Sincronização bancária e reconciliação

A sincronização bancária liga a conta bancária da sua empresa ao Invotify através do Plaid, importa as suas transações e faz a correspondência entre os pagamentos recebidos e as faturas pendentes — para que as faturas que já lhe foram pagas se marquem sozinhas como pagas. É a funcionalidade que lhe tira a reconciliação manual das mãos.

O que a sincronização bancária faz: - Liga o seu banco de forma segura através do fluxo de início de sessão alojado do Plaid - Importa automaticamente as novas transações para o Invotify todos os dias - Pontua cada crédito recebido face às suas faturas em aberto e confirma sozinha as correspondências de alta confiança - Coloca em fila os candidatos de menor confiança como sugestões, que confirma com um clique - Permite-lhe ignorar ou arquivar transações que não sejam pagamentos de clientes

Onde se encontra: Liga e desliga bancos em Definições → Integrações (Settings → Integrations); o fluxo de transações vive na página Banco (/dashboard/bank), organizado nas vistas «Requer atenção» (Needs Attention) (sugestões e transações a aguardar decisão), «Correspondidas» (Matched) e «Ignoradas» (Ignored).

Disponibilidade por plano: A sincronização bancária é uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). No plano Starter, a página Banco mostra antes um convite à atualização de plano. Todas as chamadas à API bancária são protegidas no servidor, pelo que a funcionalidade está genuinamente bloqueada, e não apenas escondida na interface.

Ligar um banco é um fluxo curto e guiado, conduzido pelo Plaid. O Invotify só recebe os dados que o Plaid devolve — nunca as suas credenciais bancárias.

Onde o Plaid chega: A ligação suporta bancos nos Estados Unidos, no Reino Unido e no Canadá, cobrindo milhares de instituições através do Plaid, incluindo grandes bancos nacionais, bancos regionais e cooperativas de crédito.

Como funciona a ligação: 1. O Invotify pede um token Plaid Link para a sua conta. 2. Abre-se a janela segura do Plaid. Escolhe o seu banco e inicia sessão diretamente no Plaid — o Invotify nunca está no meio das suas credenciais. 3. Escolhe a conta que pretende ligar. 4. O Plaid devolve um token público temporário, que o Invotify troca por um token de acesso de longa duração e guarda associado à sua empresa. 5. A ligação fica guardada com o nome da instituição, o nome da conta e um número de conta mascarado, pronta a sincronizar.

Depois de o banco estar ligado e as transações sincronizadas, estas chegam ao Invotify organizadas segundo o ponto em que se encontram no processo de correspondência.

Como o fluxo está organizado: - «Requer atenção» (Needs Attention) — Correspondências sugeridas que o motor encontrou mas não teve confiança suficiente para confirmar (apresentadas com a respetiva pontuação de confiança e uma confirmação com um clique), mais as transações ainda sem candidato. Faça corresponder cada uma a uma fatura, ou ignore-a. - «Correspondidas» (Matched) — Transações já confirmadas face a uma fatura, seja automaticamente pelo motor, seja manualmente por si. - «Ignoradas» (Ignored) — Transações que pôs de parte por não serem pagamentos de clientes (comissões, transferências, encargos de fornecedores e afins).

O que cada transação mostra: Cada transação apresenta o montante, a moeda, a data, a descrição, o nome do comerciante (quando o banco o fornece) e a categoria, juntamente com o estado de correspondência atual e a fatura correspondida, se existir. As correspondências sugeridas mostram ainda a confiança do motor. Os pagamentos recebidos (créditos) são as transações que interessam ao motor de correspondência; os débitos ficam simplesmente no fluxo.

Ler o fluxo: As transações são listadas das mais recentes para as mais antigas. A lista é paginada, pelo que históricos grandes carregam em páginas geríveis, e não tudo de uma vez.

O motor de correspondência do Invotify compara cada pagamento recebido com as suas faturas em aberto e produz uma pontuação de confiança. A pontuação decide se a correspondência é aplicada automaticamente ou se fica para si confirmar.

Como a pontuação é construída: Para cada fatura em aberto que corresponda à moeda e ao montante da transação (dentro de uma pequena tolerância de arredondamento), o Invotify soma três sinais:

Montante — A maior parte da pontuação. Uma transação só chega sequer a ser candidata se o seu montante for igual ao total de uma fatura dentro da tolerância.

Proximidade de datas — Um pagamento que chega perto da data de vencimento da fatura pontua mais do que um que chega com semanas de distância. Quanto mais próximas as datas, mais soma; pagamentos longe de qualquer data de vencimento não contribuem nada neste sinal.

Nome do cliente — Se a descrição da transação contiver o nome do cliente ou da empresa da fatura, soma à pontuação. As descrições bancárias são muitas vezes confusas, pelo que este é um dos três sinais, e não um requisito.

Confirmação automática vs. sugerida: Os três sinais combinam-se numa confiança global. Quando o melhor candidato ultrapassa uma fasquia de confiança elevada, o Invotify confirma a correspondência automaticamente, regista o pagamento e atualiza a fatura. Abaixo dessa fasquia, o candidato é guardado como correspondência sugerida — aparece em «Requer atenção» (Needs Attention) com a sua pontuação de confiança, para que a confirme com um clique (ou escolha outra fatura, ou a ignore). As sugestões são reavaliadas em cada sincronização: se a fatura candidata for paga por outra via, a sugestão obsoleta é retirada, em vez de ficar à espera de uma segunda confirmação.

O que acontece numa correspondência confirmada: Quando uma correspondência é confirmada — pelo motor ou por si — o Invotify regista um pagamento na fatura pelo montante da transação e recalcula o que falta pagar. Se isso liquidar o saldo, a fatura passa a Paga (Paid); se cobrir apenas uma parte, a fatura passa a Parcial (Partial) e mantém-se aberta pelo restante. As correspondências manuais ficam registadas no registo de atividade.

Corresponder manualmente: Pode sempre fazer corresponder você mesmo uma transação a uma fatura, a partir da transação. Uma correspondência manual é tratada como totalmente confiável e regista o pagamento exatamente da mesma forma que uma automática.

Nem todas as linhas do seu extrato bancário são pagamentos de clientes. Comissões, transferências, reembolsos a fornecedores e os seus próprios débitos também lá aparecem. O Invotify dá-lhe uma forma limpa de manter tudo isso fora da sua vista de reconciliação.

Ignorar uma transação: Marque qualquer transação como ignorada e ela passa para a vista «Ignoradas» (Ignored), saindo do seu caminho. Use isto para tudo o que não seja um pagamento de cliente, para que o seu fluxo contenha apenas decisões reais. Ignorar uma transação não toca em nenhuma fatura — serve apenas para arrumar o fluxo.

A vista «Ignoradas» como arquivo: As transações ignoradas não são eliminadas; permanecem disponíveis em «Ignoradas» (Ignored). Isso preserva um registo completo de tudo o que passou pela sua conta, deixando-o concentrar-se nas transações que interessam para receber.

Desligar um banco: Pode remover uma ligação bancária a qualquer momento em Definições → Integrações (Settings → Integrations). Desligar é uma ação não destrutiva — a ligação é marcada como desligada e deixa de sincronizar, e o evento fica no registo de atividade. As transações já importadas permanecem no seu fluxo.

A sincronização bancária funciona sozinha — o seu fluxo mantém-se atualizado e as correspondências de confiança reconciliam-se sem que faça nada.

Sincronização diária automática: Cada banco ligado é sincronizado automaticamente uma vez por dia. Não há nada para acionar nem agendar — as novas transações aparecem simplesmente no seu fluxo todas as manhãs, já passadas pelo motor de correspondência.

Sincronização incremental, baseada em cursor: O Invotify usa a sincronização por cursor do Plaid, pelo que cada execução diária importa apenas o que é novo desde a anterior, em vez de descarregar de novo todo o histórico. As novas transações são adicionadas e o cursor é guardado, para que a execução seguinte retome exatamente onde a anterior ficou. Isto mantém as sincronizações rápidas e evita entradas duplicadas — as transações são identificadas pelo seu identificador bancário.

Correspondência automática durante a sincronização: Depois de importar as novas transações de uma ligação, a sincronização corre o motor de correspondência sobre os seus pagamentos recebidos pendentes. As correspondências de alta confiança são confirmadas, o pagamento é registado na fatura e o estado da fatura é atualizado — tudo sem que levante um dedo. Os candidatos de menor confiança ficam em fila como sugestões em «Requer atenção» (Needs Attention), e as sugestões existentes são atualizadas (uma sugestão cuja fatura foi paga por outra via é retirada).

Resiliente por ligação: Se uma ligação bancária tiver problemas durante uma sincronização, o Invotify marca apenas essa ligação como em erro e continua com as restantes — o soluço de um banco nunca bloqueia os outros. Uma ligação em erro pode ser religada a partir das Definições. Cada ligação regista quando foi sincronizada pela última vez.