Innstillinger

Innstillinger-siden er konfigurasjonssenteret ditt for å tilpasse Invotify etter forretningsbehovene dine. Innstillingene er organisert i faner, som du navigerer fra venstre sidefelt (en nedtrekksliste på mobil).

Innstillingsfaner: - Forretningsinformasjon - Firmaprofil, logo, skatte-/MVA-numre, PEPPOL-ID og adresse - Dokumentinnstillinger - Faktura-/tilbudsnummerering, standardvaluta, betalingsopplysninger, betalingsbetingelser, forsinkelsesgebyrer, betalingspåminnelser, skatteforhåndsinnstillinger og standard notater og betingelser - Funksjoner - Aktiver eller deaktiver plattformfunksjoner (Tilbud, Produkter, Kalender osv.) - Godkjenninger - Godkjenningsregler som krever påskrift før dokumenter sendes (Pro) - Sikkerhet - Passord, tofaktorautentisering (2FA), passnøkler og aktive økter - Fakturering - Abonnementsadministrasjon, planoppgraderinger og betalingsmetode - Integrasjoner - Koble til Stripe og PayPal for nettbetalinger, pluss bankavstemming (Plaid) - Varsler - Velg hvilke varsler du mottar og på hvilke kanaler - Personvern og data - Dataeksport og kontosletting

Viktig: Innstillinger-siden er alltid tilgjengelig, selv om abonnementet ditt har utløpt. Dette sikrer at du alltid kan administrere faktureringen og kontoen din.

Forretningsinformasjonen din vises på alle fakturaer og tilbud, noe som gjør den avgjørende for profesjonelle dokumenter.

Firmalogo: - Last opp firmalogoen din - Støtter formatene PNG, JPG, GIF og WebP (maksimalt 5 MB) - Kvadratiske bilder fungerer best for konsekvent visning - Logoen vises i "Merkevare"-blokken på malene dine - Sletteknapp tilgjengelig for å fjerne den nåværende logoen

Forretningsopplysninger: - Firmanavn - Firma- eller foretaksnavnet ditt (vises på alle dokumenter) - Forretnings-e-post - Kontakt-e-post for kundehenvendelser - Telefonnummer - Firmaets kontaktnummer - Skatte-ID - Ditt lokale skatte-/registreringsnummer - MVA-nummer - For skatteetterlevelse og B2B-fakturering - PEPPOL-ID - Din elektroniske adresse for ruting av e-fakturaer — skriv inn bare deltakernummeret (f.eks. 1234567890123; GLN-ordningen 0088 brukes automatisk). Brukes ved eksport av UBL/CII/Peppol-e-fakturaer — se E-fakturering og etterlevelse-delen for detaljer - Skatteordning - Skattesystemet bedriften din bruker (f.eks. VAT, GST, SST)

Adresseopplysninger: - Gateadresse - By - Delstat / region - Postnummer - Land

All denne informasjonen brukes i: - "Fra"-blokken på fakturaer og tilbud - Avsenderinformasjon i e-post når du sender dokumenter - PDF-generering for et profesjonelt utseende

Merk: Bankopplysninger (banknavn, IBAN, SWIFT/BIC) som brukes i Betalingsopplysninger-blokken, angis under Dokumentinnstillinger, ikke her.

Dokumentinnstillinger styrer hvordan fakturaene og tilbudene dine nummereres og hvilke standarder som brukes på nye dokumenter. Fakturaer og tilbud nummereres uavhengig av hverandre.

Dokumentnummerering: Bygg nummereringsformatet ditt fra utskiftbare deler, med en forhåndsvisning i sanntid av neste nummer: - Prefiks - Bokstaver før nummeret (f.eks. "INV", "QT") — opptil 6 tegn - År / måned - Velg om året og/eller måneden skal vises i nummeret - Kort år - Bruk et 2-sifret år (f.eks. 24) i stedet for hele året - Skilletegn - Tegnet mellom segmenter (f.eks. -, /, ., eller ingen) - Sifre - Hvor mange sifre sekvensen fylles ut til (f.eks. 4 → 0001) - Tilbakestilling av sekvens - Telleren kan tilbakestilles årlig slik at hvert år starter på nytt

En forhåndsvisning i sanntid viser nøyaktig hvordan neste dokumentnummer vil se ut (f.eks. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Angi valutaen du bruker oftest. Invotify støtter 102 valutaer over hele verden. Standardvalutaen er forhåndsvalgt når du lager nye fakturaer og tilbud (du kan fortsatt overstyre den per kunde eller per dokument).

Betalingsopplysninger: Angi bankopplysningene dine slik at de vises i Betalingsopplysninger-blokken på dokumenter: - Banknavn - SWIFT / BIC - IBAN

Standard betalingsbetingelser: Velg standardbetingelsene som brukes på nye dokumenter: Forfall ved mottak, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dager. Forfallsdatoen beregnes automatisk ut fra disse betingelsene.

Forsinkelsesgebyrer: Konfigurer automatiske forsinkelsesgebyrer for forfalte fakturaer — frist, en prosentandel eller et fast beløp, et valgfritt maksimaltak og om gebyret gjentas.

Betalingspåminnelser: Aktiver automatiske påminnelses-e-poster som sendes et bestemt antall dager før og/eller etter forfallsdatoen.

Skatteforhåndsinnstillinger: Lagre gjenbrukbare skattekonfigurasjoner (se Skatteforhåndsinnstillinger-delen nedenfor).

Signatur: Angi et standard signatarnavn og en tittel som kan vises i Signatur-blokken på dokumenter.

Standard notater og betingelser: Oppgi standardtekst for notater og vilkår og betingelser som fylles inn på forhånd på nye fakturaer og tilbud.

Skatteforhåndsinnstillinger lar deg lagre vanlige skattesatser én gang og gjenbruke dem på tvers av fakturaer og tilbud, i stedet for å skrive inn prosenter hver gang. De er tilgjengelige på alle planer.

Hva en forhåndsinnstilling lagrer: - Navn - En etikett for satsen (f.eks. "Standard MVA", "Redusert sats", "Nullsats") - Sats - Skatteprosenten (0–100 %) - Beskrivelse - Valgfritt notat som forklarer når den skal brukes - Standard - Marker eventuelt én forhåndsinnstilling som standard som brukes på nye linjer

Administrere forhåndsinnstillinger: 1. Gå til Innstillinger → Dokumentinnstillinger og finn Skatteforhåndsinnstillinger-delen 2. Klikk på Legg til for å lage en forhåndsinnstilling, eller rediger/slett en eksisterende 3. Marker en forhåndsinnstilling som standard med stjernebryteren slik at den er forhåndsvalgt på nye dokumenter

Hvordan forhåndsinnstillinger brukes: Når du legger til skatt på en linje eller et dokument, kan du velge en lagret forhåndsinnstilling for å fylle inn satsen umiddelbart. Du kan fortsatt overstyre satsen per linje — forhåndsinnstillinger er en bekvemmelighet, ikke en lås.

Automatisk landbasert standard: Hvis du ikke har markert noen forhåndsinnstilling som standard, fylles nye linjer på forhånd med landets standard MVA-sats (hentet fra firmaets land i Innstillinger — f.eks. Latvia → 21 %). Å angi en standardforhåndsinnstilling overstyrer alltid dette, inkludert en eksplisitt 0 %-forhåndsinnstilling for bedrifter som ikke krever MVA. For land uten én enkelt nasjonal sats (som USA) antas ingen sats, og nye linjer starter på 0 %.

Relaterte skattefunksjoner: - Dobbel skatt per linje (alle planer) — bruk to uavhengige skattesatser per rad - Skatteoppsett per kunde (alle planer) — lagre en standard skatte-ID og satser per kunde - Skattekategorier per produkt (Pro) — angi primære og sekundære skattestandarder per produkt

Invotify tilbyr flere sikkerhetsalternativer for å beskytte kontoen din.

Passordadministrasjon: Endre passordet ditt fra Sikkerhet-fanen: 1. Skriv inn det nåværende passordet ditt 2. Skriv inn det nye passordet ditt 3. Bekreft det nye passordet 4. Klikk på "Endre passord" for å oppdatere

Tofaktorautentisering (2FA): Legg til et ekstra lag med sikkerhet med e-postbasert tofaktorautentisering: - Når den er aktivert, sendes en engangs verifiseringskode til e-posten din ved hver innlogging - Skriv inn den 6-sifrede koden for å fullføre innloggingen - Koder er tidsbegrenset av sikkerhetshensyn

Slik aktiverer du 2FA: 1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet 2. I "Tofaktorautentisering"-delen slår du på "E-postkode" 3. 2FA er aktiv umiddelbart — fra neste innlogging sendes en 6-sifret kode til deg på e-post for å fullføre innloggingen

Passnøkler (WebAuthn): Bruk moderne passordløs autentisering med passnøkler: - Logg inn med fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning eller enhets-PIN - Sikrere enn passord - motstandsdyktig mot phishing-angrep - Støtter maskinvaresikkerhetsnøkler (YubiKey osv.) - Flere passnøkler kan registreres per konto

Slik konfigurerer du passnøkler: 1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet 2. Klikk på "Legg til passnøkkel" 3. Følg enhetens instruksjoner (fingeravtrykk, ansikt eller PIN) 4. Passnøkkelen registreres og kan brukes til fremtidige innlogginger 5. Du kan registrere flere passnøkler for ulike enheter

Administrere passnøkler: - Se alle registrerte passnøkler i Sikkerhet-fanen - Slett passnøkler du ikke lenger bruker - Legg til nye passnøkler for flere enheter

Aktive økter: Sikkerhet-fanen viser også hver enhet som for øyeblikket er logget inn på kontoen din. Den nåværende enheten din er merket "Denne enheten". Du kan logge ut en enkelt økt eller logge ut alle andre økter samtidig hvis du mistenker uautorisert tilgang.

For fullstendige detaljer om alle autentiseringsmetoder (inkludert innlogging med Google og Apple og passordgjenoppretting), se Sikkerhet og autentisering-delen.

Invotify lar deg aktivere eller deaktivere bestemte plattformfunksjoner for å forenkle arbeidsområdet ditt. Deaktiverte funksjoner skjules fra sidefeltet og grensesnittet, og alle dataene deres bevares til du aktiverer dem på nytt.

Funksjoner som kan slås av/på: - Tilbud - Tilbud-delen. Når den er deaktivert, fjernes Tilbud fra sidefeltet og du arbeider bare med fakturaer. - Produkter - Produktkatalogen. Når den er deaktivert, fjernes Produkter fra sidefeltet. - Lagerstyring - Lagersporing for produkter. Dette er en underfunksjon av Produkter og er bare tilgjengelig mens Produkter er aktivert — å slå av Produkter slår også av Lagerstyring. - Kalender - Kalendervisningen av planlagte og gjentakende dokumenter. - Kreditnotaer - Utstedelse av refusjoner og kreditnotaer mot fakturaer. - Rapporter - Rapporter-området (inntekter, aldersfordeling, skatt, resultatregnskap og mer). - Aktivitet - Den live revisjonsloggen over endringer i arbeidsområdet ditt. - Team - Invitere medlemmer og administrere roller og tillatelser.

Slik slår du funksjoner av/på: 1. Gå til Innstillinger → Funksjoner 2. Vri på bryteren ved siden av en funksjon for å aktivere eller deaktivere den 3. Endringene trer i kraft umiddelbart

Hvorfor deaktivere funksjoner? - Forenkle arbeidsområdet ditt ved å skjule funksjoner du ikke bruker - Reduser rot i sidefeltet for et renere grensesnitt - Fokuser på verktøyene som betyr noe for arbeidsflyten din - Funksjoner kan aktiveres på nytt når som helst med alle data bevart

Administrer Invotify-abonnementet ditt fra Fakturering-delen i Innstillinger.

Visning av nåværende plan: - Plannavnet ditt med et ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Abonnementsstatus (Aktiv, Kansellert osv.) - Faktureringsperiode eller "Livstidstilgang" for engangskjøp - Nåværende pris og fornyelsesinformasjon - "Administrer abonnement"-knapp (åpner Stripe-kundeportalen) - "Endre plan"-knapp for å sammenligne og oppgradere

Oppgraderingsprosess: 1. Klikk på "Endre plan" for å se alle tilgjengelige planer 2. Sammenlign funksjoner på tvers av Starter, Pro og Lifetime 3. Klikk på oppgraderingsknappen på den valgte planen din 4. Fullfør betalingen trygt via Stripe Checkout 5. Planen din oppgraderes umiddelbart og nye funksjoner er tilgjengelige med en gang

Administrer abonnement: "Administrer abonnement"-knappen åpner Stripe-kundeportalen der du kan: - Oppdatere kreditt- eller debetkortet ditt - Se hele faktureringshistorikken din - Laste ned betalingskvitteringer og fakturaer - Kansellere abonnementet ditt - Bytte fra månedlig til årlig fakturering

Integrasjoner-fanen lar deg koble til eksterne tjenester. Betalings- og banksynkroniseringsintegrasjoner er tilgjengelige på Pro- og Lifetime-planer.

Ta imot nettbetalinger: Koble til Stripe og/eller PayPal slik at kunder kan betale fakturaene dine på nett. Begge bruker en sikker OAuth-tilkobling — du autoriserer Invotify fra din eksisterende Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldri innloggingen din.

Sette opp en betalingsleverandør: 1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner 2. Under "Ta imot nettbetalinger" klikker du på Koble til ved siden av Stripe eller PayPal 3. Du blir omdirigert til leverandøren for å autorisere tilkoblingen 4. Fullfør oppstarten (eller logg inn på din eksisterende konto) 5. Når den er tilkoblet, vises statusen og kontoopplysningene i Innstillinger

Etter tilkobling: - Betalingslenker kan genereres for enkeltfakturaer - Betalingslenker inkluderes automatisk i faktura-e-poster - Kunder kan betale direkte fra lenken med kort eller en støttet lommebok - Betalinger settes inn på den tilkoblede Stripe- eller PayPal-kontoen din - Fakturastatus oppdateres automatisk via webhooks når en kunde betaler

Bankavstemming: Pro-/Lifetime-brukere kan også koble til en bankkonto (via Plaid) for å hente inn transaksjoner og matche dem mot utestående fakturaer. Se Banksynkronisering-delen for detaljer.

Administrere og koble fra: - Se tilkoblingsstatus og kontoopplysninger i Innstillinger - Klikk på Koble fra for å fjerne en integrasjon når som helst - Å koble fra hindrer at nye betalingslenker fungerer, men påvirker ikke selve Stripe-/PayPal-kontoen din

Når du legger til en kunde med et europeisk MVA-nummer, kan Invotify validere det mot den offisielle EU VIES-databasen og fylle inn firmaopplysningene automatisk.

Slik fungerer det: 1. Du oppretter en ny kunde og skriver inn MVA-nummeret deres (f.eks. LV40203700105) 2. Invotify oppdager at det er et EU-MVA-nummer (starter med en 2-bokstavs EU-landkode) 3. Det sender nummeret til Europakommisjonens VIES-database for validering 4. Hvis gyldig: firmanavnet og den registrerte adressen fra den offentlige databasen fylles automatisk inn i kundeoppføringen 5. Hvis ugyldig: du ser en advarsel før du lagrer

Hvorfor dette er viktig: - For B2B-fakturering i Europa må du verifisere kundens MVA-nummer for skatteetterlevelse (omvendt avgiftsplikt, MVA-fritak) - Automatisk utfylling av det offisielle registrerte navnet og adressen forhindrer skrivefeil og sikrer at fakturaene dine refererer til den juridisk korrekte enheten - VIES er den autoritative kilden — det er den samme databasen skattemyndighetene bruker

Støttede land: Alle 27 EU-medlemsstater pluss Nord-Irland (XI). Den fullstendige listen: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, ingen API-nøkkel: VIES drives av Europakommisjonen. Den er gratis, offentlig og krever ingen registrering. Invotify kaller den direkte når du validerer et MVA-nummer.

Merk: VIES er av og til treg eller utilgjengelig når EU-medlemsstatenes databaser er under vedlikehold. Invotify håndterer tidsavbrudd på en grei måte — du kan alltid lagre kunden og validere senere.

Personvern og data-fanen gir deg GDPR-kompatibel kontroll over dataene dine: en fullstendig eksport og permanent kontosletting.

Dataeksport: Klikk på Last ned dataene mine for å generere én enkelt JSON-fil som inneholder profilen din, kunder, fakturaer, tilbud, produkter, maler og relaterte oppføringer. Den lastes ned umiddelbart og er tilgjengelig uansett abonnementsstatus.

Kontosletting: Klikk på Slett kontoen min, og skriv deretter DELETE MY ACCOUNT for å bekrefte. Dette fjerner kontoen din og alle tilknyttede data permanent — det kan ikke angres, så eksporter dataene dine først.

Ser du etter flere eksportalternativer? E-fakturering og etterlevelse-delen dekker strukturerte CSV-/JSON-dataeksporter og elektroniske fakturaformater (UBL, CII, Peppol) i detalj.