Podpisy cyfrowe

Invotify umożliwia elektroniczne podpisywanie faktur i ofert — a także pozwala Twoim klientom podpisywać je bez posiadania konta. Twój własny podpis pojawia się na dokumencie za pośrednictwem bloku Podpis, wstępnie wypełnionego z profilu firmy; klienci rysują podpis bezpośrednio na publicznej stronie udostępniania, a każdy przechwycony rekord podpisu zawiera tożsamość podpisującego oraz odporny na manipulacje dziennik audytu — bez drukowania, skanowania ani zewnętrznych usług e-podpisu.

Podpisy cyfrowe są dostępne na każdym planie (Starter, Pro i Lifetime) bez dodatkowych opłat.

Co jest przechwytywane z każdym rekordem podpisu: - Obraz podpisu (przechowywany jako dane obrazu base64) - Imię i nazwisko podpisującego - Adres e-mail podpisującego (opcjonalny) - Adres IP, z którego pochodzi podpis - Ciąg user-agent przeglądarki - Dokładny znacznik czasu podpisania

Jak działa podpisywanie: - Podpisywanie na dokumencie — blok Podpis renderuje imię i nazwisko podpisującego, tytuł, obraz podpisu i datę na fakturze lub ofercie, wstępnie wypełnione z domyślnych wartości w Ustawieniach, dzięki czemu Twoja firma podpisuje każdy dokument spójnie. - Podpisywanie przez klienta na stronie udostępniania — każda osoba, której udostępnisz fakturę, może otworzyć link, wpisać swoje imię i nazwisko, narysować podpis na podkładce do podpisywania i przesłać go — bez konta Invotify. - Rekordy podpisów — przechwycone podpisy klientów są przechowywane przy dokładnym dokumencie i wyświetlane na stronie szczegółów faktury, dzięki czemu zawsze wiesz, kto podpisał i kiedy.

Gdy udostępniasz fakturę, publiczna strona udostępniania zawiera sekcję "Podpisz ten dokument" — Twój klient może podpisać dokładnie tam, gdzie ogląda fakturę, bez konta i bez dodatkowej usługi.

Jak klient podpisuje: 1. Otwiera link udostępniania, który mu wysłałeś. 2. Wpisuje pełne imię i nazwisko (adres e-mail jest opcjonalny, ale wzmacnia dziennik audytu). 3. Rysuje podpis na podkładce do podpisywania — działa z myszą, palcem lub rysikiem. 4. Przesyła. Podpis jest natychmiast rejestrowany i pojawia się potwierdzenie.

Podpisany rekord — narysowany obraz podpisu oraz imię i nazwisko podpisującego, opcjonalny e-mail, adres IP, przeglądarka i dokładny znacznik czasu — pojawia się na stronie szczegółów faktury w Twoim panelu.

Wbudowane zabezpieczenia: - Zgłoszenia są ograniczone szybkością per IP (kilka na godzinę), aby zapobiec nadużyciom. - Dokument nie może być podpisany dwukrotnie przez tę samą osobę — zduplikowana próba jest odrzucana z wyraźnym komunikatem. - Podpis jest akceptowany wyłącznie dla ważnej, aktualnie udostępnionej faktury lub oferty; nieprawidłowy lub odwołany link jest odrzucany. - Publiczny punkt końcowy może tylko tworzyć podpis — nigdy nie może odczytać istniejących.

Podpisywanie dokumentów jako firma odbywa się za pośrednictwem bloku Podpis i profilu firmy.

Skonfiguruj raz w Ustawieniach: Zapisz domyślne imię i nazwisko podpisującego, tytuł podpisującego i obraz podpisu w Ustawienia → Informacje o firmie. Staną się one wartościami domyślnymi dla każdego dokumentu zawierającego blok Podpis.

Podpisuj podczas tworzenia: Gdy tworzysz lub edytujesz fakturę lub ofertę, której szablon zawiera blok Podpis, blok automatycznie wypełnia imię i nazwisko podpisującego, tytuł, obraz podpisu i dzisiejszą datę na rzeczywistym dokumencie — dokumenty cykliczne są podpisywane spójnie bez ponownego wpisywania danych za każdym razem.

Aby dowiedzieć się, jak Twoi klienci podpisują udostępniony dokument, zapoznaj się z sekcją "Klienci podpisują na stronie udostępniania" powyżej.

Każdy rekord podpisu to coś więcej niż obraz — to rekord stworzony z myślą o rozliczalności.

Co jest przechowywane dla każdego rekordu podpisu: - Imię i nazwisko podpisującego: Imię i nazwisko wpisane przez podpisującego. Wymagane dla każdego podpisu. - E-mail podpisującego: Opcjonalny adres e-mail podpisującego. - Obraz podpisu: Podpis przechowywany jako dane obrazu base64 w rekordzie podpisu dokumentu. - Adres IP: Adres IP źródłowy, odczytany z żądania, przechwytywany automatycznie. - User-agent: Ciąg user-agent przeglądarki/urządzenia podpisującego (przechowywany, z obcinaniem bardzo długich wartości). - Znacznik czasu podpisania: Dokładny moment zarejestrowania podpisu.

Gdzie widzisz podpisy: Na stronie szczegółów faktury pasek informacyjny zawiera listę każdego podpisu — "Podpisano przez [imię] w dniu [data]" — obok statystyk wyświetlenia dokumentu, dzięki czemu historia podpisywania znajduje się obok pozostałej aktywności dokumentu.

Kto może przeglądać podpisy: Rekordy podpisów są przypisane do Twojej firmy. Tylko członkowie Twojej firmy z odpowiednimi uprawnieniami mogą wyświetlać listę podpisów dokumentu; dane nigdy nie są widoczne dla innych kont. Publiczny punkt końcowy przechwytywania podpisów może tylko tworzyć podpis za pośrednictwem ważnego tokenu udostępniania — nigdy nie może odczytać istniejących.

W Kreatorze szablonów blok Podpis kontroluje sposób wyświetlania obszaru podpisu na wydrukowanym/PDF dokumencie. Jest jednym ze standardowych bloków szablonu, więc można go umieszczać, skalować i stylizować jak każdy inny.

Co blok pokazuje: - Opcjonalny nagłówek/etykieta (domyślnie "Podpis", można ją dostosować lub ukryć) - Opcjonalna linia podpisu, na której umieszcza się odręczny lub narysowany podpis - Imię i nazwisko, tytuł i data podpisania podpisującego - Opcjonalny obraz podpisu

Wstępne wypełnienie z profilu firmy: Na rzeczywistych dokumentach (nie w podglądzie kreatora) blok automatycznie wypełnia imię i nazwisko podpisującego, tytuł, obraz podpisu i dzisiejszą datę z domyślnych wartości profilu firmy — dzięki temu Twoje dokumenty wychodzą podpisane bez ponownego wpisywania danych za każdym razem.

Konfigurowanie bloku (zakładka Pola): - Pokaż etykietę — włącz/wyłącz nagłówek i zmień jego tekst. - Pokaż linię podpisu — włącz/wyłącz podkreślenie, na którym siedzi podpis.

Stylizacja i zgodność PDF: Tło, obramowanie, zaokrąglenie, dopełnienie i stylizacja czcionki ustawione w kreatorze są przenoszone do generowanego PDF, a blok uwzględnia skalę tekstu całego dokumentu. W kreatorze renderuje się z przykładowymi danymi podpisującego, aby można było zobaczyć układ; na żywym dokumencie pokazuje rzeczywistego podpisującego, tytuł, datę i obraz.

Podpisy cyfrowe Invotify mają na celu dostarczenie wyraźnego, możliwego do obrony zapisu dotyczącego tego, kto podpisał dokument i kiedy. Ważne jest dokładne zrozumienie tego, czym ten rekord jest — i czym nie jest.

Co zapewnia Invotify: - Przechwycony obraz podpisu - Imię i nazwisko podpisującego oraz opcjonalny adres e-mail - Adres IP, z którego pochodzi podpis - User-agent przeglądarki podpisującego - Dokładny znacznik czasu podpisania - Przechowywanie przypisane do firmy, dzięki czemu tylko Twój zespół może przeglądać rekord

Razem tworzą one dziennik audytu dokumentujący akt podpisania.

Czego Invotify nie deklaruje: - Nie jest to kwalifikowany podpis elektroniczny i nie jest certyfikowany eIDAS. - Invotify nie zapewnia weryfikacji tożsamości podpisującego poza podanymi przez niego danymi i przechwyconymi metadanymi technicznymi. - Invotify nie gwarantuje prawnej wykonalności w żadnej konkretnej jurysdykcji.

To, czy podpis elektroniczny jest prawnie wiążący, zależy od przepisów Twojego kraju, rodzaju dokumentu i zaangażowanych stron. Jeśli wykonalność prawna ma znaczenie dla konkretnej umowy, skonsultuj się z wykwalifikowanym prawnikiem lub skorzystaj z dedykowanego dostawcy kwalifikowanych podpisów elektronicznych, gdy prawo tego wymaga.