Procesy zatwierdzania

Procesy zatwierdzania umieszczają punkt kontrolny między „dokument utworzony" a „dokument wysłany". Definiujesz reguły, które faktury i oferty wymagają akceptacji; gdy dokument pasuje do reguły, Invotify automatycznie go wstrzymuje i prosi wyznaczoną osobę o przegląd. Dopóki nie zatwierdzi, dokument nie może opuścić Twojej firmy.

Jest to przeznaczone dla zespołów, które chcą drugiej pary oczu przy dokumentach o wysokiej wartości, wrażliwych lub pierwszych w relacji — bez spowalniania wszystkiego pozostałego. Powtarzalna faktura na €200 może pójść od razu, podczas gdy faktura na €15,000 albo pierwsza faktura do zupełnie nowego klienta czeka, aż przyjrzy jej się właściciel lub administrator.

Cały proces od początku do końca:

1. Ustawiasz regułę w Ustawienia → Zatwierdzania (Settings → Approvals) — na przykład „Faktury powyżej €1,000 wymagają zatwierdzenia przez administratora".

1. Pasujący dokument zostaje wstrzymany. Gdy ktoś zapisze fakturę lub ofertę pasującą do reguły, Invotify automatycznie tworzy oczekujący wniosek o zatwierdzenie. Nic innego się nie zmienia — dokument zostaje zapisany normalnie — ale jest teraz oznaczony.

1. Uprawnieni zatwierdzający są powiadamiani. Każdy, kto może działać w sprawie wniosku, otrzymuje powiadomienie w aplikacji z linkiem prosto do dokumentu.

1. Zatwierdzający akceptuje. Właściciel lub administrator otwiera dokument, przegląda go i klika Zatwierdź lub Odrzuć wprost z banera na górze.

1. Wysyłka się odblokowuje. Po zatwierdzeniu akcja Wyślij działa normalnie. Dopóki wniosek pozostaje oczekujący, próby wysłania są odrzucane.

Plan: Procesy zatwierdzania to funkcja planu Pro (zawarta również w Lifetime). W planie Starter ustawienia Zatwierdzania pokazują podgląd działania funkcji wraz z zachętą do uaktualnienia — żadne reguły nie działają.

Reguła decyduje, kiedy dokument wymaga zatwierdzenia i kto może je akceptować. Możesz mieć tyle reguł, ile potrzebujesz, każda zawężona do jednego typu dokumentu. Gdy dokument zostaje zapisany, Invotify sprawdza każdą aktywną regułę dla tego typu dokumentu i zatrzymuje się na pierwszym dopasowaniu.

Typ dokumentu Każda reguła dotyczy albo Faktur, albo Ofert. Wybierz typ podczas tworzenia reguły. (Faktury i oferty to typy dokumentów, którymi możesz dziś zarządzać w ustawieniach Zatwierdzania.)

Wyzwalacze (warunki) Każda reguła ma dokładnie jeden wyzwalacz, który decyduje, czy dany dokument pasuje:

• Suma powyżej progu — Zatwierdzenie jest wymagane, gdy suma dokumentu osiąga lub przekracza ustawioną przez Ciebie kwotę (na przykład €1,000). Wszystko poniżej progu idzie bez akceptacji.
• Pierwszy dokument do nowego klienta — Zatwierdzenie jest wymagane tylko dla pierwszego niebędącego wersją roboczą dokumentu wysłanego do klienta, który nie ma wcześniejszych faktur. Gdy ten klient ma już historię, jego dokumenty przestają wyzwalać tę regułę.
• Każdy dokument — Każdy dokument tego typu wymaga zatwierdzenia, bez wyjątków. Użyj tego, gdy nic nie powinno wyjść bez przeglądu.

Kto jest powiadamiany Wybierz, która rola jest alarmowana, gdy tworzony jest wniosek: - Właściciel — powiadamiany jest właściciel konta. - Właściciel lub administrator — powiadamiani są administratorzy zespołu. To typowy wybór.

Niezależnie od ustawienia powiadomień, każdy właściciel lub administrator może przejrzeć i zatwierdzić oczekujący wniosek (członkowie nie mogą).

Szablony szybkiego startu Przy pierwszym otwarciu Zatwierdzania oferowane są trzy szablony dostępne jednym kliknięciem, abyś nie zaczynał od pustego formularza: „Faktury powyżej [kwota]", „Pierwsza faktura do nowego klienta" oraz „Każda oferta". Każdy dodaje gotową regułę, którą możesz dostosować — albo zamiast tego możesz dodać w pełni niestandardową regułę.

Gdy dokument pasuje do reguły, Invotify tworzy dla niego wniosek o zatwierdzenie. Ten wniosek przechodzi przez prosty cykl życia, a sam dokument pokazuje, na jakim etapie się znajduje.

Oczekujący Wniosek zaczyna jako oczekujący w chwili zapisania pasującej faktury lub oferty. Dokument jest w pełni zapisany i edytowalny — po prostu nie można go jeszcze wysłać. Oczekujący wniosek tworzony jest automatycznie i jest idempotentny: ponowne zapisanie tego samego dokumentu nie spowoduje nawarstwiania się zduplikowanych wniosków.

Zatwierdzony Właściciel lub administrator przegląda dokument i go zatwierdza. Wniosek zostaje opatrzony informacją, kto i kiedy go przejrzał, wraz z ewentualnym pozostawionym komentarzem. Wysyłka jest teraz odblokowana.

Odrzucony Recenzent zamiast tego odrzuca wniosek, opcjonalnie z komentarzem wyjaśniającym dlaczego. Odrzucenie znosi wstrzymanie — tylko *oczekujący* wniosek blokuje wysyłkę — więc oczekiwanym dalszym krokiem jest poprawienie dokumentu i ponowne zapisanie, co tworzy nowy oczekujący wniosek do przeglądu. Traktuj odrzucenie jako „nie wysyłaj tego w obecnej postaci", a nie jako trwałą blokadę.

Baner na dokumencie Otwórz dowolną fakturę lub ofertę z wnioskiem o zatwierdzenie, a zobaczysz baner na górze: - Oczekujący wniosek pokazuje bursztynowy baner z nazwą reguły, która go wywołała, oraz przyciskami Zatwierdź i Odrzuć dla recenzentów. - Zatwierdzony lub odrzucony wniosek zwija się do niewielkiej zielonej lub czerwonej plakietki, dzięki czemu wynik pozostaje widoczny, nie zajmując całej strony.

Blokada wysyłki (blokada 409) To jest część, która nadaje zatwierdzaniom realną moc. Gdy próbujesz wysłać e-mailem fakturę lub ofertę z oczekującym wnioskiem, serwer odrzuca żądanie i zwraca odpowiedź 409 ze stabilnym kodem błędu `APPROVAL_PENDING`. Interfejs przedstawia to jako „Ten dokument oczekuje na zatwierdzenie i nie może być jeszcze wysłany". Blokada jest egzekwowana po stronie serwera zarówno dla punktów wysyłki faktury, jak i oferty — nie da się jej obejść, uderzając bezpośrednio w API. Gdy wniosek zostanie zatwierdzony (albo nie ma już oczekującego wniosku), wysyłka przebiega normalnie.

Zatwierdzanie działa tylko wtedy, gdy właściwe osoby wiedzą, że jest coś do przejrzenia. Za każdym razem, gdy tworzony jest oczekujący wniosek, Invotify wysyła powiadomienie w aplikacji do każdego uprawnionego zatwierdzającego — aby nic nie leżało cicho w kolejce.

Kto jest powiadamiany: - Jeśli reguła kieruje do Właściciela, powiadamiany jest właściciel. - Jeśli reguła kieruje do Właściciela lub administratora, powiadamiani są właściciel i każdy administrator.

Kto jest wykluczony: Osoba, która utworzyła dokument, nigdy nie otrzymuje dla niego powiadomienia o zatwierdzeniu — i tak nie może zatwierdzić własnego wniosku, więc powiadamianie jej byłoby tylko szumem.

Co mówi powiadomienie: Każdy zatwierdzający otrzymuje powiadomienie w aplikacji zatytułowane „Poproszono o zatwierdzenie", informujące, że faktura lub oferta wymaga jego zatwierdzenia, oraz wskazujące regułę, która je wywołała. Prowadzi ono prosto do strony szczegółów dokumentu, gdzie czeka baner zatwierdzania z przyciskami Zatwierdź i Odrzuć.

Gdzie pojawiają się powiadomienia: Powiadomienia o zatwierdzeniu pojawiają się w centrum powiadomień w aplikacji (dzwonek na pulpicie), obok pozostałych alertów. Kliknięcie jednego przenosi zatwierdzającego wprost do dokumentu, by mógł zadziałać w kilka kliknięć.

Wszystkie reguły zatwierdzania znajdują się w Ustawienia → Zatwierdzania (Settings → Approvals). To tutaj właściciele i administratorzy konfigurują, edytują i usuwają reguły rządzące całą firmą.

Strona Zatwierdzania: - Krótkie wprowadzenie „jak to działa" na górze, aby każdy, kto tu trafi, rozumiał funkcję. - Lista Reguł, pokazująca każdą regułę z jej typem dokumentu, wyzwalaczem (i progiem, jeśli istnieje) oraz rolą zatwierdzającego, do której kieruje. - Szablony szybkiego startu, gdy nie masz jeszcze żadnych reguł, abyś jednym kliknięciem postawił sensowną regułę.

Tworzenie reguły: Kliknij Dodaj regułę (lub wybierz szablon szybkiego startu). Uzupełnij nazwę, typ dokumentu, wyzwalacz, próg (dla reguł kwotowych) oraz to, kto może zatwierdzać. Zapisz, a reguła wejdzie w życie natychmiast — następny pasujący dokument zostanie wstrzymany.

Edytowanie reguły: Kliknij ikonę edycji (ołówek) przy dowolnej regule, aby zmienić jej nazwę, typ dokumentu, wyzwalacz, próg lub rolę zatwierdzającego. Zmiany dotyczą dokumentów zapisanych od tej chwili.

Usuwanie reguły: Kliknij ikonę usuwania (kosz), aby usunąć regułę. Pamiętaj, że usunięcie reguły usuwa również wnioski o zatwierdzenie, które się do niej odwoływały.

Kto może zarządzać regułami: Tworzenie, edytowanie i usuwanie reguł jest ograniczone do właścicieli i administratorów. Członkowie nadal mogą podlegać zatwierdzaniom — ich dokumenty są wstrzymywane — ale nie mogą sami zmieniać reguł ani zatwierdzać wniosków.