Fluxos de Aprovação

Os fluxos de aprovação colocam um ponto de controlo entre «documento criado» e «documento enviado». Define regras para quais faturas e orçamentos precisam de validação; quando um documento corresponde, o Invotify retém-no automaticamente e pede a um aprovador designado que o reveja. Até que aprove, o documento não pode sair da sua empresa.

Isto destina-se a equipas que querem uma segunda análise sobre documentos de elevado valor, sensíveis ou de primeira emissão — sem atrasar tudo o resto. Uma fatura recorrente de 200 € pode seguir diretamente, enquanto uma fatura de 15 000 € ou a primeiríssima fatura para um cliente totalmente novo aguarda que um proprietário ou administrador a verifique.

O fluxo de ponta a ponta:

1. Define uma regra em Definições → Aprovações — por exemplo, «As faturas acima de 1 000 € precisam de aprovação do administrador».

1. Um documento correspondente é retido. Quando alguém guarda uma fatura ou orçamento que corresponde a uma regra, o Invotify cria automaticamente um pedido de aprovação pendente. Nada mais muda — o documento é guardado normalmente — mas fica agora assinalado.

1. Os aprovadores elegíveis são notificados. Todos os que podem agir sobre o pedido recebem uma notificação na aplicação com uma ligação direta para o documento.

1. Um aprovador valida. Um proprietário ou administrador abre o documento, revê-o e clica em Aprovar ou Rejeitar diretamente a partir do banner no topo.

1. O envio é desbloqueado. Uma vez aprovado, a ação de Enviar funciona normalmente. Enquanto o pedido continua pendente, as tentativas de envio são recusadas.

Plano: Os fluxos de aprovação são uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). No Starter, as definições de Aprovações mostram uma pré-visualização de como funciona com um aviso de atualização — não corre nenhuma regra.

Uma regra decide quando um documento precisa de aprovação e quem pode validá-lo. Pode ter quantas regras precisar, cada uma associada a um tipo de documento. Quando um documento é guardado, o Invotify verifica todas as regras ativas para esse tipo de documento e para na primeira correspondência.

Tipo de documento Cada regra aplica-se a Faturas ou a Orçamentos. Escolha o tipo ao criar a regra. (Faturas e orçamentos são os tipos de documento que pode gerir nas definições de Aprovações atualmente.)

Acionadores (condições) Cada regra tem exatamente um acionador que decide se um dado documento corresponde:

• Total acima do limite — A aprovação é exigida quando o total do documento é igual ou superior a um valor que define (por exemplo, 1 000 €). Tudo abaixo do limite segue sem validação.
• Primeiro documento para um cliente novo — A aprovação só é exigida para o primeiro documento não-rascunho enviado a um cliente sem faturas anteriores. Assim que esse cliente tem histórico, os seus documentos deixam de acionar esta regra.
• Todos os documentos — Todos os documentos desse tipo exigem aprovação, sem exceções. Use isto quando nada deva sair sem revisão.

Quem é notificado Escolha qual o perfil que é alertado quando um pedido é criado: - Proprietário — o proprietário da conta é notificado. - Proprietário ou administrador — os administradores da equipa são notificados. Esta é a escolha habitual.

Independentemente da definição de notificação, qualquer proprietário ou administrador pode rever e aprovar um pedido pendente (os membros não podem).

Modelos de arranque rápido A primeira vez que abre as Aprovações, são oferecidos três modelos de um clique para não começar com um formulário em branco: «Faturas acima de [valor]», «Primeira fatura para um cliente novo» e «Todos os orçamentos». Cada um cria uma regra pronta que pode ajustar — ou pode adicionar uma regra totalmente personalizada.

Quando um documento corresponde a uma regra, o Invotify cria um pedido de aprovação para ele. Esse pedido percorre um ciclo de vida simples, e o próprio documento mostra em que ponto se encontra.

Pendente O pedido começa como pendente no instante em que uma fatura ou orçamento correspondente é guardado. O documento está totalmente guardado e editável — apenas não pode ser enviado ainda. Um pedido pendente é criado automaticamente e é idempotente: voltar a guardar o mesmo documento não acumula pedidos duplicados.

Aprovado Um proprietário ou administrador revê o documento e aprova-o. O pedido é marcado com quem o reviu e quando, mais qualquer comentário que deixou. O envio fica agora desbloqueado.

Rejeitado O revisor rejeita o pedido, opcionalmente com um comentário a explicar porquê. A rejeição levanta a retenção — apenas um pedido *pendente* bloqueia o envio — por isso o seguimento esperado é corrigir o documento e voltar a guardá-lo, o que cria um novo pedido pendente para revisão. Encare uma rejeição como «não enviar isto como está», não como um bloqueio permanente.

O banner no documento Abra qualquer fatura ou orçamento com um pedido de aprovação e verá um banner no topo: - Um pedido pendente mostra um banner âmbar a nomear a regra que o acionou, com botões Aprovar e Rejeitar para os revisores. - Um pedido aprovado ou rejeitado reduz-se a um pequeno selo verde ou vermelho, para que o resultado permaneça visível sem dominar a página.

Condicionamento do envio (o bloqueio 409) Esta é a parte que dá força às aprovações. Quando tenta enviar por e-mail uma fatura ou orçamento que tem um pedido pendente, o servidor recusa o pedido e devolve uma resposta 409 com o código de erro estável `APPROVAL_PENDING`. A interface apresenta isto como «Este documento aguarda aprovação e ainda não pode ser enviado». O bloqueio é imposto no servidor tanto para os endpoints de envio de faturas como de orçamentos — não pode contorná-lo acedendo diretamente à API. Uma vez aprovado o pedido (ou quando já não existe um pedido pendente), o envio prossegue normalmente.

As aprovações só funcionam se as pessoas certas souberem que há algo para rever. Sempre que um pedido pendente é criado, o Invotify dispara uma notificação na aplicação para todos os aprovadores elegíveis — para que nada fique silenciosamente numa fila.

Quem é notificado: - Se a regra encaminha para Proprietário, o proprietário é notificado. - Se a regra encaminha para Proprietário ou administrador, o proprietário e todos os administradores são notificados.

Quem é excluído: A pessoa que criou o documento nunca recebe a notificação de aprovação para ele — de qualquer forma não pode aprovar o seu próprio pedido, por isso notificá-la seria apenas ruído.

O que diz a notificação: Cada aprovador recebe uma notificação na aplicação intitulada «Aprovação solicitada», a indicar que uma fatura ou orçamento precisa da sua aprovação e a nomear a regra que a acionou. Liga diretamente para a página de detalhe do documento, onde o banner de aprovação com os botões Aprovar e Rejeitar está à espera.

Onde aparecem as notificações: As notificações de aprovação surgem no centro de notificações da aplicação (o sino no painel), junto dos seus outros alertas. Clicar numa leva o aprovador diretamente ao documento para que possa atuar em poucos cliques.

Todas as regras de aprovação vivem em Definições → Aprovações. É aqui que proprietários e administradores configuram, editam e removem as regras que regem toda a empresa.

A página de Aprovações: - Uma breve introdução «como funciona» no topo, para que quem aqui chega perceba a funcionalidade. - A lista de Regras, mostrando cada regra com o seu tipo de documento, o seu acionador (e limite, se houver) e o perfil de aprovador para o qual encaminha. - Modelos de arranque rápido quando ainda não tem regras, para que possa criar uma regra sensata num clique.

Criar uma regra: Clique em Adicionar Regra (ou escolha um modelo de arranque rápido). Preencha um nome, o tipo de documento, o acionador, o limite (para regras de valor) e quem pode aprovar. Guarde, e a regra fica ativa de imediato — o próximo documento correspondente será retido.

Editar uma regra: Clique no ícone de editar (lápis) em qualquer regra para alterar o seu nome, tipo de documento, acionador, limite ou perfil de aprovador. As alterações aplicam-se aos documentos guardados a partir desse momento.

Eliminar uma regra: Clique no ícone de eliminar (caixote do lixo) para remover uma regra. Note que eliminar uma regra também limpa os pedidos de aprovação que a referenciavam.

Quem pode gerir regras: Criar, editar e eliminar regras está restrito a proprietários e administradores. Os membros podem ainda assim ser afetados pelas aprovações — os seus documentos ficam retidos — mas não podem alterar as próprias regras, nem podem aprovar pedidos.