E-fakturowanie i zgodność

Invotify pomaga spełnić dwa nowoczesne wymogi naraz: czytelne maszynowo ustrukturyzowane e-faktury do fakturowania B2B i rządowego oraz pełną kontrolę nad własnymi danymi zgodnie z RODO.

Ustrukturyzowane e-fakturowanie (Pro): Obok zwykłego pliku PDF Invotify może wygenerować zgodną ze standardami wersję XML dowolnej faktury. Pobierasz plik XML i wysyłasz lub przesyłasz go wszędzie tam, gdzie wymaga tego Twój nabywca lub organ podatkowy. Obsługiwane są trzy formaty: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) oraz Peppol BIS 3.0.

Dane i prywatność (wszystkie plany): Każde konto może wyeksportować swoje dane — jako gotowe do otwarcia pliki CSV dla księgowego lub jako jedno kompletne archiwum JSON — oraz może trwale usunąć konto, gdy nie jest już potrzebne.

Eksport e-faktur jest funkcją Pro (dostępną także w Lifetime). Eksport danych i usunięcie konta są dostępne w każdym planie — a pełne archiwum JSON oraz usunięcie konta działają nawet po wygaśnięciu Twojej subskrypcji.

Invotify generuje trzy formaty ustrukturyzowanych e-faktur. Wszystkie trzy są tworzone z tych samych danych faktury, więc możesz wybrać ten, którego wymaga Twój odbiorca lub jurysdykcja.

UBL 2.1: Standard OASIS Universal Business Language. Szeroko akceptowany w całej UE i najczęstszy punkt wyjścia dla ustrukturyzowanego e-fakturowania.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, zgodny z EN 16931. To format stojący za XRechnung (Niemcy) i Factur-X (Francja), więc wybierz CII przy fakturowaniu niemieckiego lub francuskiego sektora publicznego oraz wielu odbiorców B2B.

Peppol BIS 3.0: Profil UBL 2.1 z metadanymi charakterystycznymi dla Peppol — identyfikatory CustomizationID i ProfileID oraz obowiązkowe identyfikatory EndpointID zarówno dla dostawcy, jak i nabywcy. Użyj go, gdy Twój odbiorca prosi o fakturę Peppol.

Ważne — Invotify generuje plik, ale go nie przesyła. Eksport Peppol tworzy prawidłowy dokument XML Peppol BIS 3.0. Faktyczne dostarczenie go do sieci Peppol wymaga dostawcy punktu dostępu Peppol (na przykład Pagero, Basware lub Storecove). Invotify przekazuje Ci plik XML; jego wysłanie lub przesłanie to Twój ostatni krok.

E-fakturę eksportujesz z poziomu pojedynczej faktury. Eksport pobiera plik .xml nazwany według numeru faktury i formatu (na przykład INV-001-ubl.xml).

Jest to funkcja Pro, dostępna wyłącznie dla faktur — ofert nie można eksportować jako e-faktur.

Faktury Peppol identyfikują każdą stronę za pomocą identyfikatora uczestnika Peppol zwanego EndpointID. Po stronie dostawcy ten identyfikator pochodzi z PEPPOL ID Twojej firmy, który ustawiasz raz w Ustawieniach.

Wprowadź wyłącznie swój zarejestrowany numer uczestnika — na przykład 1234567890123 — a Invotify automatycznie zastosuje schemat GLN (0088), gdy zapisuje EndpointID dostawcy przy każdym eksporcie Peppol BIS 3.0. Nie poprzedzaj kodu schematu samodzielnie. Jeśli pozostawisz to pole puste, Invotify użyje adresu e-mail Twojej firmy jako punktu końcowego, czego większość odbiorców Peppol nie zaakceptuje.

Twój PEPPOL ID jest częścią profilu Twojej firmy, więc jest współdzielony w całej firmie i ponownie wykorzystywany przy każdym eksporcie Peppol — nie wprowadzasz go ponownie dla każdej faktury.

Invotify daje Ci pełny dostęp do własnych danych, wspierając wynikające z RODO prawo do przenoszenia danych (Artykuł 20). Istnieją dwa uzupełniające się sposoby na uzyskanie swoich danych, dostępne w każdym planie.

Eksporty CSV (dla Twojego księgowego): Pobierz ukierunkowane arkusze, które otworzysz w Excelu, Numbers lub dowolnym narzędziu księgowym. Znajdują się one tam, gdzie znajdują się dane, i wymagają aktywnej subskrypcji: - Klienci — eksportowani ze strony Klienci (Eksportuj CSV): nazwa, e-mail, telefon, NIP, pełny adres oraz data utworzenia. - Faktury — eksportowane z listy faktur: numer faktury, status, daty, klient, waluta, kwota netto, podatek, rabat, sumy, kwota zapłacona, dostawca/status płatności oraz uwagi. Możesz filtrować według zakresu dat i statusu.

Pełne archiwum JSON (kompletna kopia zapasowa): Jeden ustrukturyzowany plik JSON zawierający wszystko, do czego masz wgląd — Twoje konto i profil firmy, klientów, wszystkie dokumenty (faktury, oferty, noty kredytowe, wydatki), szablony, cykliczne harmonogramy, płatności i ustawienia podatkowe, połączenia bankowe, produkty i ruchy magazynowe, pliki i notatki klientów oraz ślad audytowy. Nazwy pól są aliasowane, aby archiwum było czytelne i nie ujawniało wewnętrznych szczegółów bazy danych. Archiwum pobiera się z menu Ustawienia → Prywatność i dane i działa nawet po wygaśnięciu Twojej subskrypcji.

Gdy Invotify nie jest Ci już potrzebny, możesz trwale usunąć swoje konto, wspierając wynikające z RODO prawo do bycia zapomnianym (Artykuł 17). Jest to dostępne w każdym planie.

Usunięcie jest nieodwracalne. Aby zapobiec przypadkom, musisz wpisać dokładną frazę DELETE MY ACCOUNT w celu potwierdzenia. Po potwierdzeniu Invotify: 1. Anuluje wszelkie aktywne subskrypcje (w miarę możliwości). 2. Usuwa dane Twojej firmy oraz rekord firmy (jeśli jesteś właścicielem). 3. Usuwa Twoje dane osobowe, profil i dane logowania. 4. Czyści Twoje przesłane pliki z magazynu. 5. Wylogowuje Cię.

Jeśli jesteś członkiem firmy, której nie jesteś właścicielem, usunięcie konta usuwa Twoje członkostwo, ale pozostawia firmę i jej dane nienaruszone dla pozostałego zespołu.