Fakturaer

Opprett, administrer og send profesjonelle fakturaer til klientene dine

Oversikt over fakturaadministrasjon

Fakturaer er kjernen i Invotify. Fakturaer-seksjonen lar deg opprette profesjonelle fakturaer, spore statusen deres, sende dem til kunder og administrere hele faktureringsarbeidsflyten din.

Hva du kan gjøre med Fakturaer: - Opprette nye fakturaer fra bunnen av eller fra maler - Redigere eksisterende fakturaer - Se fakturadetaljer med fullstendig PDF-forhåndsvisning - Sende fakturaer via e-post med PDF-vedlegg - Laste ned fakturaer som PDF-filer - Duplisere fakturaer for lignende transaksjoner - Spore betalingsstatus (utkast, sendt, delvis, betalt, forfalt) - Filtrere og søke gjennom fakturahistorikken din - Sette opp gjentakende fakturaer på en plan for regelmessig fakturering - Generere betalingslenker for nettbetalinger (Pro/Lifetime) - Registrere manuelle og delvise betalinger med en løpende saldo

Opprette fakturaer

Å opprette en faktura i Invotify er enkelt med den delte skjermredigereren vår. Det venstre panelet inneholder alle inndatafeltene, mens det høyre panelet viser en sanntids forhåndsvisning i A4-størrelse av fakturaen din.

Funksjoner i fakturaredigereren:

Topptekstseksjon: - Fakturanummer (autogenerert basert på nummereringspreferansene dine i Innstillinger) - Utstedelsesdato (standard er i dag) - Forfallsdato (standard er 30 dager etter utstedelsesdatoen) - Malvalg fra de lagrede malene dine

Kundeseksjon (Faktureres til): - Velg en eksisterende kunde fra en søkbar nedtrekksliste - Eller opprett en ny kunde direkte uten å forlate redigereren - Kundedetaljer (navn, e-post, adresse, organisasjonsnummer) fylles automatisk ut fra lagrede data

Linjeelementer: - Legg til ubegrenset antall linjeelementer på hver faktura - Hvert element har: beskrivelse, antall, enhetspris - Velg elementer fra produktkatalogen din for rask oppføring (produktkatalog krever Pro) - Opptil to uavhengige skattesatser per linjeelement - Rabatt per linje som en prosentandel eller et fast beløp - Automatisk delsum-beregning per linje - Fjern elementer med ett klikk

Totalseksjon: - Delsum (summen av alle linjeelementer før skatt) - Skattebeløp (beregnet fra individuelle linjeelementsatser eller standardsats) - Rabatt (valgfritt, fast beløp eller prosentandel) - Totalsum (beregnes automatisk)

Tilleggsalternativer: - Notatfelt for betalingsbetingelser, meldinger eller spesielle instruksjoner - PO-nummer for kundens innkjøpsordrereferanse - Egendefinerte tekstblokker og andre elementer via de 22 malblokktypene som driver hver faktura-PDF

Trinn

  1. 1

    Klikk Ny faktura

    Fra Fakturaer-siden, klikk på «Ny faktura»-knappen øverst til høyre

  2. 2

    Velg mal

    Velg en mal eller bruk standarden. Maler styrer det visuelle oppsettet og hvilke blokker som vises.

  3. 3

    Velg kunde

    Velg en kunde fra nedtrekkslisten eller opprett en ny direkte

  4. 4

    Angi datoer

    Juster utstedelsesdato og forfallsdato hvis standardverdiene ikke passer

  5. 5

    Legg til elementer

    Legg til produktene eller tjenestene dine med antall og priser. Bruk produktvelgeren for lagrede elementer.

  6. 6

    Gjennomgå forhåndsvisning

    Sjekk den direkte A4-forhåndsvisningen på høyre side av skjermen

  7. 7

    Lagre faktura

    Klikk Lagre for å opprette fakturaen. Den lagres som et utkast du kan redigere videre eller sende.

Tips og råd
  • Bruk produktkatalogen for raskt å legge til ofte fakturerte elementer med forhåndsinnstilte priser
  • Angi standard skattesatser i Innstillinger for å spare tid på hver faktura
  • Forhåndsvisningen oppdateres i sanntid mens du gjør endringer
  • Du kan bytte maler selv etter å ha lagt til innhold — dataene dine bevares

Administrere fakturaer

Fakturalistesiden gir deg kraftige verktøy for å administrere alle fakturaene dine. Du kan søke, filtrere, sortere og utføre handlinger på individuelle fakturaer.

Funksjoner i listevisningen: - Sorterbare kolonner: Nummer, Kunde, Dato, Forfallsdato, Beløp, Status - Søk etter fakturanummer eller kundenavn - Filtrer etter status (Utkast, Sendt, Betalt, Avventende, Forfalt) - Filtrer etter kunde og etter datointervall - Sideinndeling for store fakturalister

Tilgjengelige handlinger: Hver faktura har en handlingsmeny (tre-prikker-knappen) med følgende alternativer:

Vis

Åpne fakturaens detaljside med fullstendig PDF-forhåndsvisning og all dokumentinformasjon

Rediger

Endre fakturainnhold (for sendte eller betalte fakturaer, vurder en kreditnota for å bevare revisjonssporet)

Dupliser

Opprett en nøyaktig kopi av fakturaen med et nytt fakturanummer og dagens dato

Last ned PDF

Generer og last ned fakturaen som en profesjonell A4-PDF-fil

Send e-post

Send faktura-PDF-en til kunden via e-post med en valgfri melding

Slett

Fjern fakturaen permanent (krever bekreftelse)

Tips og råd
  • Bruk søkefeltet for raskt å finne fakturaer etter nummer eller kundenavn
  • Klikk på kolonneoverskrifter for å sortere listen stigende eller synkende
  • Dupliser fakturaer når du oppretter lignende for samme kunde
  • Filtrer etter «Forfalt» for å se hvilke fakturaer som trenger oppfølging

Fakturastatuser

Fakturaer i Invotify har ulike statuser som hjelper deg å spore hvor hver faktura befinner seg i faktureringsarbeidsflyten din. Å forstå disse statusene hjelper deg å administrere kundefordringene dine effektivt.

Utkast

Fakturaen er opprettet, men ennå ikke sendt til kunden. Du kan fortsatt gjøre redigeringer fritt.

Sendt

Fakturaen er sendt til kunden (og avventer betaling). Sending via e-post setter denne statusen automatisk.

Delvis

En delvis betaling er registrert. Fakturaen forblir åpen for det gjenstående beløpet, som spores som et løpende skyldig beløp.

Betalt

Fakturaen er betalt i sin helhet (skyldig beløp når null). Ingen ytterligere handling nødvendig. Et varsel genereres når en betaling registreres.

Forfalt

Forfallsdatoen har passert, og fakturaen er ennå ikke fullt betalt. Sett denne statusen fra handlingsmenyen — du mottar et høyt prioritert varsel når en faktura blir forfalt.

Tips og råd
  • Forfalte fakturaer utløser høyt prioriterte varsler og flagges på dashbordet — oppdater statusen deres til «Forfalt» fra handlingsmenyen
  • Å registrere en betaling som er mindre enn skyldig beløp, flytter fakturaen til «Delvis» og holder den åpen for resten
  • Merk fakturaer som «Betalt» når du mottar betaling for å oppdatere dashbordmålingene dine
  • Forfalte fakturaer utløser høyt prioriterte varsler slik at du aldri går glipp av en oppfølging

PDF og e-post

Invotify genererer profesjonelle PDF-dokumenter og tilbyr innebygd e-postfunksjonalitet for å sende fakturaer direkte til kundene dine.

PDF-generering: - Profesjonelle PDF-dokumenter i A4-størrelse som matcher byggeren piksel for piksel - Inkluderer alle fakturadetaljer og forretningsmerkevaren din (logo, navn, adresse) - Følger det valgte maloppsettet ditt nøyaktig - Automatisk formatering og sideskift for lange elementlister - Last ned umiddelbart fra enhver fakturadetaljside - Optimalisert for utskrift på standardpapir

Merknad om vannmerker: På Starter-abonnementet bærer leverte PDF-er et lite «Invoice created with Invotify»-vannmerke. Pro- og Lifetime-abonnementer produserer rene dokumenter uten vannmerke.

Sending av e-post: - Send fakturaer direkte til kundens e-postadresse - PDF genereres automatisk og legges ved e-posten - Tilpassbar e-postmelding, lokalisert til kundens språk - Sporer «Sendt»-status på fakturaen automatisk - En betal-på-nett-lenke inkluderes når du har en betalingsleverandør (Stripe eller PayPal) tilkoblet (Pro/Lifetime)

E-postprosess: 1. Åpne fakturaens detaljside 2. Klikk på «Send»-knappen 3. Verifiser mottakerens e-postadresse 4. Tilpass meldingen valgfritt 5. Klikk Send for å levere fakturaen med PDF-vedlegg

PDF-nedlasting

Generer og last ned en profesjonell A4-PDF umiddelbart

E-postlevering

Send faktura med PDF-vedlegg direkte til kunden

Forhåndsvisning

Se PDF-en direkte i nettleseren før du laster ned eller sender

Klar til utskrift

PDF-er er optimalisert for utskrift på standard A4-papir

Tips og råd
  • Verifiser alltid kundens e-postadresse før du sender
  • Legg til en personlig melding i e-postene dine for bedre klientforhold
  • Last ned en kopi for arkivet ditt før du sender
  • «Sendt»-statusen hjelper deg å spore hvilke fakturaer som er levert

Gjentakende fakturaer

For klienter du fakturerer regelmessig, støtter Invotify planer for gjentakende fakturaer. Sett opp en plan én gang, og Invotify genererer automatisk fakturaer ved valgt intervall. Gjentakende planer er tilgjengelige på alle abonnementer.

Gjentakelsesmønstre: Det finnes fire grunnmønstre, hvert med et «hver N»-intervall slik at du kan bygge enhver frekvens: - Daglig — hver N. dag - Ukentlig — hver N. uke, med valg av spesifikke dager (f.eks. hver mandag og torsdag). Sett intervallet til 2 for en annenhver-uke-plan. - Månedlig — hver N. måned, etter spesifikke dag(er) i måneden (f.eks. den 1.) eller etter ukedagsmønster (f.eks. den 2. tirsdagen). Bruk intervall 3 for kvartalsvis eller 6 for halvårlig. - Årlig — hvert N. år, med valg av måned

Konfigurasjonsalternativer: - Plannavn for enkel identifisering - Startdato for planen - Sluttbetingelse: aldri, en spesifikk sluttdato, eller et maksimalt antall forekomster - «Generer på forhånd»-vindu slik at dokumenter opprettes et valgt antall dager før datoen - Autosend-alternativ for automatisk å e-poste hver faktura (PDF vedlagt) til kunden på fakturadatoen - Autotrekk (Pro): trekk fra en kundes lagrede betalingsmetode når hver faktura genereres

Slik fungerer det: 1. Opprett en faktura som malen din 2. Aktiver bryteren for gjentakende plan i fakturaredigereren 3. Konfigurer frekvens, mønster og tidspunkt 4. Lagre fakturaen med planen tilknyttet 5. Invotify genererer fakturaer automatisk på den planlagte datoen 6. Genererte fakturaer vises i Kalenderen din og i fakturalisten din

Trinn

  1. 1

    Opprett faktura

    Sett opp fakturaen med alle detaljer slik du vil at den skal vises hver syklus

  2. 2

    Aktiver gjentakelse

    Slå på alternativet for gjentakende plan i fakturaredigereren

  3. 3

    Angi frekvens

    Velg daglig, ukentlig, månedlig eller årlig, og angi deretter «hver N»-intervallet (f.eks. ukentlig hver 2 = annenhver uke)

  4. 4

    Konfigurer mønster

    Angi spesifikke dager, datoer eller ukedagsmønstre avhengig av frekvensen

  5. 5

    Angi sluttbetingelse

    Velg når den skal stoppe: aldri, på en spesifikk dato, eller etter N forekomster

  6. 6

    Valgfritt: Autosend

    Aktiver autosend for å e-poste hver faktura automatisk på datoen — kunden trenger en e-postadresse registrert

  7. 7

    Lagre plan

    Lagre fakturaen for å aktivere planen

Tips og råd
  • Bruk månedlige planer for retainer-klienter eller abonnementstjenester
  • For fakturering annenhver uke, kvartalsvis eller halvårlig, angi tilsvarende «hver N»-intervall på det ukentlige/månedlige mønsteret
  • Sjekk Kalenderen for å se kommende planlagte fakturaer — klikk på en hvilken som helst hendelses «Vis plan» for å administrere planen
  • Du kan pause, gjenoppta eller kansellere en plan når som helst
  • Aktiver autosend for å fullautomatisere den gjentakende faktureringen din
DashboardTilbud