Pierwsze kroki

Invotify to profesjonalna platforma do fakturowania, która pomaga freelancerom, małym firmom i dużym organizacjom sprawnie tworzyć, zarządzać oraz wysyłać faktury i oferty. Niezależnie od tego, czy obciążają Państwo klientów za usługi, sprzedają produkty, czy zarządzają cyklicznymi subskrypcjami — Invotify zapewnia wszystkie potrzebne narzędzia.

Dzięki Invotify mogą Państwo: - Tworzyć profesjonalne faktury i oferty z konfigurowalnymi szablonami - Zarządzać bazą klientów z pełnymi danymi kontaktowymi - Budować katalog produktów dla szybkiego wystawiania faktur (Pro) - Planować faktury cykliczne dla rozliczeń subskrypcyjnych - Śledzić status płatności i przeterminowane faktury - Natychmiast generować i pobierać pliki PDF - Wysyłać dokumenty bezpośrednio przez e-mail - Przyjmować płatności online przez Stripe lub PayPal (Pro) - Przeglądać analizy i wskaźniki biznesowe na pulpicie - Otrzymywać powiadomienia w czasie rzeczywistym o przeterminowanych fakturach i płatnościach - Dostosować środowisko pracy dzięki trybowi ciemnemu i wielu językom

Aby rozpocząć pracę z Invotify, należy najpierw utworzyć konto. Dla maksymalnej wygody Invotify oferuje kilka sposobów rejestracji.

Sposoby rejestracji: - E-mail i hasło - Utwórz konto za pomocą adresu e-mail i bezpiecznego hasła - Logowanie przez Google (Google Sign-In) - Zarejestruj się natychmiast za pomocą konta Google - Logowanie przez Apple (Apple Sign-In) - Zarejestruj się za pomocą Apple ID

Po rejestracji przez e-mail otrzymają Państwo wiadomość z potwierdzeniem. Należy kliknąć link weryfikacyjny, aby aktywować konto. Jeśli wiadomość nie jest widoczna, prosimy sprawdzić folder spam.

Ważne: Adres e-mail jest używany do odzyskiwania konta oraz do wysyłania faktur do klientów, dlatego należy podać prawidłowy firmowy adres e-mail.

Przy pierwszym logowaniu Invotify przeprowadzi Państwa przez krótki, dwuetapowy kreator wdrożenia, aby przygotować konto do pracy.

Krok 1: Profil firmy Należy uzupełnić dane firmy. Wymagana jest wyłącznie Nazwa firmy — wszystkie pozostałe pola są opcjonalne i można je uzupełnić później w Ustawieniach: - Nazwa firmy (wymagana) - Nazwa firmy lub nazwa handlowa, która pojawia się na fakturach - NIP / Numer VAT - Numer identyfikacji podatkowej dla zgodności z przepisami - Numer telefonu - Firmowy numer telefonu - Adres - Adres firmy (podczas konfiguracji jedno pole; szczegółowe pola ulicy/miasta/województwa/kodu pocztowego/kraju można uzupełnić później w Ustawieniach)

Adres e-mail konta (z rejestracji) jest domyślnie używany jako kontaktowy adres e-mail firmy — można go zmienić później w Ustawieniach.

Krok 2: Wybór planu Należy wybrać plan subskrypcji najlepiej dopasowany do potrzeb: - Starter (€19/mies. lub €190/rok) - Wszystkie podstawowe funkcje fakturowania, jeden użytkownik, znak wodny na dokumentach - Pro (€49/mies. lub €490/rok) - Dokumenty bez znaku wodnego, integracje płatności, produkty i stany magazynowe, zaawansowane raporty, dostęp zespołowy (do 10 użytkowników) i więcej - Lifetime (€499 jednorazowo) - Wszystko z planu Pro, jeden użytkownik, na zawsze

Zostaną Państwo przekierowani do Stripe, aby bezpiecznie sfinalizować płatność. Po dokonaniu płatności trafią Państwo bezpośrednio na pulpit, gotowi do utworzenia pierwszej faktury.

Rozpoczęcie pracy z Invotify jest proste. Wystarczy wykonać poniższe kroki, aby utworzyć i wysłać pierwszą fakturę w zaledwie kilka minut.

Invotify oferuje intuicyjną nawigację boczną, która zapewnia szybki dostęp do wszystkich obszarów aplikacji. Pasek boczny można dostosować do własnego sposobu pracy.

Nawigacja boczna: - Pulpit (Dashboard) - Przeglądaj wskaźniki biznesowe, wykresy i ostatnią aktywność - Faktury (Invoices) - Twórz wszystkie faktury i zarządzaj nimi - Oferty (Quotes) - Twórz oferty i wyceny oraz zarządzaj nimi - Produkty (Products) - Buduj katalog produktów i usług (Pro) - Kalendarz (Calendar) - Przeglądaj terminy płatności i zaplanowane dokumenty - Klienci (Customers) - Zarządzaj bazą klientów - Noty kredytowe (Credit Notes) - Wystawiaj zwroty i noty kredytowe do faktur - Raporty (Reports) - Raporty przychodów, wiekowania należności, podatkowe oraz zysków i strat (Pro) - Zespół (Team) - Zapraszaj członków oraz zarządzaj rolami i uprawnieniami - Aktywność (Activity) - Dziennik audytu na żywo wszystkich zmian w Państwa przestrzeni roboczej - Ustawienia (Settings) - Konfiguruj dane firmy, rozliczenia, bezpieczeństwo i preferencje

Większość z tych pozycji można włączać lub wyłączać w Ustawienia → Funkcje (Settings → Features), dzięki czemu pasek boczny pokazuje tylko to, czego Państwo używają. Do Edytora szablonów (Template Builder) można przejść ze strony Szablonów (oraz z wyboru szablonu podczas edycji dokumentu), a nie jako osobnej pozycji w pasku bocznym.

Dostosowanie paska bocznego: Pozycje menu w pasku bocznym można zmieniać kolejnością metodą „przeciągnij i upuść”, aby dopasować je do preferowanego sposobu pracy. Kolejność jest zapisywana w przeglądarce i zachowywana między sesjami na tym samym urządzeniu.

Szybkie działania: - Przycisk „+ Nowa faktura” (+ New Invoice) na górnym pasku pozwala przejść bezpośrednio do edytora faktur (gdy oferty są włączone, obok znajduje się skrót „Nowa oferta” (New Quote)) - Dzwonek powiadomień pokazuje alerty o przeterminowanych fakturach i płatnościach - Przełącznik motywu w górnej nawigacji umożliwia zmianę między trybem ciemnym a jasnym

Nawigacja mobilna: Na urządzeniach mobilnych pasek boczny zwija się do menu hamburgerowego. Należy dotknąć ikony menu na górnym pasku, aby uzyskać dostęp do wszystkich opcji nawigacji. Interfejs jest w pełni responsywny i dostosowuje się do każdego rozmiaru ekranu. Jeśli wolą Państwo dedykowane doświadczenie mobilne, Invotify oferuje również natywne aplikacje na iOS i Android.

Invotify obsługuje tryb ciemny i wiele języków, aby platforma była komfortowa i dostępna dla wszystkich użytkowników.

Tryb ciemny: Przełączaj między motywem jasnym a ciemnym za pomocą przełącznika motywu na górnym pasku nawigacji. Przy pierwszej wizycie Invotify automatycznie wykrywa preferencje systemu. Wybór motywu jest zapisywany i zachowywany między sesjami.

Tryb jasny - Czysty, biały interfejs, idealny do jasnych pomieszczeń Tryb ciemny - Ciemne tło zmniejszające zmęczenie oczu, idealne do pracy wieczorem

Obsługa języków: Invotify obsługuje 21 języków w całej platformie — pulpit, formularze, komunikaty o błędach, generowane pliki PDF oraz e-maile transakcyjne są w pełni przetłumaczone.

Dostępne języki: arabski, chiński, duński, niderlandzki, angielski, fiński, francuski, niemiecki, hindi, włoski, japoński, koreański, łotewski, norweski, polski, portugalski, rosyjski, hiszpański, szwedzki, turecki, ukraiński.

Układy pisane od prawej do lewej (np. arabski) są poprawnie renderowane od początku do końca — w aplikacji, w pliku PDF oraz w e-mailach do klientów. Język można zmienić za pomocą ikony globusa w górnej nawigacji; wybór jest zapisywany w przeglądarce.

Język dla każdego klienta: Można ustawić preferowany język dla każdego klienta, a każdy dokument, który otrzyma — faktury, oferty, noty kredytowe, przypomnienia o płatnościach — zostanie automatycznie utworzony w tym języku. Państwo piszą nadal w swoim języku; klienci czytają w swoim.

Uwaga: Treści wpisane przez Państwa (opisy pozycji, notatki, wiadomości) nigdy nie są tłumaczone automatycznie. Tylko otaczające etykiety i układ dostosowują się do wybranego języka.