Synchronizacja z bankiem i rozliczenia

Synchronizacja z bankiem łączy firmowy rachunek bankowy z Invotify za pośrednictwem Plaid, pobiera transakcje i dopasowuje przychodzące płatności do niezapłaconych faktur — dzięki czemu faktury, za które otrzymano płatność, samoczynnie oznaczają się jako opłacone. To funkcja, która eliminuje ręczne rozliczanie.

Co robi synchronizacja z bankiem: - Bezpiecznie łączy rachunek bankowy przez hostowany formularz logowania Plaid - Codziennie automatycznie pobiera nowe transakcje do Invotify - Ocenia każde przychodzące uznanie względem otwartych faktur i samodzielnie potwierdza pewne dopasowania - Stawia mniej pewne kandydatury w kolejce jako sugestie do potwierdzenia jednym kliknięciem - Umożliwia ignorowanie lub archiwizowanie transakcji, które nie są płatnościami od klientów

Gdzie to działa: Banki można podłączać i odłączać w Ustawienia → Integracje; lista transakcji znajduje się na stronie Bank (/dashboard/bank), podzielonej na widoki: Wymaga uwagi (sugestie i transakcje oczekujące na decyzję), Dopasowane i Zignorowane.

Dostępność według planu: Synchronizacja z bankiem to funkcja Pro (dostępna również w planie Lifetime). Na planie Starter strona Bank wyświetla monit o aktualizację. Każde wywołanie bankowego API jest chronione po stronie serwera, więc funkcja jest naprawdę zablokowana, a nie tylko ukryta w interfejsie.

Połączenie z bankiem to krótki, prowadzony krok po kroku proces obsługiwany przez Plaid. Invotify otrzymuje tylko dane, które Plaid przekazuje — nigdy danych logowania do banku.

Zasięg Plaid: Połączenie obsługuje banki w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii i Kanadzie, obejmując tysiące instytucji.

Jak działa połączenie: 1. Invotify żąda tokenu Plaid Link dla Twojego konta. 2. Otwiera się bezpieczne okno Plaid. Wybierasz swój bank i logujesz się bezpośrednio przez Plaid — Invotify nigdy nie jest pośrednikiem przy Twoich danych logowania. 3. Wybierasz konto, które chcesz połączyć. 4. Plaid zwraca tymczasowy token publiczny, który Invotify wymienia na długoterminowy token dostępu i przechowuje w powiązaniu z Twoją firmą. 5. Połączenie jest zapisywane z nazwą instytucji, nazwą konta i zamaskowanym numerem konta i jest gotowe do synchronizacji.

Po połączeniu banku i zsynchronizowaniu transakcji trafiają one do Invotify pogrupowane według etapu procesu dopasowania.

Organizacja listy: - Wymaga uwagi — Sugerowane dopasowania znalezione przez mechanizm, lecz niewystarczająco pewne do automatycznego potwierdzenia (wyświetlane z oceną pewności i możliwością potwierdzenia jednym kliknięciem), oraz transakcje bez kandydatury. Dopasuj każdą do faktury lub zignoruj. - Dopasowane — Transakcje potwierdzone względem faktury, czy to automatycznie przez mechanizm, czy ręcznie przez Ciebie. - Zignorowane — Transakcje odłożone na bok, bo nie są płatnościami od klientów (prowizje, przelewy, opłaty do dostawców itp.).

Co pokazuje każda transakcja: Każda transakcja zawiera kwotę, walutę, datę, opis, nazwę handlową (jeśli bank ją podaje) i kategorię, a także aktualny status dopasowania i ewentualną dopasowaną fakturę. Sugerowane dopasowania dodatkowo pokazują ocenę pewności mechanizmu. Mechanizm interesuje się przychodzącymi uznaniami; wychodzące obciążenia po prostu znajdują się na liście.

Czytanie listy: Transakcje są wyświetlane od najnowszych. Lista jest stronicowana, więc duże historii ładują się stopniowo.

Mechanizm dopasowania Invotify porównuje każdą przychodzącą płatność z otwartymi fakturami i wyznacza ocenę pewności. Ocena decyduje, czy dopasowanie jest stosowane automatycznie, czy pozostawiane do Twojego potwierdzenia.

Jak budowana jest ocena: Dla każdej otwartej faktury pasującej do waluty i kwoty transakcji (z małą tolerancją zaokrągleń) Invotify sumuje trzy sygnały:

Kwota — Największa część oceny. Transakcja staje się kandydatem tylko wtedy, gdy jej kwota jest równa kwocie faktury w granicach tolerancji.

Bliskość daty — Płatność przychodząca blisko terminu płatności faktury uzyskuje wyższą ocenę. Im bliżej daty, tym więcej punktów; płatności daleko od terminu nie wnoszą nic dla tego sygnału.

Nazwa klienta — Jeśli opis transakcji zawiera nazwę klienta lub firmy przypisanej do faktury, dodaje to do oceny. Opisy bankowe bywają nieczytelne, więc jest to jeden z trzech sygnałów, a nie wymóg.

Automatyczne potwierdzenie a sugestia: Trzy sygnały łączą się w ogólną ocenę pewności. Gdy najlepszy kandydat przekroczy wysoki próg pewności, Invotify automatycznie potwierdza dopasowanie, rejestruje płatność i aktualizuje fakturę. Poniżej tego progu kandydat jest zapisywany jako sugerowane dopasowanie — pojawia się w sekcji Wymaga uwagi z oceną pewności, gdzie możesz go potwierdzić jednym kliknięciem (lub wybrać inną fakturę, lub zignorować). Sugestie są ponownie sprawdzane przy każdej synchronizacji: jeśli faktura kandydująca zostanie zapłacona w inny sposób, nieaktualna sugestia zostaje wycofana.

Co dzieje się po potwierdzeniu dopasowania: Gdy dopasowanie jest potwierdzone — przez mechanizm lub przez Ciebie — Invotify rejestruje płatność na fakturze na kwotę transakcji i przelicza pozostałe saldo. Jeśli to wyzeruje saldo, faktura przechodzi do stanu Opłacona; jeśli pokryje tylko część, faktura staje się Częściowa i pozostaje otwarta na resztę. Ręczne dopasowania są zapisywane w dzienniku aktywności.

Ręczne dopasowanie: Możesz zawsze ręcznie dopasować transakcję do faktury z poziomu transakcji. Ręczne dopasowanie jest traktowane jako w pełni pewne i rejestruje płatność dokładnie tak samo jak automatyczne.

Nie każda pozycja na wyciągu bankowym jest płatnością od klienta. Prowizje, przelewy wewnętrzne, zwroty do dostawców i własne płatności wychodzące — wszystko to również trafia na listę. Invotify daje przejrzysty sposób, by trzymać je z dala od widoku rozliczeń.

Ignorowanie transakcji: Oznacz dowolną transakcję jako zignorowana, a trafi ona do widoku Zignorowane i przestanie Ci przeszkadzać. Używaj tego dla wszystkiego, co nie jest płatnością od klienta, aby lista zawierała wyłącznie prawdziwe decyzje. Ignorowanie transakcji nie dotyka żadnej faktury.

Widok Zignorowane jako archiwum: Zignorowane transakcje nie są kasowane; pozostają dostępne w widoku Zignorowane. Dzięki temu masz pełny rejestr wszystkiego, co przeszło przez konto, mogąc skupić się na transakcjach istotnych dla rozliczeń.

Odłączanie banku: Możesz usunąć połączenie z bankiem w dowolnym momencie z poziomu Ustawienia → Integracje. Odłączenie jest działaniem miękkim — połączenie jest oznaczane jako rozłączone i przestaje synchronizować, a zdarzenie jest rejestrowane w dzienniku aktywności. Transakcje pobrane wcześniej pozostają na liście.

Synchronizacja z bankiem działa samoczynnie — lista jest aktualna, a pewne dopasowania rozliczają się bez Twojego udziału.

Automatyczna codzienna synchronizacja: Każdy połączony bank jest synchronizowany automatycznie raz dziennie. Nie trzeba niczego inicjować ani planować — nowe transakcje pojawiają się w liście każdego ranka, już przetworzone przez mechanizm dopasowania.

Przyrostowa synchronizacja oparta na kursorze: Invotify korzysta z synchronizacji opartej na kursorze Plaid, więc każde dzienne uruchomienie pobiera tylko to, co jest nowe od ostatniego razu. Nowe transakcje są dodawane, a kursor jest zachowywany, aby następne uruchomienie zaczęło dokładnie tam, gdzie poprzednie się skończyło. Synchronizacje są szybkie i nie tworzą duplikatów — transakcje są identyfikowane za pomocą bankowego identyfikatora.

Automatyczne dopasowywanie podczas synchronizacji: Po pobraniu nowych transakcji dla połączenia synchronizacja uruchamia mechanizm dopasowania dla oczekujących uznań. Pewne dopasowania są potwierdzane, płatność jest rejestrowana na fakturze, a status faktury jest aktualizowany — wszystko bez Twojego udziału. Mniej pewne kandydatury trafiają do kolejki jako sugestie w sekcji Wymaga uwagi, a istniejące sugestie są odświeżane.

Odporność na poziomie połączenia: Jeśli jedno połączenie z bankiem napotka problem podczas synchronizacji, Invotify oznacza tylko to połączenie jako błędne i kontynuuje z pozostałymi. Błąd jednego banku nie blokuje pozostałych. Połączenie z błędem można ponownie podłączyć z Ustawień. Każde połączenie zapisuje czas ostatniej synchronizacji.