções 3. Adicione notas explicando termos e condições 4. Reveja a pré-visualização antes de guardar

A página de lista de orçamentos disponibiliza as mesmas funcionalidades de gestão das faturas, com ações adicionais específicas de orçamentos.

Ações Disponíveis: - Ver - Abrir a página de detalhes do orçamento com pré-visualização PDF - Editar - Modificar o conteúdo do orçamento - Duplicar - Criar uma cópia do orçamento - Transferir PDF - Obter o orçamento como PDF profissional - Enviar E-mail - Enviar ao cliente com anexo em PDF (define o orçamento como "Enviado") - Converter em Fatura - Criar uma fatura a partir deste orçamento - Eliminar - Remover o orçamento

Estados dos Orçamentos: - Rascunho - Orçamento criado mas ainda não enviado - Enviado - Entregue ao cliente, aguardando resposta - Aceite - O cliente aceitou o orçamento - Rejeitado - O cliente recusou o orçamento - Expirado - Passou a data de validade sem resposta - Convertido - Foi convertido numa fatura

Quando um cliente aceita o seu orçamento, pode convertê-lo numa fatura com um único clique. Isto poupa tempo e garante exatidão ao transferir todos os detalhes. Pode converter um orçamento em estado Rascunho, Enviado ou Aceite; um orçamento já convertido não pode ser convertido novamente.

Processo de Conversão: 1. Abra o orçamento 2. Clique em "Converter em Fatura" 3. Reveja a fatura gerada 4. Ajuste as datas se necessário 5. Guarde e envie a fatura

O Que É Copiado: - Todas as linhas com descrições, quantidades e preços - Informações do cliente - Notas - Seleção de modelo - Taxas de imposto e descontos

O Que Muda: - Um novo número de fatura é gerado automaticamente - A data de emissão é definida para hoje - A data de vencimento é definida para 30 dias após a data de emissão - O estado do orçamento original muda para "Convertido" - É mantida uma ligação entre o orçamento e a fatura

Para projetos maiores ou faseados, não tem de faturar um orçamento todo de uma vez. A faturação por fases permite faturar um orçamento aceite em múltiplas etapas, gerando uma fatura separada para cada fase enquanto mantém o orçamento original como única fonte de verdade. A faturação por fases está disponível em todos os planos.

Como funciona: Cada fatura por fases debita parte do total do orçamento. Pode faturar cada fase por percentagem (p. ex. depósito de 30%, depois 40%, depois 30%) ou por valor fixo (um valor de marco específico). O Invotify acompanha quanto do orçamento já foi faturado e quanto resta.

Proteção contra faturação excessiva: Nunca pode faturar mais do que o total do orçamento. Assim que o valor acumulado atingir 100% do orçamento, não podem ser criadas mais faturas por fases — o sistema bloqueia qualquer valor que exceda o saldo não faturado restante.

Como ativar: A faturação por fases é opcional por orçamento. Marque "Permitir faturação por fases" no editor de orçamentos (na secção de detalhes do orçamento, ao criar ou editar). Se um orçamento não o permitir, a vista de fases indica-o e direciona-o para o editor para ativar.

Onde encontrar: Abra a página de detalhes do orçamento e utilize a vista de faturação por fases para adicionar marcos, definir a percentagem ou valor fixo e gerar a fatura para essa fase.

As datas de validade dos orçamentos são acompanhadas em todo o Invotify para o ajudar a dar seguimento aos clientes em tempo útil. O sistema monitoriza ativamente os seus orçamentos e envia notificações antes de expirarem.

Onde Aparecem as Datas de Validade: - Página de detalhes do orçamento - Vista de calendário como eventos com código de cores - Sistema de notificações com alertas de prioridade média

Alertas de Notificação: - Orçamento a Expirar Em Breve - Um aviso quando um orçamento enviado está próximo da data de validade e ainda não teve resposta - Orçamento Expirado - Acionado quando um orçamento passa a data de validade sem resposta

Boas Práticas: - Verifique o Calendário semanalmente para orçamentos a expirar - Envie e-mails de acompanhamento antes da validade - Considere estender a validade para potenciais clientes envolvidos - Feche os orçamentos expirados se não houver resposta