Filer og lagring

Fillagring lar deg legge ved kvitteringer, kontrakter, signerte tilbud og bilder til kundene dine slik at du har et komplett papirspor for hvert forretningsforhold. Filer lagres sikkert og telles mot planens lagringskvote.

Alle filer du laster opp er knyttet til en kunde. Du kan legge ved filer til et kundenotat (for eksempel et signert tilbud ved siden av en kommentar) eller laste dem opp alene som frittstående filer. Begge vises sammen på kundens aktivitetstidslinje, og alle filer på tvers av selskapet er listet på ett sted på Filer-siden.

Hva du kan gjøre med filer: - Legg ved dokumenter og bilder til kundenotater - Last opp frittstående filer direkte til en kunde - Bla gjennom alle filer i selskapet fra én enkelt Filer-side - Søk etter filer etter navn, last dem ned og slett de du ikke lenger trenger - Spor hvor mye av lagringskvoten du har brukt

Filer lastes opp fra en kundes detaljside, i Aktivitet-delen. Du kan enten legge ved filer til et notat eller laste dem opp som frittstående filer på kundens tidslinje.

Legge ved filer til et notat: 1. Åpne en kunde og finn Aktivitet-delen 2. Klikk «Legg til notat» 3. Skriv notatet ditt (valgfritt) og klikk «Legg ved» for å velge filer, eller dra filer over området 4. Klikk «Legg til notat» for å lagre notatet sammen med vedleggene

Laste opp frittstående filer: 1. Åpne en kundes Aktivitet-del 2. Dra filer direkte over tidslinjen (uten å åpne notatskjemaet) 3. Filene lastes opp og vises som egne tidslinjeposter

Tillatte filtyper: - PDF-dokumenter - Bilder (JPEG, PNG, GIF, WebP) - Word-dokumenter (.doc, .docx) - Excel-regneark (.xls, .xlsx) - CSV- og ren tekstfiler

Filer-siden (åpne den via «Se alle filer»-lenken i lagringsdelen av Innstillinger → Fakturering) lister alle filer på tvers av selskapet, nyeste først. Herfra kan du: - Søke etter filer etter navn - Laste ned en fil (åpner en sikker, tidsbegrenset lenke) - Slette en fil (med en bekreftelsesdialog) - Se hvilken kunde hver fil tilhører, eller om det er en frittstående fil

Sletting av en fil fjerner den fra både lagring og fillisten, og frigjør umiddelbart den plassen mot kvoten din.

Hver plan inkluderer et fast beløp for fillagring. Den totale størrelsen på alle opplastede filer teller mot denne kvoten.

Lagring per plan:

Starter: 100 MB total fillagring Pro: 5 GB total fillagring Lifetime: 10 GB total fillagring

Filer-siden viser en bruksbar med hvor mye lagring du har brukt av totalen. Indikatoren slår til gul når du passerer 75 % og rød når du passerer 90 %, slik at du får en tydelig advarsel før du går tom for plass.

Per-fil-grense: Uavhengig av plan kan hver enkeltfil være opptil 20 MB. Kvoten ovenfor er den samlede totalen på tvers av alle filene.

Frigjøre plass: Slett filer du ikke lenger trenger fra Filer-siden eller en kundes tidslinje. Plass frigjøres umiddelbart, slik at du kan fortsette å laste opp uten å endre plan.

Filer i Invotify er alltid knyttet til en kunde – det finnes ingen separat filvedlegg på fakturaer eller tilbud. I stedet holder du en kundes støttedokumenter (signerte tilbud, kontrakter, kvitteringer, bilder) på den kundens post, der de forblir sammen med de relaterte notatene og historikken.

To måter filer knyttes til en kunde:

Vedlagt til et notat: Når du legger til et notat i en kundes Aktivitet-del, kan du legge ved én eller flere filer til det. Filene vises som chips under notatteksten, slik at dokumentet og konteksten lever sammen.

Frittstående filer: Du kan også slippe filer direkte på en kundes tidslinje uten å skrive et notat. Disse vises som egne poster, datert som annen aktivitet.

Hvor du finner en kundes filer: - På kundens detaljside, i Aktivitet-tidslinjen (notater med vedlegg + frittstående filer) - På Filer-siden, der kundens navn vises ved siden av hver av filene

Tillatelser: Alle på teamet med tillatelse til å administrere kunder kan slette filer. Dette holder kundedokumenter under den samme tilgangskontrollen som resten av kundeposten.