Notas de crédito

Uma nota de crédito é um documento que emite a um cliente para reduzir ou reverter um valor em dívida numa fatura anterior. Utilize notas de crédito quando:

• Um cliente devolve um produto
• Precisa de corrigir um valor cobrado a mais numa fatura paga ou por pagar
• Pretende anular parte ou a totalidade de um saldo em aberto
• Acordou um desconto depois de a fatura original ter sido emitida
• Precisa de documentar um reembolso que processou fora do Invotify

Porque é que as notas de crédito são importantes: As notas de crédito são a forma aprovada pelos contabilistas de ajustar uma fatura depois de emitida. Não reescrevem a história — a fatura original mantém-se exatamente como estava — limitam-se a documentar a correção num registo próprio, com o seu próprio número e data. Isto mantém a sua contabilidade pronta para auditoria e o extrato do seu cliente claro.

Notas de crédito vs. editar faturas: Se uma fatura ainda estiver em rascunho, pode editá-la diretamente. Assim que uma fatura é enviada ou marcada como paga, passa a fazer parte do seu registo financeiro — deve emitir uma nota de crédito em vez de a modificar. O Invotify permite ambas as opções, mas as notas de crédito são o caminho recomendado para faturas enviadas ou pagas.

No Invotify, as notas de crédito são criadas a partir de uma fatura existente — assim, cada crédito fica associado ao documento que corrige. Começa na página Notas de crédito, escolhe a fatura e o resto é preenchido automaticamente.

Criar uma nota de crédito: 1. Aceda à página Notas de crédito 2. Clique em «Nova nota de crédito» (New credit note) 3. Escolha a fatura que pretende creditar 4. As respetivas linhas de artigos são carregadas, com a quantidade ainda disponível para creditar em cada linha 5. Assinale as linhas a incluir — todas, para um crédito total, ou apenas algumas, para um crédito parcial 6. Ajuste a quantidade creditada por linha se estiver a creditar apenas parte de um artigo 7. Adicione um motivo e quaisquer notas (vivamente recomendado para o rasto de auditoria) 8. Guarde como rascunho e emita-a quando estiver pronto

O cliente, a moeda e os dados fiscais são obtidos automaticamente da fatura. Não pode creditar mais do que o que ainda não foi creditado em cada linha — o Invotify bloqueia créditos em excesso.

O PDF da nota de crédito: Cada nota de crédito produz um PDF limpo e padronizado, claramente encabeçado por «NOTA DE CRÉDITO» (CREDIT NOTE), para que não haja confusão com uma fatura. Apresenta as linhas creditadas, o crédito total e os dados da sua empresa, e inclui o motivo que introduziu.

As notas de crédito passam por quatro estados, da criação à liquidação. Compreendê-los ajuda-o a distinguir os créditos ativos dos que são apenas rascunhos.

Como as notas de crédito são criadas a partir de uma fatura, a aplicação é, em grande parte, automática.

Aplicada à fatura associada no momento da emissão Quando emite uma nota de crédito associada a uma fatura, o Invotify reduz de imediato o saldo em dívida dessa fatura no valor do crédito. Se a fatura era de €1,000 e a nota de crédito é de €400, a fatura passa a mostrar €600 em dívida. Se o crédito igualar ou exceder o valor em dívida, a fatura é marcada como paga. Não existe um passo de «aplicar» separado — emitir é o que a aplica.

O estado «Aplicada» é um marcador manual Marcar uma nota de crédito como Aplicada (a partir do estado Emitida) é um sinalizador contabilístico que define para registar que o crédito ficou totalmente resolvido — por exemplo, depois de um reembolso ter sido concretizado. Por si só, não altera nenhum saldo de fatura; a alteração do saldo já ocorreu no momento da emissão.

Os reembolsos são tratados fora do Invotify Uma nota de crédito é um documento, não um movimento de dinheiro. Se tiver de devolver dinheiro ao cliente, processe o reembolso pelo seu canal habitual — Stripe, transferência bancária ou numerário — e marque a nota de crédito como Aplicada assim que estiver concretizado. O Invotify não envia reembolsos para um fornecedor de pagamentos em seu nome.

A anulação reverte a alteração do saldo Se anular uma nota de crédito que estava associada a uma fatura, o Invotify repõe o saldo em dívida dessa fatura no valor creditado, de modo que a fatura volta a mostrar o que está genuinamente em dívida.