Betalinger og innkreving

Invotify gjør fakturaer om til resultater — betalte sådanne. Betalingssystemet håndterer alt fra den første betalingsknappen på en faktura til den endelige avstemmingen mot en banktransaksjon. Det meste går automatisk når du først har satt det opp.

Slik fungerer betalinger fra ende til ende:

1. Betalingsknapp på fakturaen. Hver faktura på Pro- og Lifetime-planene kommer med en betalingslenke. Kundene klikker på den og fullfører betalingen på sekunder med metodene du har aktivert.

1. Automatiske statusoppdateringer. Når en betaling lykkes, mottar Invotify bekreftelsen fra betalingsleverandøren og setter fakturaen til Betalt automatisk. Ingen kontroll, ingen manuelle steg.

1. Purringer ved forfall. Hvis en faktura blir forfalt, sender Invotify høflige purrings-e-poster til kunden etter en plan du konfigurerer — eller varsler deg slik at du kan avgjøre om du vil dytte dem litt.

1. Bankavstemming. Hvis du har koblet til banken din, følger Invotify med på innkommende transaksjoner og matcher dem automatisk mot utestående fakturaer. Alt den ikke kan matche med sikkerhet, forblir tilgjengelig for manuell matching med ett klikk.

1. Forsinkelsesgebyrer, kreditnotaer, delbetalinger, manuell registrering. Hvert spesialtilfelle i virkelighetens fakturering er dekket.

Hva hver plan får: Manuell betalingsregistrering, delbetalinger med løpende saldo, purringer ved forfall og forsinkelsesgebyrer er tilgjengelig på alle planer — Starter, Pro og Lifetime. Du kan alltid registrere betalinger du har mottatt utenfor Invotify (kontant, sjekk, bankoverføring) og purre på forfalte fakturaer.

Hva Pro og Lifetime legger til: Nettbetalinger via Stripe og PayPal, betalingslenker per faktura med automatiske statusoppdateringer, banksynkronisering med automatisk matching (Plaid), samt lagrede betalingsmetoder med automatisk trekk for gjentakende fakturaer.

Koble til Stripe, PayPal eller begge — så vil hver faktura du sender inkludere en betalingslenke, og betalte fakturaer oppdaterer seg selv. Nettbetalinger er en funksjon i Pro- og Lifetime-planene.

Koble til Stripe: 1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner 2. Klikk på «Koble til» ved siden av Stripe 3. Du blir videresendt til Stripe for å godkjenne tilkoblingen eller opprette en ny konto 4. Fullfør Stripes onboarding (vanligvis noen få minutter — de ber om grunnleggende firmaopplysninger) 5. Tilbake i Invotify viser tilkoblingsstatusen «Tilkoblet» med kontonavnet ditt

Koble til PayPal: 1. I de samme integrasjonsinnstillingene klikker du på «Koble til» ved siden av PayPal 2. Godkjenn Invotify gjennom PayPals OAuth-flyt 3. Når tilkoblingen er klar, kan fakturaer betales med PayPal ved siden av (eller i stedet for) Stripe

Betalingsmetoder som støttes via Stripe: - Kreditt- og debetkort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-direktebelastning (Europa)

Tilgjengelige metoder avhenger av din Stripe-region. PayPal-betalinger behandles gjennom PayPals Orders API.

Sikkerhet: Invotify ser eller lagrer aldri kundenes kort- eller bankopplysninger. Betalingsinformasjonen samles inn direkte av Stripe eller PayPal gjennom deres egne sikre skjemaer. Kortdata er PCI DSS Level 1-kompatible som standard fordi betalingsleverandøren håndterer samsvarsomfanget.

Hva som skjer når en kunde betaler: 1. Kunden klikker på betalingslenken på fakturaen (e-post eller PDF) 2. De fullfører betalingen på Stripes eller PayPals vertsside 3. Betalingsleverandøren bekrefter betalingen til Invotify i sanntid via webhook 4. Fakturastatusen settes til Betalt 5. Du får et varsel

Delbetalinger: Hvis en kunde bare betaler en del av en faktura (f.eks. et depositum), registrerer Invotify delbetalingen og holder fakturaen åpen for resten. Du ser både beløpet som er betalt og beløpet som fortsatt gjenstår.

Lagrede betalingsmetoder og automatisk trekk: På Pro og Lifetime kan kunder lagre en betalingsmetode slik at gjentakende fakturaer belastes automatisk når hver forekomst genereres. Du setter dette opp per kunde, og den lagrede metoden oppbevares trygt hos betalingsleverandøren — Invotify lagrer aldri selve kortet.

Koble til firmaets bankkonto via Plaid, så matcher Invotify innkommende transaksjoner mot utestående fakturaer — noe som fjerner manuell avstemming. Transaksjoner synkroniseres inn, en matchingsmotor poengsetter dem mot dine åpne fakturaer, treff med høy sikkerhet markerer fakturaen som betalt automatisk, og resten kan matches (eller ignoreres) med ett klikk.

Banksynkronisering er en funksjon i Pro og Lifetime og kobles til sikkert gjennom Plaid — Invotify ser bare transaksjonsdata, aldri bankinnloggingen din. Du kan trekke tilbake tilkoblingen når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner.

Se den dedikerte Bank-delen for den fullstendige veiledningen: hvordan matchingen poengsettes (beløp, datonærhet, beskrivelse), institusjoner som støttes, manuell matching og personvernsdetaljer.

Når en faktura passerer forfallsdatoen, kan Invotify automatisk sende høflige purrings-e-poster til kunden — eller rett og slett varsle deg slik at du avgjør om du vil dytte dem litt. Ingen aggressive nye kortbelastninger, ingen inkassokjeder. Bare et vennlig «hei, denne er forfalt» med betalingslenken.

Slik fungerer purringer: 1. En faktura passerer forfallsdatoen 2. På den konfigurerte dagen (f.eks. 7 dager etter forfall) sender Invotify en høflig, merkevaretilpasset e-post til kunden med fakturanummer, beløp og forfallsdato 3. Hvis kunden fortsatt ikke har betalt, kan en ny purring gå ut senere (f.eks. 14 dager, 30 dager — du velger planen) 4. Hver purring spores på fakturaen: når den siste ble sendt og hvor mange som har gått ut 5. Purringer er frekvensbegrenset slik at en faktura aldri utløser mer enn én per dag

To moduser: - Automatisk purring — Slå på i Innstillinger. Invotify sender purringer automatisk etter planen du konfigurerer. Du trenger ikke gjøre noe. - Manuell purring — Invotify varsler DEG når en faktura er forfalt. Du bestemmer om du vil sende en purring eller håndtere det selv.

Konfigurasjon: - Dager før forfall — send eventuelt et forvarsel før fakturaen forfaller (f.eks. 3 dager før) - Dager etter forfall — når purringer ved forfall skal sendes (1, 7, 14 eller 30 dager etter) - Tone — kommende purringer er milde; purringer ved forfall er fastere

Hva kunden ser: En merkevaretilpasset e-post med fakturanummer, beløpet som skal betales og forfallsdato. Ingen «kortet ditt ble avvist»-formulering — bare en høflig dytt.

Konfigurer en forsinkelsesgebyrspolicy én gang på firmanivå, og bruk den deretter på forfalte fakturaer med ett klikk. Forsinkelsesgebyrer gir kundene dine et reelt insentiv til å betale i tide uten at du må sende kleine «vi la til et gebyr»-e-poster.

Konfigurasjon: Gå til Innstillinger → Dokumentinnstillinger (alternativene for forsinkelsesgebyr ligger i kortet Standard betalingsvilkår): - Aktiver eller deaktiver forsinkelsesgebyrer for firmaet ditt - Respittid — Antall dager etter forfallsdatoen før gebyrer slår inn (f.eks. 3 dager: en faktura 1–3 dager forsinket er gebyrfri, 4+ dager kvalifiserer for gebyret) - Gebyrtype — Fast beløp (f.eks. €25 flatt) eller prosent (f.eks. 2 % av utestående saldo) - Makstak — Valgfritt tak på det totale gebyret, slik at du aldri overbelaster en omtvistet eller liten faktura - Gjentakende — Av som standard. Når aktivert kan gebyret brukes på nytt etter et fast intervall (f.eks. hver 30. dag) så lenge fakturaen forblir forfalt. De fleste virksomheter lar dette være av — la det være av med mindre du spesifikt trenger det.

Slik brukes gebyrer: Når en forfalt faktura har passert respittiden, bruker du handlingen Bruk forsinkelsesgebyr på fakturaen. Gebyret beregnes ut fra policyen din og legges til fakturasummen — kunden ser det opprinnelige beløpet, gebyrbeløpet og den nye summen. Alt kan etterprøves, og du beholder kontrollen: ingen gebyrer legges noensinne til uten ditt klikk.

Kundekommunikasjon: Betalingsvilkår-blokken din kan inneholde tekst som forklarer forsinkelsesgebyrspolicyen din (f.eks. «Et forsinkelsesgebyr på 2 % gjelder fakturaer 3+ dager etter forfall, med tak på €50.»). Invotify sender ikke automatisk «du skylder et forsinkelsesgebyr»-e-poster — det er det purringer ved forfall er til for.

Delfakturering er å fakturere ett enkelt tilbud i flere trinn i stedet for alt på én gang. Perfekt for langvarige prosjekter, milepælsbasert arbeid og retainere med leveranser.

Hvorfor delfakturere: Et nettstedsprosjekt på €18,000 trenger ikke å være én faktura. Fakturer 30 % ved oppstart, 30 % ved midtveisgjennomgang, 40 % ved levering. Hver faktura refererer til det opprinnelige tilbudet, sporer den løpende summen og hindrer deg i noensinne å overfakturere.

Opprette en delfaktura: 1. Åpne tilbudet — det må ha «Tillat delfakturering» krysset av i tilbudsredigereren (aktiver det når du oppretter eller redigerer tilbudet) 2. Bruk delfakturerings-visningen for å legge til et trinn 3. Velg beløpet — enten en prosent av summen (30 %) eller et spesifikt beløp (€5,400) 4. Invotify oppretter en ny faktura som refererer til tilbudet og registrerer den mot den løpende summen 5. Send og krev inn som vanlig

Beskyttelse mot overfakturering: Invotify sporer den totale summen som er fakturert på tvers av alle delfakturaer for et tilbud. Hvis du prøver å opprette en delfaktura som ville overskride tilbudssummen, blokkerer Invotify handlingen. Du kan aldri fakturere mer enn tilbudet ved et uhell.

Spore gjenstående saldo: Tilbudets delfakturerings-visning viser den løpende saldoen — totalt tilbudt, totalt fakturert så langt og det gjenstående beløpet — slik at helhetsbildet alltid er tydelig.

Fakturere resten: For å fakturere hele det gjenstående beløpet oppretter du en siste delfaktura for det som er igjen (et trinn på 100 % av resten). Når den kumulative summen når tilbudssummen, kan ingen flere delfakturaer opprettes.

Ikke alle betalinger kommer via Stripe eller en banksynkronisering. Kontant, sjekker, bankoverføringer, byttekreditt eller betalinger gjort utenfor systemet må alle registreres et sted. Invotify har en flyt for manuell betalingsregistrering for nettopp dette.

Slik registrerer du en manuell betaling: 1. Åpne fakturaen 2. Klikk på «Registrer betaling» 3. Angi: - Beløp (angi utestående saldo for full oppgjør, eller mindre for en delbetaling) - Notater (valgfritt — metode, referansenummer, alt verdt å huske) 4. Klikk Lagre

Fakturasaldoen oppdateres umiddelbart. Hvis betalingen gjør opp fakturaen fullt ut, settes statusen til Betalt. Hvis den er delvis, forblir fakturaen åpen for den gjenstående saldoen og registrerer delbetalingen i betalingshistorikken.

Flere betalinger per faktura: En faktura kan motta et hvilket som helst antall delbetalinger over tid. Hver enkelt logges med eget dato og beløp. Betalingshistorikken viser hele tidslinjen med et blikk.

Tilgjengelig på alle planer: Manuell betalingsregistrering er tilgjengelig på Starter, Pro og Lifetime — selv uten en tilkoblet betalingsintegrasjon. Det er grunnmuren i betalingssystemet.