FAQ
Ofte stilte spørsmål og svar
Generelle spørsmål
Vanlige spørsmål om bruk av Invotify.
Hva er Invotify?
Invotify er en profesjonell fakturaeringsplattform som hjelper bedrifter med å opprette, administrere og sende fakturaer og tilbud. Den inkluderer funksjoner for kundeadministrasjon, produktkataloger, gjentakende fakturering, egendefinerte maler, betalingsintegrasjon og analyser.
Hvem er Invotify for?
Invotify er designet for frilansere, små bedrifter og større selskaper som trenger en strømlinjeformet måte å opprette profesjonelle fakturaer, administrere kunder og spore betalinger.
Hva koster Invotify?
Invotify tilbyr tre planer: Starter til €19/mnd (€190/år) med kjernefunksjoner, Pro til €49/mnd (€490/år) med dokumenter uten vannmerke, betalinger, produkter, avanserte rapporter og mer, og Lifetime til €499 én gang for permanent tilgang til alle Pro-funksjoner pluss fremtidige oppdateringer.
Kan jeg bruke Invotify på mobil?
Ja! Nettappen er fullt responsiv, og det finnes native iOS- og Android-apper pluss en Apple Watch-ledsager og iOS-hjemskjerm/låseskjerm-widgets – alle inkludert på alle planer, innlogget med din eksisterende konto. Mobil- og klokkeappene krever internettforbindelse for synkronisering. Se Mobil, klokke og widgets-seksjonen for detaljer.
Hvor sikre er dataene mine?
Invotify bruker bransjestandardsikkerhet: krypterte HTTPS-tilkoblinger ende-til-ende, tofaktorautentisering og passøkler for kontotilgang, selskapsomfanget dataisolasjon (dataene dine er aldri synlige for andre kontoer), og streng ratebegrensning for å forhindre misbruk. Passord hashes med moderne algoritmer og lagres aldri i klartekst.
Hvilke språk støtter Invotify?
Invotify støtter 21 språk: arabisk, kinesisk, dansk, nederlandsk, engelsk, finsk, fransk, tysk, hindi, italiensk, japansk, koreansk, latvisk, norsk, polsk, portugisisk, russisk, spansk, svensk, tyrkisk og ukrainsk. Høyre-til-venstre-oppsett støttes fullt ut for arabisk. Bytt grensesnittspråk fra globus-ikonet i navigasjonen; sett et per-kunde-språk for å sende hvert klientdokumenter på foretrukket språk.
Finnes det mørk modus?
Ja! Bytt mellom lyse og mørke temaer med temavelgeren i toppnavigasjonslinjen. Invotify kan også oppdage systempreferansen din automatisk.
Konto og tilgang
Spørsmål om kontoen din og tilgang.
Hvordan oppretter jeg en konto?
Besøk Invotify-nettstedet og klikk «Registrer deg». Du kan opprette en konto med e-post/passord, Google-innlogging eller Apple-innlogging. Hvis du bruker e-post, må du bekrefte e-postadressen.
Hvordan tilbakestiller jeg passordet?
Klikk «Glemt passord» på innloggingssiden. Skriv inn e-postadressen og vi sender deg en tilbakestillingslenke. Sjekk spam-mappen hvis du ikke ser den innen noen minutter.
Kan jeg endre e-postadressen min?
Endring av e-posten på en eksisterende konto er ikke tilgjengelig i Innstillinger for øyeblikket – kontakt support, så hjelper vi deg med å bytte kontoen til en ny adresse.
Hvordan aktiverer jeg tofaktorautentisering?
Gå til Innstillinger → Sikkerhet og, i Tofaktorautentisering-seksjonen, aktiver «E-postkode». 2FA er aktiv umiddelbart – fra neste innlogging sendes en 6-sifret kode til deg via e-post for å fullføre innloggingen.
Hva er passøkler og hvordan bruker jeg dem?
Passøkler er en moderne, phishing-resistent andrenaktor: etter å ha skrevet inn passordet bekrefter du innloggingen med enhetens biometriske sensor (fingeravtrykk, ansikt) eller en sikkerhetsnøkkel. Sett dem opp i Innstillinger → Sikkerhet → Passøkler.
Hvordan sletter jeg kontoen min?
Gå til Innstillinger → Personvern og data og klikk «Slett kontoen min». Dette er permanent og fjerner alle dataene dine. Vi anbefaler å eksportere dataene dine først.
Kan flere brukere få tilgang til kontoen min?
Ja, på Pro-planen, som inkluderer opptil 10 teamseteplasser. Inviter regnskapsføreren, den virtuelle assistenten eller teammedlemmer via e-post og velg rollen deres (Administrator eller Medle). Medle får nøyaktig de tillatelsene du tildeler dem – ni granulære tillatelser dekker fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, planleggere, rapporter, teamadministrasjon og fakturering. Starter og Lifetime er enkeltbruker (1 sete). Se Team-seksjonen i dokumentene for detaljer.
Fakturaer og tilbud
Spørsmål om oppretting og administrasjon av dokumenter.
Hvor finner jeg fakturaene mine?
Alle fakturaene er listet i «Fakturaer»-seksjonen på dashbordet. Bruk søkefeltet for å finne spesifikke fakturaer etter nummer eller kundenavn, og bruk filtrene for å begrense etter status.
Kan jeg redigere en sendt faktura?
Ja, fakturaer kan redigeres etter sending – send kunden en oppdatert versjon etterpå. For fakturaer som formelt er utstedt eller betalt, vurder en kreditnota i stedet, som bevarer revisjonsloggen.
Hvordan dupliserer jeg en faktura?
Åpne fakturaen du vil duplisere og klikk «Dupliser»-knappen i handlingsmenyen. Dette oppretter en ny faktura med et nytt nummer, dagens dato, men samme innhold og kunde.
Kan jeg konvertere et tilbud til en faktura?
Ja! Åpne det aksepterte tilbudet og klikk «Konverter til faktura». Dette oppretter en ny faktura med alle tilbudsdetaljene. Det originale tilbudet bevares og merkes som «Konvertert».
Hvordan fungerer gjentakende fakturaer?
Aktiver en gjentakende plan når du oppretter en faktura. Velg mønsteret – daglig, ukentlig, månedlig eller årlig – eller et egendefinert intervall. Invotify genererer nye fakturaer automatisk på planlagte datoer, og – hvis du aktiverer auto-send – e-poster dem til kunden på fakturadatoen med PDF vedlagt. Du kan pause, gjenoppta eller avslutte en plan når som helst.
Kan jeg akseptere nettbetalinger på fakturaene mine?
Ja, med en Pro- eller Lifetime-plan. Koble til Stripe- eller PayPal-kontoen i Innstillinger → Integrasjoner, og en betalingsknapp følger med alle fakturaer. Kunder betaler direkte og fakturaen flips til Betalt automatisk. På Starter kan du fortsatt registrere betalinger manuelt.
Hvordan sender jeg en faktura til kunden?
Åpne fakturadetaljsiden og klikk «Send». Bekreft mottaker-e-posten, legg valgfritt til en melding, og klikk Send. Faktura-PDF-en vedlegges automatisk e-posten, sammen med delingslenken (og på Pro, en betalingslenke).
Kan jeg dele en faktura som en lenke i stedet for å sende den via e-post?
Ja. Generer en delingslenke på fakturaen og send den via en hvilken som helst kanal. Mottakeren åpner en ren, merket side uten innlogging, der de kan se fakturaen og laste ned PDF-en (og betale online på Pro med Stripe tilkoblet). Lenken bruker en tilfeldig, vanskelig å gjette token.
Kan jeg se når en kunde har sett fakturaen min?
Ja – fakturasporing logger hver gang en delt faktura åpnes, og registrerer tidsstempel, kilde (lenke, e-post, portal eller API), IP-adresse og nettleser. Fakturadetaljsiden viser et visningsantall pluss første og sist-sette tidsstempler, slik at en visning uten betaling er signalet ditt til å følge opp. Inkludert på alle planer.
Maler og tilpasning
Spørsmål om tilpasning av dokumentene dine.
Kan jeg tilpasse fakturamalen?
Ja. Malbyggeren lar deg dra hvilken som helst av 22 blokktyper til et presisjonsgrid og style hvert blokk for å matche merkevaren din. Lagre så mange maler du trenger, dupliser og remix dem, og tildel forskjellige maler per faktura.
Hvordan legger jeg til logoen min?
Gå til Innstillinger → Virksomhetsinformasjon og last opp logoen. Støttede formater: PNG, JPG, GIF, WebP (maksimalt 5MB). Kvadratiske bilder fungerer best. Logoen vises automatisk i Merkeblokken på malene.
Kan jeg bruke flere maler?
Ja, opprett og lagre så mange maler du trenger. Når du oppretter en faktura eller et tilbud, velger du hvilken mal som skal brukes. Dette er nyttig for forskjellige dokumenttyper eller klientkategorier.
Finnes det premadelerte maler?
Ja! Maler-siden inkluderer en «Profesjonelle design»-butikk med 12 profesjonelt utformede maler. Klikk «Legg til» på et design for å legge en kopi til samlingen, og tilpass den deretter til merkevaren din.
Hvilke blokktyper er tilgjengelige i malbyggeren?
Byggeren leveres med 22 blokktyper gruppert i fem kategorier. Identitet: Merke/Logo, Fra, Faktura til, Leveringsadresse. Dokument: Fakturanummer, Utstedelsesdato, Forfallsdato, Tjenestetidsrom, PO-nummer, Egendefinerte felt. Innhold: Fakturalinjer, Tekstblokk, Notater og betingelser, Bilde. Penger: Skyldig beløp, Betalingsdetaljer, Betalingsbetingelser, Signatur. Oppsett: Skillelinje, Statusstempel, Strekkode, QR-kode.
Kan jeg skjule bestemte felt i malen?
Ja. Åpne et blokks konfigurasjonspanel og bruk Felt-fanen til å vise eller skjule individuelle felt (etiketter, datoer, kolonner og mer) uten å slette blokken – enkelt å aktivere igjen om nødvendig.
Kan dokumentene mine signeres elektronisk?
Ja. Invotify støtter digitale signaturer på både fakturaer og tilbud, inkludert på alle planer. Legg til en Signatur-blokk i malen og angi standard signernavn, tittel og signaturbilde i Innstillinger. Klienter kan signere uten konto: den offentlige delingslenken har et signeringsfelt der de skriver inn navn og tegner signaturen. Merk: dette er en enkel elektronisk signatur med revisjonslogg – den er ikke en eIDAS-kvalifisert signatur.
Team og tillatelser
Spørsmål om flerbrukerte team, roller og invitasjoner.
Hvor mange teammedlemmer kan jeg invitere?
Flerbrukerte team er en Pro-funksjon, med opptil 10 seter totalt (seteantallet inkluderer eieren). Det er ingen ekstra per-sete-avgift innenfor denne grensen. Starter og Lifetime er enkeltbruker – 1 sete – så for å legge til teammedlemmer må du oppgradere til Pro. Ventende invitasjoner reserverer et sete, slik at du ikke kan invitere forbi grensen.
Hva kan hver rolle gjøre?
Eier har full tilgang inkludert fakturering og kan ikke fjernes. Administrator har alle tillatelser som standard, inkludert fakturering – reserver det for betrodde teammedlemmer. Medle har de tillatelsene du uttrykkelig gir – fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, planleggere, rapporter, teamadministrasjon. Velg nøyaktig hva hvert teammedlem kan røre.
Kan jeg ha mer enn én eier?
Nei. Hver konto har nøyaktig én eier – personen som registrerte seg og er ansvarlig for faktureringen. Hvis du trenger å overføre kontoen (f.eks. du selger virksomheten), kontakt support for å overføre eierskap.
Hvordan tilbakekaller jeg tilgang når noen slutter?
Åpne Team-siden fra sidefeltet, finn personen og klikk Fjern. Sesjonene deres ugyldiggjøres umiddelbart og de mister tilgang. Historiske handlinger forblir i aktivitetsloggen for revisjonsformål.
Kan et medle se fakturaer de ikke opprettet?
Ja, hvis de har Administrer fakturaer-tillatelsen. Teamomfanget er selskapomfattende – alle med tilgang til en funksjon ser alle dataene i den funksjonen. Invotify har ikke per-faktura-eierskap (ennå).
Hva skjer hvis en invitasjonse-post havner i spam?
Si til den inviterte at de skal sjekke spam-mappen. Hvis de fortsatt ikke finner den, tilbakekall invitasjonen fra Team-siden og send en ny. Invitasjoner er gyldige i 7 dager fra det øyeblikket du sender dem.
Kan jeg se hva teammedlemmene mine gjorde?
Ja – aktivitetsloggen registrerer nøkkelhandlinger (fakturaer opprettet, sendt og merket betalt, produkter opprettet, teaminvitasjoner og rolleendringer, banktilkoblinger og matcher) sammen med hvem som gjorde det og når. Filtrer etter person eller dato for å begrense visningen.
Kan jeg kreve godkjenning før en faktura sendes?
Ja, med godkjenningsarbeidsflyten (en Pro-funksjon, inkludert med Lifetime). Angi regler i Innstillinger → Godkjenninger. Et matchende dokument holdes tilbake automatisk og kan ikke sendes via e-post før en eier eller administrator godkjenner det. Oppretteren kan ikke godkjenne sitt eget dokument, så det er alltid en ekte andregjennomgang. På Starter ser du en forhåndsvisning med en oppgraderingsbeskjed; ingen regler kjøres.
Kreditnotaer
Spørsmål om kreditnotaer, refusjoner og korreksjoner.
Når bør jeg bruke en kreditnota vs. redigere en faktura?
Rediger en faktura bare hvis den fortsatt er i utkast. Når den er sendt eller merket som betalt, utsted en kreditnota i stedet – den bevarer revisjonsloggen og holder regnskapsføreren fornøyd. Kreditnotaer er den riktige måten å dokumentere enhver korreksjon etter at en faktura er formalisert.
Kan jeg utstede delvis kredit?
Ja. Kreditnotaer støtter ethvert beløp opp til den opprinnelige fakturatotalen. Vanlige brukstilfeller: én returnert vare av flere, en forhandlet rabatt i etterkant, eller korrigering av en overpriset linje.
Refunderer en kreditnota kunden automatisk?
Nei. En kreditnota er et dokument – den reduserer den tilknyttede fakturans utestående saldo når du utsteder den, men den flytter aldri penger. Invotify trykker ikke refusjoner til Stripe, PayPal eller banken på dine vegne. Behandle eventuelle faktiske refusjoner gjennom din vanlige kanal og merk kreditnotaen som Anvendt når den er gjort opp.
Kan jeg ugyldiggjøre en kreditnota?
Ja. Ugyldiggjorte kreditnotaer forblir i systemet for revisjonsformål men har ingen finansiell effekt. Ugyldiggjør en kreditnota hvis den ble utstedt ved en feil. Ikke slett den – sletting bryter revisjonsloggen.
Vises kreditnotaer på kundeutskrifter?
Ja. Hvert kundeutskrift inkluderer fakturaer, betalinger og kreditnotaer med en løpende saldo, slik at hele finanshistorikken er ett dokument.
Produkter og lager
Spørsmål om produktkatalogen og lagersporing.
Trenger jeg å opprette produkter for å bruke Invotify?
Nei, produkter er valgfrie – og produktkatalogen er en Pro-funksjon (inkludert med Lifetime). Du kan alltid skrive inn linjeelementene manuelt på hver faktura på alle planer. På Pro lar produkter deg velge forhåndskonfigurerte elementer med lagrede beskrivelser, priser, kostpriser og skattekategorier.
Hvordan fungerer lagersporing?
Lagersporing er en del av Pro-produktkatalogen. Aktiver det i Innstillinger → Funksjoner, og sett deretter lagermengder og lavlager-terskler på individuelle produkter. Du mottar varsler når lageret faller under terskelen eller er tomt, og hver endring registreres i en lager-bevegelseslogg.
Reduseres lageret automatisk når jeg oppretter en faktura?
På Pro med lagersporing aktivert trekkes lageret automatisk – når en faktura opprettes med status Sendt, eller når den senere merkes som Betalt (det som skjer først, aldri begge). Hvert trekk reduserer produktene på fakturaen og skriver en «salg»-inngang i lager-bevegelsesloggen. Hvis lagersporing er av, endres ingenting.
Kan jeg organisere produkter i kategorier?
Ja, produkter kan tildeles kategorier: Tjenester, Programvare, Maskinvare, Konsultasjon, Opplæring, Support, Lisensiering, Abonnement og Annet.
Hvilke enhetstyper er tilgjengelige?
Invotify støtter 10 enhetstyper: Enhet (generisk), Time, Dag, Måned, År, Stykk, Tjeneste, Prosjekt, Lisens og Abonnement.
Betalinger og fakturering
Spørsmål om å motta betaling og administrere abonnementet.
Hvordan aksepterer jeg nettbetalinger på fakturaer?
Stripe og PayPal er tilgjengelig på Pro- og Lifetime-planer. Koble til kontoen i Innstillinger → Integrasjoner, og en betalingsknapp følger med alle fakturaer. Med Stripe betaler kunder med kort, Apple Pay, Google Pay, iDEAL, SEPA og mer avhengig av regionen. Invotify flips fakturaen til Betalt automatisk i det sekundet betalingen lykkes.
Hva skjer når en faktura forfaller?
Hvis du har påminnelser aktivert, sender Invotify høflige merkede e-poster til kunden på planen du konfigurerte. Hver e-post inkluderer fakturanummer, beløp og forfallsdato. Hvis du foretrekker manuell kontroll, varsler Invotify DEG i stedet – du bestemmer om du sender en påminnelse eller håndterer det på en annen måte.
Kan jeg ta forsinkelsesgebyrer?
Ja, på alle planer. Konfigurer en karensperiode, en gebyrtype (fast beløp eller prosent), og et valgfritt maksimalt tak i Innstillinger → Dokumentinnstillinger. Når en forfalt faktura klarer karensperioden, bruk gebyret fra fakturaen med ett klikk. Sjekk lokale regler før aktivering.
Kan jeg dele et stort tilbud i flere fakturaer?
Ja – det er fremgangsbasert fakturering. Kryss av «Tillat fremgangsbasert fakturering» i tilbudsredigereren, og fakturer deretter en prosent eller fast beløp fra tilbudets fremgangsvisning. Invotify sporer den løpende totalen og blokkerer deg fra å overfakturere tilbudet. Vanlige delinger er 30/30/40 eller 50/50.
Hvilke valutaer støttes?
Invotify støtter 102 valutaer inkludert USD, EUR, GBP, CAD, AUD, JPY, CHF, INR, CNY, SEK, NOK, DKK, PLN og mange regionale valutaer. Angi selskapets standard i Innstillinger → Dokumentinnstillinger, og overstyr deretter per kunde eller per faktura etter behov.
Hvordan registrerer jeg en betaling som kom via kontanter eller bankoverføring?
Åpne fakturaen og klikk «Registrer betaling». Skriv inn beløpet og valgfrie notater. Fakturaen oppdateres umiddelbart – delbeløp holder den åpen for resten. Manuell betalingsregistrering er tilgjengelig på alle planer, inkludert Starter.
Hvilke finansielle rapporter gir Invotify?
Dashbordet viser inntekter, utestående, betalt og ventende på alle planer. Det avanserte rapportsuiten er Pro: Inntekter, Resultatregnskap, Aldring (30/60/90+ dager), DSO og en Skatterapport med CSV-eksport. Se Rapporter og analyser-seksjonen.
Kan jeg matche banktransaksjoner til fakturaer automatisk?
Ja, på Pro og Lifetime. Koble til forretningsbanken via Plaid i Innstillinger → Integrasjoner. Invotify strømmer inn transaksjoner, skårer hver innkommende kredit mot åpne fakturaer på beløp, dato og kundenavn, auto-bekrefter høy-sikkerhet-matcher og lar deg bekrefte eller ignorere resten med ett klikk.
Hvordan oppgraderer jeg planen?
Gå til Innstillinger → Fakturering og klikk «Endre plan». Sammenlign funksjoner, velg planen og fullfør betaling via Stripe. Oppgraderingen trer i kraft umiddelbart.
Kan jeg få refusjon på Invotify-abonnementet?
Abonnementer og Lifetime-kjøp er ikke refunderbare per våre Brukervilkår, unntatt der refusjon er påkrevd ved lov. Du kan si opp et abonnement når som helst og beholde tilgangen til slutten av den betalte perioden. Kontakt support hvis du mener situasjonen kvalifiserer for en lovpålagt refusjon.
Kan jeg bytte mellom månedlig og årlig fakturering?
Ja, du kan bytte mellom månedlig og årlig fakturering når som helst via Stripe-kundeportalen (Innstillinger → Fakturering → Administrer abonnement). Årlig fakturering sparer 15–20 %.
Tekniske spørsmål
Tekniske spørsmål om Invotify.
Hvilke nettlesere støttes?
Invotify fungerer på alle moderne nettlesere inkludert Chrome, Firefox, Safari og Edge. Vi anbefaler å holde nettleseren oppdatert for best opplevelse og sikkerhet.
Kan jeg eksportere dataene mine?
Ja! Gå til Innstillinger → Personvern og data og klikk «Last ned dataene mine». Dette laster ned en JSON-fil som inneholder alle profildataene, fakturaer, tilbud, kunder, produkter og maler.
Fungerer Invotify uten internett?
Invotify krever en internettforbindelse for å fungere. Dataene lagres sikkert i skyen og synkroniseres automatisk.
Hvordan genereres PDF-er?
PDF-er genereres på serversiden for å sikre konsistent, høykvalitets output. De samsvarer nøyaktig med maloppsettet og er optimalisert for A4-utskrift.
Når genereres gjentakende fakturaer?
Gjentakende fakturaer genereres automatisk på planlagte datoer – eller tidligere hvis planen har et «generer i forkant»-vindu. Systemet kjøres én gang per dag og henter alle planlagte oppgaver som er forfalt for den dagen. Hvis du aktiverte auto-send, e-postes den genererte fakturaen til kunden på fakturadatoen.
Hvor ofte oppdateres varsler?
Varsler leveres i nær sanntid for hendelser som skjer i appen (som en betaling som mottas) og evalueres regelmessig for tidsbaserte hendelser (forfalte fakturaer, utløpende tilbud, lavt lager).
Kan jeg deaktivere funksjoner jeg ikke bruker?
Ja! Gå til Innstillinger → Funksjoner for å bytte Tilbud, Produkter (med nestet Lagersporing), Kalender, Kreditnotaer, Rapporter, Aktivitet og Team på eller av. Deaktiverte funksjoner er skjult fra sidefeltet, men dataene dine bevares.
Kan jeg eksportere strukturerte e-fakturaer (UBL / CII / Peppol)?
Ja, på Pro (inkludert med Lifetime). Fra en faktura kan du generere en standardkonform XML-fil i tre formater: UBL 2.1, CII og Peppol BIS 3.0. Dette er eksport-kun – Invotify produserer XML-en og du laster den ned; den overfører ikke til Peppol-nettverket. Se E-fakturering-seksjonen.
Hvor mye fillagring har jeg?
Du kan legge ved kvitteringer, kontrakter og signerte dokumenter til kunder. Lagring er 100 MB på Starter, 5 GB på Pro og 10 GB på Lifetime, med hver enkeltfil opptil 20 MB uavhengig av plan. Filer-siden viser en bruksbar. Opplastinger som vil overskride kvoten blokkeres, og sletting av filer frigjør plass umiddelbart. Se Filer og lagring-seksjonen.