Ustawienia

Strona Ustawienia to centrum konfiguracji do dostosowywania Invotify do potrzeb Twojej firmy. Ustawienia są zorganizowane w zakładki, do których można przechodzić z lewego paska bocznego (na urządzeniach mobilnych — z listy rozwijanej).

Zakładki ustawień: - Informacje o firmie — profil firmy, logo, numery NIP/VAT, identyfikator PEPPOL i adres - Ustawienia dokumentów — numeracja faktur/ofert, domyślna waluta, dane płatności, warunki płatności, opłaty za zwłokę, przypomnienia o płatnościach, szablony podatków oraz domyślne notatki i warunki - Funkcje — włącz lub wyłącz funkcje platformy (Oferty, Produkty, Kalendarz itp.) - Zatwierdzenia — reguły zatwierdzania wymagające akceptacji przed wysłaniem dokumentów (Pro) - Bezpieczeństwo — hasło, uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), klucze dostępu i aktywne sesje - Rozliczenia — zarządzanie subskrypcją, ulepszenia planu i metoda płatności - Integracje — połącz Stripe i PayPal do płatności online oraz synchronizację konta bankowego (Plaid) - Powiadomienia — wybierz, które alerty otrzymujesz i na jakich kanałach - Prywatność i dane — eksport danych i usuwanie konta

Ważne: Strona Ustawienia jest zawsze dostępna, nawet jeśli Twoja subskrypcja wygasła. Dzięki temu zawsze możesz zarządzać rozliczeniami i kontem.

Informacje o Twojej firmie pojawiają się na wszystkich fakturach i ofertach, dlatego są niezbędne dla profesjonalnego wyglądu dokumentów.

Logo firmy: - Prześlij logo swojej firmy - Obsługiwane formaty: PNG, JPG, GIF i WebP (maksymalnie 5 MB) - Najlepiej sprawdzają się obrazy kwadratowe dla spójnego wyświetlania - Logo pojawia się w bloku "Marka" na szablonach - Dostępny przycisk Usuń w celu usunięcia bieżącego logo

Dane firmy: - Nazwa firmy — nazwa Twojej firmy lub handlowa (pojawia się na wszystkich dokumentach) - E-mail firmy — kontaktowy adres e-mail dla zapytań klientów - Numer telefonu — firmowy numer kontaktowy - NIP — lokalny numer identyfikacji podatkowej/rejestracyjny - Numer VAT — dla zgodności podatkowej i fakturowania B2B - Identyfikator PEPPOL — Twój elektroniczny adres do routingu e-faktur — wprowadź tylko numer uczestnika (np. 1234567890123; schemat GLN 0088 jest stosowany automatycznie). Używany podczas eksportowania e-faktur UBL/CII/Peppol — szczegóły w sekcji E-fakturowanie i zgodność - Schemat podatkowy — system podatkowy stosowany w Twojej firmie (np. VAT, GST, SST)

Dane adresowe: - Adres ulicy - Miasto - Województwo/Region - Kod pocztowy - Kraj

Wszystkie te informacje są używane w: - Bloku "Od" na fakturach i ofertach - Informacjach o nadawcy e-mail przy wysyłaniu dokumentów - Generowaniu PDF dla profesjonalnego wyglądu

Uwaga: Dane bankowe (nazwa banku, IBAN, SWIFT/BIC) używane w bloku Dane płatności ustawia się w Ustawienia dokumentów, a nie tutaj.

Ustawienia dokumentów kontrolują sposób numerowania faktur i ofert oraz jakie wartości domyślne są stosowane do nowych dokumentów. Faktury i oferty są numerowane niezależnie.

Numeracja dokumentów: Zbuduj format numeracji z wymiennych elementów, z podglądem na żywo następnego numeru: - Przedrostek — litery przed numerem (np. "FV", "OF") — do 6 znaków - Rok / Miesiąc — przełącz, czy rok i/lub miesiąc mają pojawiać się w numerze - Krótki rok — użyj roku 2-cyfrowego (np. 24) zamiast pełnego roku - Separator — znak między segmentami (np. -, /, . lub brak) - Cyfry — liczba cyfr, do której jest dopełniana sekwencja (np. 4 → 0001) - Reset sekwencji — licznik może być resetowany co roku, tak aby każdy rok zaczynał się od nowa

Podgląd na żywo pokazuje dokładnie, jak będzie wyglądał następny numer dokumentu (np. FV-2026-0042).

Domyślna waluta: Ustaw najczęściej używaną walutę. Invotify obsługuje 102 waluty na całym świecie. Domyślna waluta jest wstępnie wybierana podczas tworzenia nowych faktur i ofert (można ją nadpisać per klient lub per dokument).

Dane płatności: Ustaw dane bankowe, aby pojawiały się w bloku Dane płatności na dokumentach: - Nazwa banku - SWIFT / BIC - IBAN

Domyślne warunki płatności: Wybierz domyślne warunki stosowane do nowych dokumentów: Płatne przy odbiorze, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 lub Netto 90 dni. Data wymagalności jest obliczana automatycznie na podstawie tych warunków.

Opłaty za zwłokę: Skonfiguruj automatyczne opłaty za zwłokę dla zaległych faktur — okres karencji, wartość procentowa lub stała kwota, opcjonalny limit maksymalny oraz czy opłata jest cykliczna.

Przypomnienia o płatnościach: Włącz automatyczne wiadomości e-mail z przypomnieniami wysyłane określoną liczbę dni przed i/lub po terminie wymagalności.

Szablony podatków: Zapisz konfigurowalne szablony podatków wielokrotnego użytku (szczegóły w sekcji Szablony podatków poniżej).

Podpis: Ustaw domyślną nazwę i tytuł osoby podpisującej, które mogą pojawiać się w bloku Podpis na dokumentach.

Domyślne notatki i warunki: Wprowadź domyślny tekst notatek i warunków ogólnych, który jest wstępnie wypełniany na nowych fakturach i ofertach.

Szablony podatków pozwalają raz zapisać typowe stawki podatkowe i ponownie ich używać na fakturach i ofertach, zamiast wpisywać wartości procentowe za każdym razem. Są dostępne na wszystkich planach.

Co przechowuje szablon: - Nazwa — etykieta stawki (np. "Stawka standardowa VAT", "Stawka obniżona", "Stawka zerowa") - Stawka — procent podatku (0–100%) - Opis — opcjonalna notatka wyjaśniająca, kiedy go używać - Domyślny — opcjonalnie oznacz jeden szablon jako domyślny stosowany do nowych pozycji

Zarządzanie szablonami: 1. Przejdź do Ustawienia → Ustawienia dokumentów i znajdź sekcję Szablony podatków 2. Kliknij Dodaj, aby utworzyć szablon, lub edytuj/usuń istniejący 3. Oznacz szablon jako domyślny przełącznikiem gwiazdki, aby był wstępnie wybierany dla nowych dokumentów

Jak szablony są używane: Podczas dodawania podatku do pozycji lub dokumentu możesz wybrać zapisany szablon, aby natychmiast wypełnić stawkę. Możesz nadal nadpisać stawkę per pozycja — szablony to wygoda, nie ograniczenie.

Automatyczna domyślna stawka na podstawie kraju: Jeśli żaden szablon nie jest oznaczony jako domyślny, nowe pozycje są wstępnie wypełniane standardową stawką VAT Twojego kraju (pobieraną z kraju firmy w Ustawieniach — np. Polska → 23%). Ustawienie domyślnego szablonu zawsze nadpisuje tę stawkę, w tym jawny szablon 0% dla firm nienaliczających VAT. W przypadku krajów bez jednej krajowej stawki (np. Stany Zjednoczone) nie jest przyjmowana żadna stawka i nowe pozycje zaczynają od 0%.

Powiązane funkcje podatkowe: - Podwójny podatek per pozycja (wszystkie plany) — zastosuj dwie niezależne stawki podatkowe na wiersz - Konfiguracja podatkowa per klient (wszystkie plany) — przechowuj domyślny numer NIP i stawki per klient - Kategorie podatkowe per produkt (Pro) — ustaw podstawowe i dodatkowe wartości domyślne podatku per produkt

Invotify oferuje wiele opcji bezpieczeństwa w celu ochrony Twojego konta.

Zarządzanie hasłem: Zmień hasło w zakładce Bezpieczeństwo: 1. Wpisz bieżące hasło 2. Wpisz nowe hasło 3. Potwierdź nowe hasło 4. Kliknij "Zmień hasło", aby zaktualizować

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA): Dodaj dodatkową warstwę bezpieczeństwa za pomocą uwierzytelniania dwuskładnikowego opartego na poczcie e-mail: - Po włączeniu jednorazowy kod weryfikacyjny jest wysyłany na Twój adres e-mail przy każdym logowaniu - Wpisz 6-cyfrowy kod, aby ukończyć logowanie - Kody są ograniczone czasowo ze względów bezpieczeństwa

Jak włączyć 2FA: 1. Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo 2. W sekcji "Uwierzytelnianie dwuskładnikowe" włącz przełącznik "Kod e-mail" 3. 2FA jest aktywne natychmiast — od następnego logowania na Twój e-mail będzie wysyłany 6-cyfrowy kod wymagany do ukończenia logowania

Klucze dostępu (WebAuthn): Korzystaj z nowoczesnego uwierzytelniania za pomocą kluczy dostępu: - Logowanie z użyciem odcisku palca, rozpoznawania twarzy lub kodu PIN urządzenia - Bezpieczniejsze niż hasła — odporne na ataki phishingowe - Obsługuje sprzętowe klucze bezpieczeństwa (YubiKey itp.) - Na koncie można zarejestrować wiele kluczy dostępu

Jak skonfigurować klucze dostępu: 1. Przejdź do Ustawienia → Bezpieczeństwo 2. Kliknij "Dodaj klucz dostępu" 3. Postępuj zgodnie z instrukcjami urządzenia (odcisk palca, twarz lub PIN) 4. Klucz dostępu jest zarejestrowany i może być używany do przyszłych logowań 5. Możesz zarejestrować wiele kluczy dostępu dla różnych urządzeń

Zarządzanie kluczami dostępu: - Wyświetl wszystkie zarejestrowane klucze dostępu w zakładce Bezpieczeństwo - Usuń klucze dostępu, których już nie używasz - Dodaj nowe klucze dostępu dla dodatkowych urządzeń

Aktywne sesje: Zakładka Bezpieczeństwo zawiera również listę każdego urządzenia aktualnie zalogowanego na Twoje konto. Bieżące urządzenie jest oznaczone jako "To urządzenie". Możesz wylogować się z pojedynczej sesji lub ze wszystkich pozostałych sesji jednocześnie, jeśli podejrzewasz nieautoryzowany dostęp.

Aby uzyskać pełne informacje o wszystkich metodach uwierzytelniania (w tym logowanie przez Google i Apple oraz odzyskiwanie hasła), zapoznaj się z sekcją Bezpieczeństwo i uwierzytelnianie.

Invotify pozwala włączać lub wyłączać określone funkcje platformy, aby uprościć obszar roboczy. Wyłączone funkcje są ukryte na pasku bocznym i w interfejsie, a wszystkie ich dane są zachowane do momentu ponownego włączenia.

Funkcje z przełącznikiem: - Oferty — sekcja Oferty. Po wyłączeniu Oferty są usuwane z paska bocznego i pracujesz tylko z fakturami. - Produkty — katalog produktów. Po wyłączeniu Produkty są usuwane z paska bocznego. - Śledzenie zapasów — śledzenie stanów magazynowych dla produktów. To jest podfunkcja Produktów i jest dostępna tylko wtedy, gdy Produkty są włączone — wyłączenie Produktów wyłącza również Śledzenie zapasów. - Kalendarz — widok kalendarza zaplanowanych i cyklicznych dokumentów. - Noty kredytowe — wystawianie zwrotów i not kredytowych do faktur. - Raporty — obszar Raportów (przychody, wiek należności, podatki, zysk i strata i inne). - Aktywność — dziennik audytu na żywo zmian w obszarze roboczym. - Zespół — zapraszanie członków i zarządzanie rolami i uprawnieniami.

Jak przełączać funkcje: 1. Przejdź do Ustawienia → Funkcje 2. Przestaw przełącznik obok dowolnej funkcji, aby ją włączyć lub wyłączyć 3. Zmiany obowiązują natychmiast

Dlaczego wyłączać funkcje? - Uproszczenie obszaru roboczego poprzez ukrycie nieużywanych funkcji - Zmniejszenie bałaganu na pasku bocznym dla czystszego interfejsu - Skupienie się na narzędziach ważnych dla Twojego przepływu pracy - Funkcje można ponownie włączyć w dowolnym momencie z zachowaniem wszystkich danych

Zarządzaj subskrypcją Invotify w sekcji Rozliczenia w Ustawieniach.

Wyświetlanie bieżącego planu: - Nazwa planu z ikoną (Starter, Pro lub Lifetime) - Status subskrypcji (Aktywna, Anulowana itp.) - Okres rozliczeniowy lub "Dożywotni dostęp" w przypadku jednorazowych zakupów - Bieżąca cena i informacje o odnowieniu - Przycisk "Zarządzaj subskrypcją" (otwiera Portal klienta Stripe) - Przycisk "Zmień plan" do porównania i ulepszenia

Proces ulepszania: 1. Kliknij "Zmień plan", aby zobaczyć wszystkie dostępne plany 2. Porównaj funkcje w planach Starter, Pro i Lifetime 3. Kliknij przycisk ulepszenia na wybranym planie 4. Dokonaj płatności bezpiecznie za pośrednictwem Stripe Checkout 5. Plan zostaje ulepszony natychmiast i nowe funkcje są dostępne od razu

Zarządzanie subskrypcją: Przycisk "Zarządzaj subskrypcją" otwiera Portal klienta Stripe, gdzie możesz: - Zaktualizować kartę kredytową lub debetową - Wyświetlić pełną historię rozliczeń - Pobierać potwierdzenia płatności i faktury - Anulować subskrypcję - Przejść z rozliczeń miesięcznych na roczne

Zakładka Integracje umożliwia połączenie zewnętrznych usług. Integracje płatności i synchronizacji bankowej są dostępne na planach Pro i Lifetime.

Akceptowanie płatności online: Połącz Stripe i/lub PayPal, aby klienci mogli płacić za faktury online. Oba używają bezpiecznego połączenia OAuth — autoryzujesz Invotify ze swojego istniejącego konta Stripe lub PayPal; Invotify nigdy nie widzi Twoich danych logowania.

Konfigurowanie dostawcy płatności: 1. Przejdź do Ustawienia → Integracje 2. W sekcji "Akceptuj płatności online" kliknij Połącz obok Stripe lub PayPal 3. Zostaniesz przekierowany do dostawcy w celu autoryzacji połączenia 4. Ukończ proces wdrożenia (lub zaloguj się na istniejące konto) 5. Po połączeniu status i szczegóły konta są wyświetlane w Ustawieniach

Po połączeniu: - Linki do płatności można generować dla poszczególnych faktur - Linki do płatności są automatycznie dołączane do wiadomości e-mail z fakturami - Klienci mogą płacić bezpośrednio z linku kartą lub obsługiwanym portfelem - Płatności są deponowane na Twoim połączonym koncie Stripe lub PayPal - Status faktury jest aktualizowany automatycznie za pośrednictwem webhooków, gdy klient zapłaci

Synchronizacja bankowa: Użytkownicy Pro/Lifetime mogą również połączyć konto bankowe (przez Plaid), aby pobierać transakcje i dopasowywać je do zaległych faktur. Szczegóły w sekcji Synchronizacja bankowa.

Zarządzanie i rozłączanie: - Wyświetl status połączenia i szczegóły konta w Ustawieniach - Kliknij Rozłącz, aby usunąć integrację w dowolnym momencie - Rozłączenie zatrzymuje działanie nowych linków do płatności, ale nie wpływa na samo konto Stripe/PayPal

Podczas dodawania klienta z europejskim numerem VAT Invotify może go zweryfikować w oficjalnej unijnej bazie danych VIES i automatycznie wypełnić dane firmy.

Jak to działa: 1. Tworzysz nowego klienta i podajesz jego numer VAT (np. PL1234567890) 2. Invotify wykrywa, że jest to numer VAT UE (zaczyna się od 2-literowego kodu kraju UE) 3. Wysyła numer do bazy danych VIES Komisji Europejskiej w celu weryfikacji 4. Jeśli prawidłowy: nazwa firmy i zarejestrowany adres z rządowej bazy danych są automatycznie wypełniane w rekordzie klienta 5. Jeśli nieprawidłowy: przed zapisaniem wyświetlane jest ostrzeżenie

Dlaczego to ważne: - W przypadku fakturowania B2B w Europie musisz zweryfikować numer VAT klienta dla zgodności podatkowej (odwrotne obciążenie, zwolnienia z VAT) - Automatyczne wypełnianie oficjalnej zarejestrowanej nazwy i adresu zapobiega literówkom i zapewnia, że faktury odnoszą się do prawnie właściwego podmiotu - VIES jest autorytatywnym źródłem — to ta sama baza danych, z której korzystają organy podatkowe

Obsługiwane kraje: Wszystkie 27 państw członkowskich UE plus Irlandia Północna (XI). Pełna lista: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Bezpłatnie, bez klucza API: VIES jest obsługiwany przez Komisję Europejską. Jest bezpłatny, publiczny i nie wymaga rejestracji. Invotify wywołuje go bezpośrednio podczas weryfikacji numeru VAT.

Uwaga: VIES jest czasami wolny lub niedostępny, gdy bazy danych państw członkowskich UE są w trakcie konserwacji. Invotify obsługuje limity czasu z wdziękiem — zawsze możesz zapisać klienta i sprawdzić poprawność później.

Zakładka Prywatność i dane zapewnia zgodną z RODO kontrolę nad danymi: pełny eksport i trwałe usunięcie konta.

Eksport danych: Kliknij Pobierz moje dane, aby wygenerować jeden plik JSON zawierający Twój profil, klientów, faktury, oferty, produkty, szablony i powiązane rekordy. Pobieranie jest natychmiastowe i dostępne niezależnie od statusu subskrypcji.

Usunięcie konta: Kliknij Usuń moje konto, a następnie wpisz USUŃ MOJE KONTO, aby potwierdzić. Powoduje to trwałe usunięcie Twojego konta i wszystkich powiązanych danych — operacja jest nieodwracalna, dlatego najpierw wyeksportuj dane.

Szukasz więcej opcji eksportu? Sekcja E-fakturowanie i zgodność szczegółowo opisuje strukturyzowane eksporty CSV/JSON i formaty faktur elektronicznych (UBL, CII, Peppol).