Fluxos de aprovação

Os fluxos de aprovação colocam um ponto de controlo entre «documento criado» e «documento enviado». Define regras sobre quais as faturas e orçamentos que precisam de validação; quando um documento corresponde a uma regra, o Invotify retém-no automaticamente e pede a um aprovador designado que o reveja. Até este aprovar, o documento não pode sair da sua empresa.

Isto destina-se a equipas que querem um segundo par de olhos sobre documentos de valor elevado, sensíveis ou de primeira vez — sem atrasar tudo o resto. Uma fatura recorrente de €200 pode sair logo, enquanto uma fatura de €15,000 ou a primeira fatura a um cliente novo espera que um proprietário ou administrador a analise.

O fluxo de ponta a ponta:

1. Define uma regra em Definições → Aprovações (Settings → Approvals) — por exemplo, «Faturas acima de €1,000 precisam de aprovação de um administrador.»

1. Um documento correspondente é retido. Quando alguém guarda uma fatura ou um orçamento que corresponde a uma regra, o Invotify cria automaticamente um pedido de aprovação pendente. Nada mais muda — o documento é guardado normalmente — mas fica sinalizado.

1. Os aprovadores elegíveis são notificados. Todos os que podem agir sobre o pedido recebem uma notificação na aplicação com uma ligação direta para o documento.

1. Um aprovador valida. Um proprietário ou administrador abre o documento, revê-o e clica em Aprovar (Approve) ou Rejeitar (Reject) diretamente na faixa no topo.

1. O envio é desbloqueado. Uma vez aprovado, a ação Enviar funciona normalmente. Enquanto o pedido estiver pendente, as tentativas de envio são recusadas.

Plano: Os fluxos de aprovação são uma funcionalidade Pro (também incluída no Lifetime). No plano Starter, as definições de Aprovações mostram uma pré-visualização de como a funcionalidade funciona, com um convite à atualização — nenhuma regra é executada.

Uma regra decide quando um documento precisa de aprovação e quem pode validá-lo. Pode ter tantas regras quantas precisar, cada uma limitada a um tipo de documento. Quando um documento é guardado, o Invotify verifica todas as regras ativas para esse tipo de documento e para na primeira correspondência.

Tipo de documento Cada regra aplica-se a Faturas ou a Orçamentos. Escolha o tipo ao criar a regra. (Faturas e orçamentos são os tipos de documento que pode gerir hoje nas definições de Aprovações.)

Acionadores (condições) Cada regra tem exatamente um acionador, que decide se um dado documento corresponde:

• Total acima de um limiar — A aprovação é exigida quando o total do documento é igual ou superior a um montante que define (por exemplo, €1,000). Tudo o que ficar abaixo do limiar sai sem validação.
• Primeiro documento a um cliente novo — A aprovação é exigida apenas para o primeiro documento não-rascunho enviado a um cliente sem faturas anteriores. Quando esse cliente já tem histórico, os seus documentos deixam de acionar esta regra.
• Todos os documentos — Todos os documentos desse tipo exigem aprovação, sem exceções. Use isto quando nada deva sair sem revisão.

Quem é notificado Escolha que função é alertada quando um pedido é criado: - Proprietário — o proprietário da conta é notificado. - Proprietário ou administrador — os administradores da equipa são notificados. É a escolha típica.

Independentemente da definição de notificação, qualquer proprietário ou administrador pode rever e aprovar um pedido pendente (os membros não podem).

Modelos de arranque rápido Da primeira vez que abre as Aprovações, são-lhe oferecidos três modelos de um clique, para não começar de um formulário em branco: «Faturas acima de [montante]» (Invoices over [amount]), «Primeira fatura a um cliente novo» (First invoice to a new customer) e «Todos os orçamentos» (Every quote). Cada um cria uma regra pronta a usar que pode afinar — ou pode antes adicionar uma regra totalmente personalizada.

Quando um documento corresponde a uma regra, o Invotify cria um pedido de aprovação para ele. Esse pedido percorre um ciclo de vida simples, e o próprio documento mostra em que ponto está.

Pendente O pedido começa como pendente no instante em que uma fatura ou um orçamento correspondente é guardado. O documento fica totalmente guardado e editável — apenas não pode ainda ser enviado. Um pedido pendente é criado automaticamente e é idempotente: voltar a guardar o mesmo documento não acumula pedidos duplicados.

Aprovado Um proprietário ou administrador revê o documento e aprova-o. O pedido fica carimbado com quem o reviu e quando, mais qualquer comentário deixado. O envio fica então desbloqueado.

Rejeitado O revisor rejeita antes o pedido, opcionalmente com um comentário a explicar porquê. A rejeição levanta a retenção — só um pedido *pendente* bloqueia o envio — pelo que o seguimento esperado é corrigir o documento e voltar a guardá-lo, o que cria um novo pedido pendente para revisão. Trate uma rejeição como «não enviar assim», não como um bloqueio permanente.

A faixa no documento Abra qualquer fatura ou orçamento com um pedido de aprovação e verá uma faixa no topo: - Um pedido pendente mostra uma faixa âmbar com o nome da regra que o acionou, com os botões Aprovar (Approve) e Rejeitar (Reject) para os revisores. - Um pedido aprovado ou rejeitado reduz-se a um pequeno distintivo verde ou vermelho, para que o resultado fique visível sem ocupar a página.

Bloqueio do envio (o erro 409) É esta a parte que dá força às aprovações. Quando tenta enviar por e-mail uma fatura ou um orçamento com um pedido pendente, o servidor recusa o pedido e devolve uma resposta 409 com o código de erro estável `APPROVAL_PENDING`. A interface apresenta-o como «Este documento aguarda aprovação e ainda não pode ser enviado.» O bloqueio é aplicado no servidor, tanto no endpoint de envio de faturas como no de orçamentos — não é possível contorná-lo chamando diretamente a API. Assim que o pedido for aprovado (ou deixar de existir um pedido pendente), o envio prossegue normalmente.

As aprovações só funcionam se as pessoas certas souberem que há algo para rever. Sempre que um pedido pendente é criado, o Invotify dispara uma notificação na aplicação para todos os aprovadores elegíveis — para que nada fique silenciosamente numa fila.

Quem é notificado: - Se a regra encaminhar para Proprietário, o proprietário é notificado. - Se a regra encaminhar para Proprietário ou administrador, o proprietário e todos os administradores são notificados.

Quem é excluído: A pessoa que criou o documento nunca recebe a notificação de aprovação correspondente — de qualquer forma, não pode aprovar o seu próprio pedido, pelo que notificá-la seria apenas ruído.

O que a notificação diz: Cada aprovador recebe uma notificação na aplicação com o título «Aprovação solicitada» (Approval requested), indicando que uma fatura ou um orçamento precisa da sua aprovação e o nome da regra que o acionou. A notificação liga diretamente à página de detalhe do documento, onde a faixa de aprovação com os botões Aprovar (Approve) e Rejeitar (Reject) está à espera.

Onde as notificações aparecem: As notificações de aprovação surgem no centro de notificações da aplicação (o sino no painel), juntamente com os seus outros alertas. Clicar numa leva o aprovador diretamente ao documento, para que possa agir em dois cliques.

Todas as regras de aprovação vivem em Definições → Aprovações (Settings → Approvals). É aqui que proprietários e administradores configuram, editam e removem as regras que regem toda a empresa.

A página de Aprovações: - Uma breve introdução «como funciona» no topo, para que quem aqui chega compreenda a funcionalidade. - A lista de Regras, mostrando cada regra com o seu tipo de documento, o seu acionador (e limiar, se existir) e a função de aprovador para que encaminha. - Modelos de arranque rápido quando ainda não tem regras, para criar uma regra sensata com um clique.

Criar uma regra: Clique em Adicionar regra (Add Rule) (ou escolha um modelo de arranque rápido). Preencha um nome, o tipo de documento, o acionador, o limiar (para regras de montante) e quem pode aprovar. Guarde, e a regra entra em vigor de imediato — o próximo documento correspondente será retido.

Editar uma regra: Clique no ícone de edição (lápis) em qualquer regra para alterar o nome, o tipo de documento, o acionador, o limiar ou a função de aprovador. As alterações aplicam-se aos documentos guardados a partir desse momento.

Eliminar uma regra: Clique no ícone de eliminação (lixo) para remover uma regra. Note que eliminar uma regra também elimina os pedidos de aprovação que a referenciavam.

Quem pode gerir as regras: Criar, editar e eliminar regras está restrito a proprietários e administradores. Os membros continuam a ser abrangidos pelas aprovações — os seus documentos são retidos — mas não podem alterar as regras nem aprovar pedidos.