Filer og lagring

Fillagring lar deg knytte kvitteringer, kontrakter, signerte tilbud og bilder til kundene dine, slik at du beholder et fullstendig dokumentasjonsspor for hvert forretningsforhold. Filer lagres sikkert og teller mot lagringskvoten i planen din.

Hver fil du laster opp, er knyttet til en kunde. Du kan legge filer ved et kundenotat (for eksempel et signert tilbud sammen med en kommentar) eller laste dem opp alene som frittstående filer. Begge vises sammen på kundens aktivitetstidslinje, og alle filer på tvers av firmaet ditt er listet opp på ett sted på Filer-siden.

Hva du kan gjøre med filer: - Legg dokumenter og bilder ved kundenotater - Last opp frittstående filer direkte til en kunde - Bla gjennom hver fil i firmaet ditt fra én Filer-side - Søk etter filer på navn, last dem ned, og slett dem du ikke lenger trenger - Hold oversikt over hvor mye av lagringskvoten du har brukt

Filer lastes opp fra en kundes detaljside, i Aktivitet-delen. Du kan enten legge filer ved et notat eller laste dem opp som frittstående filer på kundens tidslinje.

Legge filer ved et notat: 1. Åpne en kunde og finn Aktivitet-delen 2. Klikk på «Legg til notat» 3. Skriv notatet ditt (valgfritt) og klikk på «Legg ved» for å velge filer, eller dra filer inn på området 4. Klikk på «Legg til notat» for å lagre notatet sammen med vedleggene

Laste opp frittstående filer: 1. Åpne en kundes Aktivitet-del 2. Dra filer direkte inn på tidslinjen (uten å åpne notatskjemaet) 3. Filene lastes opp og vises som sine egne tidslinjeoppføringer

Tillatte filtyper: - PDF-dokumenter - Bilder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-dokumenter (.doc, .docx) - Excel-regneark (.xls, .xlsx) - CSV- og rene tekstfiler

Filer-siden (åpne den via lenken «Vis alle filer» i lagringsdelen under Innstillinger → Fakturering) viser hver fil på tvers av firmaet ditt, nyeste først. Herfra kan du: - Søke etter filer på navn - Laste ned en fil (åpner en sikker, tidsbegrenset lenke) - Slette en fil (med en bekreftelsesdialog) - Se hvilken kunde hver fil tilhører, eller om det er en frittstående fil

Å slette en fil fjerner den fra både lagringen og fillisten, og frigjør umiddelbart den plassen mot kvoten din.

Hver plan inkluderer en fast mengde fillagring. Den samlede størrelsen på alle de opplastede filene dine teller mot denne kvoten.

Lagring per plan:

Starter: 100 MB total fillagring Pro: 5 GB total fillagring Lifetime: 10 GB total fillagring

Filer-siden viser en bruksindikator med hvor mye lagring du har brukt av totalen din. Indikatoren blir gul når du passerer 75 % og rød når du passerer 90 %, slik at du får en tydelig advarsel før du går tom for plass.

Grense per fil: Uavhengig av plan kan hver enkelt fil være på opptil 20 MB. Kvoten ovenfor er den samlede totalen på tvers av alle filene dine.

Frigjøre plass: Slett filer du ikke lenger trenger fra Filer-siden eller en kundes tidslinje. Plass gjenvinnes umiddelbart, slik at du kan fortsette å laste opp uten å bytte plan.

Filer i Invotify er alltid knyttet til en kunde — det finnes ikke noe separat filvedlegg på fakturaer eller tilbud. I stedet beholder du en kundes underlagsdokumenter (signerte tilbud, kontrakter, kvitteringer, bilder) på den kundens oppføring, der de blir liggende sammen med de relaterte notatene og historikken.

To måter filer kan legges ved en kunde på:

Lagt ved et notat: Når du legger til et notat i en kundes Aktivitet-del, kan du legge én eller flere filer ved det. Filene vises som brikker under notatteksten, slik at dokumentet og konteksten lever sammen.

Frittstående filer: Du kan også slippe filer direkte inn på en kundes tidslinje uten å skrive et notat. Disse vises som sine egne oppføringer, datert som enhver annen aktivitet.

Hvor du finner en kundes filer: - På kundens detaljside, i Aktivitet-tidslinjen (notater med vedlegg + frittstående filer) - På Filer-siden, der kundens navn vises ved siden av hver av filene deres

Tillatelser: Alle på teamet ditt med tillatelse til å administrere kunder kan slette filer. Dette holder kundedokumenter under den samme tilgangskontrollen som resten av kundeoppføringen.