Faktury

Faktury to serce Invotify. Sekcja Faktury umożliwia tworzenie profesjonalnych faktur, śledzenie ich statusu, wysyłanie do klientów i zarządzanie całym procesem rozliczeniowym.

Co możesz robić z fakturami: - Tworzyć nowe faktury od podstaw lub na podstawie szablonów - Edytować istniejące faktury - Przeglądać szczegóły faktur z pełnym podglądem PDF - Wysyłać faktury e-mailem z załącznikami PDF - Pobierać faktury jako pliki PDF - Duplikować faktury dla podobnych transakcji - Śledzić status płatności (wersja robocza, wysłana, częściowa, opłacona, przeterminowana) - Filtrować i przeszukiwać historię faktur - Konfigurować cykliczne faktury zgodnie z harmonogramem dla regularnych rozliczeń - Generować linki do płatności dla płatności online (Pro/Lifetime) - Rejestrować ręczne i częściowe płatności z bieżącym saldem

Tworzenie faktury w Invotify jest proste dzięki edytorowi z podzielonym ekranem. Lewy panel zawiera wszystkie pola do wypełnienia, a prawy panel wyświetla aktualizowany w czasie rzeczywistym podgląd A4 faktury.

Funkcje edytora faktur:

Sekcja nagłówka: - Numer faktury (generowany automatycznie na podstawie preferencji numerowania w Ustawieniach) - Data wystawienia (domyślnie dzisiaj) - Termin płatności (domyślnie 30 dni po dacie wystawienia) - Wybór szablonu spośród zapisanych szablonów

Sekcja klienta (Dla): - Wybór istniejącego klienta z wyszukiwalnej listy rozwijanej - Lub tworzenie nowego klienta bezpośrednio bez opuszczania edytora - Dane klienta (imię i nazwisko/nazwa, e-mail, adres, NIP) są automatycznie wypełniane z zapisanych danych

Pozycje: - Dodawanie nieograniczonej liczby pozycji do każdej faktury - Każda pozycja zawiera: opis, ilość, cenę jednostkową - Wybieranie pozycji z katalogu produktów dla szybkiego wprowadzania (katalog produktów wymaga Pro) - Maksymalnie dwie niezależne stawki podatkowe na pozycję - Rabat per pozycja jako procent lub stała kwota - Automatyczne obliczanie sumy częściowej per pozycja - Usuwanie pozycji jednym kliknięciem

Sekcja sum: - Suma częściowa (suma wszystkich pozycji przed podatkiem) - Kwota podatku (obliczona z indywidualnych stawek pozycji lub stawki domyślnej) - Rabat (opcjonalny, stała kwota lub procent) - Łączna kwota (obliczana automatycznie)

Dodatkowe opcje: - Pole uwag dla warunków płatności, wiadomości lub specjalnych instrukcji - Numer zamówienia dla referencji zamówienia zakupu klienta - Niestandardowe bloki tekstowe i inne elementy przez 22 typy bloków szablonów

Strona listy faktur zapewnia zaawansowane narzędzia do zarządzania wszystkimi fakturami. Możesz wyszukiwać, filtrować, sortować i podejmować działania na poszczególnych fakturach.

Funkcje widoku listy: - Sortowalne kolumny: Numer, Klient, Data, Termin płatności, Kwota, Status - Wyszukiwanie według numeru faktury lub nazwy klienta - Filtrowanie według statusu (Wersja robocza, Wysłana, Opłacona, Oczekująca, Przeterminowana) - Filtrowanie według klienta i zakresu dat - Stronicowanie dla dużych list faktur

Dostępne akcje: Każda faktura ma menu akcji (przycisk z trzema kropkami) z następującymi opcjami:

Faktury w Invotify mają różne statusy, które pomagają śledzić, na jakim etapie procesu rozliczeniowego się znajdują. Zrozumienie tych statusów pomaga efektywnie zarządzać należnościami.

Invotify generuje profesjonalne dokumenty PDF i oferuje wbudowaną funkcję e-mail, aby wysyłać faktury bezpośrednio do klientów.

Generowanie PDF: - Profesjonalne dokumenty PDF w formacie A4 dokładnie odpowiadające układowi kreatorowi - Zawiera wszystkie szczegóły faktury i branding firmy (logo, nazwa, adres) - Ściśle przestrzega wybranego układu szablonu - Automatyczne formatowanie i podział stron dla długich list pozycji - Pobieranie natychmiast z każdej strony szczegółów faktury - Zoptymalizowany do druku na standardowym papierze

Uwaga dotycząca znaku wodnego: W planie Starter dostarczane pliki PDF zawierają mały znak wodny „Invoice created with Invotify". Plany Pro i Lifetime generują czyste dokumenty bez znaku wodnego.

Wysyłanie e-mailem: - Wysyłanie faktur bezpośrednio na adres e-mail klienta - PDF generowany automatycznie i dołączany do e-maila - Konfigurowalny komunikat e-mail, zlokalizowany do języka klienta - Automatyczne śledzenie statusu „Wysłana" na fakturze - Link do płatności online jest dołączany, gdy masz podłączonego dostawcę płatności (Stripe lub PayPal) (Pro/Lifetime)

Proces wysyłania e-mailem: 1. Otwórz stronę szczegółów faktury 2. Kliknij przycisk „Wyślij" 3. Sprawdź adres e-mail odbiorcy 4. Opcjonalnie dostosuj wiadomość 5. Kliknij Wyślij, aby dostarczyć fakturę z załącznikiem PDF

Jeśli masz plan Pro lub Lifetime z podłączonym dostawcą płatności, możesz generować linki do płatności, które pozwalają klientom opłacać faktury online bezpośrednio. Invotify obsługuje Stripe (Connect) i PayPal.

Jak działają linki do płatności: - Generuj unikalny link do kasy dla każdej faktury - Link można udostępniać e-mailem, przez komunikatory lub dowolny kanał - Klienci klikają link i bezpiecznie płacą przez Stripe lub PayPal - Gdy webhook dostawcy potwierdzi płatność, status faktury automatycznie zmienia się na Opłacona

Konfigurowanie linków do płatności: 1. Połącz Stripe lub PayPal w Ustawienia → Integracje 2. Utwórz lub otwórz istniejącą fakturę 3. Kliknij „Link do płatności" z akcji faktury 4. Generowany jest udostępnialny URL 5. Wyślij link klientowi lub dołącz go do e-maila z fakturą

Obsługiwane metody płatności: Klienci mogą płacić metodami dostępnymi na koncie dostawcy — dla Stripe obejmuje to karty oraz Apple Pay, Google Pay, iDEAL i SEPA tam, gdzie są dostępne.

Pełną konfigurację dostawcy płatności, ręczne rejestrowanie płatności, częściowe płatności i opłaty za zwłokę znajdziesz w dedykowanej sekcji Płatności.

Ważne: Linki do płatności wymagają podłączonego konta Stripe lub PayPal i są dostępne wyłącznie w planach Pro i Lifetime.

Dla klientów rozliczanych regularnie Invotify obsługuje harmonogramy cyklicznych faktur. Skonfiguruj harmonogram raz, a Invotify automatycznie generuje faktury w wybranym interwale. Harmonogramy cykliczne są dostępne w każdym planie.

Wzorce powtarzania: Dostępne są cztery podstawowe wzorce, każdy z interwałem „co N", dzięki czemu można zbudować dowolny rytm: - Dzienne — Co N dni - Tygodniowe — Co N tygodni, z wyborem konkretnego dnia (np. co poniedziałek i czwartek). Ustaw interwał 2 dla harmonogramu co dwa tygodnie. - Miesięczne — Co N miesięcy, według konkretnego dnia miesiąca (np. 1.) lub wzorca dnia tygodnia (np. drugi wtorek). Użyj interwału 3 dla kwartalnego lub 6 dla półrocznego. - Roczne — Co N lat, z wyborem miesiąca

Opcje konfiguracji: - Nazwa harmonogramu dla łatwej identyfikacji - Data rozpoczęcia harmonogramu - Warunek zakończenia: nigdy, konkretna data końcowa lub maksymalna liczba wystąpień - Okno „generuj z wyprzedzeniem" — dokumenty tworzone wybraną liczbę dni przed datą - Opcja automatycznego wysyłania — automatyczne wysyłanie e-mailem każdej faktury (z dołączonym PDF) do klienta w dniu wystawienia - Automatyczne obciążanie (Pro): obciążanie zapisanej metody płatności klienta przy generowaniu każdej faktury

Jak to działa: 1. Utwórz fakturę jako szablon 2. Włącz przełącznik harmonogramu cyklicznego w edytorze faktur 3. Skonfiguruj częstotliwość, wzorzec i czas 4. Zapisz fakturę z dołączonym harmonogramem 5. Invotify automatycznie generuje faktury w zaplanowanej dacie 6. Wygenerowane faktury pojawiają się w Kalendarzu i na liście faktur