Team og tillatelser

Invotify er bygget for team fra dag én. Inviter regnskapsføreren din, en virtuell assistent, en driftsansvarlig eller forretningspartneren din — og bestem nøyaktig hva hver enkelt får se og gjøre. Viktige handlinger logges, så du alltid vet hvem som gjorde hva.

Dette får du med team: - Tre roller — Eier (Owner), Administrator (Admin), Medlem (Member) — som dekker hele fullmaktsspekteret - Ni detaljerte tillatelser for finkornet styring per medlem - Invitasjoner via e-post som utløper, knyttet til den invitertes e-postadresse - En aktivitetslogg over viktige handlinger - Fullstendig dataisolering på bedriftsnivå — teamet ditt ser kun bedriftens egne data

Bedriftsbundne data: Hver faktura, tilbud, kunde, produkt, mal, plan og kreditnota tilhører en bedrift. Teammedlemmene dine ser kun det som tilhører din bedrift — aldri noen andres. Dette håndheves i hvert lag av systemet, ikke bare i grensesnittet.

Plasser per abonnement: Hvor mange personer et team kan ha, avhenger av abonnementet ditt. Pro inkluderer opptil 10 teammedlemmer (eieren teller som én plass). Starter og Lifetime er enbrukerabonnementer — de inkluderer bare 1 plass (eieren). For å legge til kolleger oppgraderer du til Pro. Ventende invitasjoner reserverer en plass, så du kan ikke overskride grensen for abonnementet ditt.

Invotify bruker et rollehierarki i tre nivåer. Hver rolle har et tydelig formål og et tydelig tak.

Eier (Owner) Eieren er kontoinnehaveren — vanligvis personen som registrerte seg. Eieren har full tilgang til alt, inkludert faktureringen, og kan ikke fjernes fra teamet. Hver konto har nøyaktig én eier. Hvis eieren trenger å overføre kontoen, kontakt kundestøtte — overføring av eierskap håndteres for deg.

Administrator (Admin) Administratorer har alltid alle ni tillatelser — inkludert faktureringen. De kan administrere fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, planer, rapporter, teammedlemmer og abonnementet. Administratortillatelser kan ikke begrenses enkeltvis: vil du at noen skal ha nesten-men-ikke-all tilgang, behold personen som medlem og gi de spesifikke tillatelsene i stedet. Du kan ha så mange administratorer som plassene i abonnementet ditt tillater.

Medlem (Member) Medlemmer er den fleksible rollen. Et medlem starter med nøyaktig de tillatelsene du gir — ikke noe mer. Som standard kan nye medlemmer administrere fakturaer, tilbud og kunder samt se rapporter, men kan ikke røre produkter, maler, planer, teaminnstillinger eller fakturering. Tillatelsene til hvert medlem kan tilpasses individuelt, så du kan ha ett medlem som kun håndterer kundeservice og et annet som administrerer planer for gjentakende fakturering.

Ni tillatelser dekker hele appens funksjonsflate. Hver enkelt styrer tilgangen til et spesifikt område av data og handlinger. Tillatelser er eksplisitte, ikke implisitte — hvis et medlem ikke har en tillatelse, kan personen bokstavelig talt verken se eller røre det området, selv ikke ved å gjette på URL-er.

Tilgjengelige tillatelser:

Manage Invoices — Opprett, rediger, send og slett fakturaer. Registrer betalinger. Generer PDF-er. Uten den har et medlem ingen tilgang til fakturaer i det hele tatt (det finnes ingen skrivebeskyttet modus).

Manage Quotes — Opprett, rediger, send og slett tilbud. Gjør tilbud om til fakturaer. Håndter utløp av tilbud.

Manage Customers — Legg til, rediger og fjern kunder. Se kundehistorikk.

Manage Products — Legg til, rediger og fjern produkter. Oppdater priser. Administrer lager (hvis aktivert). Nyttig for lager- og varepersonell.

Manage Templates — Design, lagre og slett faktura- og tilbudsmaler. Sjelden nødvendig — de fleste team har én eller to personer som eier maldesignen.

Manage Schedules — Opprett og endre planer for gjentakende fakturaer. Sett planer på pause og gjenoppta dem. Nyttig for driftspersonell.

View Reports — Tilgang til rapporter for inntekter, resultatregnskap, aldersfordeling, DSO og skatt. Atskilt fra fakturahåndtering, slik at du kan gi rapporttilgang uten skrivetilgang.

Manage Team — Inviter nye medlemmer, endre roller, juster tillatelser, fjern medlemmer. Vanligvis bare eieren og betrodde administratorer.

Manage Billing — Se og administrer Invotify-abonnementet (oppgrader, nedgrader, si opp, oppdater betalingsmetode).

Standardforhåndsinnstillinger: - Eier (Owner): Alle 9 tillatelser (kan ikke endres) - Administrator (Admin): Alltid alle 9 tillatelser (kan ikke justeres enkeltvis) - Medlem (Member): Manage Invoices, Manage Quotes, Manage Customers og View Reports (kan tilpasses)

Å legge til en kollega tar under ett minutt.

Slik inviterer du: 1. Åpne Team-siden fra sidefeltet 2. Klikk på «Inviter medlem» 3. Skriv inn personens e-postadresse 4. Velg rolle — Administrator eller Medlem 5. Hvis Medlem, tilpass hvilke av de 9 tillatelsene personen får (standardverdiene er forhåndsutfylt) 6. Klikk på Send invitasjon

Den inviterte mottar en merkevaretilpasset e-post med en aksept-lenke. Lenken bærer på et token som utløper, er gyldig i 7 dager og kan kun aksepteres av en konto som er logget inn med den inviterte e-postadressen. Når de klikker på aksept, blir de guidet gjennom å opprette Invotify-kontoen sin (eller logge inn hvis de allerede har en) og havner direkte i bedriftens arbeidsområde med rollen og tillatelsene du anga.

Administrere invitasjoner: Team-siden viser hver ventende invitasjon. Når en invitasjon er akseptert, vises personen i medlemslisten i stedet; tilbakekalte eller utløpte invitasjoner forsvinner ganske enkelt fra listen over ventende.

Du kan tilbakekalle en ventende invitasjon når som helst. Når den er tilbakekalt, fungerer ikke lenken lenger. Du kan også sende en invitasjon på nytt hvis den opprinnelige utløp eller forsvant i en søppelpostmappe.

Endre et medlems rolle eller tillatelser: Etter at noen har blitt med, åpner du profilen deres fra Team-siden. Du kan endre rollen deres (Medlem → Administrator), justere enkelttillatelser for medlemmer eller fjerne dem fra teamet. Endringer trer i kraft umiddelbart — det kreves ingen utlogging.

Viktige handlinger teamet ditt utfører, registreres i en aktivitetslogg. Dette er for ansvarlighet, feilsøking og sjelefred — særlig når noe går skeis og du må finne ut hva som ble endret og hvem som endret det.

Hva som logges: - Faktura opprettet, sendt og manuelt merket som betalt - Produkt opprettet - Skatteforhåndsinnstilling opprettet eller slettet - Teammedlem invitert, rolle endret, invitasjon sendt på nytt - Bankkonto koblet til eller fra, samt banktransaksjoner matchet mot fakturaer

Hva som lagres med hver oppføring: - Aktøren (hvem som gjorde det) — knyttet til teamprofilen deres - Handlingen (hva som skjedde) - Målet (hva de handlet på — en faktura, en kunde osv.) - Et tidsstempel - En kort kontekstnotis der det er relevant

Se loggen: Åpne Aktivitet fra sidefeltet (aktiver det under Innstillinger → Funksjoner hvis det er skjult) for å se hele feeden. Filtrer etter person, datointervall eller entitetstype for å snevre det inn.

Lagringstid: Oppføringer i aktivitetsloggen beholdes så lenge kontoen din består. De er en del av dataeksporten din — når du laster ned dataene dine fra Innstillinger → Personvern og data, følger aktivitetsloggen med.