Digitale signaturer

Invotify lar deg signere fakturaer og tilbud elektronisk – og lar kundene dine signere dem også, uten konto. Din egen signatur vises på dokumentet via Signaturblokken, forhåndsutfylt fra bedriftsprofilen din; kunder tegner signaturen sin direkte på den offentlige delingssiden, og hvert lagrede signaturrregistrering inneholder signatarens identitet og et manipuleringssikkert revisjonsspor – ingen utskrift, skanning eller tredjeparts e-signaturtjeneste nødvendig.

Digitale signaturer er tilgjengelig på alle planer (Starter, Pro og Lifetime) uten ekstra kostnad.

Hva som registreres for hvert signaturopptak: - Signaturbildet (lagret som base64-bildedata) - Signatarens navn - Signatarens e-postadresse (valgfritt) - IP-adressen signaturen kom fra - Nettleserens user-agent-streng - Nøyaktig tidsstempel for signeringen

Slik fungerer signering i dag: - Signering på dokumentet – Signaturblokken viser signatarnavnet, tittelen, signaturbildet og datoen på fakturaen eller tilbudet, forhåndsutfylt fra standardverdiene i Innstillinger, slik at bedriften din signerer hvert dokument konsekvent. - Kundesignering på delingssiden – alle du deler en faktura med kan åpne lenken, skrive inn navn, tegne signaturen på et signaturfelt og sende inn – ingen Invotify-konto nødvendig. - Signaturposter – innsamlede kundesignaturer lagres mot det eksakte dokumentet og vises på fakturaens detaljside, slik at du alltid vet hvem som signerte og når.

Når du deler en faktura, inkluderer den offentlige delingssiden en seksjon for «Signer dette dokumentet» – kunden din kan signere akkurat der de viser fakturaen, uten konto og uten ekstra tjeneste.

Slik signerer en kunde: 1. Åpne delingslenken du sendte dem. 2. Skriv inn fullt navn (e-postadresse er valgfritt, men styrker revisjonssporet). 3. Tegn signaturen på signaturfeltet – det fungerer med mus, finger eller stylus. 4. Send inn. Signaturen registreres øyeblikkelig og en bekreftelse vises.

Den signerte posten – det tegnede signaturbildet pluss signatarens navn, valgfri e-post, IP-adresse, nettleser og nøyaktig tidsstempel – vises på fakturaens detaljside i dashbordet ditt.

Innebygde sikkerhetstiltak: - Innsendinger er hastighetsbegrenset per IP (et lite antall per time) for å forhindre misbruk. - Et dokument kan ikke signeres to ganger under samme signatarnavn – et duplikatforsøk avvises med en tydelig melding. - En signatur godtas kun mot en gyldig, aktivt delt faktura eller tilbud; en ugyldig eller tilbakekalt lenke avvises. - Det offentlige endepunktet kan kun opprette en signatur – det kan aldri lese eksisterende.

Signering av egne dokumenter som bedrift gjøres via Signaturblokken og bedriftsprofilen din.

Sett opp én gang i Innstillinger: Lagre standard signatarnavn, signatartittel og signaturbilde i Innstillinger → Bedriftsinformasjon. Disse blir standardverdier for alle dokumenter som inneholder en Signaturblokk.

Signer mens du oppretter: Når du oppretter eller redigerer en faktura eller et tilbud hvis mal inneholder en Signaturblokk, fyller blokken automatisk ut signatarnavnet, tittelen, signaturbildet og dagens dato på det virkelige dokumentet – gjentagende dokumenter signeres konsekvent uten å måtte taste inn detaljer hver gang.

For hvordan kundene dine signerer et delt dokument, se «Kunder signerer på delingssiden» ovenfor.

Hver signaturpost er mer enn et bilde – den er en post bygget for ansvarlighet.

Hva som lagres for hver signaturpost: - Signatarnavn: Navnet signataren oppga. Obligatorisk for alle signaturer. - Signatare-post: En valgfri e-postadresse for signataren. - Signaturbilde: Signaturen, lagret som base64-bildedata i signaturdokumentposten. - IP-adresse: Opprinnelses-IP-en, lest fra forespørselen, fanget automatisk. - User-agent: Signatarens nettleser/enhets user-agent-streng (lagret, med svært lange verdier avkortet). - Tidsstempel for signering: Det nøyaktige øyeblikket signaturen ble registrert.

Hvor du ser signaturer: På fakturaens detaljside viser en infoline hver signatur – «Signert av [navn] den [dato]» – ved siden av dokumentets visningsstatistikk, slik at signeringshistorikken sitter ved siden av resten av dokumentaktiviteten.

Hvem kan se signaturer: Signaturposter er scoped til bedriften din. Bare medlemmer av bedriften din med riktige tillatelser kan liste og se et dokuments signaturer; dataene er aldri synlige for andre kontoer. Det offentlige signaturinnsamlingsendepunktet kan bare opprette en signatur via et gyldig delingstoken – det kan aldri lese eksisterende.

I malbyggeren styrer Signaturblokken hvordan et signaturområde vises på det trykte/PDF-dokumentet. Det er en av standardmalblokkene, så du kan plassere, endre størrelse og style den som alle andre.

Hva blokken viser: - En valgfri overskrift/etikett (standard er «Signatur», og kan tilpasses eller skjules) - En valgfri signaturlinje for hånd- eller tegnede signaturer - Signatarens navn, tittel og signeringsdato - Et valgfritt signaturbilde

Forhåndsutfylling fra bedriftsprofilen din: På virkelige dokumenter (ikke byggerforhåndsvisningen) fyller blokken automatisk ut signatarnavnet, signatartittelen, signaturbildet og dagens dato fra bedriftsprofilens standardverdier – slik at egne dokumenter signeres uten å taste inn detaljer på nytt hver gang.

Konfigurere blokken (Felt-fanen): - Vis etikett – slå overskriften av eller på, og overstyr teksten. - Vis signaturlinje – slå av eller på understreken signaturen plasseres på.

Styling og PDF-paritet: Bakgrunn, kant, radius, utfylling og skriftstil satt i byggeren følger med til den genererte PDF-en, og blokken respekterer dokumentets globale tekstskala. I byggeren vises den med eksempel-signataropplysninger slik at du kan se oppsettet; på et levende dokument viser den den virkelige signataren, tittelen, datoen og bildet.

Invotifys digitale signaturer er utformet for å gi deg et klart, forsvarlig register over hvem som signerte et dokument og når. Det er viktig å forstå nøyaktig hva det registeret er – og hva det ikke er.

Hva Invotify tilbyr: - Et innsamlet signaturbilde - Signatarens navn og valgfri e-post - IP-adressen signaturen kom fra - Signatarens nettleser user-agent - Et nøyaktig tidsstempel for signering - Bedriftsscopet lagring slik at bare teamet ditt kan se posten

Til sammen utgjør disse et revisjonsspor som dokumenterer handlingen med å signere.

Hva Invotify ikke påstår: - Dette er ikke en kvalifisert elektronisk signatur og er ikke eIDAS-sertifisert. - Invotify tilbyr ikke identitetsverifisering av signataren utover detaljene de oppgir og de tekniske metadataene som fanges. - Invotify gir ingen garanti for juridisk håndhevbarhet i noen bestemt jurisdiksjon.

Om en elektronisk signatur er juridisk bindende avhenger av landets lover, dokumenttypen og de involverte partene. Hvis håndhevbarhet er viktig for en bestemt kontrakt, ta kontakt med en kvalifisert juridisk rådgiver eller bruk en dedikert kvalifisert e-signaturleverandør der loven krever det.