Zespół i uprawnienia

Invotify jest zbudowany z myślą o zespołach od samego początku. Zaproś swojego księgowego, wirtualnego asystenta, kierownika operacyjnego lub wspólnika biznesowego — i zdecyduj dokładnie, co każda osoba może widzieć i robić. Kluczowe działania są rejestrowane, dzięki czemu zawsze wiesz, kto co zrobił.

Co zapewniają zespoły: - Trzy role — Właściciel, Administrator, Członek — obejmujące pełne spektrum uprawnień - Dziewięć szczegółowych uprawnień dla precyzyjnej kontroli per Członek - Wygasające zaproszenia e-mail powiązane z adresem e-mail zapraszanego - Dziennik aktywności kluczowych działań - Pełna izolacja danych przypisanych do firmy — Twój zespół widzi wyłącznie dane Twojej firmy

Dane przypisane do firmy: Każda faktura, oferta, klient, produkt, szablon, harmonogram i nota kredytowa należy do firmy. Członkowie Twojego zespołu widzą wyłącznie to, co należy do Twojej firmy — nigdy nic innego. Jest to egzekwowane na każdej warstwie systemu, nie tylko w interfejsie.

Miejsca w planie: Liczba osób w zespole zależy od Twojego planu. Pro obejmuje do 10 członków zespołu (właściciel liczy się jako jedno miejsce). Starter i Lifetime są dla jednego użytkownika — obejmują tylko 1 miejsce (właściciel). Aby dodać członków zespołu, uaktualnij plan do Pro. Oczekujące zaproszenia rezerwują miejsce, więc nie można przekroczyć limitu planu.

Invotify używa trzystopniowej hierarchii ról. Każda rola ma jasny cel i jasne ograniczenia.

Właściciel Właściciel jest posiadaczem konta — zazwyczaj osobą, która się zarejestrowała. Właściciel ma pełny dostęp do wszystkiego, w tym do rozliczeń, i nie może zostać usunięty z zespołu. Każde konto ma dokładnie jednego Właściciela. Jeśli Właściciel chce przenieść konto, skontaktuj się z pomocą techniczną — przeniesienie własności jest obsługiwane w Twoim imieniu.

Administrator Administratorzy zawsze mają wszystkie dziewięć uprawnień — w tym rozliczenia. Mogą zarządzać fakturami, ofertami, klientami, produktami, szablonami, harmonogramami, raportami, członkami zespołu i subskrypcją. Uprawnień Administratora nie można zmniejszać indywidualnie: jeśli chcesz, aby ktoś miał prawie pełny, ale nie pełny dostęp, zachowaj go jako Członka i przyznaj mu konkretne uprawnienia. Możesz mieć tylu Administratorów, ile pozwala limit miejsc w planie.

Członek Członkowie to elastyczna rola. Członek zaczyna z dokładnie tymi uprawnieniami, które mu przyznasz — niczym więcej. Domyślnie nowi Członkowie mogą zarządzać fakturami, ofertami i klientami oraz przeglądać raporty, ale nie mogą dotykać produktów, szablonów, harmonogramów, ustawień zespołu ani rozliczeń. Uprawnienia każdego Członka można dostosowywać indywidualnie, dzięki czemu możesz mieć jednego Członka zajmującego się wyłącznie obsługą klienta i innego zarządzającego cyklicznymi harmonogramami rozliczeń.

Dziewięć uprawnień obejmuje pełną powierzchnię aplikacji. Każde kontroluje dostęp do konkretnej domeny danych i działań. Uprawnienia są jawne, nie domyślne — jeśli Członek nie ma uprawnienia, dosłownie nie może widzieć ani dotykać tego obszaru, nawet odgadując adresy URL.

Dostępne uprawnienia:

Zarządzaj fakturami — twórz, edytuj, wysyłaj, usuwaj faktury. Rejestruj płatności. Generuj PDF-y. Bez tego Członek nie ma żadnego dostępu do faktur (nie ma trybu tylko do odczytu).

Zarządzaj ofertami — twórz, edytuj, wysyłaj, usuwaj oferty. Konwertuj oferty na faktury. Obsługuj wygasanie ofert.

Zarządzaj klientami — dodawaj, edytuj, usuwaj klientów. Wyświetlaj historię klientów.

Zarządzaj produktami — dodawaj, edytuj, usuwaj produkty. Aktualizuj ceny. Zarządzaj stanem magazynowym (jeśli włączony). Przydatne dla personelu magazynowego/inwentaryzacyjnego.

Zarządzaj szablonami — projektuj, zapisuj i usuwaj szablony faktur/ofert. Rzadko potrzebne — większość zespołów ma jedną lub dwie osoby odpowiedzialne za projektowanie szablonów.

Zarządzaj harmonogramami — twórz i modyfikuj cykliczne harmonogramy faktur. Wstrzymuj i wznawiaj harmonogramy. Przydatne dla personelu operacyjnego.

Wyświetlaj raporty — dostęp do raportów przychodów, zysków i strat, wiekowania należności, DSO i podatkowych. Oddzielone od zarządzania fakturami, dzięki czemu możesz przyznać dostęp do raportowania bez dostępu do zapisu.

Zarządzaj zespołem — zapraszaj nowych członków, zmieniaj role, dostosowuj uprawnienia, usuwaj członków. Zazwyczaj tylko Właściciel i zaufani Administratorzy.

Zarządzaj rozliczeniami — wyświetlaj subskrypcję Invotify i zarządzaj nią (ulepszaj, obniżaj, anuluj, aktualizuj metodę płatności).

Domyślne ustawienia: - Właściciel: Wszystkie 9 uprawnień (nie można zmienić) - Administrator: Zawsze wszystkie 9 uprawnień (nie można dostosowywać indywidualnie) - Członek: Zarządzaj fakturami, Zarządzaj ofertami, Zarządzaj klientami i Wyświetlaj raporty (można dostosować)

Dodanie członka zespołu zajmuje mniej niż minutę.

Jak zaprosić: 1. Otwórz stronę Zespół z paska bocznego 2. Kliknij "Zaproś członka" 3. Wpisz adres e-mail osoby 4. Wybierz rolę — Administrator lub Członek 5. Jeśli Członek, dostosuj, które z 9 uprawnień otrzymuje (domyślne są wstępnie wypełnione) 6. Kliknij Wyślij zaproszenie

Zapraszana osoba otrzymuje oznakowaną wiadomość e-mail z linkiem akceptacyjnym. Link zawiera wygasający token ważny przez 7 dni, który może zostać zaakceptowany wyłącznie przez konto zalogowane za pomocą zaproszonego adresu e-mail. Po kliknięciu akceptacji zostaje przeprowadzona przez proces tworzenia konta Invotify (lub logowania, jeśli już je posiada) i trafia bezpośrednio do obszaru roboczego Twojej firmy z ustawioną rolą i uprawnieniami.

Zarządzanie zaproszeniami: Strona Zespół zawiera listę wszystkich oczekujących zaproszeń. Po zaakceptowaniu zaproszenia osoba pojawia się na liście członków; odwołane lub wygasłe zaproszenia po prostu znikają z listy oczekujących.

Możesz odwołać oczekujące zaproszenie w dowolnym momencie. Po odwołaniu link przestaje działać. Możesz również ponownie wysłać zaproszenie, jeśli oryginalne wygasło lub trafiło do folderu ze spamem.

Zmiana roli lub uprawnień członka: Po dołączeniu osoby otwórz jej profil ze strony Zespół. Możesz zmienić jej rolę (Członek → Administrator), dostosować indywidualne uprawnienia dla Członków lub usunąć ją z zespołu. Zmiany obowiązują natychmiast — nie jest wymagane wylogowanie.

Kluczowe działania podejmowane przez Twój zespół są rejestrowane w dzienniku aktywności. Służy on rozliczalności, rozwiązywaniu problemów i spokojowi ducha — szczególnie gdy coś pójdzie nie tak i musisz ustalić, co się zmieniło i kto to zmienił.

Co jest rejestrowane: - Faktura utworzona, wysłana i ręcznie oznaczona jako zapłacona - Produkt utworzony - Szablon podatku utworzony lub usunięty - Członek zespołu zaproszony, zmiana roli, ponowne wysłanie zaproszenia - Konto bankowe połączone lub rozłączone oraz transakcje bankowe dopasowane do faktur

Co jest przechowywane z każdym wpisem: - Wykonawca (kto to zrobił) — powiązany z jego profilem zespołu - Działanie (co się stało) - Cel (co było przedmiotem działania — faktura, klient itp.) - Znacznik czasu - Krótka notatka kontekstowa tam, gdzie jest to istotne

Wyświetlanie dziennika: Otwórz Aktywność z paska bocznego (włącz ją w Ustawienia → Funkcje, jeśli jest ukryta), aby zobaczyć pełny kanał. Filtruj według osoby, zakresu dat lub typu jednostki, aby zawęzić wyniki.

Przechowywanie: Wpisy dziennika aktywności są przechowywane przez cały okres istnienia konta. Są częścią eksportu danych — gdy pobierasz dane z Ustawienia → Prywatność i dane, dziennik aktywności jest dołączony.