Ustawienia

Strona Ustawień to centrum konfiguracji do dostosowania Invotify do potrzeb Państwa firmy. Ustawienia są podzielone na zakładki, dostępne z lewego paska bocznego (lista rozwijana na urządzeniach mobilnych).

Zakładki ustawień: - Dane firmy - Profil firmy, logo, numery podatkowe/VAT, identyfikator PEPPOL oraz adres - Ustawienia dokumentów - Numeracja faktur/ofert, domyślna waluta, dane do płatności, terminy płatności, opłaty za zwłokę, przypomnienia o płatnościach, predefiniowane stawki podatkowe oraz domyślne notatki i warunki - Funkcje - Włączanie lub wyłączanie funkcji platformy (Oferty, Produkty, Kalendarz itp.) - Zatwierdzenia - Reguły zatwierdzania wymagające akceptacji przed wysłaniem dokumentów (Pro) - Bezpieczeństwo - Hasło, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), klucze dostępu (passkey) oraz aktywne sesje - Rozliczenia - Zarządzanie subskrypcją, zmiany planu oraz metoda płatności - Integracje - Połączenie Stripe i PayPal dla płatności online oraz uzgadnianie bankowe (Plaid) - Powiadomienia - Wybór, które alerty i na których kanałach mają być otrzymywane - Prywatność i dane - Eksport danych i usunięcie konta

Ważne: Strona Ustawień jest zawsze dostępna, nawet jeśli subskrypcja wygasła. Dzięki temu zawsze można zarządzać rozliczeniami i kontem.

Dane firmy pojawiają się na wszystkich fakturach i ofertach, co jest niezbędne dla profesjonalnie wyglądających dokumentów.

Logo firmy: - Prześlij logo swojej firmy - Obsługiwane formaty: PNG, JPG, GIF i WebP (maksymalnie 5 MB) - Najlepiej sprawdzają się obrazy kwadratowe, zapewniające spójne wyświetlanie - Logo pojawia się w bloku „Marka” w Państwa szablonach - Dostępny przycisk usuwania pozwala usunąć bieżące logo

Szczegóły firmy: - Nazwa firmy - Nazwa firmy lub nazwa handlowa (pojawia się na wszystkich dokumentach) - E-mail firmy - Kontaktowy adres e-mail do zapytań klientów - Numer telefonu - Firmowy numer kontaktowy - NIP - Lokalny numer podatkowy/rejestracyjny - Numer VAT - Do zgodności podatkowej i fakturowania B2B - Identyfikator PEPPOL - Państwa adres elektroniczny do kierowania e-fakturami — należy wpisać wyłącznie numer uczestnika (np. 1234567890123; schemat GLN 0088 jest stosowany automatycznie). Używany przy eksporcie e-faktur UBL/CII/Peppol — szczegóły w sekcji E-fakturowanie i zgodność - Schemat podatkowy - System podatkowy używany przez firmę (np. VAT, GST, SST)

Dane adresowe: - Ulica - Miasto - Województwo / Region - Kod pocztowy - Kraj

Wszystkie te informacje są używane w: - Bloku „Od” na fakturach i ofertach - Danych nadawcy e-maili przy wysyłce dokumentów - Generowaniu plików PDF dla profesjonalnego wyglądu

Uwaga: Dane bankowe (nazwa banku, IBAN, SWIFT/BIC) używane w bloku Danych do płatności ustawia się w Ustawieniach dokumentów, a nie tutaj.

Ustawienia dokumentów kontrolują sposób numeracji faktur i ofert oraz wartości domyślne stosowane do nowych dokumentów. Faktury i oferty są numerowane niezależnie.

Numeracja dokumentów: Należy zbudować format numeracji z wymiennych części, z podglądem na żywo następnego numeru: - Prefiks - Litery przed numerem (np. „INV”, „QT”) — do 6 znaków - Rok / Miesiąc - Przełączanie, czy w numerze pojawia się rok i/lub miesiąc - Skrócony rok - Użycie 2-cyfrowego roku (np. 24) zamiast pełnego roku - Separator - Znak między segmentami (np. -, /, . lub brak) - Cyfry - Do ilu cyfr uzupełniana jest sekwencja (np. 4 → 0001) - Resetowanie sekwencji - Licznik może resetować się co roku, aby każdy rok zaczynał się od nowa

Podgląd na żywo pokazuje dokładnie, jak będzie wyglądać następny numer dokumentu (np. INV-2026-0042).

Domyślna waluta: Należy ustawić najczęściej używaną walutę. Invotify obsługuje 102 waluty na całym świecie. Domyślna waluta jest wstępnie wybierana przy tworzeniu nowych faktur i ofert (nadal można ją zmienić dla każdego klienta lub dokumentu).

Dane do płatności: Należy ustawić dane bankowe, aby pojawiały się w bloku Danych do płatności na dokumentach: - Nazwa banku - SWIFT / BIC - IBAN

Domyślne terminy płatności: Należy wybrać domyślne terminy stosowane do nowych dokumentów: Płatne przy odbiorze, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 lub Netto 90 dni. Termin płatności jest obliczany automatycznie na podstawie tych terminów.

Opłaty za zwłokę: Należy skonfigurować automatyczne opłaty za zwłokę dla przeterminowanych faktur — okres karencji, wartość procentową lub kwotę stałą, opcjonalny limit maksymalny oraz to, czy opłata jest naliczana cyklicznie.

Przypomnienia o płatnościach: Należy włączyć automatyczne e-maile z przypomnieniami wysyłane określoną liczbę dni przed terminem płatności i/lub po nim.

Predefiniowane stawki podatkowe: Należy zapisać konfiguracje podatkowe do wielokrotnego użytku (patrz sekcja Predefiniowane stawki podatkowe poniżej).

Podpis: Należy ustawić domyślną nazwę i tytuł osoby podpisującej, które mogą pojawiać się w bloku Podpisu na dokumentach.

Domyślne notatki i warunki: Należy podać domyślny tekst notatek oraz warunków, który wstępnie wypełnia nowe faktury i oferty.

Predefiniowane stawki podatkowe pozwalają zapisać typowe stawki podatkowe raz i używać ich wielokrotnie na fakturach i ofertach, zamiast za każdym razem wpisywać wartości procentowe. Są dostępne we wszystkich planach.

Co przechowuje predefiniowana stawka: - Nazwa - Etykieta stawki (np. „Standardowy VAT”, „Stawka obniżona”, „Stawka zerowa”) - Stawka - Procent podatku (0–100%) - Opis - Opcjonalna notatka wyjaśniająca, kiedy ją stosować - Domyślna - Opcjonalnie oznacz jedną stawkę jako domyślną, stosowaną do nowych pozycji

Zarządzanie predefiniowanymi stawkami: 1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia dokumentów i znajdź sekcję Predefiniowane stawki podatkowe 2. Kliknij Dodaj, aby utworzyć stawkę, lub edytuj/usuń istniejącą 3. Oznacz stawkę jako domyślną za pomocą przełącznika z gwiazdką, aby była wstępnie wybierana na nowych dokumentach

Jak używane są predefiniowane stawki: Przy dodawaniu podatku do pozycji lub dokumentu można wybrać zapisaną stawkę, aby natychmiast uzupełnić wartość. Nadal można zmienić stawkę dla każdej pozycji — predefiniowane stawki to ułatwienie, a nie ograniczenie.

Automatyczna stawka domyślna na podstawie kraju: Jeśli nie oznaczono żadnej stawki jako domyślnej, nowe pozycje są wstępnie wypełniane standardową stawką VAT Państwa kraju (pobraną z kraju firmy w Ustawieniach — np. Łotwa → 21%). Ustawienie domyślnej stawki zawsze ma pierwszeństwo, w tym jawna stawka 0% dla firm, które nie naliczają VAT. Dla krajów bez jednej krajowej stawki (jak Stany Zjednoczone) nie przyjmuje się żadnej stawki, a nowe pozycje zaczynają się od 0%.

Powiązane funkcje podatkowe: - Podwójny podatek na pozycję (wszystkie plany) — zastosuj dwie niezależne stawki podatkowe na wiersz - Konfiguracja podatkowa dla klienta (wszystkie plany) — przechowuj domyślny numer podatkowy i stawki dla każdego klienta - Kategorie podatkowe dla produktu (Pro) — ustaw podstawowe i dodatkowe domyślne stawki podatkowe dla każdego produktu

Invotify zapewnia wiele opcji bezpieczeństwa w celu ochrony Państwa konta.

Zarządzanie hasłem: Hasło można zmienić w zakładce Bezpieczeństwo: 1. Wprowadź obecne hasło 2. Wprowadź nowe hasło 3. Potwierdź nowe hasło 4. Kliknij „Zmień hasło”, aby zaktualizować

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): Dodaj dodatkową warstwę zabezpieczeń dzięki uwierzytelnianiu dwuskładnikowemu opartemu na e-mailu: - Po włączeniu jednorazowy kod weryfikacyjny jest wysyłany na e-mail przy każdym logowaniu - Wprowadź 6-cyfrowy kod, aby dokończyć logowanie - Kody mają ograniczony czas ważności ze względów bezpieczeństwa

Jak włączyć 2FA: 1. Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo 2. W sekcji „Uwierzytelnianie dwuskładnikowe” włącz opcję „Kod e-mail” 3. 2FA jest aktywne natychmiast — od następnego logowania 6-cyfrowy kod zostanie wysłany na e-mail w celu dokończenia logowania

Klucze dostępu (passkey, WebAuthn): Korzystaj z nowoczesnego uwierzytelniania bez hasła za pomocą kluczy dostępu: - Loguj się za pomocą odcisku palca, rozpoznawania twarzy lub kodu PIN urządzenia - Bezpieczniejsze niż hasła — odporne na ataki phishingowe - Obsługa sprzętowych kluczy bezpieczeństwa (YubiKey itp.) - Do konta można przypisać wiele kluczy dostępu

Jak skonfigurować klucze dostępu: 1. Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo 2. Kliknij „Dodaj klucz dostępu” 3. Postępuj zgodnie z monitami urządzenia (odcisk palca, twarz lub PIN) 4. Klucz dostępu zostaje zarejestrowany i można go używać przy kolejnych logowaniach 5. Można zarejestrować wiele kluczy dostępu dla różnych urządzeń

Zarządzanie kluczami dostępu: - Przeglądaj wszystkie zarejestrowane klucze dostępu w zakładce Bezpieczeństwo - Usuwaj klucze dostępu, których już nie używasz - Dodawaj nowe klucze dostępu dla dodatkowych urządzeń

Aktywne sesje: Zakładka Bezpieczeństwo wymienia również każde urządzenie aktualnie zalogowane na Państwa koncie. Bieżące urządzenie jest oznaczone jako „To urządzenie”. Można wylogować pojedynczą sesję lub wylogować wszystkie pozostałe sesje naraz, jeśli podejrzewają Państwo nieautoryzowany dostęp.

Pełne informacje o wszystkich metodach uwierzytelniania (w tym logowanie przez Google i Apple oraz odzyskiwanie hasła) znajdują się w sekcji Bezpieczeństwo i uwierzytelnianie.

Invotify pozwala włączać lub wyłączać niektóre funkcje platformy, aby uprościć przestrzeń roboczą. Wyłączone funkcje są ukrywane z paska bocznego i interfejsu, a wszystkie ich dane są zachowywane na wypadek ponownego włączenia.

Funkcje do przełączania: - Oferty - Sekcja Ofert. Po wyłączeniu Oferty są usuwane z paska bocznego i pracują Państwo wyłącznie z fakturami. - Produkty - Katalog produktów. Po wyłączeniu Produkty są usuwane z paska bocznego. - Śledzenie stanów - Śledzenie zapasów dla produktów. Jest to podfunkcja Produktów i jest dostępna tylko, gdy Produkty są włączone — wyłączenie Produktów wyłącza również Śledzenie stanów. - Kalendarz - Widok kalendarza zaplanowanych i cyklicznych dokumentów. - Noty kredytowe - Wystawianie zwrotów i not kredytowych do faktur. - Raporty - Obszar Raportów (przychody, wiekowanie należności, podatki, zyski i straty oraz więcej). - Aktywność - Dziennik audytu na żywo zmian w przestrzeni roboczej. - Zespół - Zapraszanie członków oraz zarządzanie rolami i uprawnieniami.

Jak przełączać funkcje: 1. Przejdź do Ustawienia → Funkcje 2. Przełącz przełącznik obok dowolnej funkcji, aby ją włączyć lub wyłączyć 3. Zmiany wchodzą w życie natychmiast

Dlaczego wyłączać funkcje? - Uprość przestrzeń roboczą, ukrywając funkcje, których nie używasz - Zmniejsz natłok w pasku bocznym, aby uzyskać czystszy interfejs - Skup się na narzędziach istotnych dla swojego sposobu pracy - Funkcje można ponownie włączyć w dowolnym momencie z zachowaniem wszystkich danych

Subskrypcją Invotify można zarządzać w sekcji Rozliczenia w Ustawieniach.

Wyświetlanie bieżącego planu: - Nazwa planu z ikoną (Starter, Pro lub Lifetime) - Status subskrypcji (Aktywna, Anulowana itp.) - Okres rozliczeniowy lub „Dostęp dożywotni” dla zakupów jednorazowych - Bieżąca cena i informacje o odnowieniu - Przycisk „Zarządzaj subskrypcją” (otwiera Portal Klienta Stripe) - Przycisk „Zmień plan”, aby porównać i ulepszyć

Proces ulepszania: 1. Kliknij „Zmień plan”, aby zobaczyć wszystkie dostępne plany 2. Porównaj funkcje planów Starter, Pro i Lifetime 3. Kliknij przycisk ulepszenia przy wybranym planie 4. Sfinalizuj płatność bezpiecznie przez Stripe Checkout 5. Plan zostaje ulepszony natychmiast, a nowe funkcje są dostępne od razu

Zarządzanie subskrypcją: Przycisk „Zarządzaj subskrypcją” otwiera Portal Klienta Stripe, w którym można: - Zaktualizować kartę kredytową lub debetową - Wyświetlić pełną historię rozliczeń - Pobrać potwierdzenia płatności i faktury - Anulować subskrypcję - Zmienić rozliczenie z miesięcznego na roczne

Zakładka Integracje pozwala łączyć usługi zewnętrzne. Integracje płatności i synchronizacji bankowej są dostępne w planach Pro i Lifetime.

Przyjmowanie płatności online: Połącz Stripe i/lub PayPal, aby klienci mogli opłacać faktury online. Oba używają bezpiecznego połączenia OAuth — autoryzują Państwo Invotify ze swojego istniejącego konta Stripe lub PayPal; Invotify nigdy nie widzi Państwa danych logowania.

Konfiguracja dostawcy płatności: 1. Przejdź do Ustawienia → Integracje 2. W sekcji „Przyjmuj płatności online” kliknij Połącz obok Stripe lub PayPal 3. Zostaną Państwo przekierowani do dostawcy w celu autoryzacji połączenia 4. Zakończ wdrożenie (lub zaloguj się do istniejącego konta) 5. Po połączeniu status i dane konta pojawiają się w Ustawieniach

Po połączeniu: - Można generować łącza do płatności dla poszczególnych faktur - Łącza do płatności są automatycznie dołączane do e-maili z fakturami - Klienci mogą płacić bezpośrednio z łącza kartą lub obsługiwanym portfelem - Płatności trafiają na Państwa połączone konto Stripe lub PayPal - Status faktury aktualizuje się automatycznie przez webhooki, gdy klient zapłaci

Uzgadnianie bankowe: Użytkownicy Pro/Lifetime mogą również połączyć konto bankowe (przez Plaid), aby pobierać transakcje i dopasowywać je do zaległych faktur. Szczegóły w sekcji Synchronizacja banku.

Zarządzanie i rozłączanie: - Przeglądaj status połączenia i dane konta w Ustawieniach - Kliknij Rozłącz, aby usunąć integrację w dowolnym momencie - Rozłączenie zatrzymuje działanie nowych łączy do płatności, ale nie wpływa na samo konto Stripe/PayPal

Przy dodawaniu klienta z europejskim numerem VAT Invotify może zweryfikować go w oficjalnej bazie UE VIES i automatycznie uzupełnić dane firmy.

Jak to działa: 1. Tworzą Państwo nowego klienta i wprowadzają jego numer VAT (np. LV40203700105) 2. Invotify wykrywa, że jest to numer VAT UE (zaczyna się od 2-literowego kodu kraju UE) 3. Wysyła numer do bazy VIES Komisji Europejskiej w celu walidacji 4. Jeśli numer jest prawidłowy: nazwa firmy i zarejestrowany adres z bazy rządowej automatycznie uzupełniają rekord klienta 5. Jeśli numer jest nieprawidłowy: pojawia się ostrzeżenie przed zapisaniem

Dlaczego to ważne: - W fakturowaniu B2B w Europie należy zweryfikować numer VAT klienta dla zgodności podatkowej (odwrotne obciążenie, zwolnienia z VAT) - Automatyczne uzupełnianie oficjalnej zarejestrowanej nazwy i adresu zapobiega literówkom i gwarantuje, że faktury odwołują się do prawnie poprawnego podmiotu - VIES to wiarygodne źródło — to ta sama baza, której używają organy podatkowe

Obsługiwane kraje: Wszystkie 27 państw członkowskich UE oraz Irlandia Północna (XI). Pełna lista: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Bezpłatne, bez klucza API: VIES jest obsługiwany przez Komisję Europejską. Jest bezpłatny, publiczny i nie wymaga rejestracji. Invotify wywołuje go bezpośrednio przy walidacji numeru VAT.

Uwaga: VIES bywa czasami powolny lub niedostępny, gdy bazy państw członkowskich UE przechodzą konserwację. Invotify obsługuje przekroczenia czasu w sposób bezpieczny — zawsze można zapisać klienta i zweryfikować później.

Zakładka Prywatność i dane daje Państwu zgodną z RODO kontrolę nad danymi: pełny eksport oraz trwałe usunięcie konta.

Eksport danych: Należy kliknąć Pobierz moje dane, aby wygenerować pojedynczy plik JSON zawierający profil, klientów, faktury, oferty, produkty, szablony oraz powiązane rekordy. Pobiera się natychmiast i jest dostępny niezależnie od statusu subskrypcji.

Usunięcie konta: Należy kliknąć Usuń moje konto, a następnie wpisać DELETE MY ACCOUNT, aby potwierdzić. Trwale usuwa to konto i wszystkie powiązane dane — nie można tego cofnąć, dlatego najpierw należy wyeksportować dane.

Szukają Państwo więcej opcji eksportu? Sekcja E-fakturowanie i zgodność szczegółowo omawia ustrukturyzowane eksporty danych CSV/JSON oraz formaty e-faktur (UBL, CII, Peppol).