Pliki i przechowywanie
Przesyłaj, porządkuj i zarządzaj plikami klientów w ramach limitu przechowywania planu
Przegląd plików i przechowywania
Przechowywanie plików pozwala dołączać paragony, umowy, podpisane oferty i zdjęcia do klientów, dzięki czemu zachowujesz kompletny ślad dokumentacyjny dla każdej relacji biznesowej. Pliki są przechowywane bezpiecznie i wliczane do limitu przechowywania Twojego planu.
Każdy przesłany plik jest powiązany z klientem. Możesz dołączyć pliki do notatki klienta (na przykład podpisaną ofertę wraz z komentarzem) lub przesłać je samodzielnie jako oddzielne pliki. Oba pojawiają się razem na osi czasu aktywności klienta, a wszystkie pliki w Twojej firmie są wymienione w jednym miejscu na stronie Pliki.
Co możesz robić z plikami: - Dołączać dokumenty i obrazy do notatek klientów - Przesyłać oddzielne pliki bezpośrednio do klienta - Przeglądać każdy plik w firmie z jednej strony Pliki - Wyszukiwać pliki według nazwy, pobierać je i usuwać te, których już nie potrzebujesz - Śledzić, ile limitu przechowywania zużyłeś
Przeciągnij i upuść lub wybierz pliki do dołączenia do klienta
Każdy plik jest powiązany z klientem dla przejrzystego śladu dokumentacyjnego
Znajdź dowolny plik w firmie według nazwy na stronie Pliki
Pasek zużytego / całkowitego miejsca pokazuje, ile miejsca pozostało
- Używaj plików, aby przechowywać podpisane oferty, paragony i umowy razem z klientem, do którego należą
- Usuwaj pliki, których już nie potrzebujesz, aby zwolnić miejsce w ramach limitu planu
Przesyłanie plików i zarządzanie nimi
Pliki są przesyłane ze strony szczegółów klienta, w sekcji Aktywność. Możesz dołączyć pliki do notatki lub przesłać je jako oddzielne pliki na osi czasu klienta.
Dołączanie plików do notatki: 1. Otwórz klienta i znajdź sekcję Aktywność 2. Kliknij „Dodaj notatkę” 3. Napisz notatkę (opcjonalnie) i kliknij „Dołącz”, aby wybrać pliki, lub przeciągnij pliki na obszar 4. Kliknij „Dodaj notatkę”, aby zapisać notatkę wraz z załącznikami
Przesyłanie oddzielnych plików: 1. Otwórz sekcję Aktywność klienta 2. Przeciągnij pliki bezpośrednio na oś czasu (bez otwierania formularza notatki) 3. Pliki zostaną przesłane i pojawią się jako własne wpisy na osi czasu
Dozwolone typy plików: - Dokumenty PDF - Obrazy (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Dokumenty Word (.doc, .docx) - Arkusze Excel (.xls, .xlsx) - Pliki CSV i zwykłego tekstu
Strona Pliki (otwórz ją przez link „Wyświetl wszystkie pliki” w sekcji przechowywania w Ustawienia → Rozliczenia) wymienia każdy plik w Twojej firmie, od najnowszego. Stąd możesz: - Wyszukiwać pliki według nazwy - Pobierać plik (otwiera bezpieczny link o ograniczonym czasie ważności) - Usuwać plik (z oknem potwierdzenia) - Zobaczyć, do którego klienta należy każdy plik lub czy jest plikiem oddzielnym
Usunięcie pliku usuwa go zarówno z magazynu, jak i z listy plików oraz natychmiast zwalnia to miejsce w ramach Twojego limitu.
Kroki
- 1
Otwórz klienta
Przejdź do Klienci i otwórz klienta, do którego chcesz dołączyć pliki.
- 2
Dodaj pliki
W sekcji Aktywność kliknij „Dodaj notatkę”, a następnie „Dołącz”, lub przeciągnij pliki bezpośrednio na oś czasu.
- 3
Zapisz
Zapisz notatkę z załącznikami lub pozwól, aby oddzielne pliki przesłały się po upuszczeniu.
- 4
Zarządzaj później
Użyj strony Pliki, aby wyszukać, pobrać lub usunąć dowolny plik w firmie.
- Każdy pojedynczy plik może mieć do 20 MB
- Przeciągnij i upuść wiele plików naraz — wszystkie prześlą się razem
- Pliki dołączone do notatki są usuwane automatycznie, jeśli usuniesz tę notatkę
- Pobierania otwierają się przez bezpieczny link o ograniczonym czasie ważności, a nie przez stały publiczny adres URL
- Usunięcie pliku jest trwałe i nie można go cofnąć
- Pliki większe niż 20 MB lub nieobsługiwanego typu są odrzucane przed przesłaniem
Limit przechowywania i ograniczenia
Każdy plan obejmuje stałą ilość przechowywania plików. Łączny rozmiar wszystkich przesłanych plików wlicza się do tego limitu.
Przechowywanie według planu:
Starter: 100 MB łącznego przechowywania plików Pro: 5 GB łącznego przechowywania plików Lifetime: 10 GB łącznego przechowywania plików
Strona Pliki pokazuje pasek zużycia z informacją, ile miejsca zużyłeś z całkowitej puli. Wskaźnik zmienia się na bursztynowy po przekroczeniu 75% i czerwony po przekroczeniu 90%, dzięki czemu otrzymujesz wyraźne ostrzeżenie, zanim zabraknie Ci miejsca.
Limit pliku: Niezależnie od planu każdy pojedynczy plik może mieć do 20 MB. Powyższy limit to łączna suma wszystkich Twoich plików.
Zwalnianie miejsca: Usuwaj pliki, których już nie potrzebujesz, ze strony Pliki lub z osi czasu klienta. Miejsce jest odzyskiwane natychmiast, więc możesz przesyłać dalej bez zmiany planu.
Zobacz zużyte i całkowite miejsce na pierwszy rzut oka na stronie Pliki
Pasek zmienia się na bursztynowy przy 75% i czerwony przy 90% zużycia
Usuwanie plików natychmiast zwalnia limit
Przejdź na wyższy plan, aby uzyskać większy limit przechowywania
Starter
€19
/mo
- 100 MB przechowywania plików
- Do 20 MB na plik
- Dołączaj pliki do klientów i notatek
Pro
€49
/mo
- 5 GB przechowywania plików
- Do 20 MB na plik
- Dołączaj pliki do klientów i notatek
Lifetime
€499
one-time
- 10 GB przechowywania plików
- Do 20 MB na plik
- Dołączaj pliki do klientów i notatek
Co się dzieje, gdy osiągnę limit przechowywania?
Przesyłania, które przekroczyłyby Twój limit, są blokowane. Aplikacja ostrzega Cię przed przesłaniem, a limit jest również egzekwowany bezpośrednio w bazie danych jako twarda blokada, więc pliki przekraczające limit nigdy nie są przechowywane. Usuń pliki, aby zwolnić miejsce, lub przejdź na plan z większym limitem.
Czy usunięcie pliku zwalnia miejsce od razu?
Tak. Usunięcie pliku ze strony Pliki lub z osi czasu klienta natychmiast odzyskuje to miejsce w ramach Twojego limitu, więc możesz przesyłać ponownie bez zwłoki.
Czy istnieje limit rozmiaru pojedynczego pliku?
Każdy pojedynczy plik może mieć do 20 MB. Limit Twojego planu (100 MB, 5 GB lub 10 GB) to łączna suma wszystkich plików.
- Gdy Twoje miejsce jest pełne, nowe przesyłania są blokowane, dopóki nie usuniesz plików lub nie przejdziesz na wyższy plan
- Blokada przekroczenia limitu jest egzekwowana na poziomie bazy danych, więc nie można jej obejść — nawet przesłanie, które przemknie przez kontrolę w aplikacji, zostaje odrzucone i wycofane
Dołączanie plików do klientów
Pliki w Invotify są zawsze powiązane z klientem — nie ma osobnego załącznika plików na fakturach ani ofertach. Zamiast tego trzymasz dokumenty pomocnicze klienta (podpisane oferty, umowy, paragony, zdjęcia) w rekordzie tego klienta, gdzie pozostają obok powiązanych notatek i historii.
Dwa sposoby dołączania plików do klienta:
Dołączone do notatki: Gdy dodajesz notatkę w sekcji Aktywność klienta, możesz dołączyć do niej jeden lub więcej plików. Pliki pojawiają się jako etykiety pod tekstem notatki, dzięki czemu dokument i jego kontekst pozostają razem.
Oddzielne pliki: Możesz też upuścić pliki bezpośrednio na oś czasu klienta bez pisania notatki. Pojawiają się jako własne wpisy, datowane jak każda inna aktywność.
Gdzie znaleźć pliki klienta: - Na stronie szczegółów klienta, na osi czasu Aktywność (notatki z załącznikami + oddzielne pliki) - Na stronie Pliki, gdzie obok każdego pliku pokazana jest nazwa klienta
Uprawnienia: Każdy w Twoim zespole z uprawnieniem do zarządzania klientami może usuwać pliki. Dzięki temu dokumenty klientów podlegają tej samej kontroli dostępu, co reszta rekordu klienta.
- Dołącz podpisaną ofertę lub umowę do notatki, aby dokument i rozmowa pozostały razem
- Użyj kolumny z nazwą klienta na stronie Pliki, aby szybko zobaczyć, do którego klienta należy plik
- Oddzielne przesyłania świetnie nadają się do szybkich operacji, jak zeskanowany paragon bez potrzeby komentarza
- Plików nie można dołączyć bezpośrednio do faktury ani oferty — dołącz je do powiązanego klienta
- Usunięcie notatki usuwa również wszelkie pliki dołączone do tej notatki