Pagamentos e cobranças

O Invotify transforma faturas em resultados — faturas pagas. O sistema de pagamentos trata de tudo, desde o primeiro botão de pagamento numa fatura até à reconciliação final com uma transação bancária. Depois de configurado, a maior parte funciona automaticamente.

Como funcionam os pagamentos de ponta a ponta:

1. Botão de pagamento na fatura. Nos planos Pro e Lifetime, cada fatura inclui uma ligação de pagamento. Os clientes clicam nela e concluem o pagamento em segundos, com os métodos que tiver ativado.

1. Atualização automática do estado. Quando um pagamento é concluído com êxito, o Invotify recebe a confirmação do processador de pagamentos e altera automaticamente a fatura para «Paga» (Paid). Sem verificações periódicas, sem passos manuais.

1. Lembretes de atraso. Se uma fatura ultrapassar a data de vencimento, o Invotify envia ao cliente e-mails de lembrete corteses segundo o calendário que configurar — ou notifica-o a si, para que decida se vale a pena insistir.

1. Reconciliação bancária. Se tiver ligado o seu banco, o Invotify acompanha as transações recebidas e faz automaticamente a correspondência com as faturas pendentes. Tudo o que não conseguir corresponder com confiança suficiente fica disponível para correspondência manual com um clique.

1. Encargos de mora, notas de crédito, pagamentos parciais, registo manual. Todos os casos particulares da faturação no mundo real estão cobertos.

O que cada plano inclui: O registo manual de pagamentos, os pagamentos parciais com saldo corrente, os lembretes de atraso e os encargos de mora estão disponíveis em todos os planos — Starter, Pro e Lifetime. Pode sempre registar pagamentos recebidos fora do Invotify (dinheiro, cheque, transferência) e cobrar as faturas vencidas.

O que os planos Pro e Lifetime acrescentam: Pagamentos online via Stripe e PayPal, ligações de pagamento por fatura com atualização automática do estado, sincronização bancária com correspondência automática (Plaid) e métodos de pagamento guardados com cobrança automática para faturas recorrentes.

Ligue o Stripe, o PayPal, ou ambos — a partir daí, cada fatura que enviar incluirá uma ligação de pagamento, e as faturas pagas atualizam-se sozinhas. Os pagamentos online são uma funcionalidade dos planos Pro e Lifetime.

Ligar o Stripe: 1. Aceda a Definições → Integrações (Settings → Integrations) 2. Clique em «Ligar» (Connect) junto a Stripe 3. É redirecionado para o Stripe para autorizar a ligação ou criar uma conta nova 4. Conclua o processo de adesão do Stripe (normalmente alguns minutos — pedem informações básicas sobre a sua empresa) 5. De volta ao Invotify, o estado da ligação mostra «Ligado» (Connected) com o nome da sua conta

Ligar o PayPal: 1. Nas mesmas definições de integrações, clique em «Ligar» (Connect) junto a PayPal 2. Autorize o Invotify através do fluxo OAuth do PayPal 3. Estabelecida a ligação, as faturas podem ser pagas com PayPal em conjunto com o Stripe (ou em vez dele)

Métodos de pagamento suportados através do Stripe: - Cartões de crédito e de débito - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - Débito direto SEPA (Europa)

Os métodos disponíveis dependem da sua região do Stripe. Os pagamentos PayPal são processados através da API Orders do PayPal.

Segurança: O Invotify nunca vê nem armazena os dados de cartão ou bancários dos seus clientes. As informações de pagamento são recolhidas diretamente pelo Stripe ou pelo PayPal através dos seus próprios formulários seguros. Os dados de cartão cumprem por defeito o nível 1 do PCI DSS, porque é o processador que assume o âmbito da conformidade.

O que acontece quando um cliente paga: 1. O cliente clica na ligação de pagamento da fatura (e-mail ou PDF) 2. Conclui o pagamento na página alojada do Stripe ou do PayPal 3. O processador confirma o pagamento ao Invotify em tempo real, via webhook 4. O estado da fatura passa a Paga (Paid) 5. Recebe uma notificação

Pagamentos parciais: Se um cliente pagar apenas parte de uma fatura (por exemplo, um adiantamento), o Invotify regista o pagamento parcial e mantém a fatura aberta pelo restante. Verá tanto o montante pago como o montante ainda em dívida.

Métodos de pagamento guardados e cobrança automática: Nos planos Pro e Lifetime, os clientes podem guardar um método de pagamento para que as faturas recorrentes sejam cobradas automaticamente quando cada ocorrência é gerada. Esta opção configura-se cliente a cliente, e o método guardado fica à guarda segura do processador de pagamentos — o Invotify nunca armazena o cartão em si.

Ligue a conta bancária da sua empresa através do Plaid e o Invotify faz a correspondência entre as transações recebidas e as faturas pendentes — eliminando a reconciliação manual. As transações sincronizam-se, um motor de correspondência pontua-as face às suas faturas em aberto, as correspondências de alta confiança marcam automaticamente a fatura como paga, e as restantes podem ser correspondidas (ou ignoradas) com um clique.

A sincronização bancária é uma funcionalidade Pro e Lifetime e liga-se de forma segura através do Plaid — o Invotify só vê os dados das transações, nunca as suas credenciais bancárias. Pode revogar a ligação a qualquer momento em Definições → Integrações (Settings → Integrations).

Consulte a secção dedicada «Banco» para o guia completo: como a correspondência é pontuada (montante, proximidade de datas, descrição), as instituições suportadas, a correspondência manual e os detalhes de privacidade.

Quando uma fatura ultrapassa a data de vencimento, o Invotify pode enviar automaticamente e-mails de lembrete corteses ao cliente — ou simplesmente notificá-lo a si, para que decida se vale a pena insistir. Sem novas tentativas agressivas de cobrança no cartão, sem cadeias de reclamação. Apenas um simpático «esta fatura está vencida», com a ligação de pagamento.

Como funcionam os lembretes: 1. Uma fatura ultrapassa a data de vencimento 2. No dia configurado (por exemplo, 7 dias após o vencimento), o Invotify envia ao cliente um e-mail cortês com a sua marca, com o número da fatura, o montante e a data de vencimento 3. Se o cliente continuar sem pagar, pode ser enviado outro lembrete mais tarde (por exemplo, aos 14 ou 30 dias — o calendário é definido por si) 4. Cada lembrete fica registado na fatura: quando foi enviado o último e quantos já foram enviados 5. Os lembretes têm frequência limitada: uma fatura nunca origina mais do que um por dia

Dois modos: - Lembrete automático (Auto-remind) — ativa-se nas Definições (Settings). O Invotify envia os lembretes automaticamente segundo o calendário que configurar. Não tem de fazer nada. - Lembrete manual (Manual remind) — o Invotify notifica-o A SI quando uma fatura está vencida. Você decide se envia um lembrete ou se trata do assunto por outra via.

Configuração: - Dias antes do vencimento — envie, se quiser, um aviso prévio antes de a fatura vencer (por exemplo, 3 dias antes) - Dias após o vencimento — quando enviar os lembretes de atraso (1, 7, 14 ou 30 dias depois) - Tom — os avisos prévios são suaves; os lembretes de atraso, mais firmes

O que o cliente vê: Um e-mail com a sua marca, com o número da fatura, o montante em dívida e a data de vencimento. Nada do género «o seu cartão foi recusado» — apenas um lembrete educado.

Configure uma política de encargos de mora uma única vez, ao nível da empresa, e aplique-a depois às faturas vencidas com um clique. Os encargos de mora dão aos seus clientes um incentivo real para pagar a tempo, sem que tenha de enviar e-mails constrangedores do tipo «acrescentámos um encargo».

Configuração: Aceda a Definições → Definições de documentos (Settings → Document Settings) — as opções de encargos de mora estão no cartão «Condições de pagamento predefinidas» (Default Payment Terms): - Ativar ou desativar os encargos de mora para a sua empresa - Período de carência — o número de dias após a data de vencimento antes de os encargos se aplicarem (por exemplo, 3 dias: uma fatura com 1 a 3 dias de atraso fica isenta; a partir de 4 dias, o encargo aplica-se) - Tipo de encargo — montante fixo (por exemplo, €25 fixos) ou percentagem (por exemplo, 2% do saldo em dívida) - Limite máximo — teto opcional para o encargo total, para nunca cobrar em excesso numa fatura contestada ou de valor reduzido - Recorrente — desativado por defeito. Quando ativado, o encargo pode ser aplicado de novo após um intervalo definido (por exemplo, a cada 30 dias) enquanto a fatura se mantiver vencida. A maioria das empresas mantém esta opção desativada — deixe-a assim, salvo se precisar dela especificamente.

Como os encargos são aplicados: Quando uma fatura vencida ultrapassa o período de carência, use a ação «Aplicar encargo de mora» (Apply late fee) na fatura. O encargo é calculado segundo a sua política e adicionado ao total da fatura — o cliente vê o montante original, o montante do encargo e o novo total. Tudo é auditável, e o controlo continua nas suas mãos: nenhum encargo é adicionado sem o seu clique.

Comunicação com o cliente: O seu bloco de condições de pagamento (Payment Terms) pode incluir um texto a explicar a sua política de encargos de mora (por exemplo, «Aplica-se um encargo de mora de 2% às faturas com 3 ou mais dias de atraso, com um limite de €50.»). O Invotify não envia automaticamente e-mails do tipo «deve um encargo de mora» — para isso existem os lembretes de atraso.

A faturação por etapas consiste em faturar um mesmo orçamento em várias fases, em vez de tudo de uma vez. Perfeita para projetos de longa duração, trabalho por marcos e avenças com entregáveis.

Porquê faturar por etapas: Um projeto de website de €18,000 não tem de ser uma única fatura. Fature 30% no arranque, 30% na revisão intermédia e 40% na entrega. Cada fatura referencia o orçamento original, acompanha o total acumulado e impede-o de alguma vez faturar em excesso.

Criar uma fatura por etapas: 1. Abra o orçamento — tem de ter a opção «Permitir faturação por etapas» (Allow progress invoicing) assinalada no editor de orçamentos (ative-a ao criar ou editar o orçamento) 2. Use a vista de faturação por etapas para adicionar uma fase 3. Escolha o montante — uma percentagem do total (30%) ou um montante específico (€5,400) 4. O Invotify cria uma nova fatura que referencia o orçamento e regista-a no total acumulado 5. Envie e cobre como habitualmente

Proteção contra a sobrefaturação: O Invotify acompanha o total faturado em todas as faturas por etapas de um orçamento. Se tentar criar uma fatura por etapas que excederia o total do orçamento, o Invotify bloqueia a ação. Nunca poderá faturar acidentalmente mais do que o orçamento.

Acompanhamento do saldo restante: A vista de progresso do orçamento mostra o saldo corrente — total orçamentado, total faturado até à data e montante restante — para que o panorama completo esteja sempre claro.

Faturar o restante: Para faturar todo o montante restante, crie uma última fatura por etapas pelo que sobrar (uma fase de «100% do restante»). Quando o total acumulado atinge o total do orçamento, deixam de poder criar-se faturas por etapas.

Nem todos os pagamentos chegam pelo Stripe ou pela sincronização bancária. Dinheiro, cheques, transferências bancárias, créditos por troca ou pagamentos feitos fora do sistema — todos precisam de ser registados algures. O Invotify tem um fluxo de registo manual de pagamentos exatamente para isto.

Como registar um pagamento manual: 1. Abra a fatura 2. Clique em «Registar pagamento» (Record payment) 3. Introduza: - O montante (introduza o saldo em dívida para uma liquidação total, ou menos para um pagamento parcial) - Notas (opcional — método, número de referência, qualquer coisa que mereça ficar registada) 4. Clique em Guardar (Save)

O saldo da fatura é atualizado de imediato. Se o pagamento liquidar a fatura por completo, o estado passa a «Paga» (Paid). Se for parcial, a fatura permanece aberta pelo saldo restante e o pagamento parcial fica anotado no histórico de pagamentos.

Vários pagamentos por fatura: Uma fatura pode receber qualquer número de pagamentos parciais ao longo do tempo. Cada um é registado com a sua própria data e o seu próprio montante. O histórico de pagamentos mostra a cronologia completa num relance.

Disponível em todos os planos: O registo manual de pagamentos está disponível nos planos Starter, Pro e Lifetime — mesmo sem qualquer integração de pagamentos ligada. É a base do sistema de pagamentos.