Podpisy cyfrowe

Invotify pozwala podpisywać faktury i oferty elektronicznie — a także umożliwia Państwa klientom ich podpisanie bez konta. Państwa własny podpis pojawia się na dokumencie poprzez blok Podpis, wstępnie wypełniony z profilu firmy; klienci rysują swój podpis bezpośrednio na publicznej stronie udostępniania, a każdy zarejestrowany rekord podpisu zawiera tożsamość podpisującego oraz odporną na manipulacje ścieżkę audytu — bez konieczności drukowania, skanowania ani korzystania z zewnętrznej usługi e-podpisu.

Podpisy cyfrowe są dostępne w każdym planie (Starter, Pro i Lifetime) bez dodatkowych kosztów.

Co jest rejestrowane z każdym rekordem podpisu: - Obraz podpisu (przechowywany jako dane obrazu base64) - Imię i nazwisko podpisującego - Adres e-mail podpisującego (opcjonalnie) - Adres IP, z którego pochodzi podpis - Ciąg user-agent przeglądarki - Dokładny znacznik czasu podpisania

Jak podpisywanie działa dzisiaj: - Podpisywanie na dokumencie — blok Podpis renderuje imię i nazwisko podpisującego, tytuł, obraz podpisu oraz datę na fakturze lub ofercie, wstępnie wypełnione z domyślnych ustawień w Ustawieniach, dzięki czemu Państwa firma podpisuje każdy dokument w spójny sposób. - Podpisywanie przez klienta na stronie udostępniania — każdy, komu udostępnią Państwo fakturę, może otworzyć link, wpisać swoje imię i nazwisko, narysować podpis na polu do podpisu i przesłać go — bez konta Invotify. - Rekordy podpisów — zarejestrowane podpisy klientów są przechowywane przy konkretnym dokumencie i wymienione na stronie szczegółów faktury, dzięki czemu zawsze wiedzą Państwo, kto i kiedy podpisał.

Gdy udostępniają Państwo fakturę, publiczna strona udostępniania zawiera sekcję „Podpisz ten dokument” — Państwa klient może podpisać dokładnie tam, gdzie wyświetla fakturę, bez konta i bez dodatkowej usługi.

Jak klient podpisuje: 1. Otwiera wysłany link do udostępniania. 2. Wpisuje swoje imię i nazwisko (adres e-mail jest opcjonalny, ale wzmacnia ścieżkę audytu). 3. Rysuje swój podpis na polu do podpisu — działa to z myszą, palcem lub rysikiem. 4. Przesyła. Podpis zostaje natychmiast zarejestrowany i pojawia się potwierdzenie.

Podpisany rekord — obraz narysowanego podpisu wraz z imieniem i nazwiskiem podpisującego, opcjonalnym e-mailem, adresem IP, przeglądarką i dokładnym znacznikiem czasu — pojawia się na stronie szczegółów faktury w Państwa panelu.

Wbudowane zabezpieczenia: - Przesyłanie jest ograniczane częstotliwościowo na adres IP (kilka na godzinę), aby zapobiec nadużyciom. - Dokumentu nie można podpisać dwukrotnie pod tym samym imieniem i nazwiskiem podpisującego — zduplikowana próba zostaje odrzucona z czytelnym komunikatem. - Podpis jest akceptowany wyłącznie względem ważnej, aktualnie udostępnionej faktury lub oferty; nieprawidłowy lub unieważniony link zostaje odrzucony. - Publiczny punkt końcowy może wyłącznie utworzyć podpis — nigdy nie może odczytać istniejących.

Podpisywanie Państwa dokumentów jako firmy odbywa się poprzez blok Podpis i profil firmy.

Skonfiguruj raz w Ustawieniach: Zapisz domyślne imię i nazwisko podpisującego, tytuł podpisującego oraz obraz podpisu w Ustawienia → Informacje o firmie. Stają się one domyślnymi wartościami dla każdego dokumentu zawierającego blok Podpis.

Podpisuj podczas tworzenia: Gdy tworzą lub edytują Państwo fakturę bądź ofertę, której szablon zawiera blok Podpis, blok automatycznie uzupełnia imię i nazwisko podpisującego, tytuł, obraz podpisu i dzisiejszą datę na rzeczywistym dokumencie — dokumenty cykliczne są podpisywane spójnie bez ponownego wprowadzania danych za każdym razem.

Aby dowiedzieć się, jak Państwa klienci podpisują udostępniony dokument, zobacz „Klienci podpisują na stronie udostępniania” powyżej.

Każdy rekord podpisu to więcej niż obraz — to rekord stworzony z myślą o rozliczalności.

Co jest przechowywane dla każdego rekordu podpisu: - Imię i nazwisko podpisującego: Imię i nazwisko wpisane przez podpisującego. Wymagane dla każdego podpisu. - E-mail podpisującego: Opcjonalny adres e-mail podpisującego. - Obraz podpisu: Podpis przechowywany jako dane obrazu base64 w rekordzie podpisu dokumentu. - Adres IP: Źródłowy adres IP, odczytany z żądania, rejestrowany automatycznie. - User-agent: Ciąg user-agent przeglądarki/urządzenia podpisującego (przechowywany, z przycięciem bardzo długich wartości). - Znacznik czasu podpisania: Dokładny moment zarejestrowania podpisu.

Gdzie widoczne są podpisy: Na stronie szczegółów faktury pasek informacyjny wymienia każdy podpis — „Podpisano przez [imię i nazwisko] dnia [data]” — obok statystyk śledzenia wyświetleń dokumentu, dzięki czemu historia podpisywania znajduje się obok pozostałej aktywności dokumentu.

Kto może wyświetlać podpisy: Rekordy podpisów są ograniczone do Państwa firmy. Tylko członkowie Państwa firmy z odpowiednimi uprawnieniami mogą wymieniać i wyświetlać podpisy dokumentu; dane nigdy nie są widoczne dla innych kont. Publiczny punkt końcowy rejestrowania podpisu może wyłącznie utworzyć podpis za pomocą ważnego tokena udostępniania — nigdy nie może odczytać istniejących.

W Kreatorze szablonów blok Podpis kontroluje sposób, w jaki obszar podpisu pojawia się na drukowanym dokumencie/PDF. Jest jednym ze standardowych bloków szablonu, więc można go umieszczać, skalować i stylizować jak każdy inny.

Co pokazuje blok: - Opcjonalny nagłówek/etykieta (domyślnie „Podpis”, można go dostosować lub ukryć) - Opcjonalna linia podpisu, na której znajduje się podpis odręczny lub narysowany - Imię i nazwisko podpisującego, tytuł i datę podpisania - Opcjonalny obraz podpisu

Wstępne wypełnianie z profilu firmy: Na rzeczywistych dokumentach (nie w podglądzie kreatora) blok automatycznie uzupełnia imię i nazwisko podpisującego, tytuł podpisującego, obraz podpisu i dzisiejszą datę z domyślnych ustawień profilu firmy — dzięki czemu Państwa własne dokumenty są podpisywane bez ponownego wprowadzania danych za każdym razem.

Konfiguracja bloku (zakładka Pola): - Pokaż etykietę — włącz lub wyłącz nagłówek i nadpisz jego tekst. - Pokaż linię podpisu — włącz lub wyłącz podkreślenie, na którym znajduje się podpis.

Stylizacja i zgodność z PDF: Tło, obramowanie, zaokrąglenie, dopełnienie i stylizacja czcionki ustawione w kreatorze przenoszą się do wygenerowanego PDF, a blok respektuje skalę tekstu całego dokumentu. W kreatorze renderuje się z przykładowymi danymi podpisującego, aby można było zobaczyć układ; na dokumencie na żywo pokazuje rzeczywiste imię i nazwisko podpisującego, tytuł, datę i obraz.

Podpisy cyfrowe Invotify mają na celu zapewnienie Państwu czytelnego, możliwego do obrony rekordu tego, kto i kiedy podpisał dokument. Ważne jest, aby zrozumieć dokładnie, czym ten rekord jest — i czym nie jest.

Co zapewnia Invotify: - Zarejestrowany obraz podpisu - Imię i nazwisko podpisującego oraz opcjonalny e-mail - Adres IP, z którego pochodzi podpis - User-agent przeglądarki podpisującego - Dokładny znacznik czasu podpisania - Przechowywanie ograniczone do firmy, tak aby tylko Państwa zespół mógł wyświetlać rekord

Razem tworzą one ścieżkę audytu, która dokumentuje czynność podpisania.

Czego Invotify nie deklaruje: - To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny i nie posiada certyfikatu eIDAS. - Invotify nie zapewnia weryfikacji tożsamości podpisującego poza danymi, które wprowadza, i zarejestrowanymi metadanymi technicznymi. - Invotify nie gwarantuje wykonalności prawnej w żadnej konkretnej jurysdykcji.

To, czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, zależy od przepisów Państwa kraju, rodzaju dokumentu i zaangażowanych stron. Jeśli wykonalność ma znaczenie dla konkretnej umowy, należy skonsultować się z wykwalifikowanym prawnikiem lub skorzystać z dedykowanego dostawcy kwalifikowanego e-podpisu tam, gdzie wymaga tego prawo.