Betalinger og innkreving

Invotify gjør fakturaer til resultater – betalte sådanne. Betalingssystemet håndterer alt fra den første betalingsknappen på en faktura til den endelige avstemmingen mot en banktransaksjon. Det meste kjøres automatisk når du har satt det opp.

Slik fungerer betalinger fra start til slutt:

1. Betalingsknapp på fakturaen. Alle fakturaer på Pro- og Lifetime-planer leveres med en betalingslenke. Klienter klikker den og fullfører betaling på sekunder med metodene du har aktivert.

1. Automatiske statusoppdateringer. Når en betaling lykkes, mottar Invotify bekreftelsen fra betalingsbehandleren og flips fakturaen til Betalt automatisk. Ingen polling, inget manuelt steg.

1. Forfallspåminnelser. Hvis en faktura går over forfall, sender Invotify høflige påminnelses-e-poster til kunden på en plan du konfigurerer – eller varsler deg slik at du kan bestemme om du vil pirke dem.

1. Bankavstemming. Hvis du koblet til banken, overvåker Invotify innkommende transaksjoner og matcher dem automatisk mot utestående fakturaer. Alt den ikke kan matche med selvtillit er tilgjengelig for manuell matching med ett klikk.

1. Forsinkelsesgebyrer, kreditnotaer, delbetalinger, manuell registrering. Alle kanttilfeller av virkelig fakturering er dekket.

Hva alle planer får: Manuell betalingsregistrering, delbetalinger med løpende saldo, forfallspåminnelser og forsinkelsesgebyrer er tilgjengelig på alle planer – Starter, Pro og Lifetime. Du kan alltid registrere betalinger du mottok utenfor Invotify (kontant, sjekk, overføring) og jage forfalte fakturaer.

Hva Pro og Lifetime legger til: Nettbetalinger via Stripe og PayPal, per-faktura betalingslenker med automatiske statusoppdateringer, banksynkronisering med auto-matching (Plaid), og lagrede betalingsmetoder med auto-belastning for gjentakende fakturaer.

Koble til Stripe, PayPal eller begge – så vil alle fakturaer du sender inkludere en betalingslenke, og betalte fakturaer oppdaterer seg selv. Nettbetalinger er en Pro- og Lifetime-funksjon.

Koble til Stripe: 1. Gå til Innstillinger → Integrasjoner 2. Klikk «Koble til» ved siden av Stripe 3. Du omdirigeres til Stripe for å godkjenne tilkoblingen eller opprette en ny konto 4. Fullfør Stripes innmelding (vanligvis noen minutter – de vil be om grunnleggende forretningsinformasjon) 5. Tilbake på Invotify viser tilkoblingsstatusen «Tilkoblet» med kontonavnet

Koble til PayPal: 1. I de samme integrasjonsinnstillingene, klikk «Koble til» ved siden av PayPal 2. Autorisere Invotify gjennom PayPals OAuth-flyt 3. Når tilkoblet kan fakturaer betales med PayPal ved siden av (eller i stedet for) Stripe

Betalingsmetoder støttet via Stripe: - Kreditt- og debetkort - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA-debet (Europa)

Tilgjengelige metoder avhenger av Stripe-regionen. PayPal-betalinger behandles gjennom PayPals Orders API.

Sikkerhet: Invotify ser aldri eller lagrer kunders kort- eller bankdetaljer. Betalingsinformasjon fanges direkte av Stripe eller PayPal gjennom deres egne sikre skjemaer. Kortdata er PCI DSS nivå 1-kompatibel som standard fordi behandleren håndterer samsvarsomfanget.

Hva som skjer når en kunde betaler: 1. Kunden klikker betalingslenken på fakturaen (e-post eller PDF) 2. De fullfører betaling på Stripes eller PayPals vertsside 3. Behandleren bekrefter betalingen til Invotify i sanntid via webhook 4. Fakturastatusen flips til Betalt 5. Du mottar et varsel

Delbetalinger: Hvis en kunde bare betaler deler av en faktura (f.eks. et depositum), registrerer Invotify delbetalingen og holder fakturaen åpen for resten. Du vil se både betalt beløp og beløp som fortsatt skyldes.

Lagrede betalingsmetoder og auto-belastning: På Pro og Lifetime kan kunder lagre en betalingsmetode slik at gjentakende fakturaer belastes automatisk når hver forekomst genereres. Du setter dette opp per kunde, og den lagrede metoden holdes sikkert av betalingsbehandleren – Invotify lagrer aldri selve kortet.

Koble til forretningsbankkontoen via Plaid og Invotify matcher innkommende transaksjoner mot utestående fakturaer – og eliminerer manuell avstemming. Transaksjoner synkroniseres inn, en matchemotor skårer dem mot åpne fakturaer, høy-sikkerhet matcher auto-markerer fakturaen som betalt, og resten kan matches (eller ignoreres) med ett klikk.

Banksynkronisering er en Pro- og Lifetime-funksjon og kobler til sikkert via Plaid – Invotify ser bare transaksjonsdata, aldri banklegitimasjonen. Du kan tilbakekalle tilkoblingen når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner.

Se den dedikerte Bank-delen for den fullstendige guiden: hvordan matching skåres (beløp, dato-nærhet, beskrivelse), støttede institusjoner, manuell matching og personverndetaljer.

Når en faktura går over forfallsdatoen, kan Invotify automatisk sende høflige påminnelses-e-poster til kunden – eller ganske enkelt varsle deg slik at du bestemmer om du vil pirke dem. Ingen aggressiv kortre-belastning, ingen purringskjeder. Bare en vennlig «hei, dette er forfalt» med betalingslenken.

Slik fungerer påminnelser: 1. En faktura går over forfallsdatoen 2. På den konfigurerte dagen (f.eks. 7 dager etter forfall) sender Invotify en høflig merket e-post til kunden med fakturanummer, beløp og forfallsdato 3. Hvis kunden fortsatt ikke har betalt, kan en annen påminnelse gå ut senere (f.eks. 14 dager, 30 dager – du velger planen) 4. Hver påminnelse spores på fakturaen: når den siste ble sendt og hvor mange som er gått ut 5. Påminnelser er ratebegrenset slik at en faktura aldri utløser mer enn én per dag

To modi: - Auto-påminn – Slå på i Innstillinger. Invotify sender påminnelser automatisk på den planen du konfigurerer. Du trenger ikke gjøre noe. - Manuell påminnelse – Invotify varsler DEG når en faktura er forfalt. Du bestemmer om du sender en påminnelse eller håndterer det selv.

Konfigurasjon: - Dager før forfall – eventuelt sende en forvarsel før fakturaen forfaller (f.eks. 3 dager før) - Dager etter forfall – når forfalte påminnelser skal sendes (1, 7, 14 eller 30 dager etter) - Tone – kommende påminnelser er milde; forfalte påminnelser er fastere

Hva kunden ser: En merket e-post med fakturanummeret, det forfalte beløpet og forfallsdatoen. Ingen «kortet ditt ble avvist»-språk – bare en høflig pirk.

Konfigurer en forsinkelsesgebyrpolitikk én gang på selskapsnivå, og bruk den deretter på forfalte fakturaer med ett klikk. Forsinkelsesgebyrer gir kundene et ekte insentiv til å betale til rett tid uten at du må sende ubehagelige «vi la til et gebyr»-e-poster.

Konfigurasjon: Gå til Innstillinger → Dokumentinnstillinger (forsinkelsesgebyr-alternativene finnes i Standardbetalingsbetingelser-kortet): - Aktiver eller deaktiver forsinkelsesgebyrer for selskapet - Karensperiode – Antall dager etter forfallsdato før gebyrer starter (f.eks. 3 dager: en faktura 1-3 dager for sen er gratis, 4+ dager kvalifiserer for gebyret) - Gebyrtype – Fastbeløp (f.eks. €25 flat) eller prosent (f.eks. 2 % av utestående saldo) - Maksimumstak – Valgfritt tak på det totale gebyret, slik at du aldri overfakturerer en omstridt eller liten faktura - Gjentakende – Av som standard. Når aktivert, kan gebyret brukes igjen etter et angitt intervall (f.eks. hver 30. dag) så lenge fakturaen forblir forfalt. De fleste bedrifter holder dette av – la det stå av med mindre du spesifikt trenger det.

Slik brukes gebyrer: Når en forfalt faktura klarerer karensperioden, bruk Bruk forsinkelsesgebyr-handlingen på fakturaen. Gebyret beregnes fra politikken din og legges til fakturaens total – kunden ser det opprinnelige beløpet, gebyrbeløpet og den nye totalen. Alt er revisjonssporing, og du har kontrollen: ingen gebyr legges til uten klikket ditt.

Kundekommunikasjon: Betalingsbetingelsesblokken kan inkludere tekst som forklarer forsinkelsesgebyrpolicyen (f.eks. «Et forsinkelsesgebyr på 2 % gjelder for fakturaer som er mer enn 3 dager etter forfall, begrenset til €50.»). Invotify sender ikke auto-e-poster «du skylder et forsinkelsesgebyr» – det er hva forfallspåminnelser er for.

Fremgangsbasert fakturering er å fakturere et enkelt tilbud i flere etapper i stedet for alt på én gang. Perfekt for langvarige prosjekter, milepælsbasert arbeid og retainere med leveranser.

Hvorfor fremgangsbasert fakturering: Et €18 000 nettstedsprosjekt trenger ikke å være én faktura. Fakturer 30 % ved oppstart, 30 % ved midtgjennomgang, 40 % ved levering. Hver faktura refererer til det opprinnelige tilbudet, sporer den løpende totalen og forhindrer deg fra å overfakturere.

Opprette en fremgangsfaktura: 1. Åpne tilbudet – det må ha «Tillat fremgangsbasert fakturering» avkrysset i tilbudsredigereren (aktiver det ved opprettelse eller redigering av tilbudet) 2. Bruk fremgangsvisningen for å legge til en etappe 3. Velg beløpet – enten en prosentandel av totalen (30 %) eller et bestemt beløp (€5 400) 4. Invotify oppretter en ny faktura som refererer til tilbudet og registrerer det mot den løpende totalen 5. Send og innkrev som vanlig

Beskyttelse mot overfakturering: Invotify sporer den totale faktureringen på tvers av alle fremgangsfakturaer for et tilbud. Hvis du prøver å opprette en fremgangsfaktura som ville overskride tilbudstotalen, blokkerer Invotify handlingen. Du kan aldri ved et uhell fakturere mer enn tilbudet.

Spore gjenværende saldo: Tilbudets fremgangsvisning viser den løpende saldoen – total tilbudt, total fakturert så langt og gjenværende beløp – slik at hele bildet alltid er klart.

Fakturere resten: For å fakturere hele gjenværende beløpet, opprett en siste fremgangsfaktura for det som gjenstår (en 100%-av-gjenværende etappe). Når den kumulative totalen når tilbudets totalt, kan ingen flere fremgangsfakturaer opprettes.

Ikke alle betalinger kommer gjennom Stripe eller banksynkronisering. Kontanter, sjekker, bankoverføringer, byttehandel eller betalinger utenfor systemet trenger alle å registreres et sted. Invotify har en manuell betalingsregistreringsflyt for nettopp dette.

Slik registrerer du en manuell betaling: 1. Åpne fakturaen 2. Klikk «Registrer betaling» 3. Skriv inn: - Beløp (skriv inn utestående saldo for full oppgjør, eller mindre for en delbetaling) - Notater (valgfritt – metode, referansenummer, noe verdt å huske) 4. Klikk Lagre

Fakturasaldoen oppdateres umiddelbart. Hvis betalingen fullt ut gjør opp fakturaen, flips statusen til Betalt. Hvis det er delvis, forblir fakturaen åpen for gjenværende saldo og registrerer delbetalingen i betalingshistorikken.

Flere betalinger per faktura: En faktura kan motta et hvilket som helst antall delbetalinger over tid. Hver registreres med sin egen dato og beløp. Betalingshistorikken viser den fullstendige tidslinjen på ett øyekast.

Tilgjengelig på alle planer: Manuell betalingsregistrering er tilgjengelig på Starter, Pro og Lifetime – selv uten tilkoblet betalingsintegrasjon. Det er grunnlaget for betalingssystemet.