Noty kredytowe

Nota kredytowa to dokument, który wystawiasz klientowi, aby zmniejszyć lub odwrócić kwotę należną z poprzedniej faktury. Używaj not kredytowych, gdy:

• Klient zwraca produkt
• Musisz skorygować zawyżenie na opłaconej lub nieopłaconej fakturze
• Chcesz odpisać część lub całość nieuregulowanego salda
• Uzgodniłeś rabat po wystawieniu oryginalnej faktury
• Musisz udokumentować zwrot zrealizowany poza Invotify

Dlaczego noty kredytowe są ważne: Noty kredytowe to zatwierdzony przez księgowych sposób korygowania faktury po jej wystawieniu. Nie przepisują historii — oryginalna faktura pozostaje dokładnie taka, jaka była — po prostu dokumentują korektę na własnym zapisie, z własnym numerem i datą. Dzięki temu Twoje księgi są gotowe do audytu, a wyciąg klienta jest przejrzysty.

Noty kredytowe a edytowanie faktur: Jeśli faktura jest nadal w wersji roboczej, możesz edytować ją bezpośrednio. Gdy faktura zostanie wysłana lub oznaczona jako opłacona, staje się częścią Twojej dokumentacji finansowej — powinieneś wystawić notę kredytową, a nie modyfikować ją. Invotify pozwala na jedno i drugie, ale noty kredytowe są zalecaną drogą dla faktur wysłanych lub opłaconych.

Noty kredytowe w Invotify są tworzone z istniejącej faktury — dzięki temu każdy kredyt jest powiązany z dokumentem, który koryguje. Zaczynasz od strony Noty kredytowe, wybierasz fakturę, a reszta uzupełnia się automatycznie.

Tworzenie noty kredytowej: 1. Przejdź do strony Noty kredytowe 2. Kliknij „Nowa nota kredytowa” 3. Wybierz fakturę, którą chcesz skredytować 4. Jej pozycje wczytują się z ilością nadal dostępną do skredytowania w każdym wierszu 5. Zaznacz wiersze do uwzględnienia — wszystkie dla pełnego kredytu lub konkretne dla kredytu częściowego 6. Dostosuj kredytowaną ilość w każdym wierszu, jeśli kredytujesz tylko część pozycji 7. Dodaj powód i ewentualne notatki (zdecydowanie zalecane dla ścieżek audytu) 8. Zapisz jako szkic, a następnie wystaw, gdy będziesz gotowy

Klient, waluta i szczegóły podatkowe pochodzą z faktury automatycznie. Nie możesz skredytować więcej niż pozostaje nieskredytowane w każdym wierszu — Invotify blokuje nadmierne kredytowanie.

PDF noty kredytowej: Każda nota kredytowa tworzy czysty, standardowy PDF wyraźnie zatytułowany „CREDIT NOTE”, więc nie ma pomyłki z fakturą. Wymienia skredytowane wiersze, łączny kredyt oraz dane Twojej firmy i zawiera wprowadzony przez Ciebie powód.

Noty kredytowe przechodzą przez cztery statusy od utworzenia do rozliczenia. Ich zrozumienie pomaga śledzić, które kredyty są aktywne, a które są jedynie naszkicowane.

Ponieważ noty kredytowe są tworzone względem faktury, ich stosowanie jest w większości automatyczne.

Stosowana do powiązanej faktury w momencie wystawienia Gdy wystawiasz notę kredytową powiązaną z fakturą, Invotify natychmiast zmniejsza nieuregulowane saldo tej faktury o kwotę kredytu. Jeśli faktura wynosiła €1,000, a nota kredytowa opiewa na €400, faktura pokazuje teraz €600 do zapłaty. Jeśli kredyt jest równy lub większy niż nieuregulowana kwota, faktura jest oznaczana jako opłacona. Nie wykonujesz osobnego kroku „zastosuj” — to wystawienie jest tym, co ją stosuje.

Status „Zastosowana” to ręczny znacznik Oznaczenie noty kredytowej jako Zastosowana (ze statusu Wystawiona) to flaga księgowa, którą ustawiasz, aby zarejestrować, że kredyt został w pełni załatwiony — na przykład po zaksięgowaniu zwrotu. Samo w sobie nie zmienia żadnego salda faktury; zmiana salda już nastąpiła przy wystawieniu.

Zwroty są obsługiwane poza Invotify Nota kredytowa to dokument, a nie przepływ pieniędzy. Jeśli jesteś winien klientowi zwrot gotówki, zrealizuj zwrot zwykłym kanałem — Stripe, przelewem bankowym lub gotówką — i oznacz notę kredytową jako Zastosowana po jej zaksięgowaniu. Invotify nie przekazuje zwrotów do dostawcy płatności w Twoim imieniu.

Anulowanie odwraca zmianę salda Jeśli anulujesz notę kredytową powiązaną z fakturą, Invotify przywraca nieuregulowane saldo tej faktury o skredytowaną kwotę, tak aby faktura ponownie pokazywała to, co jest rzeczywiście należne.