Oferty

Oferty (zwane też szacunkami lub propozycjami) pozwalają wysyłać informacje o cenach potencjalnym klientom przed finalizacją pracy. Gdy oferta zostanie zaakceptowana, możesz łatwo przekształcić ją w fakturę jednym kliknięciem.

Oferty a faktury: - Oferty mają datę ważności zamiast terminu płatności - Oferty można przekształcać w faktury po zaakceptowaniu - Oferty nie wpływają na metryki przychodów do momentu przekształcenia - Oferty korzystają z tego samego systemu szablonów co faktury - Oferty mają własny zestaw statusów (Wersja robocza, Wysłana, Zaakceptowana, Odrzucona, Wygasła, Przekształcona)

Typowe zastosowania: - Dostarczanie szacunków projektowych klientom przed rozpoczęciem pracy - Wysyłanie ofert dla nowych możliwości biznesowych - Uzyskiwanie akceptacji cen przed wystawieniem faktury - Dokumentowanie uzgodnionych cen przed stworzeniem ostatecznej faktury

Uwaga: Oferty można włączać lub wyłączać w Ustawienia → Funkcje. Gdy są wyłączone, sekcja Oferty jest ukryta na pasku nawigacyjnym.

Tworzenie oferty jest niemal identyczne jak tworzenie faktury. Główną różnicą jest pole daty ważności i specyficzne dla ofert akcje.

Edytor ofert: Edytor ofert ma wszystkie funkcje edytora faktur: - Wybór klienta z automatycznym wypełnianiem - Pozycje z produktami i cenami - Obliczenia podatkowe i rabatowe - Wybór szablonu - Podgląd A4 na żywo

Pola specyficzne dla ofert: - Ważna do (Data ważności) — kiedy oferta wygasa i nie jest już ważna. Zastępuje termin płatności faktury i domyślnie ustawia się na 30 dni po dacie wystawienia.

Cykliczne oferty: Podobnie jak faktury, oferty również obsługują harmonogramy cykliczne z tym samym przełącznikiem cyklicznym w edytorze. Przydaje się to do wysyłania okresowych propozycji lub ofert odnowienia klientom.

Tworząc ofertę: 1. Ustaw rozsądny okres ważności (zazwyczaj 14–30 dni) 2. Uwzględnij wszystkie koszty i potencjalne opcje 3. Dodaj uwagi wyjaśniające warunki 4. Sprawdź podgląd przed zapisem

Strona listy ofert oferuje te same funkcje zarządzania co faktury, z dodatkowymi akcjami specyficznymi dla ofert.

Dostępne akcje: - Podgląd — otwórz stronę szczegółów oferty z podglądem PDF - Edytuj — modyfikuj treść oferty - Duplikuj — utwórz kopię oferty - Pobierz PDF — pobierz ofertę jako profesjonalny PDF - Wyślij e-mail — wyślij do klienta z załącznikiem PDF (ustawia ofertę na „Wysłana") - Przekształć w fakturę — utwórz fakturę z tej oferty - Usuń — usuń ofertę

Statusy ofert: - Wersja robocza — oferta utworzona, ale jeszcze nie wysłana - Wysłana — dostarczona do klienta, oczekiwanie na odpowiedź - Zaakceptowana — klient zaakceptował ofertę - Odrzucona — klient odrzucił ofertę - Wygasła — przekroczono datę ważności bez odpowiedzi - Przekształcona — została przekształcona w fakturę

Gdy klient zaakceptuje Twoją ofertę, możesz przekształcić ją w fakturę jednym kliknięciem. Oszczędza to czas i zapewnia dokładność dzięki przeniesieniu wszystkich szczegółów. Możesz przekształcić ofertę w statusie Wersja robocza, Wysłana lub Zaakceptowana; oferty, które zostały już przekształcone, nie mogą być przekształcone ponownie.

Proces przekształcania: 1. Otwórz ofertę 2. Kliknij „Przekształć w fakturę" 3. Sprawdź wygenerowaną fakturę 4. W razie potrzeby dostosuj daty 5. Zapisz i wyślij fakturę

Co jest kopiowane: - Wszystkie pozycje z opisami, ilościami i cenami - Dane klienta - Uwagi - Wybór szablonu - Stawki podatkowe i rabaty

Co się zmienia: - Nowy numer faktury jest generowany automatycznie - Data wystawienia jest ustawiana na dzisiaj - Termin płatności jest ustawiany 30 dni po dacie wystawienia - Status oryginalnej oferty zmienia się na „Przekształcona" - Powiązanie między ofertą a fakturą jest zachowane

W przypadku większych lub phasowych projektów nie musisz fakturować całej oferty naraz. Fakturowanie etapowe pozwala rozliczać zaakceptowaną ofertę w wielu etapach, generując osobną fakturę dla każdej fazy, zachowując oryginalną ofertę jako jedyne źródło prawdy. Fakturowanie etapowe jest dostępne we wszystkich planach.

Jak to działa: Każda faktura etapowa pochłania część łącznej kwoty oferty. Możesz rozliczać każdy etap według procentu (np. 30% zaliczka, potem 40%, potem 30%) lub stałej kwoty (konkretna wartość kamienia milowego). Invotify śledzi, ile z oferty zostało już zafakturowane i ile pozostało.

Ochrona przed nadmiernym fakturowaniem: Nigdy nie możesz zafakturować więcej niż łączna kwota oferty. Po osiągnięciu przez skumulowaną kwotę 100% oferty nie można tworzyć dalszych faktur etapowych — system blokuje każdą kwotę, która przekroczyłaby pozostałe niezafakturowane saldo.

Włączanie: Fakturowanie etapowe jest opcjonalne per oferta. Zaznacz „Zezwól na fakturowanie etapowe" w edytorze oferty (w sekcji szczegółów oferty, przy tworzeniu lub edycji). Jeśli oferta tego nie zezwala, widok postępu mówi o tym i kieruje bezpośrednio do edytora, aby je włączyć.

Gdzie to znaleźć: Otwórz stronę szczegółów oferty i użyj jej widoku fakturowania etapowego, aby dodawać kamienie milowe, ustawiać procent lub stałą kwotę i generować fakturę dla danego etapu. Każda wygenerowana faktura zachowuje się jak każda inna faktura (PDF, e-mail, śledzenie płatności).

Daty ważności ofert są śledzone w całym Invotify, aby pomóc Ci terminowo kontaktować się z klientami. System aktywnie monitoruje oferty i wysyła powiadomienia przed ich wygaśnięciem.

Gdzie pojawiają się daty ważności: - Strona szczegółów oferty - Widok kalendarza jako kodowane kolorami zdarzenia - System powiadomień z alertami średniego priorytetu

Alerty powiadomień: - Oferta wkrótce wygaśnie — ostrzeżenie, gdy wysłana oferta zbliża się do daty ważności i nadal nie ma odpowiedzi - Oferta wygasła — wyzwalane, gdy oferta przekroczy datę ważności bez odpowiedzi

Najlepsze praktyki: - Sprawdzaj Kalendarz co tydzień pod kątem wygasających ofert - Wysyłaj e-maile uzupełniające przed wygaśnięciem - Rozważ przedłużenie ważności dla zaangażowanych potencjalnych klientów - Zamykaj wygasłe oferty, jeśli nie ma odpowiedzi