Noty korygujące

Nota korygująca to dokument wystawiany klientowi w celu zmniejszenia lub odwrócenia kwoty, którą jest winien z poprzedniej faktury. Używaj not korygujących, gdy:

• Klient zwraca produkt
• Musisz skorygować zawyżoną kwotę na opłaconej lub nieopłaconej fakturze
• Chcesz odpisać część lub całość niespłaconego salda
• Uzgodniłeś rabat po wystawieniu pierwotnej faktury
• Musisz udokumentować zwrot zrealizowany poza Invotify

Dlaczego noty korygujące są ważne: Noty korygujące to zatwierdzony przez księgowych sposób korygowania faktury po jej wystawieniu. Nie przepisują historii — pierwotna faktura pozostaje dokładnie taka, jaka była — po prostu dokumentują korektę we własnym zapisie, z własnym numerem i datą. Dzięki temu Twoje księgi są gotowe do audytu, a zestawienie klienta przejrzyste.

Noty korygujące a edytowanie faktur: Jeśli faktura jest nadal wersją roboczą, możesz ją edytować bezpośrednio. Gdy faktura została wysłana lub oznaczona jako opłacona, staje się częścią Twojej dokumentacji finansowej — zamiast ją modyfikować, powinieneś wystawić notę korygującą. Invotify pozwala na obie opcje, ale dla faktur wysłanych lub opłaconych zalecaną ścieżką są noty korygujące.

Noty korygujące w Invotify są tworzone na podstawie istniejącej faktury — dzięki temu każda korekta jest powiązana z dokumentem, który koryguje. Zaczynasz od strony Noty korygujące, wybierasz fakturę, a reszta uzupełnia się automatycznie.

Tworzenie noty korygującej: 1. Przejdź do strony Noty korygujące 2. Kliknij „Nowa nota korygująca” 3. Wybierz fakturę, którą chcesz skorygować 4. Jej pozycje wczytują się z ilością wciąż dostępną do skorygowania w każdym wierszu 5. Zaznacz wiersze do uwzględnienia — wszystkie dla pełnej korekty lub wybrane dla korekty częściowej 6. Dostosuj korygowaną ilość w wierszu, jeśli korygujesz tylko część pozycji 7. Dodaj powód i ewentualne notatki (zdecydowanie zalecane na potrzeby audytu) 8. Zapisz jako wersję roboczą, a następnie wystaw, gdy będziesz gotowy

Klient, waluta i szczegóły podatkowe pochodzą z faktury automatycznie. Nie możesz skorygować więcej, niż pozostało nieskorygowane w każdym wierszu — Invotify blokuje nadmierne korygowanie.

PDF noty korygującej: Każda nota korygująca generuje czytelny, standardowy PDF wyraźnie zatytułowany „CREDIT NOTE”, aby nie pomylić go z fakturą. Zawiera listę skorygowanych wierszy, łączną kwotę korekty oraz dane Twojej firmy, a także podany przez Ciebie powód.

Noty korygujące przechodzą przez cztery statusy od utworzenia do rozliczenia. Ich zrozumienie pomaga śledzić, które korekty są aktywne, a które jedynie szkicowane.

Ponieważ noty korygujące są tworzone na podstawie faktury, ich stosowanie jest w większości automatyczne.

Zastosowanie do powiązanej faktury w momencie wystawienia Gdy wystawiasz notę korygującą powiązaną z fakturą, Invotify natychmiast zmniejsza saldo należności tej faktury o kwotę korekty. Jeśli faktura wynosiła €1,000, a nota korygująca jest na €400, faktura pokazuje teraz €600 do zapłaty. Jeśli korekta równa się saldu należności lub je przekracza, faktura jest oznaczana jako opłacona. Nie wykonujesz osobnego kroku „zastosowania” — to wystawienie ją stosuje.

Status „Zastosowana” to ręczny znacznik Oznaczenie noty korygującej jako Zastosowana (ze statusu Wystawiona) to księgowa flaga ustawiana, aby zarejestrować, że korekta została w pełni obsłużona — na przykład po zaksięgowaniu zwrotu. Samo w sobie nie zmienia żadnego salda faktury; zmiana salda nastąpiła już w momencie wystawienia.

Zwroty są obsługiwane poza Invotify Nota korygująca to dokument, a nie przepływ pieniędzy. Jeśli jesteś winien klientowi zwrot gotówki, przetwórz go zwykłym kanałem — Stripe, przelew bankowy lub gotówka — i oznacz notę korygującą jako Zastosowana, gdy zostanie zaksięgowany. Invotify nie przekazuje zwrotów do dostawcy płatności w Twoim imieniu.

Anulowanie odwraca zmianę salda Jeśli anulujesz notę korygującą powiązaną z fakturą, Invotify przywraca saldo należności tej faktury o skorygowaną kwotę, dzięki czemu faktura ponownie pokazuje to, co rzeczywiście jest należne.