Tilbud

Tilbud (også kalt estimater eller forslag) lar deg sende prisinformasjon til potensielle kunder før arbeidet ferdigstilles. Når et tilbud er akseptert, kan du enkelt konvertere det til en faktura med ett klikk.

Tilbud vs. fakturaer: - Tilbud har en utløpsdato i stedet for en forfallsdato - Tilbud kan konverteres til fakturaer når de aksepteres - Tilbud påvirker ikke inntektsmålingene dine før de konverteres - Tilbud følger samme malsystem som fakturaer - Tilbud har sitt eget sett med statuser (Utkast, Sendt, Akseptert, Avvist, Utløpt, Konvertert)

Vanlige bruksområder: - Gi prosjektestimater til kunder før arbeidet starter - Sende forslag for nye forretningsmuligheter - Få godkjenning av priser før fakturering - Dokumentere avtalte priser før du oppretter en endelig faktura

Merk: Tilbud kan aktiveres eller deaktiveres fra Innstillinger → Funksjoner. Hvis deaktivert, skjules tilbudsseksjonen fra sidemenyen.

Å opprette et tilbud er nesten identisk med å opprette en faktura. Hovedforskjellen er feltet for utløpsdato og de tilbudsspesifikke handlingene som er tilgjengelige.

Tilbudsredigereren: Tilbudsredigereren deler alle funksjoner med fakturaredigereren: - Kundevalg med automatisk utfylling - Linjeposter med produkter og priser - Skatte- og rabattberegninger - Malvalg - A4-forhåndsvisning i sanntid

Tilbudsspesifikke felt: - Gyldig til (utløpsdato) - Når tilbudet utløper og ikke lenger er gyldig. Dette erstatter fakturaens forfallsdato og er som standard 30 dager etter utstedelsesdatoen.

Gjentakende tilbud: Som fakturaer støtter tilbud også gjentakende planer ved hjelp av den samme gjentakelsesbryteren i redigereren. Dette er nyttig for å sende periodiske forslag eller fornyelsestilbud til kunder.

Når du oppretter et tilbud: 1. Sett en rimelig utløpsperiode (vanligvis 14–30 dager) 2. Inkluder alle kostnader og potensielle alternativer 3. Legg til notater som forklarer vilkår og betingelser 4. Gå gjennom forhåndsvisningen før du lagrer

Tilbudslistesiden gir de samme administrasjonsfunksjonene som fakturaer, med flere tilbudsspesifikke handlinger.

Tilgjengelige handlinger: - Vis - Åpne tilbudets detaljside med PDF-forhåndsvisning - Rediger - Endre tilbudsinnhold - Dupliser - Opprett en kopi av tilbudet - Last ned PDF - Få tilbudet som en profesjonell PDF - Send e-post - Send til kunde med PDF-vedlegg (setter tilbudet til "Sendt") - Konverter til faktura - Opprett en faktura fra dette tilbudet - Slett - Fjern tilbudet

Tilbudsstatuser: - Utkast - Tilbud opprettet, men ennå ikke sendt - Sendt - Levert til kunde, venter på svar - Akseptert - Kunden har akseptert tilbudet - Avvist - Kunden har avslått tilbudet - Utløpt - Passert utløpsdatoen uten svar - Konvertert - Er konvertert til en faktura

Når en kunde aksepterer tilbudet ditt, kan du konvertere det til en faktura med ett enkelt klikk. Dette sparer tid og sikrer nøyaktighet ved å overføre alle detaljene. Du kan konvertere et tilbud som har statusen Utkast, Sendt eller Akseptert; et tilbud som allerede er konvertert, kan ikke konverteres på nytt.

Konverteringsprosess: 1. Åpne tilbudet 2. Klikk på "Konverter til faktura" 3. Gå gjennom den genererte fakturaen 4. Juster datoer om nødvendig 5. Lagre og send fakturaen

Hva som kopieres: - Alle linjeposter med beskrivelser, antall og priser - Kundeinformasjon - Notater - Malvalg - Skattesatser og rabatter

Hva som endres: - Et nytt fakturanummer genereres automatisk - Utstedelsesdato settes til i dag - Forfallsdato settes til 30 dager etter utstedelsesdatoen - Den opprinnelige tilbudsstatusen endres til "Konvertert" - En kobling mellom tilbudet og fakturaen opprettholdes

For større eller faseinndelte prosjekter trenger du ikke å fakturere et tilbud i sin helhet på én gang. Delfakturering lar deg fakturere et akseptert tilbud i flere trinn, ved å generere en separat faktura for hver fase, samtidig som det opprinnelige tilbudet beholdes som den eneste kilden til sannhet. Delfakturering er tilgjengelig i alle planer.

Slik fungerer det: Hver delfaktura trekker ned en del av tilbudets totalsum. Du kan fakturere hvert trinn etter prosent (f.eks. 30 % depositum, så 40 %, deretter 30 %) eller etter et fast beløp (en spesifikk milepælverdi). Invotify følger med på hvor mye av tilbudet som allerede er fakturert, og hvor mye som gjenstår.

Beskyttelse mot overfakturering: Du kan aldri fakturere mer enn tilbudets totalsum. Når den samlede summen når 100 % av tilbudet, kan ingen flere delfakturaer opprettes – systemet blokkerer ethvert beløp som vil overstige den gjenstående ufakturerte saldoen.

Aktivere det: Delfakturering er valgfritt per tilbud. Kryss av for "Tillat delfakturering" i tilbudsredigereren (i tilbudsdetaljseksjonen, når du oppretter eller redigerer tilbudet). Hvis et tilbud ikke tillater det, sier delfaktureringsvisningen ifra og lenker deg rett til redigereren for å slå det på.

Hvor du finner det: Åpne tilbudets detaljside og bruk delfaktureringsvisningen for å legge til milepæler, angi prosenten eller det faste beløpet, og generere fakturaen for det trinnet. Hver genererte faktura oppfører seg som en hvilken som helst annen faktura (PDF, e-post, betalingssporing).

Tilbudsutløpsdatoer følges gjennom hele Invotify for å hjelpe deg med å følge opp kunder i tide. Systemet overvåker aktivt tilbudene dine og sender varsler før de utløper.

Hvor utløpsdatoer vises: - Tilbudets detaljside - Kalendervisning som fargekodede hendelser - Varslingssystem med varsler av middels prioritet

Varsler: - Tilbud utløper snart - En forvarsel når et sendt tilbud nærmer seg utløpsdatoen og fortsatt er ubesvart - Tilbud utløpt - Utløses når et tilbud passerer utløpsdatoen uten svar

Beste praksis: - Sjekk kalenderen ukentlig for tilbud som utløper - Send oppfølgings-e-poster før utløp - Vurder å forlenge utløpet for engasjerte prospekter - Lukk utløpte tilbud hvis det ikke kommer svar