Oferty

Oferty (nazywane też kosztorysami lub propozycjami) pozwalają przesyłać informacje cenowe potencjalnym klientom przed sfinalizowaniem prac. Po zaakceptowaniu oferty możesz łatwo przekształcić ją w fakturę jednym kliknięciem.

Oferty a faktury: - Oferty mają datę ważności zamiast terminu płatności - Oferty można przekształcać w faktury po zaakceptowaniu - Oferty nie wpływają na wskaźniki przychodów do czasu przekształcenia - Oferty korzystają z tego samego systemu szablonów co faktury - Oferty mają własny zestaw statusów (Szkic, Wysłana, Zaakceptowana, Odrzucona, Wygasła, Przekształcona)

Typowe zastosowania: - Przekazywanie klientom kosztorysów projektów przed rozpoczęciem prac - Wysyłanie propozycji dla nowych możliwości biznesowych - Uzyskiwanie akceptacji cen przed wystawieniem faktury - Dokumentowanie uzgodnionych cen przed utworzeniem ostatecznej faktury

Uwaga: Oferty można włączyć lub wyłączyć w Ustawienia → Funkcje. Po wyłączeniu sekcja Oferty jest ukrywana z paska bocznego.

Tworzenie oferty jest niemal identyczne z tworzeniem faktury. Główną różnicą jest pole daty ważności oraz dostępne działania specyficzne dla oferty.

Edytor ofert: Edytor ofert dzieli wszystkie funkcje z edytorem faktur: - Wybór klienta z automatycznym uzupełnianiem - Pozycje z produktami i cenami - Obliczenia podatku i rabatów - Wybór szablonu - Podgląd A4 na żywo

Pola specyficzne dla oferty: - Ważne do (data ważności) — kiedy oferta wygasa i przestaje być ważna. Zastępuje to termin płatności faktury i domyślnie wynosi 30 dni po dacie wystawienia.

Oferty cykliczne: Podobnie jak faktury, oferty również obsługują harmonogramy cykliczne za pomocą tego samego przełącznika cykliczności w edytorze. Jest to przydatne do wysyłania okresowych propozycji lub ofert odnowienia do klientów.

Podczas tworzenia oferty: 1. Ustaw rozsądny okres ważności (zwykle 14–30 dni) 2. Uwzględnij wszystkie koszty i potencjalne opcje 3. Dodaj notatki wyjaśniające warunki i zasady 4. Sprawdź podgląd przed zapisaniem

Strona listy ofert zapewnia te same funkcje zarządzania co faktury, z dodatkowymi działaniami specyficznymi dla ofert.

Dostępne działania: - Wyświetl — otwórz stronę szczegółów oferty z podglądem PDF - Edytuj — modyfikuj treść oferty - Duplikuj — utwórz kopię oferty - Pobierz PDF — pobierz ofertę jako profesjonalny PDF - Wyślij e-mail — wyślij do klienta z załącznikiem PDF (ustawia ofertę na „Wysłana”) - Przekształć w fakturę — utwórz fakturę z tej oferty - Usuń — usuń ofertę

Statusy ofert: - Szkic — oferta utworzona, ale jeszcze nie wysłana - Wysłana — dostarczona do klienta, oczekuje na odpowiedź - Zaakceptowana — klient zaakceptował ofertę - Odrzucona — klient odrzucił ofertę - Wygasła — minęła data ważności bez odpowiedzi - Przekształcona — została przekształcona w fakturę

Gdy klient zaakceptuje Twoją ofertę, możesz przekształcić ją w fakturę jednym kliknięciem. Oszczędza to czas i zapewnia dokładność, przenosząc wszystkie szczegóły. Możesz przekształcić ofertę w statusie Szkic, Wysłana lub Zaakceptowana; oferty, która została już przekształcona, nie można przekształcić ponownie.

Proces przekształcania: 1. Otwórz ofertę 2. Kliknij „Przekształć w fakturę” 3. Sprawdź wygenerowaną fakturę 4. W razie potrzeby dostosuj daty 5. Zapisz i wyślij fakturę

Co jest kopiowane: - Wszystkie pozycje z opisami, ilościami i cenami - Informacje o kliencie - Notatki - Wybór szablonu - Stawki podatku i rabaty

Co się zmienia: - Nowy numer faktury jest generowany automatycznie - Data wystawienia jest ustawiana na dzisiaj - Termin płatności jest ustawiany na 30 dni po dacie wystawienia - Status oryginalnej oferty zmienia się na „Przekształcona” - Zachowane jest powiązanie między ofertą a fakturą

W przypadku większych lub etapowych projektów nie musisz fakturować oferty w całości naraz. Fakturowanie etapowe pozwala fakturować zaakceptowaną ofertę w wielu etapach, generując osobną fakturę dla każdego etapu, przy jednoczesnym zachowaniu oryginalnej oferty jako jedynego źródła prawdy. Fakturowanie etapowe jest dostępne we wszystkich planach.

Jak to działa: Każda faktura etapowa pomniejsza część sumy oferty. Możesz fakturować każdy etap procentowo (np. 30% zaliczki, potem 40%, potem 30%) lub kwotą stałą (konkretna wartość kamienia milowego). Invotify śledzi, jaka część oferty została już zafakturowana i ile pozostaje.

Ochrona przed nadmiernym fakturowaniem: Nigdy nie możesz zafakturować więcej niż suma oferty. Gdy łączna kwota osiągnie 100% oferty, nie można tworzyć dalszych faktur etapowych — system blokuje każdą kwotę, która przekroczyłaby pozostałe niezafakturowane saldo.

Włączanie: Fakturowanie etapowe jest opcjonalne dla każdej oferty. Zaznacz „Zezwól na fakturowanie etapowe” w edytorze oferty (w sekcji szczegółów oferty, podczas tworzenia lub edycji oferty). Jeśli oferta na to nie zezwala, jej widok etapowy informuje o tym i przenosi Cię bezpośrednio do edytora, aby to włączyć.

Gdzie to znaleźć: Otwórz stronę szczegółów oferty i użyj jej widoku fakturowania etapowego, aby dodać kamienie milowe, ustawić procent lub kwotę stałą oraz wygenerować fakturę dla tego etapu. Każda wygenerowana faktura zachowuje się jak każda inna faktura (PDF, e-mail, śledzenie płatności).

Daty ważności ofert są śledzone w całym Invotify, aby pomóc Ci na czas kontaktować się z klientami. System aktywnie monitoruje Twoje oferty i wysyła powiadomienia przed ich wygaśnięciem.

Gdzie pojawiają się daty ważności: - Strona szczegółów oferty - Widok kalendarza jako wydarzenia oznaczone kolorami - System powiadomień z alertami o średnim priorytecie

Alerty powiadomień: - Oferta wkrótce wygasa — ostrzeżenie, gdy wysłana oferta zbliża się do daty ważności i nadal pozostaje bez odpowiedzi - Oferta wygasła — wyzwalane, gdy oferta minie datę ważności bez odpowiedzi

Najlepsze praktyki: - Sprawdzaj Kalendarz co tydzień pod kątem wygasających ofert - Wysyłaj e-maile przypominające przed wygaśnięciem - Rozważ wydłużenie ważności dla zaangażowanych potencjalnych klientów - Zamykaj wygasłe oferty, jeśli nie ma odpowiedzi