Ficheiros & Armazenamento

O armazenamento de ficheiros permite-lhe anexar recibos, contratos, orçamentos assinados e fotografias aos seus clientes, para que mantenha um rasto documental completo de cada relação comercial. Os ficheiros são armazenados de forma segura e contam para a quota de armazenamento do seu plano.

Cada ficheiro que carrega está associado a um cliente. Pode anexar ficheiros a uma nota de cliente (por exemplo, um orçamento assinado a par de um comentário) ou carregá-los isoladamente como ficheiros autónomos. Ambos aparecem juntos na cronologia de atividade do cliente, e todos os ficheiros da sua empresa estão listados num único local, na página Ficheiros.

O que pode fazer com os ficheiros: - Anexar documentos e imagens a notas de clientes - Carregar ficheiros autónomos diretamente num cliente - Navegar por todos os ficheiros da sua empresa a partir de uma única página Ficheiros - Pesquisar ficheiros por nome, descarregá-los e eliminar os de que já não necessita - Acompanhar quanto da sua quota de armazenamento já utilizou

Os ficheiros são carregados a partir da página de detalhes de um cliente, na secção Atividade. Pode anexar ficheiros a uma nota ou carregá-los como ficheiros autónomos na cronologia do cliente.

Anexar ficheiros a uma nota: 1. Abra um cliente e encontre a secção Atividade 2. Clique em "Adicionar nota" 3. Escreva a sua nota (opcional) e clique em "Anexar" para escolher ficheiros, ou arraste ficheiros para a área 4. Clique em "Adicionar nota" para guardar a nota juntamente com os seus anexos

Carregar ficheiros autónomos: 1. Abra a secção Atividade de um cliente 2. Arraste ficheiros diretamente para a cronologia (sem abrir o formulário de nota) 3. Os ficheiros são carregados e aparecem como entradas próprias na cronologia

Tipos de ficheiro permitidos: - Documentos PDF - Imagens (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Documentos Word (.doc, .docx) - Folhas de cálculo Excel (.xls, .xlsx) - Ficheiros CSV e de texto simples

A página Ficheiros (abra-a através da ligação "Ver todos os ficheiros" na secção de armazenamento de Definições → Faturação) lista todos os ficheiros da sua empresa, dos mais recentes primeiro. Aqui pode: - Pesquisar ficheiros por nome - Descarregar um ficheiro (abre uma ligação segura e por tempo limitado) - Eliminar um ficheiro (com caixa de diálogo de confirmação) - Ver a que cliente pertence cada ficheiro, ou se é um ficheiro autónomo

Eliminar um ficheiro remove-o tanto do armazenamento como da lista de ficheiros e liberta imediatamente esse espaço na sua quota.

Cada plano inclui uma quantidade fixa de armazenamento de ficheiros. O tamanho total de todos os ficheiros que carregou conta para esta quota.

Armazenamento por plano:

Starter: 100 MB de armazenamento total de ficheiros Pro: 5 GB de armazenamento total de ficheiros Lifetime: 10 GB de armazenamento total de ficheiros

A página Ficheiros mostra uma barra de utilização com o armazenamento que utilizou face ao seu total. O indicador fica âmbar quando ultrapassa os 75% e vermelho quando ultrapassa os 90%, para que receba um aviso claro antes de ficar sem espaço.

Limite por ficheiro: Independentemente do plano, cada ficheiro individual pode ter até 20 MB. A quota acima é o total combinado de todos os seus ficheiros.

Libertar espaço: Elimine os ficheiros de que já não necessita a partir da página Ficheiros ou da cronologia de um cliente. O espaço é recuperado imediatamente, para que possa continuar a carregar sem mudar de plano.

Os ficheiros no Invotify estão sempre associados a um cliente — não existe um anexo de ficheiro separado em faturas ou orçamentos. Em vez disso, mantém os documentos de apoio de um cliente (orçamentos assinados, contratos, recibos, fotografias) no registo desse cliente, onde permanecem junto das notas e do histórico relacionados.

Duas formas de anexar ficheiros a um cliente:

Anexados a uma nota: Quando adiciona uma nota na secção Atividade de um cliente, pode anexar-lhe um ou mais ficheiros. Os ficheiros aparecem como etiquetas por baixo do texto da nota, para que o documento e o seu contexto fiquem juntos.

Ficheiros autónomos: Também pode largar ficheiros diretamente na cronologia de um cliente sem escrever uma nota. Estes aparecem como entradas próprias, datadas como qualquer outra atividade.

Onde encontrar os ficheiros de um cliente: - Na página de detalhes do cliente, na cronologia de Atividade (notas com anexos + ficheiros autónomos) - Na página Ficheiros, onde o nome do cliente é mostrado junto a cada um dos seus ficheiros

Permissões: Qualquer pessoa da sua equipa com permissão para gerir clientes pode eliminar ficheiros. Isto mantém os documentos do cliente sob o mesmo controlo de acesso que o resto do registo do cliente.