Sincronização Bancária e Reconciliação

A sincronização bancária liga a sua conta bancária empresarial ao Invotify através do Plaid, importa as suas transações e associa pagamentos recebidos a faturas em aberto — para que as faturas pagas se marquem como pagas por si próprias. Esta funcionalidade elimina a reconciliação manual.

O que a sincronização bancária faz: - Liga o seu banco de forma segura através do fluxo de autenticação alojado pelo Plaid - Importa novas transações para o Invotify automaticamente todos os dias - Avalia cada crédito recebido em comparação com as suas faturas em aberto e confirma as correspondências mais certas automaticamente - Coloca as correspondências com menor confiança na fila como sugestões que confirma com um clique - Permite ignorar ou arquivar transações que não sejam pagamentos de clientes

Onde se encontra: Liga e desliga bancos em Definições → Integrações; o registo de transações encontra-se na página Banco (/dashboard/bank), organizado em vistas de Necessita de Atenção (sugestões e transações aguardando decisão), Associadas e Ignoradas.

Disponibilidade do plano: A sincronização bancária é uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). No Starter, a página Banco mostra um aviso de atualização. Todas as chamadas à API bancária são verificadas no servidor, pelo que a funcionalidade está genuinamente bloqueada e não apenas oculta na interface.

Ligar um banco é um processo guiado e breve gerido pelo Plaid. O Invotify apenas recebe os dados que o Plaid disponibiliza — nunca as suas credenciais de acesso ao banco.

Cobertura do Plaid: A ligação suporta bancos nos Estados Unidos, no Reino Unido e no Canadá, abrangendo milhares de instituições, incluindo grandes bancos nacionais, bancos regionais e cooperativas de crédito.

Como funciona a ligação: 1. O Invotify solicita um token de ligação Plaid para a sua conta. 2. A janela segura do Plaid é aberta. Seleciona o seu banco e inicia sessão diretamente com o Plaid — o Invotify nunca está no meio das suas credenciais. 3. Escolhe a conta que pretende ligar. 4. O Plaid devolve um token público temporário, que o Invotify troca por um token de acesso duradouro e associa à sua empresa. 5. A ligação fica guardada com o nome da instituição, o nome da conta e um número de conta mascarado, pronta para sincronizar.

Depois de ligar um banco e sincronizar transações, estas são organizadas no Invotify de acordo com o estado de associação.

Como o registo está organizado: - Necessita de Atenção — Correspondências sugeridas que o motor encontrou mas não tinha confiança suficiente para confirmar (apresentadas com a pontuação de confiança e confirmação com um clique), mais transações sem candidato. Associe cada uma a uma fatura ou ignore-a. - Associadas — Transações confirmadas em relação a uma fatura, quer automaticamente pelo motor quer manualmente por si. - Ignoradas — Transações que colocou de lado por não serem pagamentos de clientes (taxas, transferências, encargos com fornecedores, entre outros).

O que cada transação apresenta: Cada transação inclui o valor, a moeda, a data, a descrição, o nome do comerciante (quando o banco o fornece) e a categoria, juntamente com o estado atual de associação e a fatura associada. As correspondências sugeridas mostram adicionalmente a pontuação de confiança do motor. Os pagamentos recebidos (créditos) são as transações que o motor avalia; os débitos ficam simplesmente no registo.

Leitura do registo: As transações são listadas com as mais recentes em primeiro lugar. A lista é paginada, pelo que os históricos extensos carregam em páginas gerenciáveis.

O motor de associação do Invotify compara cada pagamento recebido com as suas faturas em aberto e produz uma pontuação de confiança. A pontuação determina se a correspondência é aplicada automaticamente ou deixada para confirmação.

Como a pontuação é calculada: Para cada fatura em aberto que corresponde à moeda e ao valor da transação (dentro de uma pequena tolerância de arredondamento), o Invotify soma três sinais:

Valor — A maior parte da pontuação. Uma transação só se torna candidata se o seu valor igualar o total de uma fatura dentro da tolerância.

Proximidade da data — Um pagamento que chega perto da data de vencimento da fatura pontua mais do que um que chega semanas depois. Quanto mais próximas as datas, mais contribui; pagamentos muito afastados de qualquer data de vencimento não contribuem neste sinal.

Nome do cliente — Se a descrição da transação contiver o nome do cliente ou da empresa da fatura, acresce à pontuação. As descrições bancárias são frequentemente confusas, pelo que este é um dos três sinais e não um requisito.

Confirmação automática vs. sugerida: Os três sinais combinam-se numa confiança global. Quando o melhor candidato ultrapassa um limite de confiança elevado, o Invotify confirma a correspondência automaticamente, regista o pagamento e atualiza a fatura. Abaixo desse limite, o candidato é guardado como correspondência sugerida — aparece em Necessita de Atenção com a pontuação de confiança para que possa confirmá-la com um clique (ou escolher uma fatura diferente, ou ignorá-la). As sugestões são reavaliadas a cada sincronização: se a fatura candidata for paga por outro meio, a sugestão desatualizada é removida.

O que acontece numa correspondência confirmada: Quando uma correspondência é confirmada — pelo motor ou por si — o Invotify regista um pagamento na fatura pelo valor da transação e recalcula o saldo em dívida. Se isso liquidar o saldo, a fatura muda para Pago; se cobrir apenas parte, a fatura fica como Parcial e permanece em aberto pelo restante.

Associação manual: Pode sempre associar uma transação a uma fatura manualmente. Uma associação manual é tratada com confiança total e regista o pagamento exatamente da mesma forma que uma automática.

Nem todas as linhas do seu registo bancário são pagamentos de clientes. Taxas, transferências, reembolsos a fornecedores e os seus próprios débitos também aparecem. O Invotify disponibiliza uma forma organizada de os manter fora da sua vista de reconciliação.

Ignorar uma transação: Marque qualquer transação como ignorada e ela move-se para a vista Ignoradas e sai do seu caminho. Utilize esta opção para tudo o que não seja um pagamento de cliente, de modo a que o seu registo contenha apenas decisões reais.

A vista Ignoradas como arquivo: As transações ignoradas não são eliminadas; permanecem disponíveis em Ignoradas. Isso mantém um registo completo de tudo o que passou pela sua conta, permitindo-lhe focar-se nas transações que importam para receber.

Desligar um banco: Pode remover uma ligação bancária a qualquer momento em Definições → Integrações. Desligar é uma ação suave — a ligação é marcada como desligada e deixa de sincronizar, e o evento é registado no registo de atividade. As transações já importadas permanecem no seu registo.

A sincronização bancária funciona por conta própria — o seu registo mantém-se atualizado e as correspondências com alta confiança reconciliam-se sem que faça nada.

Sincronização automática diária: Cada banco ligado é sincronizado automaticamente uma vez por dia. Não é necessário acionar nem agendar nada — as novas transações simplesmente aparecem no seu registo a cada manhã, já processadas pelo motor.

Sincronização incremental com cursor: O Invotify utiliza a sincronização baseada em cursor do Plaid, pelo que cada execução diária apenas importa o que é novo desde a última vez, em vez de descarregar todo o histórico. As novas transações são adicionadas e o cursor é guardado para que a próxima execução retome exatamente onde a anterior terminou. Isto mantém as sincronizações rápidas e evita entradas duplicadas.

Associação automática durante a sincronização: Depois de importar novas transações para uma ligação, a sincronização executa o motor sobre os pagamentos recebidos pendentes. As correspondências com alta confiança são confirmadas, o pagamento é registado na fatura e o estado da fatura é atualizado — tudo sem que faça nada. Os candidatos com menor confiança ficam na fila como sugestões em Necessita de Atenção, e as sugestões existentes são atualizadas.

Resiliente por ligação: Se uma ligação bancária tiver problemas durante uma sincronização, o Invotify marca apenas essa ligação como com erro e continua com as restantes — o problema de um banco nunca bloqueia os outros.