E-Faturação e Conformidade

O Invotify ajuda-o a cumprir dois requisitos modernos em simultâneo: e-faturas estruturadas legíveis por máquina para faturação B2B e governamental, e controlo total sobre os seus dados ao abrigo do RGPD.

E-faturação estruturada (Pro): Para além do PDF habitual, o Invotify pode gerar uma versão XML de qualquer fatura em conformidade com normas. Transfere o ficheiro XML e envia-o ou carrega-o onde o seu comprador ou autoridade fiscal o exigir. São suportados três formatos: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) e Peppol BIS 3.0.

Dados e privacidade (todos os planos): Qualquer conta pode exportar os seus dados — como ficheiros CSV prontos a abrir para o seu contabilista, ou como um arquivo JSON completo — e pode eliminar permanentemente a conta quando já não precisar dela.

A exportação de e-faturas é uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). A exportação de dados e a eliminação de conta estão disponíveis em todos os planos — e o arquivo JSON completo e a eliminação de conta funcionam mesmo que a sua subscrição tenha expirado.

O Invotify suporta os três principais formatos de e-fatura utilizados em toda a Europa e a nível global. Todos são gerados a partir dos mesmos dados da fatura — escolha o formato que o seu comprador ou requisito de conformidade exige.

UBL 2.1 (Universal Business Language): O formato XML mais amplamente adotado para e-faturação empresarial, utilizado em toda a Europa, Américas, Ásia-Pacífico e Médio Oriente. Os documentos UBL são legíveis por máquina, estruturados segundo a norma ISO/IEC 19845, e amplamente aceites pelos sistemas de aquisição e fiscais. Use UBL quando um comprador solicitar um ficheiro XML ou quando o seu sistema de contabilidade importar faturas eletrónicas.

CII (Cross-Industry Invoice — UN/CEFACT): O formato XML da ONU para faturação transfronteiriça e interindustrial, amplamente utilizado na Alemanha, França e outros países europeus que implementaram a norma EN 16931. O CII é o formato subjacente ao ZUGFeRD/Factur-X, uma fatura híbrida PDF+XML popular na Europa Central. Use CII para clientes alemães, franceses ou quando o seu parceiro de troca EDI exigir o formato UN/CEFACT.

Peppol BIS 3.0 (Business Interoperability Specifications): O perfil de e-fatura da rede Peppol, obrigatório para contratos com organismos públicos em muitos países europeus (Noruega, Suécia, Dinamarca, Finlândia, Países Baixos, Bélgica, Singapura e outros). O Peppol BIS 3.0 é baseado em UBL 2.1 com regras de negócio adicionais e validações obrigatórias. Use Peppol quando faturar entidades governamentais ou compradores ligados à rede Peppol.

Qual o formato a escolher: - Comprador geral, sem preferência indicada → UBL 2.1 - Comprador alemão ou francês, ZUGFeRD/Factur-X → CII - Organismos públicos ou compradores Peppol → Peppol BIS 3.0

Pode exportar qualquer fatura como XML estruturado a partir de vários pontos da interface — o exportador suporta UBL 2.1, CII e Peppol BIS 3.0.

Onde exportar: - Página de detalhes da fatura — Clique no menu de ações (os três pontos) e escolha o formato de exportação. - Lista de faturas — O submenu de ações de cada linha inclui as opções de exportação de e-fatura.

O que é gerado: O Invotify constrói o XML a partir dos dados da fatura: identificador da fatura, datas, detalhes do fornecedor e do comprador (incluindo IDs fiscais e PEPPOL quando disponíveis), linhas, impostos e totais. O XML segue estritamente o esquema do formato escolhido.

País e código ISO: O Invotify resolve o país livre (p. ex. "Portugal") para o código ISO 3166-1 alfa-2 correto (p. ex. "PT") usando uma tabela interna de resolução de nomes. Não adivinha a partir das duas primeiras letras — se um nome de país não for reconhecido, usa o código de país predefinido da empresa. Para garantir a qualidade do XML, use nomes de países reconhecidos nos detalhes da empresa e do cliente.

O seu ID PEPPOL é o seu endereço eletrónico na rede Peppol — o identificador que os compradores e as suas plataformas de aquisição utilizam para encaminhar e-faturas diretamente para si.

O que é um ID PEPPOL: Um ID PEPPOL é um identificador de participante composto por um esquema e um número, por exemplo 0088:1234567890123 (esquema GLN) ou 9999:123456789 (esquema específico do país). Os esquemas mais comuns são: - 0088 — EAN/GLN (global) - 9915 — Número de registo da empresa austríaco - 0192 — Número de organização norueguês (Noruega) - 9944 — Número de identificação fiscal neerlandês (Países Baixos)

Onde configurar: Introduza o seu ID PEPPOL em Definições → Informações da Empresa → ID PEPPOL. Introduza apenas o número do participante (p. ex. 1234567890123); o esquema GLN 0088 é aplicado automaticamente. O ID é então incluído nas exportações Peppol BIS 3.0.

Quando precisar de um ID PEPPOL: Nem todas as empresas precisam de um ID PEPPOL. Só é necessário se: - Fatura entidades governamentais em países que exigem Peppol (Noruega, Dinamarca, Finlândia, Países Baixos, Bélgica, Singapura, entre outros) - O seu comprador exige explicitamente um endereço Peppol para encaminhamento

Qualquer conta pode exportar os seus dados do Invotify a qualquer momento — independentemente do plano ou do estado da subscrição. Dois formatos estão disponíveis: exportações CSV por categoria e um arquivo JSON completo.

Exportações CSV: Exporte os seus dados em ficheiros CSV separados por categoria — clientes, faturas, itens de linha, pagamentos e outros. Os CSV abrem diretamente no Excel, no Números ou em qualquer editor de folhas de cálculo, e o seu contabilista pode importá-los para a maioria dos softwares de contabilidade.

Arquivo JSON completo: Uma exportação única de tudo — o seu perfil, empresa, clientes, faturas, orçamentos, produtos, modelos e registos relacionados — num único ficheiro JSON. Útil para migrações, auditorias ou como cópia de segurança completa dos seus dados.

Como exportar: Ambas as opções estão em Definições → Privacidade e Dados. Clique em Transferir os Meus Dados para o arquivo JSON. As exportações CSV estão na mesma secção, categorizadas por tipo de dados.

Disponibilidade: A exportação de dados está disponível em todos os planos, incluindo quando a subscrição expirou. É um direito ao abrigo do RGPD — nunca é bloqueado.

Se pretender fechar a sua conta Invotify, pode eliminá-la permanentemente em Definições → Privacidade e Dados. A eliminação remove o seu perfil, a empresa e todos os dados associados — faturas, orçamentos, clientes, produtos e modelos.

Como eliminar a sua conta: 1. Exporte os seus dados primeiro (recomendado — a eliminação não pode ser revertida) 2. Vá a Definições → Privacidade e Dados 3. Clique em Eliminar a Minha Conta 4. Escreva DELETE MY ACCOUNT para confirmar 5. A sua conta e todos os dados são eliminados permanentemente

O que é eliminado: - O seu perfil de utilizador - Os dados da empresa - Todos os clientes, faturas, orçamentos, produtos e modelos - Todos os ficheiros carregados - Dados de subscrição (a subscrição é cancelada junto do Stripe se ativa)

O que não é eliminado imediatamente: Os registos de faturação do Stripe são mantidos pelo Stripe de acordo com os seus requisitos legais e de conformidade — o Invotify não controla os dados de faturação do Stripe após a eliminação.

Disponibilidade: A eliminação de conta está disponível em todos os planos, mesmo que a subscrição tenha expirado. É um direito ao abrigo do RGPD.