Klienci

Twoja baza klientów jest podstawą sprawnego fakturowania. Dzięki dokładnym danym klientów możesz szybko tworzyć faktury z automatycznie uzupełnianymi informacjami i śledzić relacje biznesowe w czasie.

Korzyści z zarządzania klientami: - Szybkie tworzenie faktur z automatycznym uzupełnianiem jednym kliknięciem - Spójne informacje o kliencie we wszystkich dokumentach - Wgląd w pełną historię faktur klienta - Śledzenie danych kontaktowych i informacji biznesowych klienta - Dokumenty mogą być renderowane w języku klienta, dzięki czemu każdy klient czyta faktury i oferty w preferowanym języku - Walidacja unijnego numeru VAT (VIES) z automatycznym uzupełnianiem nazwy firmy i adresu - Notatki wewnętrzne i załączniki przechowywane osobno dla każdego klienta - Porządkowanie kontaktów z wyszukiwaniem i sortowaniem

Wszystkie opisane tutaj funkcje dotyczące klientów są dostępne w każdym planie.

Klientów możesz dodawać ze strony Klienci lub bezpośrednio podczas tworzenia faktury albo oferty.

Pola informacji o kliencie:

Wymagane: - Nazwa (imię i nazwisko osoby lub nazwa firmy) - E-mail (do wysyłania faktur i ofert)

Opcjonalne: - Typ (Klient lub Potencjalny klient — śledź potencjalnych klientów oddzielnie od aktywnych) - Nazwa kontaktu (osoba kontaktowa w firmie) - Numer telefonu - NIP (lokalny numer rejestracyjny) - Numer VAT (unijny VAT — walidowany względem VIES podczas wpisywania) - Adres (ulica) - Miasto - Województwo / Region - Kod pocztowy - Kraj

Walidacja VAT i automatyczne uzupełnianie: Gdy wprowadzisz unijny numer VAT, Invotify w czasie rzeczywistym waliduje go względem bazy VIES Komisji Europejskiej. Prawidłowy numer jest potwierdzany zielonym znacznikiem; nieprawidłowy jest oznaczany jeszcze przed zapisem. Przy pomyślnym sprawdzeniu zarejestrowana nazwa firmy i adres są automatycznie uzupełniane we wszystkich pozostawionych pustych polach — dzięki czemu możesz utworzyć kompletnego klienta B2B na podstawie samego numeru VAT.

Dodawanie ze strony Klienci: 1. Przejdź do sekcji Klienci na pasku bocznym 2. Kliknij przycisk „Dodaj klienta” 3. Wypełnij dane klienta 4. Kliknij Zapisz

Dodawanie podczas tworzenia faktury: 1. W sekcji Odbiorca (Bill To) edytora faktur przełącz na „Dodaj klienta” 2. Wypełnij minimalne wymagane pola (nazwa i e-mail) 3. Zapisz — klient zostanie zapisany na liście klientów i automatycznie wybrany do faktury

Lista klientów zapewnia narzędzia do efektywnego wyszukiwania, sortowania i zarządzania bazą klientów.

Funkcje listy: - Wyszukiwanie według nazwy, e-maila i numeru telefonu - Sortowanie według nazwy, e-maila, telefonu lub lokalizacji (kliknij nagłówki kolumn) - Filtrowanie według typu (Klienci lub Potencjalni klienci) - Stronicowanie (10 klientów na stronę) - Wielokrotny wybór z masowym usuwaniem (Shift-klik wybiera zakres) - Szybkie akcje dla każdego klienta

Akcje dotyczące klienta: - Wyświetl — otwiera stronę szczegółów klienta z pełnym profilem i historią - Edytuj — modyfikuj informacje o kliencie - Usuń — usuń klienta (z oknem potwierdzenia)

Strona szczegółów klienta: Każdy klient ma dedykowaną stronę przedstawiającą: - Pełne dane kontaktowe (nazwa, osoba kontaktowa, e-mail, telefon, NIP, numer VAT) - Pełny adres firmowy - Statystyki przychodów dla klienta (w tym roku, w zeszłym roku, średnia faktura, prognoza) - Wszystkie faktury powiązane z klientem (numer, data, kwota, status) - Obszar aktywności z wewnętrznymi notatkami i załącznikami przechowywanymi przy kliencie - Generator zestawienia dla klienta — wybierz zakres dat, aby utworzyć PDF z saldem narastającym - Szybkie akcje (edycja, usunięcie, utworzenie nowej faktury dla tego klienta)

Pliki klienta: Załączniki znajdują się w obszarze aktywności klienta i są wliczane do limitu przechowywania plików Twojego konta. Limity przechowywania i obsługiwane typy plików znajdziesz w sekcji Pliki.

Stosuj te dobre praktyki, aby utrzymać czystą i użyteczną bazę klientów.

Jakość danych: - Weryfikuj adresy e-mail przed zapisem, aby zapewnić dostarczanie faktur - Stosuj spójne formatowanie numerów telefonów - Podawaj pełne adresy dla wszystkich klientów biznesowych - Aktualizuj informacje, gdy klienci zgłaszają zmiany

Organizacja: - Używaj nazw firm dla klientów B2B - Używaj pełnych imion i nazwisk dla klientów indywidualnych - Dodawaj nazwy kontaktów, aby odróżnić osoby w tej samej firmie - Utrzymuj aktualne numery NIP na potrzeby zgodności

Utrzymanie: - Regularnie przeglądaj i aktualizuj informacje o klientach - Usuwaj zduplikowane wpisy za pomocą funkcji wyszukiwania - Eksportuj dane klientów jako CSV ze strony Klienci (Export CSV) lub jako część pełnego archiwum JSON w Ustawienia → Prywatność i dane