Procesy zatwierdzania

Procesy zatwierdzania ustawiają punkt kontrolny pomiędzy „dokument utworzony" a „dokument wysłany". Definiujesz reguły określające, które faktury i oferty wymagają akceptacji; gdy dokument spełnia regułę, Invotify automatycznie go wstrzymuje i prosi wyznaczoną osobę o sprawdzenie. Do czasu zatwierdzenia dokument nie może opuścić Twojej firmy.

Jest to rozwiązanie dla zespołów, które chcą mieć drugą parę oczu przy dokumentach o wysokiej wartości, wrażliwych lub wystawianych po raz pierwszy — bez spowalniania całej reszty. Powtarzalna faktura na €200 może wyjść od razu, podczas gdy faktura na €15,000 lub pierwsza faktura dla zupełnie nowego klienta czeka, aż właściciel lub administrator ją przejrzy.

Przebieg od początku do końca:

1. Ustawiasz regułę w Ustawienia → Zatwierdzanie (Settings → Approvals) — na przykład „Faktury powyżej €1,000 wymagają zatwierdzenia przez administratora".

1. Pasujący dokument zostaje wstrzymany. Gdy ktoś zapisze fakturę lub ofertę spełniającą regułę, Invotify automatycznie tworzy oczekujące żądanie zatwierdzenia. Nic więcej się nie zmienia — dokument jest zapisany normalnie — ale został oznaczony.

1. Uprawnione osoby zatwierdzające są powiadamiane. Każdy, kto może rozpatrzyć żądanie, otrzymuje powiadomienie w aplikacji z odnośnikiem prowadzącym wprost do dokumentu.

1. Osoba zatwierdzająca podejmuje decyzję. Właściciel lub administrator otwiera dokument, sprawdza go i klika Zatwierdź (Approve) lub Odrzuć (Reject) bezpośrednio w banerze u góry.

1. Wysyłka zostaje odblokowana. Po zatwierdzeniu akcja Wyślij działa normalnie. Dopóki żądanie wciąż oczekuje, próby wysłania są odrzucane.

Plan: Procesy zatwierdzania są funkcją Pro (są też zawarte w Lifetime). W planie Starter ustawienia zatwierdzania pokazują podgląd działania funkcji wraz z zachętą do uaktualnienia — żadne reguły nie działają.

Reguła decyduje, kiedy dokument wymaga zatwierdzenia i kto może go zaakceptować. Możesz mieć dowolną liczbę reguł, każda dotyczy jednego typu dokumentu. Przy zapisie dokumentu Invotify sprawdza każdą aktywną regułę dla tego typu dokumentu i zatrzymuje się na pierwszym trafieniu.

Typ dokumentu Każda reguła dotyczy albo Faktur, albo Ofert. Typ wybierasz przy tworzeniu reguły. (Faktury i oferty to typy dokumentów, którymi można dziś zarządzać w ustawieniach zatwierdzania.)

Wyzwalacze (warunki) Każda reguła ma dokładnie jeden wyzwalacz, który decyduje, czy dany dokument pasuje:

• Suma powyżej progu — zatwierdzenie jest wymagane, gdy suma dokumentu jest równa ustalonej przez Ciebie kwocie lub ją przekracza (na przykład €1,000). Wszystko poniżej progu wychodzi bez akceptacji.
• Pierwszy dokument dla nowego klienta — zatwierdzenie jest wymagane tylko dla pierwszego niebędącego wersją roboczą dokumentu wysyłanego do klienta, który nie ma wcześniejszych faktur. Gdy klient ma już historię, jego dokumenty przestają wyzwalać tę regułę.
• Każdy dokument — każdy dokument tego typu wymaga zatwierdzenia, bez wyjątków. Użyj tego, gdy nic nie powinno wyjść bez sprawdzenia.

Kto jest powiadamiany Wybierz, która rola jest alarmowana przy tworzeniu żądania: - Właściciel (Owner) — powiadamiany jest właściciel konta. - Właściciel lub administrator (Owner or admin) — powiadamiani są administratorzy zespołu. To typowy wybór.

Niezależnie od ustawienia powiadomień każdy właściciel lub administrator może sprawdzić i zatwierdzić oczekujące żądanie (członkowie nie mogą).

Szablony szybkiego startu Przy pierwszym otwarciu Zatwierdzania oferowane są trzy szablony jednym kliknięciem, abyś nie zaczynał od pustego formularza: „Faktury powyżej [kwota]", „Pierwsza faktura dla nowego klienta" oraz „Każda oferta". Każdy dodaje gotową regułę, którą możesz dostosować — albo zamiast tego dodaj w pełni własną regułę.

Gdy dokument spełnia regułę, Invotify tworzy dla niego żądanie zatwierdzenia. To żądanie przechodzi przez prosty cykl życia, a sam dokument pokazuje, na jakim jest etapie.

Oczekujące Żądanie zaczyna jako oczekujące w chwili zapisania pasującej faktury lub oferty. Dokument jest w pełni zapisany i edytowalny — po prostu nie można go jeszcze wysłać. Oczekujące żądanie jest tworzone automatycznie i jest idempotentne: ponowny zapis tego samego dokumentu nie spiętrza zduplikowanych żądań.

Zatwierdzone Właściciel lub administrator sprawdza dokument i go zatwierdza. Żądanie zostaje opatrzone informacją, kto i kiedy je sprawdził, wraz z ewentualnym komentarzem. Wysyłka jest teraz odblokowana.

Odrzucone Recenzent zamiast tego odrzuca żądanie, opcjonalnie z komentarzem wyjaśniającym dlaczego. Odrzucenie znosi wstrzymanie — tylko *oczekujące* żądanie blokuje wysyłkę — więc oczekiwanym następnym krokiem jest poprawienie dokumentu i ponowny zapis, co tworzy nowe oczekujące żądanie do sprawdzenia. Traktuj odrzucenie jako „nie wysyłaj tego w obecnej postaci", a nie trwałą blokadę.

Baner na dokumencie Otwórz dowolną fakturę lub ofertę z żądaniem zatwierdzenia, a u góry zobaczysz baner: - Oczekujące żądanie pokazuje bursztynowy baner z nazwą reguły, która je wyzwoliła, oraz przyciskami Zatwierdź (Approve) i Odrzuć (Reject) dla recenzentów. - Zatwierdzone lub odrzucone żądanie zwija się do małej zielonej lub czerwonej odznaki, dzięki czemu wynik pozostaje widoczny, nie dominując strony.

Blokada wysyłki (blokada 409) To część, która nadaje zatwierdzaniu moc. Gdy próbujesz wysłać e-mailem fakturę lub ofertę mającą oczekujące żądanie, serwer odrzuca żądanie i zwraca odpowiedź 409 ze stałym kodem błędu `APPROVAL_PENDING`. Interfejs pokazuje to jako „Ten dokument oczekuje na zatwierdzenie i nie może być jeszcze wysłany". Blokada jest egzekwowana po stronie serwera zarówno dla punktów wysyłki faktur, jak i ofert — nie obejdziesz jej, odwołując się bezpośrednio do API. Gdy żądanie zostanie zatwierdzone (lub nie ma już oczekującego żądania), wysyłka przebiega normalnie.

Zatwierdzanie działa tylko wtedy, gdy właściwe osoby wiedzą, że jest coś do sprawdzenia. Za każdym razem, gdy tworzone jest oczekujące żądanie, Invotify wysyła powiadomienie w aplikacji do każdej uprawnionej osoby zatwierdzającej — dzięki czemu nic nie zalega cicho w kolejce.

Kto jest powiadamiany: - Jeśli reguła kieruje do Właściciela (Owner), powiadamiany jest właściciel. - Jeśli reguła kieruje do Właściciela lub administratora (Owner or admin), powiadamiani są właściciel i każdy administrator.

Kto jest wykluczony: Osoba, która utworzyła dokument, nigdy nie otrzymuje powiadomienia o jego zatwierdzeniu — i tak nie może zatwierdzić własnego żądania, więc powiadomienie byłoby tylko szumem.

Co zawiera powiadomienie: Każda osoba zatwierdzająca otrzymuje powiadomienie w aplikacji zatytułowane „Poproszono o zatwierdzenie" (Approval requested), informujące, że faktura lub oferta wymaga jej zatwierdzenia, oraz wskazujące regułę, która je wyzwoliła. Prowadzi ono wprost do strony szczegółów dokumentu, gdzie czeka baner zatwierdzania z przyciskami Zatwierdź (Approve) i Odrzuć (Reject).

Gdzie pojawiają się powiadomienia: Powiadomienia o zatwierdzeniu pojawiają się w centrum powiadomień w aplikacji (dzwonek w panelu), obok pozostałych alertów. Kliknięcie jednego przenosi osobę zatwierdzającą bezpośrednio do dokumentu, aby mogła zadziałać w kilku kliknięciach.

Wszystkie reguły zatwierdzania znajdują się w Ustawienia → Zatwierdzanie (Settings → Approvals). To tutaj właściciele i administratorzy konfigurują, edytują i usuwają reguły obowiązujące całą firmę.

Strona Zatwierdzanie: - Krótkie wprowadzenie „jak to działa" u góry, aby każdy, kto tu trafi, rozumiał funkcję. - Lista Reguł, pokazująca każdą regułę z jej typem dokumentu, wyzwalaczem (oraz progiem, jeśli istnieje) i rolą zatwierdzającą, do której kieruje. - Szablony szybkiego startu, gdy nie masz jeszcze żadnych reguł, abyś jednym kliknięciem postawił sensowną regułę.

Tworzenie reguły: Kliknij Dodaj regułę (Add Rule) (lub wybierz szablon szybkiego startu). Wypełnij nazwę, typ dokumentu, wyzwalacz, próg (dla reguł kwotowych) oraz kto może zatwierdzać. Zapisz, a reguła zacznie działać natychmiast — następny pasujący dokument zostanie wstrzymany.

Edytowanie reguły: Kliknij ikonę edycji (ołówek) przy dowolnej regule, aby zmienić jej nazwę, typ dokumentu, wyzwalacz, próg lub rolę zatwierdzającą. Zmiany dotyczą dokumentów zapisanych od tego momentu.

Usuwanie reguły: Kliknij ikonę usuwania (kosz), aby usunąć regułę. Pamiętaj, że usunięcie reguły usuwa również żądania zatwierdzenia, które się do niej odwoływały.

Kto może zarządzać regułami: Tworzenie, edytowanie i usuwanie reguł jest zastrzeżone dla właścicieli i administratorów. Członkowie wciąż mogą podlegać zatwierdzaniu — ich dokumenty są wstrzymywane — ale sami nie mogą zmieniać reguł ani zatwierdzać żądań.