Płatności i windykacja

Invotify zamienia faktury w wyniki — w faktury opłacone. System płatności obejmuje wszystko: od pierwszego przycisku zapłaty na fakturze po końcowe uzgodnienie z transakcją bankową. Po jednorazowej konfiguracji większość tego dzieje się automatycznie.

Jak płatności działają od początku do końca:

1. Przycisk zapłaty na fakturze. Każda faktura w planach Pro i Lifetime zawiera link do płatności. Klienci klikają go i finalizują płatność w kilka sekund, korzystając z metod, które włączyłeś.

1. Automatyczne aktualizacje statusu. Gdy płatność się powiedzie, Invotify otrzymuje potwierdzenie od operatora płatności i automatycznie ustawia fakturę na „Opłacona" (Paid). Bez ciągłego sprawdzania, bez kroku ręcznego.

1. Przypomnienia o zaległościach. Jeśli faktura stanie się przeterminowana, Invotify wysyła klientowi uprzejme e-maile przypominające według ustalonego przez Ciebie harmonogramu — albo powiadamia Ciebie, abyś sam zdecydował, czy go ponaglić.

1. Uzgodnienie z bankiem. Jeśli podłączyłeś bank, Invotify obserwuje przychodzące transakcje i automatycznie dopasowuje je do nieopłaconych faktur. Wszystko, czego nie da się pewnie dopasować, pozostaje dostępne do ręcznego dopasowania jednym kliknięciem.

1. Odsetki za zwłokę, korekty, płatności częściowe, ręczne księgowanie. Każdy szczególny przypadek rzeczywistej praktyki fakturowania jest objęty.

Co otrzymuje każdy plan: Ręczne księgowanie płatności, płatności częściowe z bieżącym saldem, przypomnienia o zaległościach oraz odsetki za zwłokę są dostępne we wszystkich planach — Starter, Pro i Lifetime. Płatności otrzymane poza Invotify (gotówka, czek, przelew) możesz zaksięgować w każdej chwili, a o zaległe faktury zawsze możesz się upomnieć.

Co dodatkowo oferują Pro i Lifetime: Płatności online przez Stripe i PayPal, linki do płatności dla każdej faktury z automatyczną aktualizacją statusu, synchronizację z bankiem z automatycznym dopasowaniem (Plaid) oraz zapisane metody płatności z automatycznym obciążaniem dla faktur cyklicznych.

Podłącz Stripe, PayPal lub oba — od tej chwili każda wysyłana przez Ciebie faktura będzie zawierać link do płatności, a opłacone faktury zaktualizują się same. Płatności online to funkcja planów Pro i Lifetime.

Podłączanie Stripe: 1. Przejdź do Ustawienia → Integracje (Settings → Integrations) 2. Kliknij „Połącz" (Connect) obok Stripe 3. Zostaniesz przekierowany do Stripe, aby autoryzować połączenie lub utworzyć nowe konto 4. Ukończ proces wdrożenia w Stripe (zwykle kilka minut — zapytają o podstawowe dane firmy) 5. Po powrocie do Invotify status połączenia pokazuje „Połączono" (Connected) wraz z nazwą Twojego konta

Podłączanie PayPal: 1. W tych samych ustawieniach integracji kliknij „Połącz" (Connect) obok PayPal 2. Autoryzuj Invotify w procesie OAuth PayPal 3. Po połączeniu faktury można opłacać przez PayPal — obok Stripe lub zamiast niego

Metody płatności obsługiwane przez Stripe: - Karty kredytowe i debetowe - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - Polecenie zapłaty SEPA (Europa)

Dostępne metody zależą od Twojego regionu Stripe. Płatności PayPal są przetwarzane przez PayPal Orders API.

Bezpieczeństwo: Invotify nigdy nie widzi ani nie przechowuje danych karty lub konta bankowego Twoich klientów. Informacje płatnicze są pobierane bezpośrednio przez Stripe lub PayPal w ich własnych bezpiecznych formularzach. Dane kart są domyślnie zgodne z PCI DSS poziom 1, ponieważ to operator płatności odpowiada za zakres zgodności.

Co dzieje się, gdy klient płaci: 1. Klient klika link do płatności na fakturze (e-mail lub PDF) 2. Finalizuje płatność na stronie hostowanej przez Stripe lub PayPal 3. Operator potwierdza płatność do Invotify w czasie rzeczywistym przez webhook 4. Status faktury zmienia się na „Opłacona" (Paid) 5. Otrzymujesz powiadomienie

Płatności częściowe: Jeśli klient opłaci tylko część faktury (np. zaliczkę), Invotify księguje płatność częściową i pozostawia fakturę otwartą na pozostałą kwotę. Zobaczysz zarówno kwotę zapłaconą, jak i kwotę nadal należną.

Zapisane metody płatności i automatyczne obciążanie: W planach Pro i Lifetime klienci mogą zapisać metodę płatności, dzięki czemu faktury cykliczne są obciążane automatycznie przy generowaniu każdego wystąpienia. Konfigurujesz to osobno dla każdego klienta, a zapisana metoda jest bezpiecznie przechowywana u operatora płatności — Invotify nigdy nie przechowuje samej karty.

Podłącz firmowe konto bankowe przez Plaid, a Invotify dopasuje przychodzące transakcje do nieopłaconych faktur — eliminując ręczne uzgadnianie. Transakcje się synchronizują, silnik dopasowujący ocenia je względem Twoich otwartych faktur, dopasowania o wysokiej pewności automatycznie oznaczają fakturę jako opłaconą, a resztę można dopasować (lub zignorować) jednym kliknięciem.

Synchronizacja z bankiem to funkcja planów Pro i Lifetime, realizowana bezpiecznie przez Plaid — Invotify widzi wyłącznie dane transakcji, nigdy Twoich danych logowania do banku. Połączenie możesz odwołać w każdej chwili w Ustawienia → Integracje (Settings → Integrations).

Zobacz dedykowaną sekcję „Bank", gdzie znajdziesz pełny przewodnik: jak oceniane jest dopasowanie (kwota, bliskość daty, opis), obsługiwane instytucje, dopasowanie ręczne oraz szczegóły dotyczące prywatności.

Gdy faktura przekroczy termin płatności, Invotify może automatycznie wysyłać klientowi uprzejme e-maile przypominające — albo po prostu powiadomić Ciebie, abyś zdecydował, czy go ponaglić. Bez agresywnego ponownego obciążania karty, bez łańcuchów monitów. Po prostu przyjazne „ta faktura jest zaległa" z linkiem do płatności.

Jak działają przypomnienia: 1. Faktura przekracza termin płatności 2. W skonfigurowanym dniu (np. 7 dni po terminie) Invotify wysyła klientowi uprzejmy, oznaczony Twoją marką e-mail z numerem faktury, kwotą i terminem płatności 3. Jeśli klient nadal nie zapłacił, później może zostać wysłane kolejne przypomnienie (np. po 14 lub 30 dniach — harmonogram wybierasz Ty) 4. Każde przypomnienie jest odnotowywane na fakturze: kiedy wysłano ostatnie i ile ich łącznie poszło 5. Przypomnienia mają ograniczoną częstotliwość, więc faktura nigdy nie wywoła więcej niż jednego dziennie

Dwa tryby: - Automatyczne przypomnienia (Auto-remind) — włączane w Ustawieniach (Settings). Invotify wysyła przypomnienia automatycznie według ustalonego przez Ciebie harmonogramu. Nie musisz nic robić. - Ręczne przypomnienia (Manual remind) — Invotify powiadamia CIEBIE, gdy faktura jest zaległa. Ty decydujesz, czy wysłać przypomnienie, czy załatwić to inaczej.

Konfiguracja: - Dni przed terminem — opcjonalnie wyślij uprzedzenie, zanim faktura stanie się wymagalna (np. 3 dni wcześniej) - Dni po terminie — kiedy wysyłać przypomnienia o zaległości (1, 7, 14 lub 30 dni po terminie) - Ton — przypomnienia przed terminem są łagodne; przypomnienia o zaległości są stanowczejsze

Co widzi klient: E-mail oznaczony Twoją marką z numerem faktury, należną kwotą i terminem płatności. Żadnych sformułowań w stylu „Twoja karta została odrzucona" — tylko uprzejme przypomnienie.

Skonfiguruj politykę odsetek za zwłokę raz na poziomie firmy, a następnie stosuj ją do zaległych faktur jednym kliknięciem. Odsetki za zwłokę dają klientom realną zachętę do terminowych płatności — bez konieczności pisania niezręcznych e-maili w stylu „doliczyliśmy opłatę".

Konfiguracja: Przejdź do Ustawienia → Ustawienia dokumentów (Settings → Document Settings) — opcje odsetek za zwłokę znajdują się w karcie „Domyślne warunki płatności" (Default Payment Terms): - Włącz lub wyłącz odsetki za zwłokę dla swojej firmy - Okres karencji — liczba dni po terminie płatności, zanim opłaty zaczną obowiązywać (np. 3 dni: faktura zaległa 1–3 dni jest bez opłaty, od 4. dnia kwalifikuje się do opłaty) - Rodzaj opłaty — kwota stała (np. ryczałt €25) lub procent (np. 2% niespłaconego salda) - Górny limit — opcjonalny pułap całkowitej opłaty, dzięki czemu nigdy nie naliczysz zbyt wiele przy spornej lub małej fakturze - Cykliczne — domyślnie wyłączone. Po włączeniu opłata może być stosowana ponownie po ustalonym odstępie (np. co 30 dni), dopóki faktura pozostaje zaległa. Większość firm pozostawia to wyłączone — włącz tylko wtedy, gdy naprawdę tego potrzebujesz.

Jak stosowane są opłaty: Gdy zaległa faktura przekroczy okres karencji, użyj akcji „Zastosuj odsetki za zwłokę" (Apply late fee) na fakturze. Opłata jest obliczana zgodnie z Twoją polityką i dodawana do sumy faktury — klient widzi pierwotną kwotę, kwotę opłaty oraz nową sumę. Wszystko jest możliwe do prześledzenia, a Ty zachowujesz kontrolę: żadna opłata nie zostanie dodana bez Twojego kliknięcia.

Komunikacja z klientem: Twój blok warunków płatności (Payment Terms) może zawierać tekst wyjaśniający Twoją politykę odsetek za zwłokę (np. „Do faktur zaległych ponad 3 dni naliczane są odsetki za zwłokę w wysokości 2%, maksymalnie €50."). Invotify nie wysyła automatycznie e-maili w stylu „należą się odsetki za zwłokę" — od tego są przypomnienia o zaległościach.

Fakturowanie etapowe to rozliczanie jednej oferty w kilku etapach, zamiast od razu w całości. Idealne do długotrwałych projektów, prac opartych na kamieniach milowych oraz umów ryczałtowych z elementami do dostarczenia.

Po co fakturować etapowo: Projekt strony internetowej za €18,000 nie musi być jedną fakturą. Rozlicz 30% przy rozpoczęciu, 30% po przeglądzie pośrednim, 40% przy dostarczeniu. Każda faktura odwołuje się do pierwotnej oferty, śledzi sumę bieżącą i uniemożliwia Ci kiedykolwiek nadmierne zafakturowanie.

Tworzenie faktury etapowej: 1. Otwórz ofertę — w edytorze oferty musi być zaznaczone „Allow progress invoicing" (Zezwól na fakturowanie etapowe) (włącz to podczas tworzenia lub edycji oferty) 2. W widoku fakturowania etapowego dodaj etap 3. Wybierz kwotę — albo procent sumy (30%), albo konkretną kwotę (€5,400) 4. Invotify tworzy nową fakturę, która odwołuje się do oferty i jest zaliczana na poczet sumy bieżącej 5. Wysyłaj i pobieraj płatność jak zwykle

Ochrona przed nadmiernym fakturowaniem: Invotify śledzi łączną zafakturowaną kwotę ze wszystkich faktur etapowych dla danej oferty. Jeśli spróbujesz utworzyć fakturę etapową, która przekroczyłaby sumę oferty, Invotify zablokuje tę akcję. Nigdy nie zafakturujesz przypadkowo więcej, niż wynosi oferta.

Śledzenie pozostałego salda: Widok postępu oferty pokazuje saldo bieżące — sumę oferty, kwotę zafakturowaną dotychczas oraz pozostałą kwotę — dzięki czemu pełny obraz jest zawsze jasny.

Zafakturowanie reszty: Aby zafakturować całą pozostałą kwotę, utwórz końcową fakturę etapową na wszystko, co zostało (etap „100% pozostałej kwoty"). Gdy suma skumulowana osiągnie sumę oferty, nie można już utworzyć kolejnych faktur etapowych.

Nie każda płatność wpływa przez Stripe lub synchronizację z bankiem. Gotówka, czeki, przelewy, kredyty rozliczeniowe czy płatności dokonane poza systemem — wszystkie muszą być gdzieś zaksięgowane. Invotify ma do tego dedykowany proces ręcznego księgowania płatności.

Jak zaksięgować płatność ręcznie: 1. Otwórz fakturę 2. Kliknij „Zaksięguj płatność" (Record payment) 3. Wprowadź: - Kwotę (wpisz niespłacone saldo dla pełnego rozliczenia lub mniej dla płatności częściowej) - Notatki (opcjonalnie — metoda, numer referencyjny, cokolwiek warto zapamiętać) 4. Kliknij Zapisz (Save)

Saldo faktury aktualizuje się natychmiast. Jeśli płatność w pełni rozlicza fakturę, status zmienia się na „Opłacona" (Paid). Jeśli jest częściowa, faktura pozostaje otwarta na pozostałe saldo, a płatność częściowa jest odnotowywana w historii płatności.

Wiele płatności na jednej fakturze: Faktura może z czasem otrzymać dowolną liczbę płatności częściowych. Każda jest odnotowywana z własną datą i kwotą. Historia płatności pokazuje cały przebieg na pierwszy rzut oka.

Dostępne we wszystkich planach: Ręczne księgowanie płatności jest dostępne w planach Starter, Pro i Lifetime — nawet bez podłączonej integracji płatności. To fundament systemu płatności.