Innstillinger og konfigurasjon

Innstillinger-siden er konfigurasjonshubben for å tilpasse Invotify til virksomhetens behov. Innstillingene er organisert i faner som kan navigeres fra venstre sidepanel (en rullegardin på mobil).

Innstillingsfaner: - Forretningsinformasjon – Selskapsprofil, logo, skatte-/MVA-numre, PEPPOL-ID og adresse - Dokumentinnstillinger – Faktura-/tilbudsnummerering, standardvaluta, betalingsdetaljer, betalingsbetingelser, purregebyrer, betalingspåminnelser, skatteforhåndsinnstillinger og standard notater og betingelser - Funksjoner – Aktiver eller deaktiver plattformfunksjoner (Tilbud, Produkter, Kalender osv.) - Godkjenninger – Godkjenningsregler som krever signatur før dokumenter sendes (Pro) - Sikkerhet – Passord, tofaktorautentisering (2FA), passøkler og aktive sesjoner - Fakturering – Abonnementsstyring, planoppgraderinger og betalingsmetode - Integrasjoner – Koble til Stripe og PayPal for nettbetalinger, pluss bankavstemnig (Plaid) - Varsler – Velg hvilke varsler du mottar og på hvilke kanaler - Personvern og data – Dataeksport og sletting av konto

Viktig: Innstillinger-siden er alltid tilgjengelig, selv om abonnementet ditt har utløpt. Dette sikrer at du alltid kan administrere fakturering og konto.

Forretningsinformasjonen din vises på alle fakturaer og tilbud, noe som gjør den avgjørende for profesjonelt utseende dokumenter.

Forretningslogo: - Last opp selskapets logo - Støtter PNG, JPG, GIF og WebP-formater (maks 5 MB) - Kvadratiske bilder fungerer best for konsekvent visning - Logoen vises i «Merkevare»-blokken på malene dine - Slett-knapp tilgjengelig for å fjerne gjeldende logo

Forretningsdetaljer: - Selskapsnavn – Ditt firma- eller handelsnavn (vises på alle dokumenter) - Forretnings-e-post – Kontakt-e-post for kundehenvendelser - Telefonnummer – Forretningskontaktnummer - Skatte-ID – Ditt lokale skatte-/registreringsnummer - MVA-nummer – For skatteoverholdelse og B2B-fakturering - PEPPOL-ID – Din elektroniske adresse for e-fakturaruting — oppgi kun deltakernummeret (f.eks. 1234567890123; GLN-ordningen 0088 brukes automatisk). Brukes ved eksport av UBL/CII/Peppol e-fakturaer — se seksjonen E-fakturering og samsvar for detaljer - Skatteordning – Skattesystemet virksomheten bruker (f.eks. MVA, GST, SST)

Adresseinformasjon: - Gateadresse - By - Fylke/provins - Postnummer - Land

All denne informasjonen brukes i: - «Fra»-blokken på fakturaer og tilbud - E-postavsenderinformasjon ved sending av dokumenter - PDF-generering for profesjonelt utseende

Merk: Bankdetaljer (banknavn, IBAN, SWIFT/BIC) som brukes i Betalingsdetaljer-blokken, settes under Dokumentinnstillinger, ikke her.

Dokumentinnstillinger styrer hvordan fakturaene og tilbudene dine nummereres og hvilke standarder som brukes på nye dokumenter. Fakturaer og tilbud nummereres uavhengig av hverandre.

Dokumentnummerering: Bygg nummerformatet ditt fra utskiftbare deler, med en liveforhåndsvisning av neste nummer: - Prefiks – Bokstaver foran nummeret (f.eks. «INV», «TIL») — opptil 6 tegn - År / Måned – Slå på om år og/eller måned vises i nummeret - Kort år – Bruk et tosifret år (f.eks. 24) i stedet for fullt år - Separator – Tegnet mellom segmenter (f.eks. -, /, . eller ingen) - Sifre – Hvor mange sifre sekvensen utfylles til (f.eks. 4 → 0001) - Sekvensreset – Telleren kan resettes hvert år slik at hvert år starter på nytt

En liveforhåndsvisning viser nøyaktig hva neste dokumentnummer vil se ut (f.eks. INV-2026-0042).

Standardvaluta: Angi den mest brukte valutaen. Invotify støtter 102 valutaer verden over. Standardvalutaen er forhåndsvalgt ved opprettelse av nye fakturaer og tilbud (du kan likevel overstyre den per kunde eller per dokument).

Betalingsdetaljer: Angi bankopplysningene dine slik at de vises i Betalingsdetaljer-blokken på dokumenter: - Banknavn - SWIFT / BIC - IBAN

Standard betalingsbetingelser: Velg standard betingelser for nye dokumenter: Forfaller ved mottak, Netto 7, Netto 15, Netto 30, Netto 60 eller Netto 90 dager. Forfallsdatoen beregnes automatisk fra disse betingelsene.

Purregebyrer: Konfigurer automatiske purregebyrer for forfalte fakturaer — karensperiode, en prosentandel eller fast beløp, et valgfritt maksimalt tak og om gebyret gjentas.

Betalingspåminnelser: Aktiver automatiske påminnelses-e-poster sendt et angitt antall dager før og/eller etter forfallsdatoen.

Skatteforhåndsinnstillinger: Lagre gjenbrukbare skattekonfigurasjoner (se seksjonen Skatteforhåndsinnstillinger nedenfor).

Signatur: Angi et standard underskriftnavn og tittel som kan vises i Signatur-blokken på dokumenter.

Standard notater og betingelser: Oppgi standard notater og vilkår og betingelser som forhåndsutfylles på nye fakturaer og tilbud.

Skatteforhåndsinnstillinger lar deg lagre vanlige skattesatser én gang og gjenbruke dem på fakturaer og tilbud, i stedet for å skrive inn prosentandeler hver gang. De er tilgjengelige på alle planer.

Hva en forhåndsinnstilling lagrer: - Navn – En etikett for satsen (f.eks. «Standard MVA», «Redusert sats», «Nullsats») - Sats – Skatteprosenten (0–100 %) - Beskrivelse – Valgfritt notat som forklarer når den skal brukes - Standard – Merk eventuelt én forhåndsinnstilling som standard som brukes på nye linjeelementet

Administrere forhåndsinnstillinger: 1. Gå til Innstillinger → Dokumentinnstillinger og finn seksjonen Skatteforhåndsinnstillinger 2. Klikk Legg til for å opprette en forhåndsinnstilling, eller rediger/slett en eksisterende 3. Merk en forhåndsinnstilling som standard med stjernebryteren slik at den er forhåndsvalgt på nye dokumenter

Slik brukes forhåndsinnstillinger: Når du legger til skatt på et linjeelement eller dokument, kan du velge en lagret forhåndsinnstilling for å fylle inn satsen umiddelbart. Du kan fortsatt overstyre satsen per linjeelement — forhåndsinnstillinger er en bekvemmelighet, ikke en låsing.

Automatisk landbasert standard: Hvis du ikke har merket noen forhåndsinnstilling som standard, forhåndsutfylles nye linjeelementer med landets standard MVA-sats (hentet fra selskapslandet i Innstillinger — f.eks. Norge → 25 %). Å angi en standard forhåndsinnstilling overstyrer alltid dette, inkludert en eksplisitt 0 %-forhåndsinnstilling for virksomheter som ikke krever inn MVA. For land uten én nasjonal sats (som USA) antas ingen sats og nye elementer starter på 0 %.

Relaterte skattefunksjoner: - Dobbel skatt per linjeelement (alle planer) — bruk to uavhengige skattesatser per rad - Per-kunde skatteoppsett (alle planer) — lagre standard skatte-ID og satser per klient - Per-produkt skattekategorier (Pro) — angi primær og sekundær skattestandard per produkt

Invotify tilbyr flere sikkerhetsalternativer for å beskytte kontoen din.

Passordadministrasjon: Endre passordet ditt fra Sikkerhet-fanen: 1. Skriv inn nåværende passord 2. Skriv inn nytt passord 3. Bekreft det nye passordet 4. Klikk «Endre passord» for å oppdatere

Tofaktorautentisering (2FA): Legg til et ekstra sikkerhetsnivå med e-postbasert tofaktorautentisering: - Når aktivert sendes en engangsverifiseringskode til e-posten din ved hver innlogging - Skriv inn den 6-sifrede koden for å fullføre påloggingen - Koder er tidsbegrensede for sikkerhet

Slik aktiverer du 2FA: 1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet 2. I seksjonen «Tofaktorautentisering», slå på «E-postkode» 3. 2FA er aktiv umiddelbart — fra neste pålogging sendes en 6-sifret kode til e-posten din for å fullføre innloggingen

Passøkler (WebAuthn): Bruk moderne passordløs autentisering med passøkler: - Logg inn med fingeravtrykk, ansiktsgjenkjenning eller enhets-PIN - Sikrere enn passord — motstandsdyktig mot phishing-angrep - Støtter maskinvaresikkerhetsnøkler (YubiKey osv.) - Flere passøkler kan registreres per konto

Slik konfigurerer du passøkler: 1. Gå til Innstillinger → Sikkerhet 2. Klikk «Legg til passøkkel» 3. Følg enhetens instruksjoner (fingeravtrykk, ansikt eller PIN) 4. Passøkkelen er registrert og kan brukes for fremtidige pålogginger 5. Du kan registrere flere passøkler for ulike enheter

Administrere passøkler: - Se alle registrerte passøkler i Sikkerhet-fanen - Slett passøkler du ikke lenger bruker - Legg til nye passøkler for ekstra enheter

Aktive sesjoner: Sikkerhet-fanen viser også alle enheter som er logget inn på kontoen din. Din nåværende enhet er merket «Denne enheten». Du kan logge ut én enkelt sesjon eller logge ut alle andre sesjoner samtidig hvis du mistenker uautorisert tilgang.

For fullstendige detaljer om alle autentiseringsmetoder (inkludert Google- og Apple-pålogging og passordgjenoppretting), se seksjonen Sikkerhet og autentisering.

Invotify lar deg aktivere eller deaktivere bestemte plattformfunksjoner for å forenkle arbeidsområdet. Deaktiverte funksjoner er skjult fra sidepanelet og grensesnittet, og alle data bevares for når du aktiverer dem på nytt.

Funksjoner som kan slås av/på: - Tilbud – Tilbud-seksjonen. Når deaktivert, fjernes Tilbud fra sidepanelet og du arbeider bare med fakturaer. - Produkter – Produktkatalogen. Når deaktivert, fjernes Produkter fra sidepanelet. - Lagersporing – Beholdningssporing for produkter. Dette er en underfunksjon av Produkter og er kun tilgjengelig mens Produkter er aktivert — å slå av Produkter slår også av Lagersporing. - Kalender – Kalendervisningen for planlagte og gjenkommende dokumenter. - Kreditnotaer – Utstedelse av refusjoner og kreditnotaer mot fakturaer. - Rapporter – Rapporter-området (omsetning, aldring, skatt, resultatregnskap og mer). - Aktivitetslogg – Den levende revissjonsloggen over endringer i arbeidsområdet. - Team – Invitere medlemmer og administrere roller og tillatelser.

Slik slår du av/på funksjoner: 1. Gå til Innstillinger → Funksjoner 2. Slå bryteren ved siden av en funksjon for å aktivere eller deaktivere den 3. Endringer trer i kraft umiddelbart

Hvorfor deaktivere funksjoner? - Forenkle arbeidsområdet ved å skjule funksjoner du ikke bruker - Reduser sidepanelrot for et renere grensesnitt - Fokuser på verktøyene som er viktige for arbeidsflyten din - Funksjoner kan aktiveres på nytt når som helst med alle data bevart

Administrer Invotify-abonnementet ditt fra Fakturering-seksjonen i Innstillinger.

Visning av gjeldende plan: - Plannavnet ditt med et ikon (Starter, Pro eller Lifetime) - Abonnementsstatus (Aktiv, Kansellert osv.) - Faktureringsperiode eller «Livstidstilgang» for engangskjøp - Gjeldende pris og fornyingsinformasjon - «Administrer abonnement»-knapp (åpner Stripe-kundeportalen) - «Bytt plan»-knapp for å sammenligne og oppgradere

Oppgraderingsprosess: 1. Klikk «Bytt plan» for å se alle tilgjengelige planer 2. Sammenlign funksjoner på tvers av Starter, Pro og Lifetime 3. Klikk oppgraderingsknappen på valgt plan 4. Fullfør betaling sikkert via Stripe Checkout 5. Planen oppgraderes umiddelbart og nye funksjoner er tilgjengelige med en gang

Administrer abonnement: «Administrer abonnement»-knappen åpner Stripe-kundeportalen der du kan: - Oppdatere kreditt- eller debetkortet ditt - Se fullstendig faktureringshistorikk - Laste ned betalingskvitteringer og fakturaer - Kansellere abonnementet - Bytte fra månedlig til årlig fakturering

Integrasjoner-fanen lar deg koble til eksterne tjenester. Betalings- og banksynkroniseringsintegrasjoner er tilgjengelige på Pro- og Lifetime-planer.

Motta nettbetalinger: Koble til Stripe og/eller PayPal slik at kunder kan betale fakturaene dine på nett. Begge bruker en sikker OAuth-tilkobling — du autoriserer Invotify fra din eksisterende Stripe- eller PayPal-konto; Invotify ser aldri påloggingen din.

Konfigurere en betalingsleverandør: 1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner 2. Under «Motta nettbetalinger», klikk Koble til ved siden av Stripe eller PayPal 3. Du vil bli videresendt til leverandøren for å autorisere tilkoblingen 4. Fullfør innebygd prosess (eller logg inn på eksisterende konto) 5. Når tilkoblet vises status og kontodetaljer i Innstillinger

Etter tilkobling: - Betalingslenker kan genereres for individuelle fakturaer - Betalingslenker inkluderes automatisk i faktura-e-poster - Kunder kan betale direkte fra lenken med kort eller støttede lommebøker - Betalinger settes inn på din tilkoblede Stripe- eller PayPal-konto - Fakturastatus oppdateres automatisk via webhooks når en kunde betaler

Bankavstemming: Pro/Lifetime-brukere kan også koble til en bankkonto (via Plaid) for å hente inn transaksjoner og matche dem mot utestående fakturaer. Se seksjonen Banksynkronisering for detaljer.

Administrere og koble fra: - Se tilkoblingsstatus og kontodetaljer i Innstillinger - Klikk Koble fra for å fjerne en integrasjon når som helst - Frakobling stopper nye betalingslenker fra å fungere, men påvirker ikke selve Stripe-/PayPal-kontoen din

Når du legger til en kunde med et europeisk MVA-nummer, kan Invotify validere det mot den offisielle EU VIES-databasen og autofylle selskapsdetaljer.

Slik fungerer det: 1. Du oppretter en ny kunde og oppgir MVA-nummeret deres (f.eks. LV40203700105) 2. Invotify registrerer at det er et EU MVA-nummer (starter med en 2-bokstavers EU-landkode) 3. Det sender nummeret til Europakommisjonens VIES-database for validering 4. Hvis gyldig: selskapsnavn og registrert adresse fra statsdatabasen autofylles i kunderegisteringen 5. Hvis ugyldig: du ser en advarsel før lagring

Hvorfor dette er viktig: - For B2B-fakturering i Europa må du verifisere kundens MVA-nummer for skatteoverholdelse (omvendt avgiftsplikt, MVA-fritak) - Autofylling av det offisielle registrerte navn og adresse forhindrer skrivefeil og sikrer at fakturaene refererer til den juridisk korrekte enheten - VIES er den autoritative kilden — det er den samme databasen skattemyndighetene bruker

Støttede land: Alle 27 EU-medlemsland pluss Nord-Irland (XI). Fullstendig liste: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Gratis, ingen API-nøkkel: VIES drives av Europakommisjonen. Det er gratis, offentlig og krever ingen registrering. Invotify kaller det direkte når du validerer et MVA-nummer.

Merk: VIES er av og til treg eller utilgjengelig når EU-medlemslands databaser er under vedlikehold. Invotify håndterer tidsavbrudd på en smidig måte — du kan alltid lagre kunden og validere senere.

Personvern og data-fanen gir deg GDPR-kompatibel kontroll over dataene dine: en fullstendig eksport og permanent sletting av konto.

Dataeksport: Klikk Last ned dataene mine for å generere en enkelt JSON-fil som inneholder profilen din, kunder, fakturaer, tilbud, produkter, maler og relaterte poster. Den lastes ned umiddelbart og er tilgjengelig uavhengig av abonnementsstatus.

Sletting av konto: Klikk Slett kontoen min, og skriv deretter SLETT KONTOEN MIN for å bekrefte. Dette fjerner permanent kontoen og alle tilknyttede data — det kan ikke angres, så eksporter dataene dine først.

Leter du etter flere eksportalternativer? Seksjonen E-fakturering og samsvar dekker strukturerte CSV/JSON-dataeksporter og elektroniske fakturaformater (UBL, CII, Peppol) i detalj.