Digitale signaturer

Invotify lar deg signere fakturaer og tilbud elektronisk — og lar kundene dine signere dem også, uten en konto. Din egen signatur vises på dokumentet gjennom Signatur-blokken, forhåndsutfylt fra firmaprofilen din; kundene tegner signaturen sin direkte på den offentlige delingssiden, og hver fanget signaturoppføring bærer signatarens identitet og et revisjonsspor som avslører manipulasjon — ingen utskrift, skanning eller tredjeparts e-signaturtjeneste er nødvendig.

Digitale signaturer er tilgjengelige i hver plan (Starter, Pro og Lifetime) uten ekstra kostnad.

Hva som fanges med hver signaturoppføring: - Signaturbildet (lagret som base64-bildedata) - Signatarens navn - Signatarens e-postadresse (valgfritt) - IP-adressen signaturen kom fra - Nettleserens user-agent-streng - Det nøyaktige tidsstemplet for når den ble signert

Slik fungerer signering i dag: - Signering på dokumentet — Signatur-blokken viser signatarnavnet, tittelen, signaturbildet og datoen din på fakturaen eller tilbudet, forhåndsutfylt fra standardene i Innstillinger, slik at virksomheten din signerer hvert dokument konsistent. - Kundesignering på delingssiden — alle du deler en faktura med, kan åpne lenken, skrive inn navnet sitt, tegne signaturen sin på en signeringsflate og sende inn — ingen Invotify-konto nødvendig. - Signaturoppføringer — fangede kundesignaturer lagres mot det nøyaktige dokumentet og listes opp på fakturaens detaljside, slik at du alltid vet hvem som signerte, og når.

Når du deler en faktura, inkluderer den offentlige delingssiden en «Signer dette dokumentet»-del — kunden din kan signere akkurat der de ser fakturaen, uten konto og uten ekstra tjeneste.

Slik signerer en kunde: 1. Åpne delingslenken du sendte dem. 2. Skriv inn det fulle navnet sitt (en e-postadresse er valgfri, men styrker revisjonssporet). 3. Tegn signaturen sin på signeringsflaten — den fungerer med mus, finger eller penn. 4. Send inn. Signaturen registreres umiddelbart, og en bekreftelse vises.

Den signerte oppføringen — det tegnede signaturbildet pluss signatarens navn, valgfrie e-post, IP-adresse, nettleser og nøyaktige tidsstempel — vises på fakturaens detaljside i dashbordet ditt.

Innebygde sikkerhetstiltak: - Innsendinger er frekvensbegrenset per IP (en håndfull per time) for å forhindre misbruk. - Et dokument kan ikke signeres to ganger under samme signatarnavn — et duplikatforsøk avvises med en tydelig melding. - En signatur godtas kun mot en gyldig, for tiden delt faktura eller et tilbud; en ugyldig eller tilbakekalt lenke avvises. - Det offentlige endepunktet kan kun opprette en signatur — det kan aldri lese eksisterende.

Å signere dokumentene dine som virksomhet går gjennom Signatur-blokken og firmaprofilen din.

Sett opp én gang i Innstillinger: Lagre standard signatarnavn, signatartittel og signaturbilde i Innstillinger → Forretningsinformasjon. Disse blir standardene for hvert dokument som inkluderer en Signatur-blokk.

Signer mens du oppretter: Når du oppretter eller redigerer en faktura eller et tilbud hvis mal inneholder en Signatur-blokk, fyller blokken automatisk ut signatarnavnet, tittelen, signaturbildet og dagens dato på det faktiske dokumentet — gjentakende dokumenter signeres konsistent uten å skrive inn detaljer på nytt hver gang.

For hvordan kundene dine signerer et delt dokument, se «Kunder signerer på delingssiden» ovenfor.

Hver signaturoppføring er mer enn et bilde — det er en oppføring bygget for ansvarlighet.

Hva som lagres for hver signaturoppføring: - Signatarnavn: Navnet signataren skrev inn. Obligatorisk for hver signatur. - Signatar-e-post: En valgfri e-postadresse for signataren. - Signaturbilde: Signaturen, lagret som base64-bildedata på dokumentets signaturoppføring. - IP-adresse: Den opprinnelige IP-en, lest fra forespørselen, fanget automatisk. - User-agent: Signatarens nettleser-/enhets-user-agent-streng (lagret, med svært lange verdier avkortet). - Signert-tidsstempel: Det nøyaktige øyeblikket signaturen ble registrert.

Hvor du ser signaturer: På fakturaens detaljside lister en infolinje opp hver signatur — «Signert av [navn] den [dato]» — ved siden av dokumentets statistikk for visningssporing, slik at signeringshistorikken ligger sammen med resten av dokumentets aktivitet.

Hvem som kan se signaturer: Signaturoppføringer er avgrenset til firmaet ditt. Bare medlemmer av firmaet ditt med de rette tillatelsene kan liste opp og se et dokuments signaturer; dataene er aldri synlige for andre kontoer. Det offentlige endepunktet for signaturfanging kan kun opprette en signatur via en gyldig delingstoken — det kan aldri lese eksisterende.

I Malbyggeren styrer Signatur-blokken hvordan et signaturområde vises på det utskrevne PDF-dokumentet. Den er en av standardmalblokkene, så du kan plassere, dimensjonere og style den som enhver annen.

Hva blokken viser: - En valgfri overskrift/etikett (standard «Signatur», og kan tilpasses eller skjules) - En valgfri signaturlinje som hånd- eller tegnede signaturer kan sitte på - Signatarens navn, tittel og signeringsdato - Et valgfritt signaturbilde

Forhåndsutfylling fra firmaprofilen din: På faktiske dokumenter (ikke byggerforhåndsvisningen) fyller blokken automatisk ut signatarnavnet, signatartittelen, signaturbildet og dagens dato fra standardene i firmaprofilen din — slik at dine egne dokumenter kommer ut signert uten å skrive inn detaljer på nytt hver gang.

Konfigurere blokken (Felter-fanen): - Vis etikett — slå overskriften på eller av, og overstyr teksten. - Vis signaturlinje — slå understrekingen som signaturen sitter på, på eller av.

Styling og PDF-paritet: Bakgrunn, ramme, radius, marg og fontstyling angitt i byggeren føres videre til den genererte PDF-en, og blokken respekterer den dokumentomfattende tekstskalaen. I byggeren vises den med eksempelopplysninger om signatar slik at du kan se oppsettet; på et faktisk dokument viser den den virkelige signataren, tittelen, datoen og bildet.

Invotifys digitale signaturer er utformet for å gi deg en tydelig, forsvarbar oppføring av hvem som signerte et dokument og når. Det er viktig å forstå nøyaktig hva den oppføringen er — og hva den ikke er.

Hva Invotify tilbyr: - Et fanget signaturbilde - Signatarens navn og valgfrie e-post - IP-adressen signaturen kom fra - Signatarens nettleser-user-agent - Et nøyaktig signert-tidsstempel - Firmaavgrenset lagring slik at bare teamet ditt kan se oppføringen

Sammen danner disse et revisjonsspor som dokumenterer signeringshandlingen.

Hva Invotify ikke hevder: - Dette er ikke en kvalifisert elektronisk signatur og er ikke eIDAS-sertifisert. - Invotify tilbyr ikke identitetsverifisering av signataren utover detaljene de skriver inn og de tekniske metadataene som fanges. - Invotify gir ingen garanti for rettslig håndhevbarhet i noen bestemt jurisdiksjon.

Hvorvidt en elektronisk signatur er juridisk bindende, avhenger av lovene i landet ditt, dokumenttypen og de involverte partene. Hvis håndhevbarhet er viktig for en bestemt kontrakt, rådfør deg med en kvalifisert juridisk fagperson eller bruk en dedikert kvalifisert e-signaturleverandør der loven krever det.