Synchronizacja z bankiem i uzgadnianie

Synchronizacja z bankiem łączy firmowe konto bankowe z Invotify przez Plaid, pobiera Twoje transakcje i dopasowuje przychodzące płatności do nieopłaconych faktur — dzięki czemu faktury, za które otrzymałeś zapłatę, oznaczają się jako opłacone same. To funkcja, która zdejmuje z Ciebie ręczne uzgadnianie.

Co robi synchronizacja z bankiem: - Bezpiecznie łączy Twój bank przez hostowany proces logowania Plaid - Codziennie automatycznie pobiera nowe transakcje do Invotify - Ocenia każdy przychodzący wpływ względem Twoich otwartych faktur i samodzielnie potwierdza pewne dopasowania - Kolejkuje kandydatów o niższej pewności jako sugestie, które potwierdzasz jednym kliknięciem - Pozwala ignorować lub archiwizować transakcje, które nie są płatnościami klientów

Gdzie się to znajduje: Banki podłączasz i odłączasz w Ustawienia → Integracje (Settings → Integrations); strumień transakcji znajduje się na stronie Bank (/dashboard/bank), zorganizowanej w widoki Wymaga uwagi (sugestie i transakcje oczekujące na decyzję), Dopasowane oraz Zignorowane.

Dostępność w planach: Synchronizacja z bankiem to funkcja planu Pro (zawarta również w Lifetime). W planie Starter strona Bank pokazuje zamiast tego zachętę do uaktualnienia. Każde wywołanie bankowego API jest blokowane po stronie serwera, więc funkcja jest faktycznie zablokowana, a nie tylko ukryta w interfejsie.

Podłączanie banku to krótki, prowadzony proces obsługiwany przez Plaid. Invotify zawsze otrzymuje wyłącznie dane, które przekazuje Plaid — nigdy Twojego loginu do banku.

Gdzie sięga Plaid: Połączenie obsługuje banki w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i Kanadzie, obejmując tysiące instytucji, w tym duże banki krajowe, banki regionalne i unie kredytowe, za pośrednictwem Plaid.

Jak działa połączenie: 1. Invotify żąda tokenu Plaid Link dla Twojego konta. 2. Otwiera się bezpieczne okienko Plaid. Wybierasz bank i logujesz się bezpośrednio w Plaid — Invotify nigdy nie pośredniczy w Twoich danych logowania. 3. Wybierasz konto, które chcesz powiązać. 4. Plaid zwraca tymczasowy token publiczny, który Invotify wymienia na długoważny token dostępu i zapisuje przy Twojej firmie. 5. Połączenie zostaje zapisane wraz z nazwą instytucji, nazwą konta i zamaskowanym numerem konta i jest gotowe do synchronizacji.

Gdy bank jest podłączony, a transakcje zsynchronizowane, trafiają one do Invotify uporządkowane według tego, na jakim etapie procesu dopasowania się znajdują.

Jak zorganizowany jest strumień: - Wymaga uwagi — Sugerowane dopasowania, które mechanizm znalazł, lecz nie był wystarczająco pewny, by je potwierdzić (pokazane z oceną pewności i potwierdzeniem jednym kliknięciem), oraz transakcje bez jeszcze żadnego kandydata. Dopasuj każdą do faktury lub ją zignoruj. - Dopasowane — Transakcje potwierdzone względem faktury, czy to automatycznie przez mechanizm, czy ręcznie przez Ciebie. - Zignorowane — Transakcje, które odłożyłeś, ponieważ nie są płatnościami klientów (opłaty, przelewy, obciążenia od dostawców itp.).

Co pokazuje każda transakcja: Każda transakcja zawiera swoją kwotę, walutę, datę, opis, nazwę sprzedawcy (gdy bank ją udostępnia) i kategorię, wraz z aktualnym statusem dopasowania i ewentualną dopasowaną fakturą. Sugerowane dopasowania dodatkowo pokazują pewność mechanizmu. Płatności przychodzące (wpływy) to transakcje, którymi interesuje się mechanizm; obciążenia wychodzące po prostu pozostają w strumieniu.

Czytanie strumienia: Transakcje są wyświetlane od najnowszych. Lista jest stronicowana, więc obszerne historie ładują się w łatwych do ogarnięcia stronach, a nie wszystkie naraz.

Mechanizm dopasowujący Invotify porównuje każdą przychodzącą płatność z Twoimi otwartymi fakturami i wylicza ocenę pewności. Ta ocena decyduje, czy dopasowanie zostanie zastosowane automatycznie, czy pozostawione Tobie do potwierdzenia.

Jak budowana jest ocena: Dla każdej otwartej faktury zgodnej z walutą i kwotą transakcji (w ramach niewielkiej tolerancji zaokrąglenia) Invotify sumuje trzy sygnały:

Kwota — Największa część oceny. Transakcja w ogóle staje się kandydatem tylko wtedy, gdy jej kwota równa się sumie faktury w ramach tolerancji.

Bliskość daty — Płatność, która wpływa blisko terminu płatności faktury, otrzymuje wyższą ocenę niż taka, która wpływa wiele tygodni później. Im bliżej dat, tym więcej dodaje; płatności odległe od jakiegokolwiek terminu nie wnoszą nic w tym sygnale.

Nazwa klienta — Jeśli opis transakcji zawiera nazwę klienta lub firmy z faktury, dodaje to do oceny. Opisy bankowe są często chaotyczne, więc jest to jedna z trzech danych wejściowych, a nie wymóg.

Automatyczne potwierdzenie a sugestia: Trzy sygnały łączą się w ogólną pewność. Gdy najlepszy kandydat przekroczy wysoki próg pewności, Invotify potwierdza dopasowanie automatycznie, księguje płatność i aktualizuje fakturę. Poniżej tego progu kandydat jest zapisywany jako dopasowanie sugerowane — pojawia się w widoku Wymaga uwagi wraz z oceną pewności, dzięki czemu możesz je potwierdzić jednym kliknięciem (albo wybrać inną fakturę, albo zignorować). Sugestie są ponownie sprawdzane przy każdej synchronizacji: jeśli faktura-kandydat zostanie opłacona w inny sposób, nieaktualna sugestia jest wycofywana, zamiast czekać, aż potwierdzisz ją po raz drugi.

Co dzieje się przy potwierdzonym dopasowaniu: Gdy dopasowanie jest potwierdzone — przez mechanizm lub przez Ciebie — Invotify księguje na fakturze płatność na kwotę transakcji i przelicza pozostałą należność. Jeśli rozlicza to saldo, faktura zmienia status na Opłacona; jeśli pokrywa tylko jej część, faktura staje się Częściowa i pozostaje otwarta na resztę. Dopasowania ręczne są zapisywane w dzienniku aktywności.

Dopasowywanie ręczne: Zawsze możesz samodzielnie dopasować transakcję do faktury z poziomu transakcji. Dopasowanie ręczne jest traktowane jako w pełni pewne i księguje płatność dokładnie tak samo jak dopasowanie automatyczne.

Nie każda pozycja w Twoim strumieniu bankowym jest płatnością klienta. Pojawiają się też opłaty, przelewy, zwroty do dostawców oraz Twoje własne obciążenia wychodzące. Invotify daje Ci czysty sposób, by trzymać je poza widokiem uzgadniania.

Ignorowanie transakcji: Oznacz dowolną transakcję jako zignorowaną, a przeniesie się do widoku Zignorowane i zejdzie Ci z drogi. Używaj tego do wszystkiego, co nie jest płatnością klienta, aby Twój strumień zawierał wyłącznie rzeczywiste decyzje. Zignorowanie transakcji nie dotyka żadnej faktury — chodzi wyłącznie o uporządkowanie strumienia.

Widok Zignorowane jako archiwum: Zignorowane transakcje nie są usuwane; pozostają dostępne w widoku Zignorowane. Zachowuje to pełny zapis wszystkiego, co przeszło przez Twoje konto, a jednocześnie pozwala skupić się na transakcjach istotnych dla otrzymywania zapłaty.

Odłączanie banku: Połączenie z bankiem możesz usunąć w każdej chwili w Ustawienia → Integracje (Settings → Integrations). Odłączenie jest działaniem miękkim — połączenie zostaje oznaczone jako odłączone i przestaje się synchronizować, a zdarzenie jest zapisywane w dzienniku aktywności. Transakcje już pobrane pozostają w Twoim strumieniu.

Synchronizacja z bankiem działa sama — Twój strumień pozostaje aktualny, a pewne dopasowania uzgadniają się same, bez żadnego działania z Twojej strony.

Codzienna automatyczna synchronizacja: Każdy podłączony bank jest synchronizowany automatycznie raz dziennie. Nie ma niczego do wyzwolenia ani zaplanowania — nowe transakcje po prostu pojawiają się w Twoim strumieniu każdego ranka, już przepuszczone przez mechanizm dopasowujący.

Przyrostowa synchronizacja oparta na kursorze: Invotify używa synchronizacji Plaid opartej na kursorze, więc każde codzienne uruchomienie pobiera tylko to, co nowe od ostatniego razu, zamiast ponownie ściągać całą Twoją historię. Nowe transakcje są dodawane, a kursor jest zapisywany, aby następne uruchomienie podjęło dokładnie tam, gdzie skończyło poprzednie. Utrzymuje to szybkość synchronizacji i unika duplikatów — transakcje są kluczowane swoim identyfikatorem bankowym.

Automatyczne dopasowanie podczas synchronizacji: Po pobraniu nowych transakcji dla danego połączenia synchronizacja uruchamia mechanizm dopasowujący na Twoich oczekujących płatnościach przychodzących. Dopasowania o wysokiej pewności są potwierdzane, płatność jest księgowana na fakturze, a status faktury aktualizowany — wszystko bez kiwnięcia palcem. Kandydaci o niższej pewności są kolejkowani jako sugestie w widoku Wymaga uwagi, a istniejące sugestie są odświeżane (sugestia, której faktura została opłacona w inny sposób, zostaje wycofana).

Odporność per połączenie: Jeśli jedno połączenie z bankiem napotka problem podczas synchronizacji, Invotify oznacza jako błędne tylko to połączenie i kontynuuje z resztą — potknięcie jednego banku nigdy nie blokuje pozostałych. Błędne połączenie można ponownie połączyć z Ustawień. Każde połączenie odnotowuje, kiedy było ostatnio synchronizowane.