Pliki i przestrzeń dyskowa

Przestrzeń dyskowa pozwala dołączać do klientów paragony, umowy, podpisane oferty i zdjęcia, dzięki czemu zachowują Państwo kompletną dokumentację dla każdej relacji biznesowej. Pliki są przechowywane bezpiecznie i wliczają się do limitu przestrzeni dyskowej Państwa planu.

Każdy przesłany plik jest powiązany z klientem. Pliki można dołączyć do notatki klienta (na przykład podpisaną ofertę wraz z komentarzem) lub przesłać je samodzielnie jako pliki autonomiczne. Oba rodzaje pojawiają się razem na osi czasu aktywności klienta, a wszystkie pliki w Państwa firmie są wymienione w jednym miejscu na stronie Pliki.

Co można robić z plikami: - Dołączać dokumenty i obrazy do notatek klienta - Przesyłać pliki autonomiczne bezpośrednio do klienta - Przeglądać każdy plik w firmie z jednej strony Pliki - Wyszukiwać pliki po nazwie, pobierać je i usuwać te, których już nie potrzebują Państwo - Śledzić, ile limitu przestrzeni dyskowej zostało wykorzystane

Pliki przesyła się ze strony szczegółów klienta, w sekcji Aktywność. Można je dołączyć do notatki lub przesłać jako pliki autonomiczne na osi czasu klienta.

Dołączanie plików do notatki: 1. Otwórz klienta i znajdź sekcję Aktywność 2. Kliknij „Dodaj notatkę” 3. Napisz notatkę (opcjonalnie) i kliknij „Załącz”, aby wybrać pliki, lub przeciągnij pliki na obszar 4. Kliknij „Dodaj notatkę”, aby zapisać notatkę wraz z załącznikami

Przesyłanie plików autonomicznych: 1. Otwórz sekcję Aktywność klienta 2. Przeciągnij pliki bezpośrednio na oś czasu (bez otwierania formularza notatki) 3. Pliki zostaną przesłane i pojawią się jako osobne wpisy na osi czasu

Dozwolone typy plików: - Dokumenty PDF - Obrazy (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Dokumenty Word (.doc, .docx) - Arkusze Excel (.xls, .xlsx) - Pliki CSV i zwykłe pliki tekstowe

Strona Pliki (otwórz ją poprzez link „Wyświetl wszystkie pliki” w sekcji przestrzeni dyskowej w Ustawienia → Rozliczenia) wymienia każdy plik w Państwa firmie, od najnowszego. Stąd można: - Wyszukiwać pliki po nazwie - Pobierać plik (otwiera bezpieczny, ograniczony czasowo link) - Usuwać plik (z oknem potwierdzenia) - Sprawdzić, do którego klienta należy każdy plik, lub czy jest to plik autonomiczny

Usunięcie pliku usuwa go zarówno z przestrzeni dyskowej, jak i z listy plików oraz natychmiast zwalnia to miejsce w ramach limitu.

Każdy plan obejmuje stałą ilość przestrzeni dyskowej. Łączny rozmiar wszystkich przesłanych plików wlicza się do tego limitu.

Przestrzeń dyskowa według planu:

Starter: 100 MB łącznej przestrzeni dyskowej Pro: 5 GB łącznej przestrzeni dyskowej Lifetime: 10 GB łącznej przestrzeni dyskowej

Strona Pliki pokazuje pasek wykorzystania z informacją, ile przestrzeni zostało wykorzystane z całkowitej puli. Wskaźnik zmienia kolor na bursztynowy po przekroczeniu 75% i na czerwony po przekroczeniu 90%, dzięki czemu otrzymują Państwo wyraźne ostrzeżenie, zanim zabraknie miejsca.

Limit na plik: Niezależnie od planu każdy pojedynczy plik może mieć do 20 MB. Powyższy limit to łączna suma wszystkich Państwa plików.

Zwalnianie miejsca: Usuwaj pliki, których już nie potrzebują Państwo, ze strony Pliki lub z osi czasu klienta. Miejsce jest odzyskiwane natychmiast, więc można kontynuować przesyłanie bez zmiany planu.

Pliki w Invotify są zawsze powiązane z klientem — nie ma osobnego załącznika plików na fakturach ani ofertach. Zamiast tego dokumenty wspierające klienta (podpisane oferty, umowy, paragony, zdjęcia) przechowują Państwo w rekordzie tego klienta, gdzie pozostają obok powiązanych notatek i historii.

Dwa sposoby dołączania plików do klienta:

Dołączone do notatki: Dodając notatkę w sekcji Aktywność klienta, można dołączyć do niej jeden lub więcej plików. Pliki są wyświetlane jako etykiety pod tekstem notatki, dzięki czemu dokument i jego kontekst są razem.

Pliki autonomiczne: Można też upuścić pliki bezpośrednio na oś czasu klienta bez pisania notatki. Pojawiają się jako osobne wpisy, datowane jak każda inna aktywność.

Gdzie znaleźć pliki klienta: - Na stronie szczegółów klienta, na osi czasu Aktywność (notatki z załącznikami + pliki autonomiczne) - Na stronie Pliki, gdzie obok każdego pliku wyświetlana jest nazwa klienta

Uprawnienia: Każdy członek Państwa zespołu z uprawnieniem do zarządzania klientami może usuwać pliki. Dzięki temu dokumenty klientów podlegają tej samej kontroli dostępu co reszta rekordu klienta.