Faturação eletrónica e conformidade

O Invotify ajuda-o a cumprir duas exigências modernas ao mesmo tempo: faturas eletrónicas estruturadas, legíveis por máquinas, para faturação B2B e ao setor público, e controlo total sobre os seus próprios dados ao abrigo do RGPD.

Faturação eletrónica estruturada (Pro): Além do habitual PDF, o Invotify pode gerar uma versão XML, conforme com as normas, de qualquer fatura. Transfere o ficheiro XML e envia-o ou carrega-o onde o seu comprador ou autoridade fiscal o exigir. São suportados três formatos: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) e Peppol BIS 3.0.

Dados e privacidade (todos os planos): Qualquer conta pode exportar os seus dados — como ficheiros CSV prontos a abrir para o seu contabilista, ou como um arquivo JSON completo — e pode eliminar definitivamente a conta quando já não precisar dela.

A exportação de faturas eletrónicas é uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). A exportação de dados e a eliminação da conta estão disponíveis em todos os planos — e o arquivo JSON completo e a eliminação da conta funcionam mesmo que a sua subscrição tenha caducado.

O Invotify gera três formatos de fatura eletrónica estruturada. Os três são produzidos a partir dos mesmos dados da fatura, pelo que pode escolher o que o seu destinatário ou jurisdição exigir.

UBL 2.1: A norma OASIS Universal Business Language. Amplamente aceite em toda a UE e o ponto de partida mais comum para a faturação eletrónica estruturada.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, alinhada com a EN 16931. É o formato que está na base do XRechnung (Alemanha) e do Factur-X (França), pelo que deve escolher CII quando fatura o setor público alemão ou francês e muitos destinatários B2B.

Peppol BIS 3.0: Um perfil do UBL 2.1 com metadados específicos do Peppol — o CustomizationID e o ProfileID, além de identificadores EndpointID obrigatórios tanto para o fornecedor como para o comprador. Use-o quando o seu destinatário pedir uma fatura Peppol.

Importante — o Invotify gera o ficheiro, não o transmite. A exportação Peppol produz um documento XML Peppol BIS 3.0 válido. A entrega efetiva na rede Peppol exige um fornecedor de Ponto de Acesso Peppol (por exemplo, Pagero, Basware ou Storecove). O Invotify entrega-lhe o XML; enviá-lo ou carregá-lo é o seu passo final.

A exportação de uma fatura eletrónica faz-se a partir de uma fatura individual. A exportação transfere um ficheiro .xml cujo nome combina o número da fatura e o formato (por exemplo, INV-001-ubl.xml).

Trata-se de uma funcionalidade Pro, disponível apenas para faturas — os orçamentos não podem ser exportados como faturas eletrónicas.

As faturas Peppol identificam cada parte com um identificador de participante Peppol denominado EndpointID. Do lado do fornecedor, esse identificador provém do PEPPOL ID da sua empresa, que define uma única vez nas Definições.

Introduza apenas o número de participante registado — por exemplo 1234567890123 — e o Invotify aplica automaticamente o esquema GLN (0088) ao escrever o EndpointID do fornecedor em todas as exportações Peppol BIS 3.0. Não acrescente você mesmo o código do esquema. Se deixar o campo em branco, o Invotify recorre ao e-mail da sua empresa como endpoint, o que a maioria dos destinatários Peppol não aceitará.

O seu PEPPOL ID faz parte do perfil da empresa, pelo que é partilhado por toda a empresa e reutilizado em todas as exportações Peppol — não precisa de o reintroduzir fatura a fatura.

O Invotify dá-lhe acesso total aos seus próprios dados, em apoio ao direito à portabilidade dos dados do RGPD (artigo 20.º). Existem duas formas complementares de extrair os seus dados, disponíveis em todos os planos.

Exportações CSV (para o seu contabilista): Transfira folhas de cálculo focadas, que pode abrir no Excel, no Numbers ou em qualquer ferramenta de contabilidade. Estas exportações encontram-se onde os dados vivem e exigem uma subscrição ativa: - Clientes — exportados a partir da página Clientes, através de «Exportar CSV» (Export CSV): nome, e-mail, telefone, número de identificação fiscal, morada completa e data de criação. - Faturas — exportadas a partir da lista de faturas: número da fatura, estado, datas, cliente, moeda, subtotal, imposto, desconto, totais, valor pago, fornecedor/estado do pagamento e notas. Pode filtrar por intervalo de datas e por estado.

Arquivo JSON completo (cópia de segurança integral): Um único ficheiro JSON estruturado com tudo aquilo a que tem visibilidade — a sua conta e o perfil da empresa, clientes, todos os documentos (faturas, orçamentos, notas de crédito, despesas), modelos, agendamentos recorrentes, pagamentos e predefinições de impostos, ligações bancárias, produtos e movimentos de stock, ficheiros e notas de clientes, e um registo de auditoria. Os nomes dos campos são convertidos em designações legíveis, para que o arquivo seja claro e não exponha detalhes internos da base de dados. O arquivo é transferido em Definições → Privacidade e dados (Settings → Privacy & Data) e funciona mesmo que a sua subscrição tenha caducado.

Quando já não precisar do Invotify, pode eliminar definitivamente a sua conta, em apoio ao direito ao apagamento do RGPD (artigo 17.º). Está disponível em todos os planos.

A eliminação é irreversível. Para evitar acidentes, tem de escrever exatamente a frase DELETE MY ACCOUNT para confirmar. Depois de confirmada, o Invotify: 1. Cancela qualquer subscrição ativa (na medida do possível). 2. Elimina os dados da empresa e o registo da empresa (se for o proprietário). 3. Elimina os seus dados pessoais, o perfil e as credenciais de acesso. 4. Remove do armazenamento os ficheiros que carregou. 5. Termina a sua sessão.

Se for membro de uma empresa que não é sua, eliminar a conta remove a sua qualidade de membro, mas mantém a empresa e os respetivos dados intactos para a restante equipa.