Team og tillatelser

Invotify er bygget for team fra dag én. Inviter regnskapsføreren din, en virtuell assistent, en driftsleder eller forretningspartneren din — og bestem nøyaktig hva hver person kan se og gjøre. Nøkkelhandlinger logges slik at du alltid vet hvem som gjorde hva.

Hva du får med team: - Tre roller — Eier, Admin, Medlem — som dekker hele autoritetsspekteret - Ni detaljerte tillatelser for finkornet kontroll per Medlem - Tidsbegrensede e-postinvitasjoner, knyttet til invitasjonsmottakerens e-postadresse - En aktivitetslogg over nøkkelhandlinger - Fullstendig selskapsscopet dataisolering — teamet ditt ser kun ditt selskaps data

Selskapsscopet data: Hver faktura, tilbud, kunde, produkt, mal, tidsplan og kreditnota tilhører et selskap. Teammedlemmene dine ser kun det som tilhører ditt selskap — aldri andres. Dette håndheves på hvert lag av systemet, ikke bare i brukergrensesnittet.

Plasser per plan: Antall personer på et team avhenger av planen din. Pro inkluderer opptil 10 teammedlemmer (eieren teller som én plass). Starter og Lifetime er enkeltbrukere — de inkluderer bare 1 plass (eieren). For å legge til teammedlemmer, oppgrader til Pro. Ventende invitasjoner reserverer en plass, slik at du ikke kan overskride planens grense.

Invotify bruker et trelags rollehierarki. Hver rolle har et tydelig formål og et tydelig tak.

Eier Eieren er kontoholderen — vanligvis personen som registrerte seg. Eieren har full tilgang til alt, inkludert fakturering, og kan ikke fjernes fra teamet. Hver konto har nøyaktig én Eier. Hvis Eieren trenger å overføre kontoen, kontakt support — eierskapsoverføring håndteres for deg.

Admin Admins har alltid alle ni tillatelser — inkludert fakturering. De kan administrere fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, tidsplaner, rapporter, teammedlemmer og abonnementet. Admin-tillatelser kan ikke reduseres individuelt: hvis du vil at noen skal ha de fleste, men ikke alle, tillatelsene, hold dem som Medlem og gi de spesifikke tillatelsene i stedet. Du kan ha så mange Admins som planens plasser tillater.

Medlem Medlemmer er den fleksible rollen. Et Medlem starter med nøyaktig de tillatelsene du gir dem — ikke mer. Som standard kan nye Medlemmer administrere fakturaer, tilbud og kunder og se rapporter, men kan ikke berøre produkter, maler, tidsplaner, teaminnstillinger eller fakturering. Hvert Medlems tillatelser kan tilpasses individuelt, slik at du kan ha ett Medlem som bare håndterer kundeservice og ett annet som administrerer gjentakende faktureringstidsplaner.

Ni tillatelser dekker hele appens overflate. Hver enkelt kontrollerer tilgang til et spesifikt datadomene og handlinger. Tillatelser er eksplisitte, ikke implisitte — hvis et Medlem ikke har en tillatelse, kan de bokstavelig talt ikke se eller berøre det området, selv ved å gjette URLer.

Tilgjengelige tillatelser:

Administrer fakturaer — Opprett, rediger, send, slett fakturaer. Registrer betalinger. Generer PDF-er. Uten den har et Medlem ingen tilgang til fakturaer i det hele tatt (det er ingen skrivebeskyttet modus).

Administrer tilbud — Opprett, rediger, send, slett tilbud. Konverter tilbud til fakturaer. Håndter tilbudsutløp.

Administrer kunder — Legg til, rediger, fjern kunder. Se kundehistorikk.

Administrer produkter — Legg til, rediger, fjern produkter. Oppdater priser. Administrer lager (hvis aktivert). Nyttig for lager-/inventarpersonell.

Administrer maler — Design, lagre og slett faktura-/tilbudsmaler. Sjelden nødvendig — de fleste team har én eller to personer som eier maldesign.

Administrer tidsplaner — Opprett og endre gjentakende faktureringstidsplaner. Pause og gjenoppta tidsplaner. Nyttig for driftspersonell.

Se rapporter — Tilgang til inntekts-, R&T-, aldring-, DSO- og skatterapporter. Atskilt fra fakturahåndtering slik at du kan gi rapporteringstilgang uten skrivetilgang.

Administrer team — Inviter nye medlemmer, endre roller, juster tillatelser, fjern medlemmer. Vanligvis bare Eieren og betrodde Admins.

Administrer fakturering — Se og administrer Invotify-abonnementet (oppgrader, nedgrader, kanseller, oppdater betalingsmetode).

Standard forhåndsinnstillinger: - Eier: Alle 9 tillatelser (kan ikke endres) - Admin: Alle 9 tillatelser, alltid (ikke individuelt justerbare) - Medlem: Administrer fakturaer, Administrer tilbud, Administrer kunder og Se rapporter (kan tilpasses)

Å legge til en lagkamerat tar under ett minutt.

Slik inviterer du: 1. Åpne Teamsiden fra sidepanelet 2. Klikk "Inviter medlem" 3. Skriv inn personens e-postadresse 4. Velg rollen deres — Admin eller Medlem 5. Hvis Medlem, tilpass hvilke av de 9 tillatelsene de får (standarder er forhåndsutfylt) 6. Klikk Send invitasjon

Den inviterte mottar en e-post med en akseptlenke. Lenken bærer en tidsbegrenset token som er gyldig i 7 dager og kun kan aksepteres av en konto innlogget med den inviterte e-postadressen. Når de klikker aksepter, blir de veiledet gjennom å opprette sin Invotify-konto (eller logge inn hvis de allerede har en) og lander direkte i selskapets arbeidsområde med rollen og tillatelsene du satte.

Administrere invitasjoner: Teamsiden viser alle ventende invitasjoner. Når en invitasjon er akseptert, vises personen i medlemslisten i stedet; tilbakekalte eller utløpte invitasjoner faller av ventende-listen.

Du kan tilbakekalle en ventende invitasjon når som helst. Når tilbakekalt, fungerer lenken ikke lenger. Du kan også sende en invitasjon på nytt hvis den opprinnelige utløpte eller havnet i en spam-mappe.

Endre et medlems rolle eller tillatelser: Etter at noen har blitt med, åpne profilen deres fra Teamsiden. Du kan endre rollen (Medlem → Admin), justere individuelle tillatelser for Medlemmer, eller fjerne dem fra teamet. Endringer trer i kraft umiddelbart — det er ingen krav om å logge ut.

Nøkkelhandlinger teamet ditt utfører registreres i en aktivitetslogg. Dette er for ansvarlighet, feilsøking og trygghet — spesielt når noe går galt og du trenger å finne ut hva som endret seg og hvem som endret det.

Hva som logges: - Faktura opprettet, sendt og manuelt merket som betalt - Produkt opprettet - Skatteforhåndsinnstilling opprettet eller slettet - Teammedlem invitert, rolle endret, invitasjon sendt på nytt - Bankkonto tilkoblet eller frakoblet, og banktransaksjoner matchet til fakturaer

Hva som lagres med hver oppføring: - Aktøren (hvem som gjorde det) — knyttet til teamprofilens - Handlingen (hva som skjedde) - Målet (hva de handlet på — en faktura, en kunde, osv.) - Et tidsstempel - Et kort kontekstnotat der det er relevant

Vis loggen: Åpne Aktivitet fra sidepanelet (aktiver det under Innstillinger → Funksjoner hvis det er skjult) for å se hele feeden. Filtrer etter person, datoperiode eller enhetstype for å avgrense den.

Oppbevaring: Aktivitetsloggoppføringer beholdes for kontoens levetid. De er en del av dataeksporten din — når du laster ned dataene dine fra Innstillinger → Personvern og data, kommer aktivitetsloggen med.