Ficheiros e armazenamento

O armazenamento de ficheiros permite-lhe anexar recibos, contratos, orçamentos assinados e fotografias aos seus clientes, para manter um registo documental completo de cada relação comercial. Os ficheiros são armazenados em segurança e contam para a quota de armazenamento do seu plano.

Cada ficheiro que carrega está associado a um cliente. Pode anexar ficheiros a uma nota de cliente (por exemplo, um orçamento assinado juntamente com um comentário) ou carregá-los isoladamente, como ficheiros autónomos. Ambos aparecem em conjunto na cronologia de atividade do cliente, e todos os ficheiros da sua empresa estão listados num único local, na página Ficheiros (Files).

O que pode fazer com os ficheiros: - Anexar documentos e imagens a notas de clientes - Carregar ficheiros autónomos diretamente para um cliente - Percorrer todos os ficheiros da sua empresa a partir de uma única página Ficheiros (Files) - Pesquisar ficheiros por nome, descarregá-los e eliminar os de que já não precisa - Acompanhar quanto da sua quota de armazenamento já utilizou

Os ficheiros são carregados a partir da página de detalhes de um cliente, na secção Atividade (Activity). Pode anexar ficheiros a uma nota ou carregá-los como ficheiros autónomos na cronologia do cliente.

Anexar ficheiros a uma nota: 1. Abra um cliente e localize a secção Atividade (Activity) 2. Clique em «Adicionar nota» (Add note) 3. Escreva a sua nota (opcional) e clique em «Anexar» (Attach) para escolher ficheiros, ou arraste ficheiros para a área 4. Clique em «Adicionar nota» (Add note) para guardar a nota juntamente com os anexos

Carregar ficheiros autónomos: 1. Abra a secção Atividade (Activity) de um cliente 2. Arraste os ficheiros diretamente para a cronologia (sem abrir o formulário de nota) 3. Os ficheiros são carregados e aparecem como entradas próprias na cronologia

Tipos de ficheiro permitidos: - Documentos PDF - Imagens (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Documentos Word (.doc, .docx) - Folhas de cálculo Excel (.xls, .xlsx) - Ficheiros CSV e de texto simples

A página Ficheiros (Files) (abra-a através da ligação «Ver todos os ficheiros» (View all files) na secção de armazenamento de Definições → Faturação (Settings → Billing)) lista todos os ficheiros da sua empresa, do mais recente para o mais antigo. A partir daqui pode: - Pesquisar ficheiros por nome - Descarregar um ficheiro (abre uma ligação segura e com validade limitada) - Eliminar um ficheiro (com caixa de diálogo de confirmação) - Ver a que cliente pertence cada ficheiro, ou se se trata de um ficheiro autónomo

Eliminar um ficheiro remove-o do armazenamento e da lista de ficheiros, e liberta de imediato esse espaço na sua quota.

Cada plano inclui uma quantidade fixa de armazenamento de ficheiros. O tamanho total de todos os ficheiros carregados conta para esta quota.

Armazenamento por plano:

Starter: 100 MB de armazenamento total de ficheiros Pro: 5 GB de armazenamento total de ficheiros Lifetime: 10 GB de armazenamento total de ficheiros

A página Ficheiros (Files) mostra uma barra de utilização com o armazenamento usado em relação ao total. O indicador fica âmbar quando ultrapassa os 75% e vermelho quando ultrapassa os 90%, para que receba um aviso claro antes de ficar sem espaço.

Limite por ficheiro: independentemente do plano, cada ficheiro individual pode ter até 20 MB. A quota acima é o total combinado de todos os seus ficheiros.

Libertar espaço: elimine os ficheiros de que já não precisa a partir da página Ficheiros (Files) ou da cronologia de um cliente. O espaço é recuperado de imediato, pelo que pode continuar a carregar ficheiros sem mudar de plano.

No Invotify, os ficheiros estão sempre associados a um cliente — não existe anexação de ficheiros separada em faturas ou orçamentos. Em vez disso, mantém os documentos de apoio de um cliente (orçamentos assinados, contratos, recibos, fotografias) na ficha desse cliente, onde ficam ao lado das notas e do histórico relacionados.

Duas formas de anexar ficheiros a um cliente:

Anexados a uma nota: quando adiciona uma nota na secção Atividade (Activity) de um cliente, pode anexar-lhe um ou mais ficheiros. Os ficheiros aparecem como etiquetas por baixo do texto da nota, para que o documento e o seu contexto vivam juntos.

Ficheiros autónomos: também pode largar ficheiros diretamente na cronologia de um cliente sem escrever uma nota. Estes aparecem como entradas próprias, datadas como qualquer outra atividade.

Onde encontrar os ficheiros de um cliente: - Na página de detalhes do cliente, na cronologia de Atividade (notas com anexos + ficheiros autónomos) - Na página Ficheiros (Files), onde o nome do cliente é mostrado junto de cada um dos seus ficheiros

Permissões: qualquer pessoa da sua equipa com permissão para gerir clientes pode eliminar ficheiros. Assim, os documentos de clientes ficam sob o mesmo controlo de acesso que o resto da ficha de cliente.