Faktury

Faktury są sercem Invotify. Sekcja Faktury umożliwia tworzenie profesjonalnych faktur, śledzenie ich statusu, wysyłanie ich do klientów oraz zarządzanie całym procesem rozliczeń.

Co możesz robić z fakturami: - Tworzyć nowe faktury od podstaw lub z szablonów - Edytować istniejące faktury - Przeglądać szczegóły faktury z pełnym podglądem PDF - Wysyłać faktury e-mailem z załącznikami PDF - Pobierać faktury jako pliki PDF - Duplikować faktury dla podobnych transakcji - Śledzić status płatności (szkic, wysłana, częściowa, opłacona, przeterminowana) - Filtrować i przeszukiwać historię faktur - Konfigurować faktury cykliczne według harmonogramu do regularnych rozliczeń - Generować linki płatności do płatności online (Pro/Lifetime) - Rejestrować płatności ręczne i częściowe z bieżącym saldem

Tworzenie faktury w Invotify jest proste dzięki naszemu edytorowi z podzielonym ekranem. Lewy panel zawiera wszystkie pola wprowadzania danych, podczas gdy prawy panel pokazuje podgląd faktury w formacie A4 w czasie rzeczywistym.

Funkcje edytora faktur:

Sekcja nagłówka: - Numer faktury (generowany automatycznie na podstawie Twoich preferencji numeracji w Ustawieniach) - Data wystawienia (domyślnie dzisiejsza) - Termin płatności (domyślnie 30 dni po dacie wystawienia) - Wybór szablonu spośród zapisanych szablonów

Sekcja klienta (Nabywca): - Wybierz istniejącego klienta z przeszukiwalnej listy rozwijanej - Lub utwórz nowego klienta bezpośrednio w edytorze, bez jego opuszczania - Dane klienta (nazwa, e-mail, adres, NIP) są uzupełniane automatycznie z zapisanych danych

Pozycje: - Dodawaj nieograniczoną liczbę pozycji do każdej faktury - Każda pozycja zawiera: opis, ilość, cenę jednostkową - Wybieraj pozycje z katalogu produktów dla szybkiego wprowadzania (katalog produktów wymaga planu Pro) - Do dwóch niezależnych stawek podatku na pozycję - Rabat na pozycji jako procent lub kwota stała - Automatyczne obliczanie sumy częściowej dla każdej pozycji - Usuwanie pozycji jednym kliknięciem

Sekcja sum: - Suma częściowa (suma wszystkich pozycji przed opodatkowaniem) - Kwota podatku (obliczana na podstawie stawek poszczególnych pozycji lub stawki domyślnej) - Rabat (opcjonalnie, kwota stała lub procent) - Suma końcowa (obliczana automatycznie)

Dodatkowe opcje: - Pole notatek na warunki płatności, wiadomości lub specjalne instrukcje - Numer zamówienia (PO) jako referencja do zamówienia klienta - Niestandardowe bloki tekstu i inne elementy dzięki 22 typom bloków szablonu, które zasilają każdy PDF faktury

Strona listy faktur zapewnia zaawansowane narzędzia do zarządzania wszystkimi fakturami. Możesz wyszukiwać, filtrować, sortować oraz wykonywać działania na poszczególnych fakturach.

Funkcje widoku listy: - Sortowalne kolumny: Numer, Klient, Data, Termin płatności, Kwota, Status - Wyszukiwanie według numeru faktury lub nazwy klienta - Filtrowanie według statusu (Szkic, Wysłana, Opłacona, Oczekująca, Przeterminowana) - Filtrowanie według klienta i zakresu dat - Stronicowanie dużych list faktur

Dostępne działania: Każda faktura ma menu działań (przycisk z trzema kropkami) z następującymi opcjami:

Faktury w Invotify mają różne statusy, które pomagają śledzić, na jakim etapie procesu rozliczeń znajduje się każda faktura. Zrozumienie tych statusów pomaga skutecznie zarządzać należnościami.

Invotify generuje profesjonalne dokumenty PDF i zapewnia wbudowaną funkcję poczty e-mail do wysyłania faktur bezpośrednio do klientów.

Generowanie PDF: - Profesjonalne dokumenty PDF w formacie A4, które piksel w piksel odpowiadają kreatorowi - Zawierają wszystkie szczegóły faktury oraz branding Twojej firmy (logo, nazwa, adres) - Dokładnie odzwierciedlają układ wybranego szablonu - Automatyczne formatowanie i podziały stron przy długich listach pozycji - Natychmiastowe pobieranie z każdej strony szczegółów faktury - Zoptymalizowane do druku na standardowym papierze

Uwaga o znakach wodnych: W planie Starter dostarczane pliki PDF zawierają mały znak wodny „Invoice created with Invotify”. Plany Pro i Lifetime tworzą czyste dokumenty bez znaku wodnego.

Wysyłanie e-maili: - Wysyłaj faktury bezpośrednio na adres e-mail klienta - PDF jest automatycznie generowany i dołączany do wiadomości - Konfigurowalna treść wiadomości, zlokalizowana w języku klienta - Status „Wysłana” jest ustawiany na fakturze automatycznie - Link do płatności online jest dołączany, gdy masz podłączonego dostawcę płatności (Stripe lub PayPal) (Pro/Lifetime)

Proces wysyłki e-mail: 1. Otwórz stronę szczegółów faktury 2. Kliknij przycisk „Wyślij” 3. Zweryfikuj adres e-mail odbiorcy 4. Opcjonalnie dostosuj wiadomość 5. Kliknij Wyślij, aby dostarczyć fakturę z załącznikiem PDF

Jeśli masz plan Pro lub Lifetime z podłączonym dostawcą płatności, możesz generować linki płatności, które pozwalają klientom opłacać faktury bezpośrednio online. Invotify obsługuje Stripe (Connect) oraz PayPal.

Jak działają linki płatności: - Wygeneruj unikalny link do kasy dla dowolnej faktury - Link można udostępnić e-mailem, komunikatorem lub dowolnym kanałem - Klienci klikają link i płacą bezpiecznie przez Stripe lub PayPal - Gdy webhook dostawcy potwierdzi płatność, status faktury automatycznie zmienia się na Opłacona

Konfiguracja linków płatności: 1. Połącz Stripe lub PayPal w Ustawienia → Integracje 2. Utwórz lub otwórz istniejącą fakturę 3. Kliknij „Link płatności” w działaniach faktury 4. Generowany jest udostępnialny adres URL 5. Wyślij link do klienta lub dołącz go do e-maila z fakturą

Akceptowane metody płatności: Klienci mogą płacić metodami włączonymi na koncie dostawcy — w przypadku Stripe obejmuje to karty oraz Apple Pay, Google Pay, iDEAL i SEPA, jeśli są dostępne.

Pełną konfigurację dostawcy płatności, ręczne rejestrowanie płatności, płatności częściowe i opłaty za zwłokę znajdziesz w dedykowanej sekcji Płatności.

Ważne: Linki płatności wymagają podłączonego konta Stripe lub PayPal i są dostępne wyłącznie w planach Pro i Lifetime.

Dla klientów, których fakturujesz regularnie, Invotify obsługuje harmonogramy faktur cyklicznych. Skonfiguruj harmonogram raz, a Invotify automatycznie generuje faktury w wybranym przez Ciebie interwale. Harmonogramy cykliczne są dostępne we wszystkich planach.

Wzorce cykliczności: Istnieją cztery wzorce podstawowe, każdy z interwałem „co N”, dzięki czemu możesz zbudować dowolny rytm: - Codziennie — co N dni - Co tydzień — co N tygodni, z wyborem konkretnych dni (np. w każdy poniedziałek i czwartek). Ustaw interwał na 2 dla harmonogramu dwutygodniowego. - Co miesiąc — co N miesięcy, w określone dni miesiąca (np. 1.) lub według wzorca dnia tygodnia (np. drugi wtorek). Użyj interwału 3 dla kwartalnych lub 6 dla półrocznych. - Co rok — co N lat, z wyborem miesiąca

Opcje konfiguracji: - Nazwa harmonogramu dla łatwej identyfikacji - Data rozpoczęcia harmonogramu - Warunek zakończenia: nigdy, konkretna data zakończenia lub maksymalna liczba wystąpień - Okno „Generuj z wyprzedzeniem”, dzięki któremu dokumenty są tworzone wybraną liczbę dni przed datą - Opcja automatycznej wysyłki, aby automatycznie wysyłać e-mailem każdą fakturę (z załącznikiem PDF) do klienta w jej dacie wystawienia - Automatyczne obciążanie (Pro): obciąż zapisaną metodę płatności klienta przy generowaniu każdej faktury

Jak to działa: 1. Utwórz fakturę jako swój wzorzec 2. Włącz przełącznik harmonogramu cyklicznego w edytorze faktur 3. Skonfiguruj częstotliwość, wzorzec i czas 4. Zapisz fakturę z dołączonym harmonogramem 5. Invotify generuje faktury automatycznie w zaplanowanej dacie 6. Wygenerowane faktury pojawiają się w Twoim Kalendarzu i na liście faktur