Faturas

As faturas são o núcleo do Invotify. A secção Faturas permite-lhe criar faturas profissionais, acompanhar o respetivo estado, enviá-las aos clientes e gerir todo o seu fluxo de faturação.

O que pode fazer com as faturas: - Criar novas faturas de raiz ou a partir de modelos - Editar faturas existentes - Ver os detalhes de uma fatura com pré-visualização completa do PDF - Enviar faturas por e-mail com o PDF em anexo - Transferir faturas como ficheiros PDF - Duplicar faturas para transações semelhantes - Acompanhar o estado de pagamento (rascunho, enviada, pagamento parcial, paga, vencida) - Filtrar e pesquisar em todo o histórico de faturas - Configurar faturas recorrentes com um agendamento para faturação periódica - Gerar links de pagamento para pagamentos online (Pro/Lifetime) - Registar pagamentos manuais e parciais com atualização contínua do saldo em dívida

Criar uma fatura no Invotify é simples graças ao nosso editor de ecrã dividido. O painel esquerdo contém todos os campos de introdução, enquanto o painel direito mostra uma pré-visualização em tempo real da fatura em formato A4.

Funcionalidades do editor de faturas:

Secção de cabeçalho: - Número da fatura (gerado automaticamente de acordo com as suas preferências de numeração nas Definições (Settings)) - Data de emissão (por predefinição: hoje) - Data de vencimento (por predefinição: 30 dias após a data de emissão) - Seleção de modelo entre os seus modelos guardados

Secção de cliente (Faturar a — Bill To): - Selecione um cliente existente numa lista pendente com pesquisa - Ou crie um novo cliente diretamente no editor, sem sair dele - Os dados do cliente (nome, e-mail, morada, número de identificação fiscal) são preenchidos automaticamente a partir dos dados guardados

Linhas de artigos: - Adicione linhas ilimitadas a cada fatura - Cada linha inclui: descrição, quantidade, preço unitário - Selecione artigos do seu catálogo de produtos para uma introdução rápida (o catálogo de produtos requer o plano Pro) - Até duas taxas de imposto independentes por linha - Desconto por linha em percentagem ou valor fixo - Cálculo automático do subtotal de cada linha - Remova linhas com um único clique

Secção de totais: - Subtotal (soma de todas as linhas antes de impostos) - Valor do imposto (calculado a partir das taxas de cada linha ou da taxa predefinida) - Desconto (opcional, valor fixo ou percentagem) - Total geral (calculado automaticamente)

Opções adicionais: - Campo de notas para condições de pagamento, mensagens ou instruções especiais - Número de encomenda (PO Number) para referência à ordem de compra do cliente - Blocos de texto personalizados e outros elementos através dos 22 tipos de blocos de modelo que compõem cada PDF de fatura

A página da lista de faturas oferece ferramentas poderosas para gerir todas as suas faturas. Pode pesquisar, filtrar, ordenar e executar ações sobre cada fatura.

Funcionalidades da vista de lista: - Colunas ordenáveis: número, cliente, data, data de vencimento, valor, estado - Pesquisa por número de fatura ou nome do cliente - Filtragem por estado (Rascunho, Enviada, Paga, Pendente, Vencida) - Filtragem por cliente e por intervalo de datas - Paginação para listas de faturas extensas

Ações disponíveis: Cada fatura dispõe de um menu de ações (o botão de três pontos) com as seguintes opções:

As faturas no Invotify passam por diferentes estados que o ajudam a saber em que ponto do fluxo de faturação se encontra cada uma. Compreender estes estados permite-lhe gerir eficazmente as suas contas a receber.

O Invotify gera documentos PDF profissionais e disponibiliza uma funcionalidade de e-mail integrada para enviar as faturas diretamente aos seus clientes.

Geração de PDF: - Documentos PDF profissionais em formato A4, idênticos píxel a píxel ao que vê no construtor - Incluem todos os detalhes da fatura e a imagem da sua empresa (logótipo, nome, morada) - Respeitam exatamente o layout do modelo selecionado - Formatação e quebras de página automáticas para listas de artigos longas - Transferência imediata a partir de qualquer página de detalhes de fatura - Otimizados para impressão em papel padrão

Nota sobre marcas de água: no plano Starter, os PDF entregues incluem uma pequena marca de água «Invoice created with Invotify». Os planos Pro e Lifetime produzem documentos limpos, sem marca de água.

Envio por e-mail: - Envie as faturas diretamente para o endereço de e-mail do cliente - O PDF é gerado e anexado ao e-mail automaticamente - Mensagem de e-mail personalizável, localizada no idioma do cliente - O estado «Enviada» (Sent) é aplicado à fatura automaticamente - É incluído um link de pagamento online quando tem um fornecedor de pagamentos (Stripe ou PayPal) ligado (Pro/Lifetime)

Processo de envio por e-mail: 1. Abra a página de detalhes da fatura 2. Clique no botão «Enviar» (Send) 3. Verifique o endereço de e-mail do destinatário 4. Personalize a mensagem, se desejar 5. Clique em Enviar para entregar a fatura com o PDF em anexo

Se tiver um plano Pro ou Lifetime com um fornecedor de pagamentos ligado, pode gerar links de pagamento que permitem aos seus clientes pagar as faturas diretamente online. O Invotify suporta Stripe (Connect) e PayPal.

Como funcionam os links de pagamento: - Gere um link de pagamento único para qualquer fatura - O link pode ser partilhado por e-mail, mensagens ou qualquer outro canal - Os clientes clicam no link e pagam de forma segura através do Stripe ou do PayPal - Quando o webhook do fornecedor confirma o pagamento, o estado da fatura muda automaticamente para Paga

Configurar links de pagamento: 1. Ligue o Stripe ou o PayPal em Definições → Integrações (Settings → Integrations) 2. Crie uma fatura ou abra uma existente 3. Clique em «Link de pagamento» (Payment Link) nas ações da fatura 4. É gerado um URL para partilhar 5. Envie o link ao seu cliente ou inclua-o no e-mail da fatura

Métodos de pagamento aceites: Os clientes podem pagar com os métodos ativados na sua conta do fornecedor — no caso do Stripe, isto inclui cartões, além de Apple Pay, Google Pay, iDEAL e SEPA, quando disponíveis.

Para a configuração completa do fornecedor de pagamentos, o registo manual de pagamentos, os pagamentos parciais e as taxas de mora, consulte a secção dedicada Pagamentos.

Importante: os links de pagamento requerem uma conta Stripe ou PayPal ligada e só estão disponíveis nos planos Pro e Lifetime.

Para os clientes que fatura regularmente, o Invotify suporta agendamentos de faturas recorrentes. Configure um agendamento uma única vez e o Invotify gera as faturas automaticamente no intervalo que escolher. Os agendamentos recorrentes estão disponíveis em todos os planos.

Padrões de recorrência: Existem quatro padrões base, cada um com um intervalo «a cada N», para construir qualquer cadência: - Diário - a cada N dias - Semanal - a cada N semanas, com seleção de dias específicos (por exemplo, todas as segundas e quintas-feiras). Defina o intervalo como 2 para um agendamento quinzenal. - Mensal - a cada N meses, em dias específicos do mês (por exemplo, o dia 1) ou segundo um padrão de dia da semana (por exemplo, a segunda terça-feira). Use o intervalo 3 para faturação trimestral ou 6 para semestral. - Anual - a cada N anos, com seleção de mês

Opções de configuração: - Nome do agendamento para fácil identificação - Data de início do agendamento - Condição de fim: nunca, uma data de fim específica ou um número máximo de ocorrências - Janela de «Gerar com antecedência» (Generate ahead) para criar os documentos um número de dias à escolha antes da data - Opção de envio automático para enviar cada fatura por e-mail (com o PDF em anexo) ao cliente na respetiva data de faturação - Cobrança automática (Pro): debite o método de pagamento guardado do cliente quando cada fatura é gerada

Como funciona: 1. Crie uma fatura que sirva de modelo 2. Ative o interruptor de agendamento recorrente no editor de faturas 3. Configure a frequência, o padrão e os prazos 4. Guarde a fatura com o agendamento associado 5. O Invotify gera as faturas automaticamente na data agendada 6. As faturas geradas aparecem no seu Calendário e na sua lista de faturas