FAQ
Perguntas e respostas frequentes
Perguntas Gerais
Perguntas comuns sobre a utilização do Invotify.
O que é o Invotify?
O Invotify é uma plataforma profissional de faturação que ajuda as empresas a criar, gerir e enviar faturas e orçamentos. Inclui funcionalidades de gestão de clientes, catálogos de produtos, faturação recorrente, modelos personalizados, integração de pagamentos e análises.
Para quem é o Invotify?
O Invotify foi concebido para freelancers, pequenas empresas e grandes organizações que precisam de uma forma simplificada de criar faturas profissionais, gerir clientes e acompanhar pagamentos.
Quanto custa o Invotify?
O Invotify oferece três planos: Starter a €19/mês (€190/ano) com funcionalidades principais, Pro a €49/mês (€490/ano) com documentos sem marca de água, pagamentos, produtos, relatórios avançados e muito mais, e Lifetime a €499 pagamento único para acesso permanente a todas as funcionalidades Pro e atualizações futuras.
Posso usar o Invotify no telemóvel?
Sim! A aplicação web é totalmente responsiva, e existem aplicações nativas para iOS e Android e uma aplicação para Apple Watch e widgets para ecrã inicial e ecrã de bloqueio iOS — tudo incluído em todos os planos, com início de sessão com a sua conta existente. As aplicações móvel e para relógio requerem ligação à internet para sincronizar. Consulte a secção Mobile, Watch e Widgets para mais detalhes.
Os meus dados estão seguros?
O Invotify utiliza segurança padrão da indústria: ligações HTTPS encriptadas de ponta a ponta, autenticação de dois fatores e chaves de acesso para acesso à conta, isolamento de dados por empresa (os seus dados nunca são visíveis para outras contas), e limitação de taxa rigorosa para prevenir abusos. As palavras-passe são protegidas com algoritmos modernos e nunca são armazenadas em texto simples.
Que idiomas suporta o Invotify?
O Invotify suporta 21 idiomas: árabe, chinês, dinamarquês, holandês, inglês, finlandês, francês, alemão, hindi, italiano, japonês, coreano, letão, norueguês, polaco, português, russo, espanhol, sueco, turco e ucraniano. O layout da direita para a esquerda é totalmente suportado para árabe. Mude o idioma da interface a partir do ícone do globo na navegação; defina um idioma por cliente para enviar documentos a cada cliente no seu idioma preferido.
Existe um modo escuro?
Sim! Alterne entre temas claro e escuro usando o seletor de tema na barra de navegação superior. O Invotify também pode detetar automaticamente a sua preferência do sistema.
Conta e Acesso
Perguntas sobre a sua conta e acesso.
Como crio uma conta?
Visite o site do Invotify e clique em "Registar". Pode criar uma conta usando email/password, início de sessão Google ou início de sessão Apple. Se usar email, terá de verificar o endereço de email.
Como redefino a minha palavra-passe?
Clique em "Esqueci a palavra-passe" na página de início de sessão. Introduza o seu endereço de email e enviaremos um link de redefinição de palavra-passe. Verifique a pasta de spam se não o receber em alguns minutos.
Posso alterar o meu endereço de email?
A alteração do email numa conta existente não está atualmente disponível nas Definições — contacte o suporte e ajudaremos a migrar a sua conta para um novo endereço.
Como ativo a autenticação de dois fatores?
Vá a Definições → Segurança e, na secção Autenticação de Dois Fatores, ative "Código por Email". O 2FA fica ativo imediatamente — a partir do próximo início de sessão, um código de 6 dígitos é enviado por email para completar o início de sessão.
O que são chaves de acesso e como as utilizo?
As chaves de acesso são um segundo fator moderno e resistente a phishing: após introduzir a palavra-passe, confirma o início de sessão com o sensor biométrico do dispositivo (impressão digital, rosto) ou uma chave de segurança. Configure-as em Definições → Segurança → Chaves de Acesso.
Como elimino a minha conta?
Vá a Definições → Privacidade e Dados e clique em "Eliminar Minha Conta". Esta ação é permanente e remove todos os seus dados. Recomendamos exportar os dados primeiro.
Podem vários utilizadores aceder à minha conta?
Sim, no plano Pro, que inclui até 10 lugares de equipa. Convide o seu contabilista, assistente virtual ou membros da equipa por email e escolha o seu papel (Admin ou Membro). Os membros obtêm exatamente as permissões que lhes concede — nove permissões granulares cobrem faturas, orçamentos, clientes, produtos, modelos, agendamentos, relatórios, gestão de equipa e faturação. Starter e Lifetime são de utilizador único (1 lugar). Consulte a secção Equipa da documentação para mais detalhes.
Faturas e Orçamentos
Perguntas sobre a criação e gestão de documentos.
Onde posso encontrar as minhas faturas?
Todas as suas faturas estão listadas na secção "Faturas" do painel de controlo. Use a barra de pesquisa para encontrar faturas específicas por número ou nome de cliente, e use os filtros para restringir por estado.
Posso editar uma fatura já enviada?
Sim, as faturas podem ser editadas após o envio — envie depois ao cliente uma versão atualizada. Para faturas que tenham sido formalmente emitidas ou pagas, considere uma nota de crédito, que preserva o registo de auditoria.
Como duplico uma fatura?
Abra a fatura que pretende duplicar e clique no botão "Duplicar" no menu de ações. Isto cria uma nova fatura com um novo número, a data de hoje, mas o mesmo conteúdo e cliente.
Posso converter um orçamento numa fatura?
Sim! Abra o orçamento aceite e clique em "Converter em Fatura". Isto cria uma nova fatura com todos os detalhes do orçamento. O orçamento original é preservado e marcado como "Convertido".
Como funcionam as faturas recorrentes?
Ative um agendamento recorrente ao criar uma fatura. Escolha o padrão — diário, semanal, mensal ou anual — ou um intervalo personalizado (a cada N dias/semanas/meses/anos), incluindo regras semanais em dias específicos e "Nth dia da semana do mês". O Invotify gera automaticamente novas faturas nas datas agendadas (ou um número escolhido de dias antes, dando-lhe uma janela de revisão), e — se ativar o envio automático — envia-as ao cliente na data da fatura com o PDF anexado. Pode pausar, retomar ou terminar um agendamento a qualquer momento. Os agendamentos recorrentes estão disponíveis em todos os planos; cobrar automaticamente um cartão armazenado na geração é apenas Pro.
Posso aceitar pagamentos online nas minhas faturas?
Sim, com um plano Pro ou Lifetime. Ligue a sua conta Stripe ou PayPal em Definições → Integrações, e um botão de pagamento (e link de pagamento opcional) é incluído em cada fatura. Os clientes pagam diretamente e a fatura muda automaticamente para Paga. No Starter, ainda pode registar pagamentos manualmente.
Como envio uma fatura ao meu cliente?
Abra a página de detalhes da fatura e clique em "Enviar". Verifique o email do destinatário, adicione opcionalmente uma mensagem e clique em Enviar. O PDF da fatura é automaticamente anexado ao email, juntamente com o link de partilha (e no Pro, um link de pagamento).
Posso partilhar uma fatura como link em vez de enviá-la por email?
Sim. Gere um link de partilha na fatura e envie-o por qualquer canal — chat, o seu próprio cliente de email, uma aplicação de mensagens. O destinatário abre uma página limpa e com a sua marca sem necessidade de início de sessão, onde pode ver a fatura e transferir o PDF (e pagar online no Pro com Stripe ligado). O link usa um token aleatório difícil de adivinhar, e pode revogá-lo a qualquer momento. Disponível em todos os planos.
Posso saber quando um cliente viu a minha fatura?
Sim — o registo de visualizações de faturas regista cada vez que uma fatura partilhada é aberta, gravando o timestamp, a fonte (link, email, portal ou api), endereço IP e browser. A página de detalhes da fatura mostra uma contagem de visualizações mais os timestamps de primeira e última visualização, portanto uma visualização sem pagamento é o seu sinal para dar seguimento. Incluído em todos os planos.
Modelos e Personalização
Perguntas sobre a personalização dos seus documentos.
Posso personalizar o meu modelo de fatura?
Sim. O Editor de Modelos permite arrastar qualquer um dos 22 tipos de blocos para uma grelha de precisão e estilizar cada bloco de acordo com a sua marca. Guarde tantos modelos quantos precisar, duplique-os e remisture-os, e atribua diferentes modelos por fatura.
Como adiciono o meu logótipo?
Vá a Definições → Informações da Empresa e carregue o seu logótipo. Formatos suportados: PNG, JPG, GIF, WebP (máximo 5MB). Imagens quadradas funcionam melhor. O logótipo aparece automaticamente no bloco Marca nos seus modelos.
Posso usar vários modelos?
Sim, crie e guarde tantos modelos quantos precisar. Ao criar uma fatura ou orçamento, selecione qual modelo usar. Isto é útil para diferentes tipos de documentos ou categorias de clientes.
Existem modelos pré-criados disponíveis?
Sim! A página de Modelos inclui uma loja "Designs Profissionais" com 12 modelos desenhados profissionalmente. Clique em "Adicionar" em qualquer design para adicionar uma cópia à sua coleção, depois personalize-a de acordo com a sua marca.
Que tipos de blocos estão disponíveis no editor de modelos?
O editor inclui 22 tipos de blocos agrupados em cinco categorias. Identidade: Marca/Logótipo, De, Para, Enviar Para. Documento: Número de Fatura, Data de Emissão, Data de Vencimento, Período de Serviço, Nº de Encomenda, Campos Personalizados. Conteúdo: Linhas de Artigos, Bloco de Texto, Notas e Termos, Imagem. Dinheiro: Valor a Pagar, Dados de Pagamento, Condições de Pagamento, Assinatura. Layout: Divisor, Carimbo de Estado, Código de Barras, Código QR.
Posso ocultar determinados campos no meu modelo?
Sim. Abra o painel de configuração de um bloco e use o separador Campos para mostrar ou ocultar campos individuais (etiquetas, datas, colunas e mais) sem eliminar o bloco — fácil de reativar mais tarde se necessário.
Os meus documentos podem ser assinados eletronicamente?
Sim. O Invotify suporta assinaturas digitais em faturas e orçamentos, incluído em todos os planos. Adicione um bloco Assinatura ao seu modelo e defina o nome padrão do signatário, título e imagem de assinatura nas Definições — os seus documentos são então enviados assinados. Os seus clientes também podem assinar, sem uma conta: a página de partilha pública tem um painel de assinatura onde introduzem o nome e desenham a assinatura. Os registos de assinatura capturados incluem o nome do signatário, email opcional, endereço IP, browser e timestamp exato como registo de auditoria. Nota: esta é uma assinatura eletrónica simples com registo de auditoria — não é uma assinatura qualificada eIDAS, e o Invotify não garante a sua exequibilidade legal. Consulte a secção Assinaturas Digitais para mais detalhes.
Equipa e Permissões
Perguntas sobre equipas multi-utilizador, papéis e convites.
Quantos membros de equipa posso convidar?
As equipas multi-utilizador são uma funcionalidade Pro, com até 10 lugares no total (a contagem de lugares inclui o proprietário). Não há taxa extra por lugar dentro desse limite. Starter e Lifetime são de utilizador único — 1 lugar — portanto para adicionar colegas teria de atualizar para Pro. Os convites pendentes reservam um lugar, portanto não pode convidar além do limite.
O que pode cada papel fazer?
O Proprietário tem acesso total incluindo faturação e não pode ser removido. O Admin tem todas as permissões por defeito, incluindo faturação — reserve-o para colegas de confiança. O Membro tem as permissões que lhe conceder explicitamente — faturas, orçamentos, clientes, produtos, modelos, agendamentos, relatórios, gestão de equipa. Escolha exatamente o que cada colega pode tocar.
Posso ter mais do que um Proprietário?
Não. Cada conta tem exatamente um Proprietário — a pessoa que se registou e é responsável pela faturação. Se precisar de transferir a conta (por exemplo, está a vender o negócio), contacte o suporte para transferir a propriedade.
Como revogo o acesso quando alguém sai?
Abra a página Equipa na barra lateral, encontre a pessoa e clique em Remover. As sessões são invalidadas imediatamente e perdem o acesso. As suas ações históricas permanecem no registo de atividades para fins de auditoria.
Um Membro pode ver faturas que não criou?
Sim, se tiver a permissão Gerir Faturas. O âmbito da equipa é a nível de empresa — todos com acesso a uma funcionalidade veem todos os dados nessa funcionalidade. O Invotify não tem propriedade por fatura (ainda).
O que acontece se um email de convite cair no spam?
Diga ao convidado para verificar a pasta de spam. Se ainda não o conseguir encontrar, revogue o convite na página Equipa e envie um novo. Os convites são válidos por 7 dias a partir do momento em que são enviados.
Posso auditar o que os meus membros de equipa fizeram?
Sim — o Registo de Atividades regista ações chave (faturas criadas, enviadas e marcadas como pagas, produtos criados, convites de equipa e alterações de papel, ligações bancárias e correspondências) juntamente com quem o fez e quando. Filtre por pessoa ou por data para restringir a vista.
Posso exigir aprovação antes de uma fatura ser enviada?
Sim, com fluxos de aprovação (uma funcionalidade Pro, incluída com Lifetime). Defina regras em Definições → Aprovações — por exemplo "faturas acima de €1.000 precisam de aprovação de admin," "primeira fatura a um novo cliente," ou "todos os orçamentos." Um documento correspondente é retido automaticamente e não pode ser enviado por email até que um proprietário ou admin o aprove (o bloqueio é aplicado no lado do servidor, devolvendo um 409 APPROVAL_PENDING). O criador não pode aprovar o seu próprio documento, portanto é sempre uma segunda revisão genuína. No Starter vê uma pré-visualização com um pedido de atualização; nenhuma regra é executada.
Notas de Crédito
Perguntas sobre notas de crédito, reembolsos e correções.
Quando devo usar uma nota de crédito em vez de editar uma fatura?
Edite uma fatura apenas se ainda estiver em rascunho. Depois de enviada ou marcada como paga, emita uma nota de crédito — preserva o registo de auditoria e mantém o seu contabilista satisfeito. As notas de crédito são a forma adequada de documentar qualquer correção depois de uma fatura ter sido formalizada.
Posso emitir um crédito parcial?
Sim. As notas de crédito suportam qualquer valor até ao total da fatura original. Usos comuns: um artigo devolvido de vários, um desconto negociado após o facto, ou correção de um sobrecarregamento numa linha.
Uma nota de crédito reembolsa automaticamente o cliente?
Não. Uma nota de crédito é um documento — reduz o saldo pendente da fatura ligada quando a emite, mas nunca move dinheiro. O Invotify não envia reembolsos para o Stripe, PayPal ou o seu banco em seu nome. Processe qualquer reembolso real pelo seu canal habitual (Stripe, transferência bancária, dinheiro) e marque a nota de crédito como Aplicada depois de liquidada.
Posso anular uma nota de crédito?
Sim. As notas de crédito anuladas permanecem no sistema para fins de auditoria mas não têm efeito financeiro. Anule uma nota de crédito se foi emitida por erro. Não a elimine — a eliminação quebra o registo de auditoria.
As notas de crédito aparecem nos extratos de clientes?
Sim. Cada extrato de cliente inclui faturas, pagamentos e notas de crédito com um saldo corrente, portanto o histórico financeiro completo está num só documento.
Produtos e Inventário
Perguntas sobre o catálogo de produtos e rastreio de stock.
Preciso de criar produtos para usar o Invotify?
Não, os produtos são opcionais — e o catálogo de produtos é uma funcionalidade Pro (incluída com Lifetime). Pode sempre escrever itens de linha manualmente em cada fatura em qualquer plano. No Pro, os produtos permitem-lhe selecionar itens pré-configurados com descrições, preços, preços de custo e categorias de impostos guardados.
Como funciona o rastreio de stock?
O rastreio de stock faz parte do catálogo de produtos Pro. Ative-o em Definições → Funcionalidades, depois defina quantidades de stock e limites de stock baixo em produtos individuais. Receberá notificações quando o stock ficar abaixo do limiar ou for esgotado, e cada alteração é registada num registo de movimentos de stock.
O stock diminui automaticamente quando crio uma fatura?
No Pro com rastreio de stock ativado, o stock é deduzido automaticamente — quando uma fatura é criada com estado Enviada, ou quando é posteriormente marcada como Paga (o que acontecer primeiro, nunca ambos). Cada dedução decrementa os produtos na fatura e escreve uma entrada de "venda" no registo de movimentos de stock. Se o rastreio de stock estiver desativado, nada muda.
Posso organizar produtos em categorias?
Sim, os produtos podem ser atribuídos a categorias: Serviços, Software, Hardware, Consultoria, Formação, Suporte, Licenciamento, Subscrição e Outros.
Que tipos de unidade estão disponíveis?
O Invotify suporta 10 tipos de unidade: Unidade (genérico), Hora, Dia, Mês, Ano, Peça, Serviço, Projeto, Licença e Subscrição.
Pagamentos e Faturação
Perguntas sobre receber pagamentos e gerir a sua subscrição.
Como aceito pagamentos online nas faturas?
O Stripe e PayPal estão disponíveis nos planos Pro e Lifetime. Ligue a sua conta em Definições → Integrações, e cada fatura que enviar inclui um botão de pagamento. Com o Stripe, os clientes pagam com cartões, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA e mais, dependendo da sua região. O Invotify muda a fatura para Paga automaticamente no instante em que o pagamento é bem-sucedido.
O que acontece quando uma fatura fica em atraso?
Se tiver lembretes ativados, o Invotify envia emails de marca educados ao cliente no agendamento que configurou (por exemplo, 7 e 14 dias após o vencimento). Cada email inclui o número da fatura, valor e data de vencimento. Se preferir controlo manual, o Invotify notifica-o a si — você decide se envia um lembrete ou trata de outra forma.
Posso cobrar juros de mora?
Sim, em todos os planos. Configure um período de graça, um tipo de taxa (valor fixo ou percentagem), e um limite máximo opcional em Definições → Definições de Documentos (no cartão Condições de Pagamento Padrão). Depois que uma fatura em atraso ultrapassa o período de graça, aplique a taxa na fatura com um clique. Verifique as regulamentações locais antes de ativar juros de mora.
Posso dividir um orçamento grande em várias faturas?
Sim — isso é faturação progressiva. Marque "Permitir faturação progressiva" no editor de orçamentos (ao criar ou editar o orçamento), depois fature qualquer percentagem ou valor fixo a qualquer momento a partir da vista de progresso do orçamento. O Invotify acompanha o total acumulado e impede-o de faturar acima do orçamento. Divisões comuns são 30/30/40 ou 50/50. Consulte a secção Orçamentos para mais detalhes.
Que moedas são suportadas?
O Invotify suporta 102 moedas incluindo USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN e muitas moedas regionais. Defina o padrão da sua empresa em Definições → Definições de Documentos, depois substitua por cliente ou por fatura conforme necessário. O Stripe obtém automaticamente a moeda da fatura no checkout.
Como registo um pagamento feito em dinheiro ou transferência?
Abra a fatura e clique em "Registar pagamento". Introduza o valor e notas opcionais (por exemplo, "transferência bancária, ref 1234"). A fatura atualiza imediatamente — valores parciais mantêm-na em aberto pelo restante. O registo manual de pagamentos está disponível em todos os planos, incluindo Starter.
Que relatórios financeiros oferece o Invotify?
O painel mostra receita, pendente, pago e em espera, mais um gráfico de receita em todos os planos, e os extratos de clientes (um PDF de saldo corrente por cliente em qualquer intervalo de datas) também estão em todos os planos. O conjunto de relatórios avançados é Pro: Receita, Lucros e Perdas, Antiguidade (intervalos 30/60/90+), DSO (dias de vendas pendentes) e um relatório de Impostos com exportação CSV. Receita, L&P e Impostos contam apenas faturas pagas; Antiguidade e DSO olham para o que ainda é devido. Nota: o Invotify não rastreia despesas, portanto o L&P é focado em rendimentos, não um L&P contabilístico completo. Consulte a secção Relatórios e Análises.
Posso associar transações bancárias a faturas automaticamente?
Sim, no Pro e Lifetime. Ligue o seu banco empresarial via Plaid (EUA, Reino Unido e Canadá) em Definições → Integrações. O Invotify importa transações, pontua cada crédito de entrada contra as suas faturas abertas por valor, data e nome do cliente, confirma automaticamente as correspondências de alta confiança (registando o pagamento e mudando a fatura para Paga), e permite confirmar ou ignorar o resto com um clique. Consulte a secção Sincronização Bancária.
Como atualizo o meu plano?
Vá a Definições → Faturação e clique em "Mudar Plano". Compare funcionalidades, selecione o seu plano e complete o pagamento via Stripe. A atualização tem efeito imediatamente.
Posso obter um reembolso na minha subscrição Invotify?
As subscrições e compras Lifetime não são reembolsáveis por nossos Termos de Serviço, exceto quando um reembolso é exigido por lei. Pode cancelar uma subscrição a qualquer momento e manter o acesso até ao fim do período pago. Contacte o suporte se achar que a sua situação qualifica para um reembolso legalmente exigido.
Posso alternar entre faturação mensal e anual?
Sim, pode alternar entre faturação mensal e anual a qualquer momento através do Portal do Cliente Stripe (Definições → Faturação → Gerir Subscrição). A faturação anual poupa 15-20%.
Questões Técnicas
Questões técnicas sobre o Invotify.
Que browsers são suportados?
O Invotify funciona em todos os browsers modernos incluindo Chrome, Firefox, Safari e Edge. Recomendamos manter o browser atualizado para a melhor experiência e segurança.
Posso exportar os meus dados?
Sim! Vá a Definições → Privacidade e Dados e clique em "Transferir Os Meus Dados". Isto transfere um ficheiro JSON contendo todos os seus dados de perfil, faturas, orçamentos, clientes, produtos e modelos.
O Invotify funciona offline?
O Invotify requer uma ligação à internet para funcionar. Os seus dados são armazenados de forma segura na nuvem e sincronizam automaticamente.
Como são gerados os PDFs?
Os PDFs são gerados no lado do servidor para garantir uma saída consistente e de alta qualidade. Correspondem exatamente ao layout do seu modelo e são otimizados para impressão A4.
Quando é que as faturas recorrentes são geradas?
As faturas recorrentes são geradas automaticamente nas datas agendadas — ou mais cedo se o agendamento tiver uma janela de "geração antecipada". O sistema corre uma vez por dia e processa cada agendamento que está previsto para esse dia. Se ativou o envio automático, a fatura gerada é enviada ao cliente na data da fatura, portanto uma janela de geração antecipada duplica como tempo de revisão antes de sair.
Com que frequência as notificações são atualizadas?
As notificações são entregues quase em tempo real para eventos que ocorrem na aplicação (como um pagamento recebido) e são avaliadas regularmente para eventos baseados em tempo (faturas em atraso, orçamentos a expirar, stock baixo).
Posso desativar funcionalidades que não uso?
Sim! Vá a Definições → Funcionalidades para ativar/desativar Orçamentos, Produtos (com Rastreio de Stock integrado), Calendário, Notas de Crédito, Relatórios, Atividade e Equipa. As funcionalidades desativadas ficam ocultas na barra lateral mas os seus dados são preservados.
Posso exportar e-faturas estruturadas (UBL / CII / Peppol)?
Sim, no Pro (incluído com Lifetime). A partir de uma fatura pode gerar um ficheiro XML em conformidade com as normas em três formatos: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT — por detrás da XRechnung alemã e Factur-X francesa), e Peppol BIS 3.0. Isto é apenas exportação — o Invotify produz o XML e você transfere-o; não transmite para a rede Peppol. A entrega de uma fatura Peppol ainda requer o seu próprio fornecedor de Ponto de Acesso Peppol. A exportação de e-faturas é apenas para faturas, não orçamentos. Consulte a secção E-Faturação.
Quanto espaço de armazenamento de ficheiros tenho?
Pode anexar recibos, contratos e documentos assinados aos clientes. O armazenamento é 100 MB no Starter, 5 GB no Pro e 10 GB no Lifetime, com cada ficheiro individual até 20 MB independentemente do plano. A página de Ficheiros mostra uma barra de utilização (âmbar a 75%, vermelho a 90%). Os carregamentos que excedam a sua quota são bloqueados — o limite é aplicado a nível de base de dados — e eliminar ficheiros liberta espaço imediatamente. Consulte a secção Ficheiros e Armazenamento.