Klienci

Baza klientów jest kluczowa dla sprawnego fakturowania. Utrzymując dokładne dane klientów, mogą Państwo szybko tworzyć faktury z automatycznie uzupełnionymi informacjami oraz śledzić relacje biznesowe w czasie.

Korzyści z zarządzania klientami: - Szybkie tworzenie faktur z automatycznym uzupełnianiem jednym kliknięciem - Spójne informacje o kliencie we wszystkich dokumentach - Wgląd w pełną historię faktur klienta - Śledzenie danych kontaktowych i informacji biznesowych klienta - Dokumenty mogą być renderowane w języku klienta, dzięki czemu każdy klient czyta faktury i oferty w preferowanym przez siebie języku - Walidacja unijnego numeru VAT (VIES) z automatycznym uzupełnianiem nazwy firmy i adresu - Wewnętrzne notatki i załączniki przechowywane przy każdym kliencie - Organizacja kontaktów dzięki wyszukiwaniu i sortowaniu

Wszystkie opisane tutaj funkcje dotyczące klientów są dostępne w każdym planie.

Klientów można dodawać ze strony Klienci lub bezpośrednio podczas tworzenia faktury bądź oferty.

Pola informacji o kliencie:

Wymagane: - Nazwa (imię i nazwisko osoby lub nazwa firmy) - E-mail (do wysyłania faktur i ofert)

Opcjonalne: - Typ (Klient lub Potencjalny klient — śledzenie potencjalnych klientów oddzielnie od aktywnych) - Imię i nazwisko osoby kontaktowej (konkretna osoba w firmie) - Numer telefonu - Numer podatkowy (lokalny numer rejestracyjny) - Numer VAT (unijny VAT — walidowany względem VIES podczas wpisywania) - Ulica i numer - Miasto - Województwo / Region - Kod pocztowy - Kraj

Walidacja VAT i automatyczne uzupełnianie: Po wprowadzeniu unijnego numeru VAT Invotify waliduje go w czasie rzeczywistym względem bazy VIES Komisji Europejskiej. Prawidłowy numer jest potwierdzany zielonym znacznikiem; nieprawidłowy zostaje oznaczony jeszcze przed zapisaniem. Po pomyślnym wyszukaniu zarejestrowana nazwa firmy i adres są automatycznie uzupełniane we wszystkich pozostawionych pustych polach — dzięki czemu można utworzyć kompletnego klienta B2B na podstawie samego numeru VAT.

Dodawanie ze strony Klienci: 1. Przejdź do sekcji Klienci na pasku bocznym 2. Kliknij przycisk „Dodaj klienta” 3. Wypełnij dane klienta 4. Kliknij Zapisz

Dodawanie podczas tworzenia faktury: 1. W edytorze faktury, w sekcji „Nabywca”, przełącz na „Dodaj klienta” 2. Wypełnij minimalne wymagane pola (nazwa i e-mail) 3. Zapisz — klient zostanie zapisany na liście klientów i automatycznie wybrany do faktury

Lista klientów udostępnia narzędzia do efektywnego wyszukiwania, sortowania i zarządzania bazą klientów.

Funkcje listy: - Wyszukiwanie po nazwie, adresie e-mail i numerze telefonu - Sortowanie według nazwy, adresu e-mail, telefonu lub lokalizacji (kliknij nagłówki kolumn) - Filtrowanie według typu (Klienci lub Potencjalni klienci) - Stronicowanie (10 klientów na stronę) - Zaznaczanie wielu pozycji z masowym usuwaniem (Shift-klik, aby zaznaczyć zakres) - Szybkie akcje dla każdego klienta

Akcje klienta: - Wyświetl — otwiera stronę szczegółów klienta z pełnym profilem i historią - Edytuj — modyfikacja informacji o kliencie - Usuń — usunięcie klienta (z oknem potwierdzenia)

Strona szczegółów klienta: Każdy klient ma dedykowaną stronę zawierającą: - Pełne informacje kontaktowe (nazwa, osoba kontaktowa, e-mail, telefon, numer podatkowy, numer VAT) - Pełny adres firmowy - Statystyki przychodów dla klienta (ten rok, ubiegły rok, średnia faktura, prognoza) - Wszystkie faktury powiązane z klientem (numer, data, kwota, status) - Obszar aktywności na wewnętrzne notatki oraz załączniki przechowywane przy kliencie - Generator zestawienia klienta — wybierz zakres dat, aby utworzyć PDF z saldem narastającym - Szybkie akcje (edytuj, usuń, utwórz nową fakturę dla tego klienta)

Pliki klienta: Załączniki znajdują się w obszarze aktywności klienta i wliczają się do limitu przestrzeni dyskowej Państwa konta. Limity przestrzeni i obsługiwane typy plików opisano w sekcji Pliki.

Stosuj te dobre praktyki, aby utrzymać czystą i użyteczną bazę klientów.

Jakość danych: - Weryfikuj adresy e-mail przed zapisaniem, aby zapewnić dostarczanie faktur - Stosuj spójny format numerów telefonów - Podawaj pełne adresy dla wszystkich klientów biznesowych - Aktualizuj informacje, gdy klienci zgłaszają zmiany

Organizacja: - Używaj nazw firm dla klientów B2B - Używaj pełnych imion i nazwisk dla klientów indywidualnych - Dodawaj osoby kontaktowe, aby rozróżniać osoby w tej samej firmie - Utrzymuj aktualne numery podatkowe dla zgodności z przepisami

Konserwacja: - Regularnie przeglądaj i aktualizuj informacje o klientach - Usuwaj zduplikowane wpisy za pomocą funkcji wyszukiwania - Eksportuj dane klientów jako CSV ze strony Klienci (Eksportuj CSV) lub jako część pełnego archiwum JSON poprzez Ustawienia → Prywatność i dane