Płatności i inkaso

Invotify zamienia faktury w rezultaty — opłacone. System płatności obsługuje wszystko: od pierwszego przycisku płatności na fakturze po ostateczne uzgodnienie z transakcją bankową. Większość działa automatycznie po skonfigurowaniu.

Jak płatności działają od początku do końca:

1. Przycisk płatności na fakturze. Każda faktura w planach Pro i Lifetime zawiera link do płatności. Klienci klikają go i realizują płatność w kilka sekund wybraną metodą.

1. Automatyczne aktualizacje statusu. Po pomyślnej płatności Invotify otrzymuje potwierdzenie od procesora płatności i automatycznie zmienia status faktury na Opłacona. Bez odpytywania, bez ręcznego kroku.

1. Przypomnienia o przeterminowaniu. Jeśli faktura przekroczy termin płatności, Invotify wysyła uprzejme e-maile przypominające do klienta zgodnie ze skonfigurowanym harmonogramem — lub powiadamia Ciebie, abyś sam zdecydował, czy go poinformować.

1. Uzgodnienie bankowe. Jeśli połączyłeś bank, Invotify obserwuje przychodzące transakcje i automatycznie dopasowuje je do niezapłaconych faktur. Wszystko, czego nie może dopasować z wystarczającą pewnością, pozostaje dostępne do ręcznego dopasowania jednym kliknięciem.

1. Opłaty za zwłokę, noty kredytowe, częściowe płatności, ręczne rejestrowanie. Każdy skrajny przypadek rzeczywistego fakturowania jest obsługiwany.

Co każdy plan zawiera: Ręczne rejestrowanie płatności, częściowe płatności z bieżącym saldem, przypomnienia o przeterminowaniu i opłaty za zwłokę są dostępne we wszystkich planach — Starter, Pro i Lifetime. Zawsze możesz rejestrować płatności otrzymane poza Invotify (gotówka, czek, przelew) i śledzić przeterminowane faktury.

Co dodają Pro i Lifetime: Płatności online przez Stripe i PayPal, linki do płatności per faktura z automatycznymi aktualizacjami statusu, synchronizacja bankowa z automatycznym dopasowywaniem (Plaid) i zapisane metody płatności z automatycznym obciążaniem dla faktur cyklicznych.

Połącz Stripe, PayPal lub oba — a każda wysyłana faktura będzie zawierać link do płatności, a opłacone faktury będą aktualizować się samoczynnie. Płatności online to funkcja Pro i Lifetime.

Łączenie Stripe: 1. Przejdź do Ustawienia → Integracje 2. Kliknij „Połącz" obok Stripe 3. Zostaniesz przekierowany do Stripe w celu autoryzacji połączenia lub założenia nowego konta 4. Zakończ wdrożenie Stripe (zazwyczaj kilka minut — poproszą o podstawowe dane firmy) 5. Po powrocie do Invotify status połączenia pokazuje „Połączono" z nazwą konta

Łączenie PayPal: 1. W tych samych ustawieniach Integracje kliknij „Połącz" obok PayPal 2. Autoryzuj Invotify przez proces OAuth PayPal 3. Po połączeniu faktury można opłacać przez PayPal obok (lub zamiast) Stripe

Metody płatności obsługiwane przez Stripe: - Karty kredytowe i debetowe - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA Direct Debit (Europa)

Dostępne metody zależą od regionu Stripe. Płatności PayPal są przetwarzane przez API zamówień PayPal.

Bezpieczeństwo: Invotify nigdy nie widzi ani nie przechowuje danych kart ani rachunków klientów. Informacje o płatnościach są przechwytywane bezpośrednio przez Stripe lub PayPal przez ich własne bezpieczne formularze.

Co dzieje się, gdy klient płaci: 1. Klient klika link do płatności na fakturze (e-mail lub PDF) 2. Realizuje płatność na hostowanej stronie Stripe lub PayPal 3. Procesor potwierdza płatność do Invotify w czasie rzeczywistym przez webhook 4. Status faktury zmienia się na Opłacona 5. Otrzymujesz powiadomienie

Częściowe płatności: Jeśli klient płaci tylko część faktury (np. zaliczkę), Invotify rejestruje częściową płatność i pozostawia fakturę otwartą na resztę.

Zapisane metody płatności i automatyczne obciążanie: W planach Pro i Lifetime klienci mogą zapisać metodę płatności, dzięki czemu faktury cykliczne są automatycznie obciążane przy generowaniu każdego wystąpienia.

Połącz firmowy rachunek bankowy przez Plaid, a Invotify dopasuje przychodzące transakcje do niezapłaconych faktur — eliminując ręczne uzgadnianie. Transakcje napływają, mechanizm oceniający porównuje je z otwartymi fakturami, pewne dopasowania automatycznie oznaczają faktury jako opłacone, a pozostałe można dopasować (lub zignorować) jednym kliknięciem.

Synchronizacja bankowa to funkcja Pro i Lifetime, łącząca się bezpiecznie przez Plaid — Invotify widzi tylko dane transakcji, nigdy danych logowania do banku. Możesz cofnąć połączenie w dowolnym momencie z Ustawienia → Integracje.

Szczegółowy przewodnik znajdziesz w dedykowanej sekcji Bank: jak oceniane jest dopasowanie (kwota, bliskość daty, opis), obsługiwane instytucje, ręczne dopasowanie i szczegóły dotyczące prywatności.

Gdy faktura przekroczy termin płatności, Invotify może automatycznie wysyłać uprzejme e-maile przypominające do klienta — lub po prostu Cię powiadomić, abyś sam zdecydował. Bez agresywnego ponownego obciążania kart, bez łańcuchów monitów. Tylko przyjazne „hej, to jest przeterminowane" z linkiem do płatności.

Jak działają przypomnienia: 1. Faktura przekracza termin płatności 2. W skonfigurowanym dniu (np. 7 dni po terminie) Invotify wysyła markowy e-mail do klienta z numerem faktury, kwotą i terminem płatności 3. Jeśli klient nadal nie zapłacił, może zostać wysłane kolejne przypomnienie (np. 14 dni, 30 dni — wybierasz harmonogram) 4. Każde przypomnienie jest śledzone na fakturze: kiedy zostało ostatnio wysłane i ile ich wysłano 5. Przypomnienia są ograniczone, więc faktura nigdy nie wyzwoli więcej niż jednego dziennie

Dwa tryby: - Automatyczne przypominanie — włącz w Ustawieniach. Invotify wysyła przypomnienia automatycznie zgodnie ze skonfigurowanym harmonogramem. - Ręczne przypominanie — Invotify powiadamia Ciebie, gdy faktura jest przeterminowana. Ty decydujesz, czy wysłać przypomnienie, czy obsłużyć sprawę samodzielnie.

Konfiguracja: - Dni przed terminem — opcjonalne wysłanie upomnienia przed terminem faktury (np. 3 dni przed) - Dni po terminie — kiedy wysyłać przypomnienia (1, 7, 14 lub 30 dni po) - Ton — nadchodzące przypomnienia są łagodne; przeterminowane są bardziej zdecydowane

Co widzi klient: Markowy e-mail z numerem faktury, kwotą do zapłaty i terminem płatności. Bez języka „Twoja karta została odrzucona" — tylko uprzejme przypomnienie.

Skonfiguruj raz politykę opłat za zwłokę na poziomie firmy, a następnie stosuj ją do przeterminowanych faktur jednym kliknięciem. Opłaty za zwłokę dają klientom realne zachęty do terminowej płatności bez konieczności wysyłania niezręcznych e-maili.

Konfiguracja: Przejdź do Ustawienia → Ustawienia dokumentów (opcje opłat za zwłokę znajdują się w karcie Domyślne warunki płatności): - Włącz lub wyłącz opłaty za zwłokę dla firmy - Okres karencji — liczba dni po terminie płatności, po których zaczyna obowiązywać opłata (np. 3 dni: faktura 1–3 dni po terminie jest bezpłatna, 4+ dni kwalifikuje do opłaty) - Typ opłaty — stała kwota (np. €25 ryczałtu) lub procent (np. 2% zaległego salda) - Maksymalne ograniczenie — opcjonalny pułap łącznej opłaty, aby nigdy nie nadpłacić w przypadku spornej lub małej faktury - Cykliczna — domyślnie wyłączona. Gdy włączona, opłata może być stosowana ponownie po określonym interwale dla faktur pozostających przeterminowanymi. Większość firm wyłącza tę opcję.

Jak opłaty są stosowane: Gdy przeterminowana faktura przekroczy okres karencji, użyj akcji Zastosuj opłatę za zwłokę na fakturze. Opłata jest obliczana na podstawie polityki i dodawana do kwoty faktury — klient widzi oryginalną kwotę, kwotę opłaty i nową sumę. Wszystko jest audytowalne i masz pełną kontrolę: żadna opłata nie jest dodawana bez Twojego kliknięcia.

Komunikacja z klientem: Blok Warunki płatności może zawierać tekst wyjaśniający politykę opłat za zwłokę (np. „Opłata za zwłokę w wysokości 2% obowiązuje dla faktur przeterminowanych o ponad 3 dni, maksymalnie €50."). Invotify nie wysyła automatycznie e-maili „masz opłatę za zwłokę" — do tego służą przypomnienia o przeterminowaniu.

Fakturowanie etapowe to rozliczanie jednej oferty w wielu etapach zamiast jednorazowo. Idealne dla długotrwałych projektów, pracy opartej na kamieniach milowych i abonamentów z dostarczanymi wynikami.

Dlaczego warto używać fakturowania etapowego: Projekt strony internetowej za €18 000 nie musi być jedną fakturą. Fakturuj 30% przy rozpoczęciu, 30% przy przeglądzie środkowym, 40% przy dostarczeniu. Każda faktura odnosi się do oryginalnej oferty, śledzi sumę bieżącą i zapobiega nadmiernemu fakturowaniu.

Tworzenie faktury etapowej: 1. Otwórz ofertę — musi mieć zaznaczone „Zezwól na fakturowanie etapowe" w edytorze oferty (włącz to przy tworzeniu lub edycji oferty) 2. Użyj widoku fakturowania etapowego, aby dodać etap 3. Wybierz kwotę — procent całkowitej sumy (30%) lub konkretną kwotę (€5 400) 4. Invotify tworzy nową fakturę odwołującą się do oferty i rejestruje ją w sumie bieżącej 5. Wyślij i zbierz płatność jak zwykle

Ochrona przed nadmiernym fakturowaniem: Invotify śledzi łączną kwotę zafakturowaną we wszystkich fakturach etapowych dla oferty. Jeśli spróbujesz utworzyć fakturę etapową, która przekroczyłaby łączną kwotę oferty, Invotify zablokuje tę akcję. Nigdy nie możesz przypadkowo zafakturować więcej niż oferta.

Śledzenie pozostałego salda: Widok postępu oferty pokazuje saldo bieżące — łączna kwota oferty, łączna zafakturowana kwota do tej pory i pozostała kwota — więc pełny obraz jest zawsze wyraźny.

Fakturowanie reszty: Aby zafakturować pełną pozostałą kwotę, utwórz końcową fakturę etapową na to, co pozostało. Gdy skumulowana suma osiągnie łączną kwotę oferty, nie można tworzyć dalszych faktur etapowych.

Nie każda płatność przychodzi przez Stripe lub synchronizację bankową. Gotówka, czeki, przelewy bankowe, kredyty handlowe lub płatności dokonane poza systemem — wszystkie muszą być gdzieś zarejestrowane. Invotify ma do tego dedykowany przepływ ręcznego rejestrowania płatności.

Jak zarejestrować ręczną płatność: 1. Otwórz fakturę 2. Kliknij „Zarejestruj płatność" 3. Wprowadź: - Kwotę (wprowadź zaległe saldo dla pełnego rozliczenia lub mniej dla częściowej płatności) - Uwagi (opcjonalne — metoda, numer referencyjny, cokolwiek warto zapamiętać) 4. Kliknij Zapisz

Saldo faktury aktualizuje się natychmiast. Jeśli płatność w pełni rozlicza fakturę, jej status zmienia się na Opłacona. Jeśli jest częściowa, faktura pozostaje otwarta na pozostałe saldo z historią płatności.

Wiele płatności per faktura: Faktura może otrzymać dowolną liczbę częściowych płatności. Każda jest rejestrowana z własną datą i kwotą. Historia płatności pokazuje pełną oś czasu.

Dostępne w każdym planie: Ręczne rejestrowanie płatności jest dostępne w planach Starter, Pro i Lifetime — nawet bez połączonej integracji płatności. To fundament systemu płatności.