Clientes

A sua base de dados de clientes é fundamental para uma faturação eficiente. Ao manter registos de clientes precisos, pode criar faturas rapidamente com informações preenchidas automaticamente e acompanhar as suas relações comerciais ao longo do tempo.

Vantagens da gestão de clientes: - Criação rápida de faturas com preenchimento automático num só clique - Informações de cliente coerentes em todos os documentos - Consulta do histórico completo de faturas de cada cliente - Acompanhamento dos dados de contacto e das informações comerciais dos clientes - Os documentos podem ser apresentados no idioma do cliente, para que cada cliente leia as faturas e os orçamentos no idioma que preferir - Validação do IVA europeu (VIES) com preenchimento automático do nome e da morada da empresa - Notas internas e ficheiros anexados conservados por cliente - Organização dos contactos com pesquisa e ordenação

Todas as funcionalidades de clientes aqui descritas estão disponíveis em todos os planos.

Pode adicionar clientes a partir da página Clientes (Customers) ou diretamente enquanto cria uma fatura ou um orçamento.

Campos de informação do cliente:

Obrigatórios: - Nome (nome de uma pessoa ou de uma empresa) - E-mail (para o envio de faturas e orçamentos)

Opcionais: - Tipo («Cliente» (Customer) ou «Potencial cliente» (Lead) — acompanhe os potenciais clientes separadamente dos clientes ativos) - Nome de contacto (pessoa de contacto numa empresa) - Número de telefone - Número de identificação fiscal (número de registo local) - Número de IVA (IVA europeu — validado contra o VIES à medida que escreve) - Morada (rua) - Cidade - Estado / Província - Código postal - País

Validação do IVA e preenchimento automático: Quando introduz um número de IVA europeu, o Invotify valida-o em tempo real na base de dados VIES da Comissão Europeia. Um número válido é confirmado com um visto verde; um número inválido é assinalado antes de guardar. Se a consulta for bem-sucedida, o nome e a morada registados da empresa são preenchidos automaticamente nos campos que tiver deixado em branco — assim, pode criar uma ficha de cliente B2B completa apenas a partir do número de IVA.

Adicionar a partir da página Clientes: 1. Aceda a Clientes (Customers) na barra lateral 2. Clique no botão «Adicionar cliente» (Add Customer) 3. Preencha os dados do cliente 4. Clique em «Guardar» (Save)

Adicionar enquanto cria uma fatura: 1. Na secção «Faturar a» (Bill To) do editor de faturas, mude para «Adicionar cliente» (Add Customer) 2. Preencha os campos mínimos obrigatórios (nome e e-mail) 3. Guarde — o cliente fica armazenado na sua lista de clientes e é selecionado automaticamente para a fatura

A lista de clientes disponibiliza ferramentas para pesquisar, ordenar e gerir a sua base de dados de clientes com eficiência.

Funcionalidades da lista: - Pesquisa por nome, e-mail e número de telefone - Ordenação por nome, e-mail, telefone ou localização (clique nos cabeçalhos das colunas) - Filtragem por tipo (clientes ou potenciais clientes) - Paginação (10 clientes por página) - Seleção múltipla com eliminação em massa (Shift + clique para selecionar um intervalo) - Ações rápidas para cada cliente

Ações sobre um cliente: - Ver (View) — abre a página de detalhes do cliente com o perfil completo e o histórico - Editar (Edit) — altere as informações do cliente - Eliminar (Delete) — remova o cliente (com caixa de diálogo de confirmação)

Página de detalhes do cliente: Cada cliente tem uma página dedicada que mostra: - As informações de contacto completas (nome, pessoa de contacto, e-mail, telefone, número de identificação fiscal, número de IVA) - A morada comercial completa - Estatísticas de receita do cliente (este ano, o ano passado, fatura média, previsão) - Todas as faturas associadas ao cliente (número, data, montante, estado) - Uma área de atividade para as notas internas e os ficheiros anexados conservados para o cliente - Um gerador de extrato de cliente (Client Statement) — escolha um intervalo de datas para gerar um PDF com saldo corrente - Ações rápidas (editar, eliminar, criar uma nova fatura para este cliente)

Ficheiros do cliente: os ficheiros anexados vivem na área de atividade do cliente e contam para a quota de armazenamento de ficheiros da sua conta. Consulte a secção Ficheiros para conhecer os limites de armazenamento e os tipos de ficheiro suportados.

Siga estas boas práticas para manter uma base de dados de clientes limpa e útil.

Qualidade dos dados: - Verifique os endereços de e-mail antes de guardar, para garantir a entrega das faturas - Use um formato coerente para os números de telefone - Inclua moradas completas para todos os clientes empresariais - Atualize as informações quando os clientes lhe comunicarem alterações

Organização: - Use a denominação social para os clientes B2B - Use nomes completos para os clientes particulares - Adicione nomes de contacto para distinguir as pessoas de uma mesma empresa - Mantenha os números de identificação fiscal atualizados para garantir a conformidade

Manutenção: - Reveja e atualize regularmente as informações dos clientes - Elimine as entradas duplicadas com a ajuda da função de pesquisa - Exporte os dados de clientes em CSV a partir da página Clientes através de «Exportar CSV» (Export CSV), ou como parte do arquivo JSON completo em Definições → Privacidade e dados (Settings → Privacy & Data)