Zespół i uprawnienia

Invotify został zaprojektowany z myślą o zespołach od pierwszego dnia. Zaproś swojego księgowego, wirtualnego asystenta, kierownika operacyjnego lub wspólnika biznesowego — i ustal dokładnie, co każda osoba może widzieć i robić. Kluczowe działania są rejestrowane, dzięki czemu zawsze wiesz, kto co zrobił.

Co zyskujesz dzięki zespołom: - Trzy role — Właściciel (Owner), Administrator (Admin), Członek (Member) — obejmujące pełen zakres uprawnień - Dziewięć szczegółowych uprawnień zapewniających precyzyjną kontrolę dla każdego Członka - Wygasające zaproszenia e-mail powiązane z adresem e-mail osoby zapraszanej - Dziennik aktywności rejestrujący kluczowe działania - Pełna izolacja danych w zakresie firmy — Twój zespół widzi wyłącznie dane Twojej firmy

Dane w zakresie firmy: Każda faktura, oferta, klient, produkt, szablon, harmonogram i nota korygująca należy do firmy. Członkowie Twojego zespołu widzą tylko to, co należy do Twojej firmy — nigdy danych innych podmiotów. Jest to egzekwowane na każdej warstwie systemu, nie tylko w interfejsie.

Stanowiska zależnie od planu: Liczba osób w zespole zależy od Twojego planu. Pro obejmuje do 10 członków zespołu (właściciel liczy się jako jedno stanowisko). Starter i Lifetime to plany jednoosobowe — obejmują tylko 1 stanowisko (właściciela). Aby dodać współpracowników, przejdź na plan Pro. Oczekujące zaproszenia rezerwują stanowisko, więc nie możesz przekroczyć limitu swojego planu.

Invotify korzysta z trzypoziomowej hierarchii ról. Każda rola ma jasno określony cel i jasno określoną granicę uprawnień.

Właściciel (Owner) Właściciel to posiadacz konta — zazwyczaj osoba, która się zarejestrowała. Właściciel ma pełny dostęp do wszystkiego, w tym do rozliczeń, i nie może zostać usunięty z zespołu. Każde konto ma dokładnie jednego Właściciela. Jeśli Właściciel musi przenieść konto, skontaktuj się z pomocą techniczną — przeniesienie własności zostanie przeprowadzone za Ciebie.

Administrator (Admin) Administratorzy zawsze mają wszystkie dziewięć uprawnień — w tym do rozliczeń. Mogą zarządzać fakturami, ofertami, klientami, produktami, szablonami, harmonogramami, raportami, członkami zespołu oraz subskrypcją. Uprawnień Administratora nie można ograniczać pojedynczo: jeśli chcesz, aby ktoś miał prawie pełny, ale nie nieograniczony dostęp, pozostaw tę osobę jako Członka i przyznaj jej zamiast tego konkretne uprawnienia. Możesz mieć tylu Administratorów, na ilu pozwalają stanowiska w Twoim planie.

Członek (Member) Członkowie to elastyczna rola. Członek zaczyna z dokładnie tymi uprawnieniami, które mu przyznasz — i żadnymi więcej. Domyślnie nowi Członkowie mogą zarządzać fakturami, ofertami i klientami oraz przeglądać raporty, ale nie mogą dotykać produktów, szablonów, harmonogramów, ustawień zespołu ani rozliczeń. Uprawnienia każdego Członka można dostosować indywidualnie, dzięki czemu jeden Członek może zajmować się wyłącznie obsługą klienta, a inny zarządzać harmonogramami faktur cyklicznych.

Dziewięć uprawnień obejmuje całą powierzchnię funkcjonalną aplikacji. Każde z nich kontroluje dostęp do określonej domeny danych i działań. Uprawnienia są jawne, a nie domniemane — jeśli Członek nie ma danego uprawnienia, dosłownie nie może zobaczyć ani dotknąć tego obszaru, nawet zgadując adresy URL.

Dostępne uprawnienia:

Zarządzanie fakturami (manage_invoices) — Tworzenie, edytowanie, wysyłanie i usuwanie faktur. Rejestrowanie płatności. Generowanie plików PDF. Bez tego uprawnienia Członek nie ma żadnego dostępu do faktur (nie istnieje tryb tylko do odczytu).

Zarządzanie ofertami (manage_quotes) — Tworzenie, edytowanie, wysyłanie i usuwanie ofert. Przekształcanie ofert w faktury. Obsługa wygasania ofert.

Zarządzanie klientami (manage_customers) — Dodawanie, edytowanie i usuwanie klientów. Przeglądanie historii klienta.

Zarządzanie produktami (manage_products) — Dodawanie, edytowanie i usuwanie produktów. Aktualizowanie cen. Zarządzanie stanem magazynowym (jeśli włączone). Przydatne dla pracowników magazynu i gospodarki zapasami.

Zarządzanie szablonami (manage_templates) — Projektowanie, zapisywanie i usuwanie szablonów faktur/ofert. Rzadko potrzebne — w większości zespołów projektowaniem szablonów zajmuje się jedna lub dwie osoby.

Zarządzanie harmonogramami (manage_schedules) — Tworzenie i modyfikowanie harmonogramów faktur cyklicznych. Wstrzymywanie i wznawianie harmonogramów. Przydatne dla pracowników operacyjnych.

Przeglądanie raportów (view_reports) — Dostęp do raportów przychodów, rachunku zysków i strat, struktury wiekowej (aging), DSO oraz podatków. Oddzielone od zarządzania fakturami, dzięki czemu możesz przyznać dostęp do raportów bez dostępu do zapisu.

Zarządzanie zespołem (manage_team) — Zapraszanie nowych członków, zmiana ról, dostosowywanie uprawnień, usuwanie członków. Zwykle tylko Właściciel i zaufani Administratorzy.

Zarządzanie rozliczeniami (manage_billing) — Przeglądanie subskrypcji Invotify i zarządzanie nią (przejście na wyższy lub niższy plan, anulowanie, aktualizacja metody płatności).

Domyślne ustawienia: - Właściciel (Owner): Wszystkie 9 uprawnień (nie można zmienić) - Administrator (Admin): Zawsze wszystkie 9 uprawnień (nie można dostosowywać pojedynczo) - Członek (Member): Zarządzanie fakturami, zarządzanie ofertami, zarządzanie klientami oraz przeglądanie raportów (można dostosować)

Dodanie współpracownika zajmuje mniej niż minutę.

Jak zaprosić: 1. Otwórz stronę „Zespół” z paska bocznego 2. Kliknij „Zaproś członka” (Invite member) 3. Wprowadź adres e-mail osoby 4. Wybierz jej rolę — Administrator lub Członek 5. W przypadku Członka dostosuj, które z 9 uprawnień otrzyma (wartości domyślne są wstępnie wypełnione) 6. Kliknij „Wyślij zaproszenie” (Send invite)

Osoba zapraszana otrzyma stylizowaną wiadomość e-mail z linkiem akceptacji. Link zawiera wygasający token, który jest ważny przez 7 dni i może zostać zaakceptowany wyłącznie przez konto zalogowane na zaproszony adres e-mail. Po kliknięciu linku osoba jest przeprowadzana przez utworzenie swojego konta Invotify (lub logowanie, jeśli już je ma) i trafia bezpośrednio do przestrzeni roboczej Twojej firmy — z rolą i uprawnieniami, które ustaliłeś.

Zarządzanie zaproszeniami: Strona „Zespół” wyświetla każde oczekujące zaproszenie. Po zaakceptowaniu zaproszenia osoba pojawia się zamiast tego na liście członków; odwołane lub wygasłe zaproszenia po prostu znikają z listy oczekujących.

Możesz odwołać oczekujące zaproszenie w dowolnym momencie. Po odwołaniu link przestaje działać. Możesz również ponownie wysłać zaproszenie, jeśli pierwotne wygasło lub zaginęło w folderze spam.

Zmiana roli lub uprawnień członka: Gdy ktoś już dołączy, otwórz jego profil ze strony „Zespół”. Możesz zmienić jego rolę (Członek → Administrator), dostosować indywidualne uprawnienia Członków lub usunąć tę osobę z zespołu. Zmiany wchodzą w życie natychmiast — nie jest wymagane ponowne logowanie.

Kluczowe działania podejmowane przez Twój zespół są rejestrowane w dzienniku aktywności. Służy to rozliczalności, rozwiązywaniu problemów i spokojowi ducha — zwłaszcza gdy coś poszło nie tak i musisz ustalić, co się zmieniło i kto to zmienił.

Co jest rejestrowane: - Faktura utworzona, wysłana i ręcznie oznaczona jako opłacona - Produkt utworzony - Ustawienie podatkowe utworzone lub usunięte - Członek zespołu zaproszony, zmiana roli, ponowne wysłanie zaproszenia - Konto bankowe połączone lub rozłączone oraz transakcje bankowe dopasowane do faktur

Co jest zapisywane przy każdym wpisie: - Osoba wykonująca (kto to zrobił) — powiązana z jej profilem w zespole - Działanie (co się wydarzyło) - Cel (na czym dana osoba działała — faktura, klient itp.) - Znacznik czasu - Krótka notatka kontekstowa, tam gdzie jest istotna

Przeglądanie dziennika: Otwórz „Aktywność” (Activity) z paska bocznego (włącz tę sekcję w Ustawienia → Funkcje (Settings → Features), jeśli jest ukryta), aby zobaczyć pełną historię. Filtruj według osoby, zakresu dat lub typu obiektu, aby zawęzić listę.

Przechowywanie: Wpisy w dzienniku aktywności są przechowywane przez cały okres istnienia Twojego konta. Stanowią część eksportu Twoich danych — gdy pobierasz swoje dane z Ustawienia → Prywatność i dane (Settings → Privacy & Data), dziennik aktywności jest dołączany.