Pagamentos e Cobranças

O Invotify transforma faturas em resultados — faturas pagas. O sistema de pagamentos gere tudo, desde o primeiro botão de pagamento numa fatura até à reconciliação final com uma transação bancária. A maior parte funciona automaticamente após a configuração.

Como os pagamentos funcionam de ponta a ponta:

1. Botão de pagamento na fatura. Cada fatura nos planos Pro e Lifetime inclui um link de pagamento. Os clientes clicam e concluem o pagamento em segundos com os métodos que ativou.

1. Atualizações automáticas de estado. Quando um pagamento é efetuado, o Invotify recebe a confirmação do processador e muda a fatura para Pago automaticamente.

1. Lembretes de atraso. Se uma fatura ultrapassar a data de vencimento, o Invotify envia e-mails de lembrete cordiais ao cliente num horário que configura — ou notifica-o para que decida se contacta.

1. Reconciliação bancária. Se tiver ligado o seu banco, o Invotify monitoriza as transações recebidas e associa-as automaticamente às faturas em aberto. O que não consegue associar com confiança fica disponível para associação manual com um clique.

1. Encargos por mora, notas de crédito, pagamentos parciais, registo manual. Todos os casos de faturação do mundo real estão cobertos.

O que todos os planos incluem: O registo manual de pagamentos, pagamentos parciais com saldo corrente, lembretes de atraso e encargos por mora estão disponíveis em todos os planos — Starter, Pro e Lifetime.

O que o Pro e Lifetime acrescentam: Pagamentos online via Stripe e PayPal, links de pagamento por fatura com atualizações automáticas de estado, sincronização bancária com associação automática (Plaid) e métodos de pagamento guardados com débito automático para faturas recorrentes.

Ligue o Stripe, o PayPal ou ambos — cada fatura que enviar incluirá um link de pagamento e as faturas pagas atualizar-se-ão por si próprias. Os pagamentos online são uma funcionalidade Pro e Lifetime.

Ligar o Stripe: 1. Vá a Definições → Integrações 2. Clique em "Ligar" junto ao Stripe 3. É redirecionado para o Stripe para autorizar a ligação ou criar uma nova conta 4. Conclua o processo de integração do Stripe (normalmente alguns minutos — serão pedidas informações básicas da empresa) 5. De volta ao Invotify, o estado da ligação mostra "Ligado" com o nome da sua conta

Ligar o PayPal: 1. Nas mesmas definições de Integrações, clique em "Ligar" junto ao PayPal 2. Autorize o Invotify através do fluxo OAuth do PayPal 3. Uma vez ligado, as faturas podem ser pagas com PayPal além (ou em vez) do Stripe

Métodos de pagamento suportados via Stripe: - Cartões de crédito e débito - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Debit (Europa)

Os métodos disponíveis dependem da sua região Stripe. Os pagamentos PayPal são processados através da API de Pedidos do PayPal.

Segurança: O Invotify nunca vê nem armazena os dados de cartão ou banco dos seus clientes. As informações de pagamento são capturadas diretamente pelo Stripe ou PayPal através dos seus próprios formulários seguros.

O que acontece quando um cliente paga: 1. O cliente clica no link de pagamento na fatura (e-mail ou PDF) 2. Conclui o pagamento na página alojada do Stripe ou PayPal 3. O processador confirma o pagamento ao Invotify em tempo real via webhook 4. O estado da fatura muda para Pago 5. Recebe uma notificação

Pagamentos parciais: Se um cliente pagar apenas parte de uma fatura (p. ex. um depósito), o Invotify regista o pagamento parcial e mantém a fatura em aberto pelo restante.

Métodos de pagamento guardados e débito automático: Nos planos Pro e Lifetime, os clientes podem guardar um método de pagamento para que as faturas recorrentes sejam debitadas automaticamente quando cada ocorrência é gerada.

Ligue a sua conta bancária empresarial através do Plaid e o Invotify associa as transações recebidas a faturas em aberto — eliminando a reconciliação manual. As transações são importadas, um motor de associação avalia-as em relação às suas faturas em aberto, as correspondências com alta confiança marcam a fatura como paga automaticamente, e as restantes podem ser associadas (ou ignoradas) com um clique.

A sincronização bancária é uma funcionalidade Pro e Lifetime e liga de forma segura através do Plaid — o Invotify apenas vê dados de transações, nunca as suas credenciais bancárias. Pode revogar a ligação a qualquer momento em Definições → Integrações.

Consulte a secção Banco dedicada para o guia completo: como a associação é pontuada (valor, proximidade da data, descrição), instituições suportadas, associação manual e detalhes de privacidade.

Quando uma fatura ultrapassa a data de vencimento, o Invotify pode enviar automaticamente e-mails de lembrete cordiais ao cliente — ou simplesmente notificá-lo para que decida se contacta. Sem débito automático agressivo, sem cadeias de cobrança. Apenas um "olá, esta fatura está em atraso" com o link de pagamento.

Como funcionam os lembretes: 1. Uma fatura ultrapassa a data de vencimento 2. No dia configurado (p. ex. 7 dias depois do vencimento), o Invotify envia um e-mail cordial com a marca da empresa ao cliente com o número da fatura, o valor e a data de vencimento 3. Se o cliente ainda não tiver pago, pode ser enviado outro lembrete mais tarde (p. ex. 14 dias, 30 dias — define o horário) 4. Cada lembrete é registado na fatura: quando foi enviado o último e quantos foram enviados 5. Os lembretes têm limite de frequência para que uma fatura nunca acione mais do que um por dia

Dois modos: - Lembrete automático — Ative em Definições. O Invotify envia lembretes automaticamente no horário configurado. - Lembrete manual — O Invotify notifica-o quando uma fatura está em atraso. Decide se envia um lembrete ou trata do assunto por outra via.

Configuração: - Dias antes do vencimento — opcionalmente envie um aviso antes de a fatura vencer (p. ex. 3 dias antes) - Dias após o vencimento — quando enviar lembretes de atraso (1, 7, 14 ou 30 dias depois) - Tom — os lembretes anteriores ao vencimento são suaves; os lembretes de atraso são mais firmes

O que o cliente recebe: Um e-mail com a marca da empresa com o número da fatura, o valor em dívida e a data de vencimento. Sem linguagem de "cartão recusado" — apenas um lembrete cordial.

Configure uma política de mora uma vez ao nível da empresa e depois aplique-a a faturas em atraso com um clique. Os encargos por mora incentivam os seus clientes a pagar a tempo sem ter de enviar e-mails constrangedores.

Configuração: Vá a Definições → Definições de Documentos (as opções de mora encontram-se no cartão Condições de Pagamento Predefinidas): - Ativar ou desativar encargos por mora para a sua empresa - Período de graça — O número de dias após a data de vencimento antes de os encargos serem aplicados (p. ex. 3 dias: uma fatura com 1-3 dias de atraso está isenta, 4+ dias qualifica para o encargo) - Tipo de taxa — Valor fixo (p. ex. €25 fixo) ou percentagem (p. ex. 2% do saldo em dívida) - Teto máximo — Limite opcional no total do encargo, para nunca cobrar excessivamente uma fatura disputada ou de pequeno valor - Recorrente — Desativado por predefinição. Quando ativado, o encargo pode ser aplicado novamente após um intervalo definido (p. ex. de 30 em 30 dias) enquanto a fatura permanecer em atraso.

Como os encargos são aplicados: Assim que uma fatura em atraso ultrapassar o período de graça, utilize a ação Aplicar encargo por mora na fatura. O encargo é calculado a partir da sua política e adicionado ao total da fatura. O processo é auditável e mantém-no no controlo: nenhum encargo é adicionado sem o seu clique.

Comunicação ao cliente: O bloco Condições de Pagamento pode incluir texto explicando a sua política de mora (p. ex. "Aplica-se uma taxa de mora de 2% a faturas com mais de 3 dias de atraso, com teto máximo de €50.").

A faturação por fases consiste em faturar um único orçamento em várias etapas em vez de tudo de uma vez. Perfeito para projetos de longa duração, trabalho baseado em marcos e avenças com entregáveis.

Por que razão faturar por fases: Um projeto de website de €18.000 não precisa de ser uma única fatura. Faça 30% no arranque, 30% na revisão intermédia, 40% na entrega. Cada fatura faz referência ao orçamento original, acompanha o total corrente e impede que fature em excesso.

Criar uma fatura por fases: 1. Abra o orçamento — tem de ter "Permitir faturação por fases" assinalado no editor de orçamentos (ative ao criar ou editar o orçamento) 2. Utilize a vista de faturação por fases para adicionar uma fase 3. Escolha o valor — uma percentagem do total (30%) ou um valor específico (€5.400) 4. O Invotify cria uma nova fatura que faz referência ao orçamento e regista-a no total corrente 5. Envie e receba como de costume

Proteção contra faturação excessiva: O Invotify acompanha o total faturado em todas as faturas por fases de um orçamento. Se tentar criar uma fatura por fases que excederia o total do orçamento, o Invotify bloqueia a ação. Nunca pode faturar acidentalmente mais do que o orçamento.

Acompanhar o saldo restante: A vista de fases do orçamento mostra o saldo corrente — total orçamentado, total faturado até agora e o valor restante — para que o panorama completo seja sempre claro.

Nem todos os pagamentos chegam através do Stripe ou de uma sincronização bancária. Dinheiro, cheques, transferências bancárias, créditos de troca ou pagamentos feitos fora do sistema precisam de ser registados em algum lugar. O Invotify tem um fluxo de registo manual de pagamentos exatamente para isso.

Como registar um pagamento manual: 1. Abra a fatura 2. Clique em "Registar pagamento" 3. Introduza: - Valor (introduza o saldo em dívida para liquidação total, ou menos para pagamento parcial) - Notas (opcional — método, número de referência, qualquer informação relevante) 4. Clique em Guardar

O saldo da fatura atualiza imediatamente. Se o pagamento liquidar totalmente a fatura, o estado muda para Pago. Se for parcial, a fatura permanece em aberto pelo saldo restante e regista o pagamento parcial no histórico de pagamentos.

Múltiplos pagamentos por fatura: Uma fatura pode receber qualquer número de pagamentos parciais ao longo do tempo. Cada um é registado com a respetiva data e valor. O histórico de pagamentos mostra a linha temporal completa de relance.

Disponível em todos os planos: O registo manual de pagamentos está disponível no Starter, Pro e Lifetime — mesmo sem uma integração de pagamento ligada.