Notas de Crédito

Uma nota de crédito é um documento que emite a um cliente para reduzir ou anular um montante que ele lhe deve numa fatura anterior. Utilize notas de crédito quando:

• Um cliente devolve um produto
• Precisa de corrigir uma cobrança em excesso numa fatura paga ou não paga
• Pretende regularizar parte ou a totalidade de um saldo pendente
• Acordou um desconto depois de a fatura original ter sido emitida
• Precisa de documentar um reembolso que processou fora do Invotify

Por que as notas de crédito são importantes: As notas de crédito são a forma aprovada pelos contabilistas de ajustar uma fatura depois de esta ter sido emitida. Não reescrevem o histórico — a fatura original mantém-se exatamente como estava — apenas documentam a correção no seu próprio registo, com o seu próprio número e data. Isto mantém a sua contabilidade pronta para auditoria e o extrato do seu cliente claro.

Notas de crédito vs. edição de faturas: Se uma fatura ainda estiver em rascunho, pode editá-la diretamente. Depois de uma fatura ter sido enviada ou marcada como paga, passa a fazer parte do seu registo financeiro — deve emitir uma nota de crédito em vez de a alterar. O Invotify permite-lhe fazer qualquer uma das opções, mas as notas de crédito são o caminho recomendado para faturas enviadas ou pagas.

As notas de crédito no Invotify são criadas a partir de uma fatura existente — isto mantém cada crédito associado ao documento que corrige. Começa na página Notas de Crédito, escolhe a fatura e o resto é preenchido automaticamente.

Criar uma nota de crédito: 1. Aceda à página Notas de Crédito 2. Clique em "Nova nota de crédito" 3. Escolha a fatura que pretende creditar 4. As suas linhas de itens são carregadas com a quantidade ainda disponível para creditar em cada linha 5. Marque as linhas a incluir — todas para um crédito total, ou apenas algumas para um crédito parcial 6. Ajuste a quantidade creditada por linha se estiver a creditar apenas parte de um item 7. Adicione um motivo e quaisquer notas (fortemente recomendado para o rasto de auditoria) 8. Guarde como rascunho e emita-a quando estiver pronto

O cliente, a moeda e os dados fiscais são obtidos automaticamente da fatura. Não pode creditar mais do que o que permanece por creditar em cada linha — o Invotify bloqueia o crédito em excesso.

O PDF da nota de crédito: Cada nota de crédito produz um PDF limpo e padronizado, claramente intitulado "NOTA DE CRÉDITO" para que não haja confusão com uma fatura. Lista as linhas creditadas, o crédito total e os dados da sua empresa, e inclui o motivo que introduziu.

As notas de crédito passam por quatro estados desde a criação até à regularização. Compreendê-los ajuda-o a saber que créditos estão em vigor e quais estão apenas em rascunho.

Como as notas de crédito são criadas sobre uma fatura, aplicar uma é quase totalmente automático.

Aplicada à fatura associada no momento da emissão Quando emite uma nota de crédito associada a uma fatura, o Invotify reduz imediatamente o saldo pendente dessa fatura pelo montante do crédito. Se a fatura era de €1.000 e a nota de crédito é de €400, a fatura mostra agora €600 em dívida. Se o crédito for igual ou superior ao montante pendente, a fatura é marcada como paga. Não realiza um passo "aplicar" separado — a emissão é o que a aplica.

O estado "Aplicada" é um marcador manual Marcar uma nota de crédito como Aplicada (a partir do estado Emitida) é um sinalizador de contabilidade que define para registar que o crédito foi totalmente tratado — por exemplo, depois de um reembolso ser concluído. Por si só, não altera qualquer saldo de fatura; a alteração do saldo já ocorreu na emissão.

Os reembolsos são tratados fora do Invotify Uma nota de crédito é um documento, não um movimento de dinheiro. Se tiver de devolver dinheiro ao cliente, processe o reembolso através do seu canal habitual — Stripe, transferência bancária ou numerário — e marque a nota de crédito como Aplicada assim que estiver concluído. O Invotify não envia reembolsos para um fornecedor de pagamentos em seu nome.

A anulação reverte a alteração do saldo Se anular uma nota de crédito que estava associada a uma fatura, o Invotify repõe o saldo pendente dessa fatura pelo montante creditado, de modo que a fatura volta a mostrar o que é genuinamente devido.