Faturas

Crie, gira e envie faturas profissionais aos seus clientes

Visão Geral da Gestão de Faturas

As faturas são o núcleo do Invotify. A secção Faturas permite criar faturas profissionais, acompanhar o seu estado, enviá-las a clientes e gerir todo o seu fluxo de faturação.

O que pode fazer com as Faturas: - Criar novas faturas do zero ou a partir de modelos - Editar faturas existentes - Consultar os detalhes da fatura com pré-visualização completa em PDF - Enviar faturas por e-mail com anexos em PDF - Transferir faturas como ficheiros PDF - Duplicar faturas para transações semelhantes - Acompanhar o estado de pagamento (rascunho, enviada, parcial, pago, em atraso) - Filtrar e pesquisar no histórico de faturas - Configurar faturas recorrentes num agendamento para faturação regular - Gerar links de pagamento para pagamentos online (Pro/Lifetime) - Registar pagamentos manuais e parciais com saldo corrente

Criar Faturas

Criar uma fatura no Invotify é simples com o nosso editor de ecrã dividido. O painel esquerdo contém todos os campos de entrada, enquanto o painel direito mostra uma pré-visualização em tempo real em tamanho A4.

Funcionalidades do Editor de Faturas:

Secção de Cabeçalho: - Número de fatura (gerado automaticamente com base nas suas preferências de numeração em Definições) - Data de emissão (predefinição: hoje) - Data de vencimento (predefinição: 30 dias após a data de emissão) - Seleção de modelo a partir dos seus modelos guardados

Secção do Cliente (Faturar A): - Selecione um cliente existente a partir de uma lista pesquisável - Ou crie um novo cliente diretamente sem sair do editor - Os detalhes do cliente (nome, e-mail, morada, NIF) preenchem-se automaticamente a partir dos dados guardados

Linhas de Artigo: - Adicione linhas ilimitadas a cada fatura - Selecione produtos do catálogo ou introduza artigos personalizados - Os campos incluem descrição, quantidade, preço unitário, desconto e imposto - Os totais são calculados automaticamente

Notas e Termos: - Adicione notas pessoais ou instruções para o cliente - Inclua termos e condições de pagamento

Seleção de Modelo: - Escolha entre os seus modelos guardados - A pré-visualização A4 atualiza em tempo real - Pode trocar de modelo mesmo depois de adicionar conteúdo

Passos

  1. 1

    Navegar para Faturas

    Clique em Faturas na barra lateral do dashboard

  2. 2

    Criar Nova Fatura

    Clique no botão "Nova Fatura" para abrir o editor

  3. 3

    Selecionar Cliente

    Escolha um cliente existente ou crie um novo cliente diretamente no editor

  4. 4

    Definir Datas

    Ajuste a data de emissão e a data de vencimento se as predefinições não se adequarem

  5. 5

    Adicionar Artigos

    Adicione os seus produtos ou serviços com quantidades e preços. Utilize o seletor de produtos para artigos guardados.

  6. 6

    Rever Pré-visualização

    Verifique a pré-visualização A4 ao vivo no lado direito do ecrã

  7. 7

    Guardar Fatura

    Clique em Guardar para criar a fatura. Ficará guardada como rascunho que pode editar ou enviar.

Sugestões
  • Utilize o catálogo de produtos para adicionar rapidamente artigos frequentemente faturados com preços pré-definidos
  • Configure taxas de imposto predefinidas em Definições para poupar tempo em cada fatura
  • A pré-visualização atualiza em tempo real à medida que faz alterações
  • Pode trocar de modelo mesmo depois de adicionar conteúdo — os seus dados são preservados

Gerir Faturas

A página de lista de faturas disponibiliza ferramentas poderosas para gerir todas as suas faturas. Pode pesquisar, filtrar, ordenar e executar ações em faturas individuais.

Funcionalidades da Vista em Lista: - Colunas ordenáveis: Número, Cliente, Data, Data de Vencimento, Valor, Estado - Pesquisa por número de fatura ou nome do cliente - Filtro por estado (Rascunho, Enviada, Pago, Pendente, Em Atraso) - Filtro por cliente e por intervalo de datas - Paginação para listas extensas de faturas

Ações Disponíveis: Cada fatura tem um menu de ações (o botão de três pontos) com as seguintes opções:

Ver

Abrir a página de detalhes da fatura com pré-visualização completa em PDF e toda a informação do documento

Editar

Modificar o conteúdo da fatura (para faturas enviadas ou pagas, considere uma nota de crédito para preservar o registo de auditoria)

Duplicar

Criar uma cópia exata da fatura com um novo número de fatura e a data de hoje

Transferir PDF

Gerar e transferir a fatura como um ficheiro PDF A4 profissional

Enviar E-mail

Enviar a fatura em PDF ao cliente por e-mail com uma mensagem opcional

Eliminar

Remover permanentemente a fatura (requer confirmação)

Sugestões
  • Utilize a barra de pesquisa para encontrar rapidamente faturas por número ou nome do cliente
  • Clique nos cabeçalhos das colunas para ordenar a lista de forma ascendente ou descendente
  • Duplique faturas ao criar faturas semelhantes para o mesmo cliente
  • Filtre por "Em Atraso" para ver quais as faturas que precisam de acompanhamento

Estados das Faturas

As faturas no Invotify têm diferentes estados que o ajudam a acompanhar onde cada fatura se encontra no seu fluxo de faturação. Compreender estes estados ajuda-o a gerir as suas contas a receber de forma eficaz.

Rascunho

A fatura foi criada mas ainda não foi enviada ao cliente. Ainda pode fazer alterações livremente.

Enviada

A fatura foi enviada ao cliente (e aguarda pagamento). O envio por e-mail define este estado automaticamente.

Parcial

Foi registado um pagamento parcial. A fatura permanece em aberto pelo saldo restante, que é acompanhado como valor devido corrente.

Pago

A fatura foi paga na totalidade (o valor em dívida chega a zero). Não é necessária mais nenhuma ação. É gerada uma notificação quando um pagamento é registado.

Em Atraso

A data de vencimento passou e a fatura ainda não foi totalmente paga. Defina este estado a partir do menu de ações — receberá uma notificação de alta prioridade quando uma fatura ultrapassa a data de vencimento.

Sugestões
  • As faturas vencidas acionam notificações de alta prioridade e são assinaladas no dashboard — atualize o estado para "Em Atraso" a partir do menu de ações
  • Registar um pagamento inferior ao valor devido move a fatura para "Parcial" e mantém-na em aberto pelo restante
  • Marque as faturas como "Pago" quando receber o pagamento para atualizar as métricas do dashboard
  • As faturas em atraso acionam notificações de alta prioridade para que nunca perca um acompanhamento

PDF e E-mail

O Invotify gera documentos PDF profissionais e disponibiliza funcionalidade de e-mail integrada para enviar faturas diretamente aos seus clientes.

Geração de PDF: - Documentos PDF profissionais em tamanho A4 que correspondem ao editor pixel por pixel - Inclui todos os detalhes da fatura e a identidade visual da sua empresa (logótipo, nome, morada) - Segue exatamente o layout do modelo selecionado - Formatação automática e quebras de página para listas de artigos extensas - Transferência imediata a partir de qualquer página de detalhes de fatura - Otimizado para impressão em papel padrão

Nota sobre marcas de água: No plano Starter, os PDFs entregues incluem uma pequena marca de água "Fatura criada com Invotify". Os planos Pro e Lifetime produzem documentos limpos e sem marca de água.

Envio de E-mail: - Envie faturas diretamente para o endereço de e-mail do cliente - O PDF é gerado automaticamente e anexado ao e-mail - Mensagem de e-mail personalizável, localizada no idioma do cliente - O estado "Enviada" é registado automaticamente na fatura - Um link de pagamento online é incluído quando tem um fornecedor de pagamento (Stripe ou PayPal) ligado (Pro/Lifetime)

Processo de E-mail: 1. Abra a página de detalhes da fatura 2. Clique no botão "Enviar" 3. Verifique o endereço de e-mail do destinatário 4. Opcionalmente personalize a mensagem 5. Clique em Enviar para entregar a fatura com o anexo em PDF

Transferência de PDF

Gere e transfira PDF profissional A4 instantaneamente

Entrega por E-mail

Envie a fatura com o anexo em PDF diretamente ao cliente

Pré-visualização

Visualize o PDF diretamente no browser antes de transferir ou enviar

Pronto para Imprimir

Os PDFs estão otimizados para impressão em papel A4 padrão

Sugestões
  • Verifique sempre o endereço de e-mail do cliente antes de enviar
  • Adicione uma mensagem pessoal aos seus e-mails para melhores relações com os clientes
  • Transfira uma cópia para os seus registos antes de enviar
  • O estado "Enviada" ajuda-o a acompanhar quais as faturas que foram entregues

Faturas Recorrentes

Para clientes que fatura regularmente, o Invotify suporta agendamentos de faturas recorrentes. Configure um agendamento uma vez e o Invotify gera automaticamente faturas no intervalo escolhido. Os agendamentos recorrentes estão disponíveis em todos os planos.

Padrões de Recorrência: Existem quatro padrões base, cada um com um intervalo "de N em N" para que possa construir qualquer cadência: - Diária — De N em N dias - Semanal — De N em N semanas, com seleção de dias específicos (p. ex. todas as segundas e quintas). Defina o intervalo para 2 para uma cadência quinzenal. - Mensal — De N em N meses, por dias específicos do mês (p. ex. o dia 1) ou por padrão de dias da semana (p. ex. a 2.ª terça-feira). Use intervalo 3 para trimestral ou 6 para semestral. - Anual — De N em N anos, com seleção de mês

Opções de Configuração: - Nome do agendamento para fácil identificação - Data de início do agendamento - Condição de fim: nunca, uma data de fim específica ou um número máximo de ocorrências - Janela de "geração antecipada" para criar documentos com um determinado número de dias de antecedência - Opção de envio automático para enviar automaticamente cada fatura (com PDF anexo) ao cliente na data da fatura - Débito automático (Pro): debitarmos o método de pagamento guardado do cliente quando cada fatura for gerada

Como Funciona: 1. Crie uma fatura como modelo 2. Ative o botão de agendamento recorrente no editor de faturas 3. Configure a frequência, padrão e calendário 4. Guarde a fatura com o agendamento associado 5. O Invotify gera faturas automaticamente na data agendada 6. As faturas geradas aparecem no Calendário e na lista de faturas

Passos

  1. 1

    Criar Fatura

    Configure a fatura com todos os detalhes como pretende que apareça em cada ciclo

  2. 2

    Ativar Recorrência

    Ative a opção de agendamento recorrente no editor de faturas

  3. 3

    Definir Frequência

    Escolha diária, semanal, mensal ou anual, depois defina o intervalo "de N em N" (p. ex. semanal de 2 em 2 = quinzenal)

  4. 4

    Configurar Padrão

    Defina dias específicos, datas ou padrões de dias da semana conforme a frequência

  5. 5

    Definir Condição de Fim

    Escolha quando parar: nunca, numa data específica ou após N ocorrências

  6. 6

    Opcional: Envio Automático

    Ative o envio automático para enviar cada fatura automaticamente na respetiva data — o cliente precisa de um endereço de e-mail registado

  7. 7

    Guardar Agendamento

    Guarde a fatura para ativar o agendamento

Sugestões
  • Use agendamentos mensais para clientes em regime de avença ou serviços de subscrição
  • Para faturação quinzenal, trimestral ou semestral, defina o intervalo "de N em N" correspondente no padrão semanal/mensal
  • Consulte o Calendário para ver as faturas agendadas próximas — clique em "Ver Agendamento" em qualquer evento para gerir o respetivo agendamento
  • Pode pausar, retomar ou cancelar um agendamento a qualquer momento
  • Ative o envio automático para automatizar completamente a sua faturação recorrente
PainelOrçamentos