Tilbud

Tilbud (også kalt estimater eller forslag) lar deg sende prisinformasjon til potensielle klienter før du ferdigstiller arbeidet. Når et tilbud er godtatt, kan du enkelt konvertere det til en faktura med ett klikk.

Tilbud kontra fakturaer: - Tilbud har en utløpsdato i stedet for en forfallsdato - Tilbud kan konverteres til fakturaer når de godtas - Tilbud påvirker ikke omsetningsmålingene dine før de konverteres - Tilbud følger samme malsystem som fakturaer - Tilbud har sitt eget sett med statuser (Utkast, Sendt, Godtatt, Avvist, Utløpt, Konvertert)

Vanlige bruksområder: - Gi prosjektestimater til klienter før arbeidet starter - Sende forslag for nye forretningsmuligheter - Få godkjenning på priser før fakturering - Dokumentere avtalte priser før du oppretter en endelig faktura

Merk: Tilbud kan aktiveres eller deaktiveres fra Innstillinger → Funksjoner. Hvis det er deaktivert, skjules Tilbud-seksjonen fra sidemenyen.

Å opprette et tilbud er nesten identisk med å opprette en faktura. Hovedforskjellen er utløpsdatofeltet og de tilbudsspesifikke handlingene som er tilgjengelige.

Tilbudsredigereren: Tilbudsredigereren deler alle funksjoner med fakturaredigereren: - Kundevalg med automatisk utfylling - Linjeelementer med produkter og priser - Skatte- og rabattberegninger - Malvalg - Direkte A4-forhåndsvisning

Tilbudsspesifikke felter: - Gyldig til (utløpsdato) — når tilbudet utløper og ikke lenger er gyldig. Dette erstatter fakturaens forfallsdato og er som standard 30 dager etter utstedelsesdatoen.

Gjentakende tilbud: Som fakturaer støtter tilbud også gjentakende planer ved hjelp av samme gjentakelsesbryter i redigereren. Dette er nyttig for å sende periodiske forslag eller fornyelsestilbud til klienter.

Når du oppretter et tilbud: 1. Angi en rimelig utløpsperiode (vanligvis 14–30 dager) 2. Inkluder alle kostnader og mulige alternativer 3. Legg til notater som forklarer vilkår og betingelser 4. Gjennomgå forhåndsvisningen før du lagrer

Tilbudslistesiden gir de samme administrasjonsfunksjonene som fakturaer, med ytterligere tilbudsspesifikke handlinger.

Tilgjengelige handlinger: - Vis — åpne tilbudets detaljside med PDF-forhåndsvisning - Rediger — endre tilbudsinnhold - Dupliser — opprett en kopi av tilbudet - Last ned PDF — få tilbudet som en profesjonell PDF - Send e-post — send til kunden med PDF-vedlegg (setter tilbudet til «Sendt») - Konverter til faktura — opprett en faktura fra dette tilbudet - Slett — fjern tilbudet

Tilbudsstatuser: - Utkast — tilbud opprettet, men ennå ikke sendt - Sendt — levert til kunden, avventer svar - Godtatt — kunden har godtatt tilbudet - Avvist — kunden har avslått tilbudet - Utløpt — passert utløpsdatoen uten svar - Konvertert — er konvertert til en faktura

Når en klient godtar tilbudet ditt, kan du konvertere det til en faktura med ett enkelt klikk. Dette sparer tid og sikrer nøyaktighet ved å overføre alle detaljene. Du kan konvertere et tilbud som har statusen Utkast, Sendt eller Godtatt; et tilbud som allerede er konvertert, kan ikke konverteres på nytt.

Konverteringsprosess: 1. Åpne tilbudet 2. Klikk «Konverter til faktura» 3. Gjennomgå den genererte fakturaen 4. Juster datoer ved behov 5. Lagre og send fakturaen

Hva som kopieres: - Alle linjeelementer med beskrivelser, antall og priser - Kundeinformasjon - Notater - Malvalg - Skattesatser og rabatter

Hva som endres: - Et nytt fakturanummer genereres automatisk - Utstedelsesdatoen settes til i dag - Forfallsdatoen settes til 30 dager etter utstedelsesdatoen - Den opprinnelige tilbudsstatusen endres til «Konvertert» - En lenke mellom tilbudet og fakturaen opprettholdes

For større eller faseinndelte prosjekter trenger du ikke å fakturere et tilbud på én gang. Fremdriftsfakturering lar deg fakturere et godtatt tilbud i flere trinn, der det genereres en separat faktura for hver fase mens det opprinnelige tilbudet beholdes som den eneste kilden til sannhet. Fremdriftsfakturering er tilgjengelig på alle abonnementer.

Slik fungerer det: Hver fremdriftsfaktura trekker ned en del av tilbudets totalsum. Du kan fakturere hvert trinn etter prosentandel (f.eks. 30 % depositum, deretter 40 %, deretter 30 %) eller etter et fast beløp (en spesifikk milepælsverdi). Invotify sporer hvor mye av tilbudet som allerede er fakturert og hvor mye som gjenstår.

Beskyttelse mot overfakturering: Du kan aldri fakturere mer enn tilbudets totalsum. Når det kumulative beløpet når 100 % av tilbudet, kan ingen flere fremdriftsfakturaer opprettes — systemet blokkerer ethvert beløp som ville overskride den gjenstående ufakturerte saldoen.

Aktivere det: Fremdriftsfakturering er valgfritt per tilbud. Kryss av for «Tillat fremdriftsfakturering» i tilbudsredigereren (i tilbudsdetaljseksjonen, når du oppretter eller redigerer tilbudet). Hvis et tilbud ikke tillater det, sier fremdriftsvisningen det og lenker deg rett til redigereren for å slå det på.

Hvor du finner det: Åpne tilbudets detaljside og bruk fremdriftsfaktureringsvisningen for å legge til milepæler, angi prosentandelen eller det faste beløpet, og generere fakturaen for det trinnet. Hver genererte faktura oppfører seg som enhver annen faktura (PDF, e-post, betalingssporing).

Utløpsdatoer for tilbud spores gjennom hele Invotify for å hjelpe deg å følge opp klienter til riktig tid. Systemet overvåker tilbudene dine aktivt og sender varsler før de utløper.

Hvor utløpsdatoer vises: - Tilbudets detaljside - Kalendervisning som fargekodede hendelser - Varslingssystem med varsler av middels prioritet

Varselmeldinger: - Tilbud utløper snart — et hint når et sendt tilbud nærmer seg utløpsdatoen og fortsatt er ubesvart - Tilbud utløpt — utløses når et tilbud passerer utløpsdatoen uten svar

Beste praksis: - Sjekk Kalenderen ukentlig for tilbud som utløper - Send oppfølgings-e-poster før utløp - Vurder å forlenge utløpet for engasjerte prospekter - Lukk utløpte tilbud hvis du ikke får svar