Kundeportal og deling

Kundeportalen er klientsiden av Invotify – alt kunden din ser og gjør uten å opprette en konto. Du genererer en sikker delingslenke, sender den til klienten, og de får en ryddig, profilert side der de kan lese fakturaen, laste ned PDF-en og (på Pro) betale på nett. Samtidig får du et stille notat om nøyaktig når og hvor de åpnet den.

Hva portalen gjør:

• Offentlig fakturavisning — En tokenbasert lenke åpner fakturaen i nettleseren. Ingen innlogging, inget passord, ingen friksjon for klienten.
• PDF-nedlasting — Klienten laster ned en piksel-perfekt A4-PDF av fakturaen med ett klikk.
• Nettbetaling (Pro) — En «Betal nå»-knapp tar klienten til en sikker Stripe-kasse for full eller delvis betaling.
• Visningssporing — Hvert åpning blir loggført: når, fra hvor, antall visninger og tidsstempel for første/siste visning.
• E-postpreferanser — En-klikks avmelding og detaljert kontroll over hvilke e-poster klienten mottar.

To lenketyper:

• Enkeltfakturalenke (/invoice/{token}) — Viser én bestemt faktura med alle detaljer og en nedlasting/betal-handling.
• Kundeportallenke (/portal/{token}) — En samlet visning av kundens nylige fakturaer, total utestående saldo, eventuelt forfalt-flagg og kreditnotasaldo, med en betal-handling for hver faktura.

Planer: Offentlig visning, PDF-nedlasting, visningssporing og administrasjon av e-postpreferanser er tilgjengelig på alle planer. Nettbetaling fra portalen krever en Pro-plan med Stripe tilkoblet.

Hver portalside er profilert med bedriftsnavnet og logoen din, har en diskret «Drevet av Invotify»-bunntekst og er merket noindex slik at den aldri vises i søkemotorer.

Deling av en faktura oppretter et unikt, vanskelig å gjette delingstoken og gjør det om til en offentlig lenke klienten kan åpne uten å logge inn. Tokenet er en tilfeldig UUID – det kan ikke gjettes ved å øke et tall – og det peker til nøyaktig én faktura.

Slik fungerer delingstokenet:

• Å generere en lenke oppretter et share_token for fakturaen og returnerer en URL på formen https://your-app/invoice/{token}.
• Hvis et token allerede eksisterer for fakturaen, returnerer Invotify det samme – å dele på nytt endrer ikke lenken eller ødelegger en URL du allerede har sendt.
• Lenken er den eneste legitimasjonen. Alle som har den, kan se fakturaen, så behandle den som en privat lenke.
• Du kan tilbakekalle en delingslenke når som helst. Tilbakekalling sletter tokenet, og den gamle URL-en slutter umiddelbart å fungere (den returnerer «ikke funnet»). Generer en ny lenke for å dele på nytt.

Tillatelser: Å generere eller tilbakekalle en delingslenke krever tillatelsen «Administrer fakturaer», slik at bare autoriserte teammedlemmer kan eksponere en faktura.

Hva klienten mottar: Når du sender en faktura på e-post, kan lenken (og på Pro, en betalingslenke) følge med. Du kan også kopiere delingsURL-en og sende den via hvilken som helst kanal – chat, ditt eget e-postprogram, en meldingsapp.

Dele PDF-en til WhatsApp, Telegram, Slack m.fl.: Del-dialogen på fakturaer og tilbud gir den gjengitte PDF-en direkte til enhetens delingsskjerm (på telefoner, nettbrett og moderne stasjonære nettlesere). Trykk WhatsApp, Telegram, Slack eller Messenger og PDF-en er allerede vedlagt – velg mottaker og send. På nettlesere uten støtte for delingsskjerm med filer laster Invotify ned PDF-en og åpner appen slik at du kan legge den ved manuelt.

Når en klient åpner en delingslenke, lander de på en ryddig, mobilevennlig side som ikke krever innlogging. Det finnes to opplevelser avhengig av lenken.

Enkeltfakturaside (`/invoice/{token}`): Klienten ser hele fakturaen – bedriftsnavn og logo, fakturanummer og status, utstedt- og forfallsdatoer, faktureringsdetaljer, alle linjeenheter med mengder og totaler, og eventuelle notater du la til. Nederst er handlingene: - Last ned PDF — Genererer og laster ned en profesjonell A4-PDF, identisk med det du ville sendt. Genereres på serveren etter behov. - Betal nå — Vises kun når en betalingslenke er tilgjengelig og fakturaen ikke allerede er betalt eller kansellert (Pro – se Nettbetaling nedenfor).

Samlet portalside (`/portal/{token}`): En dashbord-lignende oversikt for kunden på tvers av alle fakturaer hos deg: - Utestående saldo — Totalt gjenstående på tvers av alle ubetalte fakturaer (ikke bare den de klikket på), med et forfalt-flagg hvis noen er forfalt. - Kreditnotasaldo — Eventuell utstedt eller brukt kreditt de har. - Fakturaliste — Deres nylige fakturaer som ikke er kladder, paginert, der hver viser nummer, datoer, status, beløp og en betal-handling.

Personvern i design: Portalen returnerer kun et sikkert delsett av data. Interne ID-er, selve delingstokenet og alt som ikke er relatert til den kunden, er fjernet fra svaret. Den samlede portalen er strengt avgrenset til den ene kunden tokenet tilhører. Portalsvar sendes med no-store-caching slik at ingenting sensitivt bufres av mellomledd.

På en Pro-plan med Stripe tilkoblet gjør portalen et syn om til en betaling. Klienten klikker «Betal nå» og lander på Stripes sikre, hostede kasse – Invotify berører aldri kortopplysningene deres.

Slik flyter en portalbetaling: 1. Klienten åpner fakturaen eller den samlede portalen og klikker Betal. 2. Invotify oppretter en Stripe Checkout-økt for den fakturaen og omdirigerer klienten dit. 3. Klienten betaler på Stripes hostede side. E-postadressen er forhåndsutfylt for en raskere kasse. 4. Etter vellykket betaling returneres de til en bekreftelsesside; hvis de kansellerer, lander de tilbake på en ryddig måte. 5. Stripe bekrefter betalingen og fakturastatusen oppdateres automatisk til Betalt.

Fulle eller delvise betalinger: - Som standard betaler klienten hele utestående saldo (beløpet som forfaller, ikke bare den opprinnelige totalen – så tidligere delvise betalinger er tatt hensyn til). - Hvis du har aktivert delvise betalinger på fakturaen, kan klienten betale et mindre beløp. Invotify håndhever et eventuelt minimumsbetalingsbeløp du setter og lar aldri klienten betale mer enn det som fortsatt er skyldig.

Innebygde sikkerhetsmekanismer: - Allerede betalte eller kansellerte fakturaer kan ikke betales igjen – Betal-knappen skjules og forespørselen avvises på serversiden. - Portalens betalingsendepunkt er hastighetsbegrenset for å forhindre misbruk. - Betalingsbeløpet valideres mot den gjeldende utestående saldoen og Stripes minimumsgebyr før en økt opprettes.

Viktig: Nettbetaling krever en Pro-plan og en tilkoblet Stripe-konto. Uten Stripe tilkoblet fungerer portalen fortsatt for visning og nedlasting – det er bare ingen Betal-knapp.

Slutt å lure på om klienten faktisk åpnet fakturaen. Hver gang en delt faktura vises, registrerer Invotify det – slik at du vet nøyaktig når de så den, hvor mange ganger og fra hvor.

Hva som registreres ved hvert syn: - Tidsstempel — Når visningen skjedde. - Kilde — Hvor visningen kom fra: link (en delt enkeltfakturalenke), email, portal eller api. Standardverdi er link. - Seer-IP — Klientens IP-adresse (tolket fra videresendingshodet), slik at du kan skille gjentatte åpninger fra samme sted fra nye. - Brukeragent — Nettleser-/enhets-strengen, avkortet til en sikker lengde.

Samlede statistikker Invotify holder per faktura: - Antall visninger — Løpende totalt antall åpninger. - Først sett — Nøyaktig når fakturaen ble åpnet for første gang (stemplet én gang, aldri overskrevet). - Sist sett — Den nyeste åpningen. - Unike IP-er — Hvor mange distinkte IP-adresser som har sett den.

Hvor du ser det: Fakturaens visningsstatistikk vises på fakturadetaljsiden – et kompakt merke viser antall visninger, med første- og siste-sett tidsstempler ved pekerarsenalet, og en live-indikator når fakturaen ble åpnet nylig. Den fullstendige visningsloggen (hvert enkelt åpning med kilde, IP og brukeragent) er tilgjengelig via fakturaens visningsdata, avgrenset til bedriften din.

Misbruksbeskyttelse: Sporingsendepunktet er hastighetsbegrenset per IP og per token, slik at en enkelt klient som laster på nytt gjentatte ganger ikke kan blåse opp antall visninger, og endepunktet kan ikke bombarderes for å fylle opp tallene.

Hver e-post Invotify sender en kunde bærer en avmeldings- og preferanselenke, slik at klienter alltid har kontroll over hva som lander i innboksen. Lenken fungerer uten innlogging – selve avmeldingstokenet beviser eierskap av e-postadressen.

Hva klienter kan kontrollere: - Dokumente-poster — Fakturaer, tilbud og andre dokumenter sendt til dem. - Påminnelses-e-poster — Påminnelser om forfalte og kommende betalinger. - Markedsførings-e-poster — Eventuelle reklamemeldinger eller kunngjøringer.

Hver kategori er en uavhengig av/på-bryter. En klient som bare ønsker fakturaer men ikke påminnelser kan ha nøyaktig det – det er ikke alt eller ingenting.

En-klikks avmelding: Preferansesiden er det samme overflaten som avmeldingslenken i enhver e-post. Klienter kan slå av én kategori, eller melde seg av alt, på ett sted. Endringer lagres umiddelbart og gjelder for fremtidige utsendinger.

Slik forblir det sikkert: - Preferanseendepunktet krever et gyldig token (avvist hvis for kort eller manglende), og det tokenet alene autoriserer lesing og oppdatering av preferansene – ingen konto nødvendig. - Bare de kjente, tillatte preferansenøklene aksepteres, og bare boolske verdier, slik at endepunktet ikke kan tvinges til å endre noe annet. - Lesing og skriving er hastighetsbegrenset per IP.

Å respektere disse preferansene holder sending-omdømmet ditt sunt og holder deg på riktig side av antispamreglene – klienter som har valgt å melde seg av slutter rett og slett å motta den kategorien.