Fakturaer
Opprett, administrer og send profesjonelle fakturaer til kundene dine
Oversikt over fakturaadministrasjon
Fakturaer er kjernen i Invotify. I fakturaseksjonen kan du opprette profesjonelle fakturaer, følge statusen deres, sende dem til kunder og administrere hele faktureringsflyten din.
Hva du kan gjøre med fakturaer: - Opprette nye fakturaer fra bunnen av eller fra maler - Redigere eksisterende fakturaer - Vise fakturadetaljer med full PDF-forhåndsvisning - Sende fakturaer via e-post med PDF-vedlegg - Laste ned fakturaer som PDF-filer - Duplisere fakturaer for liknende transaksjoner - Følge betalingsstatus (utkast, sendt, delvis betalt, betalt, forfalt) - Filtrere og søke i fakturahistorikken din - Sette opp gjentakende fakturaer etter en plan for regelmessig fakturering - Generere betalingslenker for nettbetalinger (Pro/Lifetime) - Registrere manuelle betalinger og delbetalinger med en løpende saldo
Opprette fakturaer
Å opprette en faktura i Invotify er enkelt takket være den delte redigereren vår. Den venstre panelet inneholder alle inndatafelt, mens det høyre panelet viser en forhåndsvisning av fakturaen din i A4-format i sanntid.
Funksjoner i fakturaredigereren:
Toppseksjon: - Fakturanummer (genereres automatisk basert på nummereringsinnstillingene dine i Innstillinger) - Utstedelsesdato (standard er dagens dato) - Forfallsdato (standard er 30 dager etter utstedelsesdatoen) - Malvalg blant de lagrede malene dine
Kundeseksjon (Faktureres til): - Velg en eksisterende kunde fra en søkbar nedtrekksmeny - Eller opprett en ny kunde direkte i redigereren uten å forlate den - Kundedetaljer (navn, e-post, adresse, organisasjonsnummer) fylles ut automatisk fra lagrede data
Linjeposter: - Legg til ubegrenset antall linjeposter på hver faktura - Hver post har: beskrivelse, antall, enhetspris - Velg poster fra produktkatalogen din for rask innlegging (produktkatalogen krever Pro) - Inntil to uavhengige skattesatser per linjepost - Rabatt per linje som prosent eller fast beløp - Automatisk delsumberegning per linje - Fjern poster med ett klikk
Totalseksjon: - Delsum (summen av alle linjeposter før skatt) - Skattebeløp (beregnet fra enkelte linjeposters satser eller standardsatsen) - Rabatt (valgfritt, fast beløp eller prosent) - Totalsum (beregnes automatisk)
Flere alternativer: - Notatfelt for betalingsvilkår, meldinger eller spesielle instruksjoner - Bestillingsnummer (PO Number) som referanse til kundens bestilling - Egne tekstblokker og andre elementer via de 22 maltypene for blokker som ligger bak hver faktura-PDF
Trinn
- 1
Klikk på Ny faktura
På fakturasiden klikker du på knappen "Ny faktura" øverst til høyre
- 2
Velg mal
Velg en mal eller bruk standardmalen. Maler styrer den visuelle utformingen og hvilke blokker som vises.
- 3
Velg kunde
Velg en kunde fra nedtrekksmenyen eller opprett en ny direkte i redigereren
- 4
Angi datoer
Juster utstedelsesdato og forfallsdato hvis standardverdiene ikke passer
- 5
Legg til poster
Legg til produktene eller tjenestene dine med antall og priser. Bruk produktvelgeren for lagrede poster.
- 6
Gå gjennom forhåndsvisningen
Kontroller A4-forhåndsvisningen i sanntid på høyre side av skjermen
- 7
Lagre fakturaen
Klikk på Lagre for å opprette fakturaen. Den lagres som et utkast som du kan fortsette å redigere eller sende.
- Bruk produktkatalogen for raskt å legge til ofte fakturerte poster med forhåndsinnstilte priser
- Angi standardskattesatser i Innstillinger for å spare tid på hver faktura
- Forhåndsvisningen oppdateres i sanntid mens du gjør endringer
- Du kan bytte mal selv etter at du har lagt til innhold – dataene dine bevares
Administrere fakturaer
Fakturalistesiden gir kraftige verktøy for å administrere alle fakturaene dine. Du kan søke, filtrere, sortere og utføre handlinger på enkeltfakturaer.
Funksjoner i listevisningen: - Sorterbare kolonner: Nummer, Kunde, Dato, Forfallsdato, Beløp, Status - Søk på fakturanummer eller kundenavn - Filtrer på status (Utkast, Sendt, Betalt, Ventende, Forfalt) - Filtrer på kunde og på datointervall - Sidenummerering for store fakturalister
Tilgjengelige handlinger: Hver faktura har en handlingsmeny (knappen med tre prikker) med følgende alternativer:
Åpne fakturaens detaljside med full PDF-forhåndsvisning og all dokumentinformasjon
Endre fakturainnhold (for sendte eller betalte fakturaer bør du vurdere en kreditnota for å bevare revisjonssporet)
Opprett en nøyaktig kopi av fakturaen med et nytt fakturanummer og dagens dato
Generer og last ned fakturaen som en profesjonell PDF-fil i A4-format
Send faktura-PDF-en til kunden via e-post med en valgfri melding
Fjern fakturaen permanent (krever bekreftelse)
- Bruk søkefeltet for raskt å finne fakturaer på nummer eller kundenavn
- Klikk på kolonneoverskriftene for å sortere listen stigende eller synkende
- Dupliser fakturaer når du oppretter liknende fakturaer for samme kunde
- Filtrer på "Forfalt" for å se hvilke fakturaer som trenger oppfølging
Fakturastatuser
Fakturaer i Invotify har ulike statuser som hjelper deg med å følge hvor hver faktura befinner seg i faktureringsflyten din. Å forstå disse statusene hjelper deg med å administrere kundefordringene dine effektivt.
Fakturaen er opprettet, men ennå ikke sendt til kunden. Du kan fortsatt redigere den fritt.
Fakturaen er sendt til kunden (og venter på betaling). Når du sender via e-post, settes denne statusen automatisk.
En delbetaling er registrert. Fakturaen forblir åpen for det gjenstående beløpet, som følges som et løpende utestående beløp.
Fakturaen er betalt i sin helhet (utestående beløp når null). Ingen ytterligere handlinger er nødvendige. Et varsel genereres når en betaling registreres.
Forfallsdatoen er passert, og fakturaen er ennå ikke fullt betalt. Angi denne statusen fra handlingsmenyen – du får et varsel med høy prioritet når en faktura blir forfalt.
- Forfalte fakturaer utløser varsler med høy prioritet og flagges på dashbordet – oppdater statusen deres til "Forfalt" fra handlingsmenyen
- Å registrere en betaling som er mindre enn det utestående beløpet, flytter fakturaen til "Delvis betalt" og holder den åpen for resten
- Merk fakturaer som "Betalt" når du mottar betaling for å oppdatere dashbordmålingene dine
- Forfalte fakturaer utløser varsler med høy prioritet slik at du aldri går glipp av en oppfølging
PDF og e-post
Invotify genererer profesjonelle PDF-dokumenter og tilbyr innebygd e-postfunksjonalitet for å sende fakturaer direkte til kundene dine.
PDF-generering: - Profesjonelle PDF-dokumenter i A4-format som matcher redigereren piksel for piksel - Inneholder alle fakturadetaljer og bedriftens merkevarebygging (logo, navn, adresse) - Følger nøyaktig utformingen i den valgte malen din - Automatisk formatering og sideskift for lange postlister - Last ned direkte fra hvilken som helst fakturadetaljside - Optimalisert for utskrift på vanlig papir
Merknad om vannmerker: I Starter-planen bærer leverte PDF-er et lite vannmerke "Invoice created with Invotify". Planene Pro og Lifetime produserer rene dokumenter uten vannmerke.
E-postutsendelse: - Send fakturaer direkte til kundens e-postadresse - PDF genereres automatisk og legges ved e-posten - Tilpassbar e-postmelding, lokalisert til kundens språk - Følger statusen "Sendt" på fakturaen automatisk - En lenke for nettbetaling inkluderes når du har en betalingsleverandør (Stripe eller PayPal) tilkoblet (Pro/Lifetime)
E-postprosess: 1. Åpne fakturaens detaljside 2. Klikk på knappen "Send" 3. Verifiser mottakerens e-postadresse 4. Tilpass meldingen om du vil 5. Klikk på Send for å levere fakturaen med PDF-vedlegg
Generer og last ned en profesjonell A4-PDF direkte
Send fakturaen med PDF-vedlegg direkte til kunden
Vis PDF-en direkte i nettleseren før du laster ned eller sender den
PDF-er er optimalisert for utskrift på vanlig A4-papir
- Verifiser alltid kundens e-postadresse før du sender
- Legg til en personlig melding i e-postene dine for bedre kunderelasjoner
- Last ned en kopi for dine egne arkiver før du sender
- Statusen "Sendt" hjelper deg med å følge hvilke fakturaer som er levert
Betalingslenker
Hvis du har en Pro- eller Lifetime-plan med en tilkoblet betalingsleverandør, kan du generere betalingslenker som lar kundene dine betale fakturaer på nett direkte. Invotify støtter Stripe (Connect) og PayPal.
Slik fungerer betalingslenker: - Generer en unik betalingslenke for hvilken som helst faktura - Lenken kan deles via e-post, meldinger eller hvilken som helst kanal - Kunder klikker på lenken og betaler sikkert via Stripe eller PayPal - Når leverandørens webhook bekrefter betalingen, veksler fakturastatusen automatisk til Betalt
Sette opp betalingslenker: 1. Koble til Stripe eller PayPal under Innstillinger → Integrasjoner 2. Opprett eller åpne en eksisterende faktura 3. Klikk på "Betalingslenke" blant fakturahandlingene 4. En delbar URL genereres 5. Send lenken til kunden din eller inkluder den i fakturaens e-post
Aksepterte betalingsmetoder: Kunder kan betale med metodene som er aktivert på leverandørkontoen din – for Stripe inkluderer dette kort pluss Apple Pay, Google Pay, iDEAL og SEPA der det er tilgjengelig.
For den fullstendige oppsettet av betalingsleverandør, registrering av manuelle betalinger, delbetalinger og forsinkelsesgebyrer, se den dedikerte seksjonen Betalinger.
Viktig: Betalingslenker krever en tilkoblet Stripe- eller PayPal-konto og er kun tilgjengelige i planene Pro og Lifetime.
Generer unike betalings-URL-er for hver faktura
Betalinger behandles sikkert via Stripe eller PayPal
Leverandørens webhook veksler fakturaen til Betalt når betalingen går gjennom
Kunder kan betale med kort og andre metoder som leverandøren støtter
- Betalingslenker krever en tilkoblet Stripe- eller PayPal-konto (Innstillinger → Integrasjoner)
- Denne funksjonen er kun tilgjengelig i planene Pro og Lifetime
Gjentakende fakturaer
For kunder du fakturerer regelmessig, støtter Invotify planer for gjentakende fakturaer. Sett opp en plan én gang, så genererer Invotify automatisk fakturaer med intervallet du velger. Gjentakende planer er tilgjengelige i alle planer.
Gjentakelsesmønstre: Det finnes fire grunnmønstre, hvert med et "hver N-te"-intervall slik at du kan bygge hvilken som helst takt: - Daglig - Hver N-te dag - Ukentlig - Hver N-te uke, med valg av spesifikke dager (f.eks. hver mandag og torsdag). Sett intervallet til 2 for en annenhver uke-plan. - Månedlig - Hver N-te måned, på spesifikke dager i måneden (f.eks. den 1.) eller etter ukedagsmønster (f.eks. andre tirsdag). Bruk intervall 3 for kvartalsvis eller 6 for halvårlig. - Årlig - Hvert N-te år, med valg av måned
Konfigurasjonsalternativer: - Plannavn for enkel identifisering - Startdato for planen - Sluttvilkår: aldri, en spesifikk sluttdato eller et maksimalt antall forekomster - "Generer på forhånd"-vinduet slik at dokumenter opprettes et valgt antall dager før datoen - Alternativet automatisk utsendelse for å automatisk sende hver faktura (PDF vedlagt) til kunden på dens fakturadato - Automatisk belastning (Pro): belast en kundes lagrede betalingsmetode når hver faktura genereres
Slik fungerer det: 1. Opprett en faktura som malen din 2. Aktiver bryteren for gjentakende plan i fakturaredigereren 3. Konfigurer frekvens, mønster og tidspunkt 4. Lagre fakturaen med den tilknyttede planen 5. Invotify genererer fakturaer automatisk på den planlagte datoen 6. Genererte fakturaer vises i kalenderen din og i fakturalisten din
Trinn
- 1
Opprett faktura
Sett opp fakturaen med alle detaljer slik den skal vises hver syklus
- 2
Aktiver gjentakende
Slå på alternativet for gjentakende plan i fakturaredigereren
- 3
Angi frekvens
Velg daglig, ukentlig, månedlig eller årlig, og angi deretter "hver N-te"-intervallet (f.eks. ukentlig hver 2. = annenhver uke)
- 4
Konfigurer mønster
Angi spesifikke dager, datoer eller ukedagsmønstre avhengig av frekvensen
- 5
Angi sluttvilkår
Velg når det skal stoppe: aldri, på en spesifikk dato eller etter N forekomster
- 6
Valgfritt: automatisk utsendelse
Aktiver automatisk utsendelse for å sende hver faktura automatisk på dens dato – kunden må ha en e-postadresse registrert
- 7
Lagre plan
Lagre fakturaen for å aktivere planen
- Bruk månedlige planer for retainerkunder eller abonnementstjenester
- For fakturering annenhver uke, kvartalsvis eller halvårlig angir du det tilsvarende "hver N-te"-intervallet i uke-/månedsmønsteret
- Sjekk kalenderen for å se kommende planlagte fakturaer – klikk på "Vis plan" på en hvilken som helst hendelse for å administrere planen dens
- Du kan pause, gjenoppta eller avbryte en plan når som helst
- Aktiver automatisk utsendelse for å fullautomatisere den gjentakende faktureringen din