E-fakturering og samsvar

Eksporter strukturerte e-fakturaer (UBL, CII, Peppol) og administrer dataene dine under GDPR

Oversikt over e-fakturering og samsvar

Invotify hjelper deg å oppfylle to moderne krav på én gang: maskinlesbare strukturerte e-fakturaer for B2B- og offentlig fakturering, og full kontroll over dine egne data under GDPR.

Strukturert e-fakturering (Pro): Ved siden av den vanlige PDF-en kan Invotify generere en standardkompatibel XML-versjon av en hvilken som helst faktura. Du laster ned XML-filen og sender eller laster den opp dit kjøperen eller skattemyndigheten din trenger den. Tre formater støttes: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) og Peppol BIS 3.0.

Data og personvern (alle planer): Hver konto kan eksportere dataene sine — som klar-til-å-åpne CSV-filer for regnskapsføreren din, eller som ett komplett JSON-arkiv — og kan slette kontoen permanent når du ikke lenger trenger den.

E-fakturaeksport er en Pro-funksjon (også inkludert med Lifetime). Dataeksport og kontosletting er tilgjengelig i alle planer — og det komplette JSON-arkivet pluss kontosletting fungerer selv om abonnementet ditt har utløpt.

Strukturert XML-eksport

Generer UBL 2.1-, CII- eller Peppol BIS 3.0-XML fra en hvilken som helst faktura (Pro)

EU-standarder

EN 16931-tilpassede formater for grensekryssende og offentlig e-fakturering

Dataeksport (GDPR)

CSV-eksport for kunder, fakturaer og betalinger, pluss et komplett JSON-arkiv

Kontosletting

Slett kontoen din og alle tilhørende data permanent

Tips
  • PDF-en er fortsatt den menneskelesbare kopien — e-faktura-XML-en er den maskinlesbare følgesvennen for kjøperen eller skattemyndigheten din.
  • E-fakturaeksport vises på fakturaens detaljside; tilbud eksporteres ikke som e-fakturaer.

E-fakturaformater (UBL / CII / Peppol)

Invotify genererer tre strukturerte e-fakturaformater. Alle tre produseres fra de samme fakturadataene, så du kan velge det mottakeren eller jurisdiksjonen din krever.

UBL 2.1: OASIS Universal Business Language-standarden. Bredt akseptert på tvers av EU og det vanligste utgangspunktet for strukturert e-fakturering.

CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, tilpasset EN 16931. Dette er formatet bak XRechnung (Tyskland) og Factur-X (Frankrike), så velg CII når du fakturerer tysk eller fransk offentlig sektor og mange B2B-mottakere.

Peppol BIS 3.0: En profil av UBL 2.1 med Peppol-spesifikke metadata — CustomizationID og ProfileID pluss obligatoriske EndpointID-identifikatorer på både leverandøren og kjøperen. Bruk denne når mottakeren din ber om en Peppol-faktura.

Viktig — Invotify genererer filen, den overfører den ikke. Peppol-eksporten produserer et gyldig Peppol BIS 3.0-XML-dokument. Selve leveringen av det inn på Peppol-nettverket krever en leverandør av Peppol-tilgangspunkt (for eksempel Pagero, Basware eller Storecove). Invotify gir deg XML-en; å sende eller laste den opp er ditt siste steg.

UBL 2.1

OASIS-standard XML, akseptert på tvers av de fleste EU-land

CII (UN/CEFACT)

EN 16931 — driver XRechnung (Tyskland) og Factur-X (Frankrike)

Peppol BIS 3.0

UBL 2.1 pluss Peppol CustomizationID, ProfileID og EndpointID-er

Hvilket format bør jeg bruke?

Bruk UBL 2.1 som standard. Velg CII hvis du fakturerer tyske (XRechnung) eller franske (Factur-X) mottakere, og Peppol BIS 3.0 når en kjøper spesifikt ber om en Peppol-faktura.

Er e-fakturaene EN 16931-kompatible?

CII-formatet er tilpasset EN 16931, og Peppol BIS 3.0 er den EN 16931-kompatible Peppol-profilen. Valider alltid mot mottakerens nøyaktige krav før du sender.

Erstatter e-fakturaen PDF-en?

Nei. PDF-en forblir den menneskelesbare fakturaen. E-faktura-XML-en er den strukturerte, maskinlesbare følgesvennen som systemer og skattemyndigheter kan tolke automatisk.

Tips
  • Når du er usikker, er UBL 2.1 det tryggeste standardvalget — CII trengs hovedsakelig for tyske/franske krav.
  • Peppol BIS 3.0 er det riktige valget bare når kjøperen din eksplisitt ber om en Peppol-faktura.
Viktig
  • Invotify kobler seg ikke til Peppol-nettverket. For å levere en Peppol-faktura trenger du din egen leverandør av Peppol-tilgangspunkt; Invotify produserer kun XML-en.

Eksportere en e-faktura

Du eksporterer en e-faktura fra en enkelt faktura. Eksporten laster ned en .xml-fil navngitt etter fakturanummeret og formatet (for eksempel INV-001-ubl.xml).

Dette er en Pro-funksjon og er tilgjengelig kun for fakturaer — tilbud kan ikke eksporteres som e-fakturaer.

Trinn

  1. 1

    Åpne fakturaen

    Gå til Fakturaer og åpne fakturaen du vil eksportere. E-fakturaeksport ligger på fakturaens detaljside.

  2. 2

    Finn E-fakturaeksport-delen

    I handlingspanelet ser du UBL-, CII- og Peppol-knapper gruppert under "E-fakturaeksport".

  3. 3

    Velg et format

    Klikk UBL, CII eller Peppol avhengig av hva mottakeren eller skattemyndigheten din krever.

  4. 4

    Last ned XML-en

    Invotify genererer dokumentet og laster ned en .xml-fil til datamaskinen din.

  5. 5

    Send eller last den opp

    Send XML-en på e-post til kjøperen din, last den opp til en offentlig portal, eller send den videre til ditt Peppol-tilgangspunkt — det arbeidsflyten din krever.

Kan jeg eksportere et tilbud som en e-faktura?

Nei. E-fakturaeksport er kun for fakturaer. Konverter tilbudet til en faktura først, og eksporter deretter fakturaen.

Hva inneholder den nedlastede filen?

Et enkelt XML-dokument med firmaet ditt (leverandør), kunden (kjøper), fakturahodedata, linjeposter, skatteoppdeling og summer, strukturert i henhold til det valgte formatet.

Tips
  • Sørg for at firmaets skatte-ID, adresse og (for Peppol) PEPPOL-ID er fylt ut under Innstillinger før du eksporterer, slik at den genererte XML-en er komplett.
  • Å generere en e-faktura endrer ikke selve fakturaen — du kan reeksportere i et annet format når som helst.
Viktig
  • E-fakturaeksport krever Pro-planen (inkludert med Lifetime).
  • E-fakturanedlastinger krever et aktivt Pro- eller Lifetime-abonnement.

Angi din PEPPOL-ID

Peppol-fakturaer identifiserer hver part med en Peppol-deltakeridentifikator kalt en EndpointID. For leverandørsiden kommer den identifikatoren fra firmaets PEPPOL-ID, som du angir én gang i Innstillinger.

Skriv inn kun ditt registrerte deltakernummer — for eksempel 1234567890123 — så bruker Invotify GLN-skjemaet (0088) automatisk når det skriver leverandørens EndpointID på hver Peppol BIS 3.0-eksport. Ikke sett skjemakoden foran selv. Hvis du lar feltet stå tomt, faller Invotify tilbake på firmaets e-post som endepunkt, noe de fleste Peppol-mottakere ikke vil akseptere.

PEPPOL-ID-en din er en del av forretningsprofilen din, så den deles på tvers av hele firmaet og gjenbrukes på hver Peppol-eksport — du skriver den ikke inn på nytt per faktura.

Trinn

  1. 1

    Åpne Innstillinger

    Gå til Innstillinger → Forretningsinformasjon.

  2. 2

    Skriv inn din PEPPOL-ID

    Fyll ut PEPPOL-ID-feltet med ditt registrerte deltakernummer (for eksempel 1234567890123 — GLN-skjemaet brukes automatisk).

  3. 3

    Angi skatteskjemaet ditt hvis nødvendig

    Bekreft skatteskjemaet (f.eks. mva) slik at e-fakturaens skattekategorier merkes korrekt.

  4. 4

    Lagre

    Lagre forretningsprofilen din. PEPPOL-ID-en brukes nå på hver Peppol-eksport.

Hvor får jeg en PEPPOL-ID?

Fra en leverandør av Peppol-tilgangspunkt. De kobler virksomheten din til Peppol-nettverket og tildeler deg en deltakeridentifikator som du deretter skriver inn i Invotify.

Angir jeg en egen PEPPOL-ID for hver kunde?

Du angir din egen firma-PEPPOL-ID én gang i Innstillinger; den brukes som leverandørendepunkt på hver Peppol-eksport. Bekreft med kjøperen din at partsopplysningene deres er korrekte for mottakerendepunktet.

Tips
  • Skaff PEPPOL-ID-en din fra din leverandør av Peppol-tilgangspunkt — de registrerer virksomheten din på nettverket og utsteder identifikatoren.
  • Hold også firmaets skatte-ID og adresse oppdatert; Peppol-fakturaer krever fullstendige opplysninger om leverandørparten.
Viktig
  • En PEPPOL-ID må være globalt unik på Peppol-nettverket — ingen to virksomheter deler samme identifikator.
  • Uten en PEPPOL-ID faller Peppol-eksport tilbake på e-posten din som endepunkt, noe som ikke er gyldig for reell Peppol-levering.

Dataeksport (GDPR)

Invotify gir deg full tilgang til dine egne data, til støtte for GDPR-retten til dataportabilitet (artikkel 20). Det finnes to utfyllende måter å få ut dataene dine på, tilgjengelig i alle planer.

CSV-eksport (for regnskapsføreren din): Last ned fokuserte regneark du kan åpne i Excel, Numbers eller et hvilket som helst regnskapsverktøy. Disse ligger der dataene ligger og krever et aktivt abonnement: - Kunder — eksportert fra Kunder-siden (Export CSV): navn, e-post, telefon, skatte-ID, full adresse og opprettelsesdato. - Fakturaer — eksportert fra fakturalisten: fakturanummer, status, datoer, kunde, valuta, delsum, skatt, rabatt, summer, betalt beløp, betalingsleverandør/-status og notater. Du kan filtrere etter datointervall og status.

Komplett JSON-arkiv (full sikkerhetskopi): Én strukturert JSON-fil som inneholder alt du har innsyn i — kontoen og forretningsprofilen din, kunder, alle dokumenter (fakturaer, tilbud, kreditnotaer, utgifter), maler, gjentakende planer, betalinger og skatteforhåndsinnstillinger, bankforbindelser, produkter og lagerbevegelser, kundefiler og notater, samt et revisjonsspor. Feltnavn er aliaset slik at arkivet er leselig og ikke avslører interne databasedetaljer. Arkivet lastes ned fra Innstillinger → Personvern og data og fungerer selv om abonnementet ditt har utløpt.

Trinn

  1. 1

    CSV: åpne den tilhørende siden

    Eksporter kunder fra Kunder-siden og fakturaer fra fakturalisten, ved å bruke deres Export CSV-handlinger.

  2. 2

    Komplett arkiv: åpne Personvern og data

    Gå til Innstillinger → Personvern og data og klikk "Last ned dataene mine" for det komplette JSON-arkivet.

  3. 3

    Last ned

    Invotify genererer filen og laster den ned til datamaskinen din — CSV-filer åpnes i et hvilket som helst regnearkprogram; JSON-arkivet åpnes i et hvilket som helst tekstredigeringsprogram.

Er dataeksport tilgjengelig på Starter-planen?

Ja. CSV-eksport og det komplette JSON-arkivet er tilgjengelig i alle planer. JSON-arkivet (og kontosletting) forblir tilgjengelig selv om abonnementet ditt har utløpt; CSV-eksportene krever et aktivt abonnement.

Hvilket format er dataene i?

CSV for kunde-, faktura- og betalingseksporten (åpnes i et hvilket som helst regneark), og én strukturert JSON-fil for det komplette arkivet.

Inkluderer eksporten sensitive påloggingsdetaljer?

Nei. Arkivet utelater bevisst sensitive interne verdier som kunde-ID-er hos betalingsbehandlere og tilgangstokener — det inneholder forretningsdataene dine, ikke hemmelige nøkler.

Tips
  • Eksporter dataene dine regelmessig som en sikkerhetskopi, og alltid før du sier opp eller sletter kontoen din.
  • Bruk de daterte CSV-eksportene til å gi rene oppføringer til regnskapsføreren din ved periodeslutt.
  • Firmadekkende JSON-data er begrenset til eiere og administratorer, slik at et medlem ikke kan eksportere alle andres oppføringer.

Kontosletting

Når du ikke lenger trenger Invotify, kan du slette kontoen din permanent til støtte for GDPR-retten til sletting (artikkel 17). Dette er tilgjengelig i alle planer.

Sletting er irreversibel. For å forhindre uhell må du skrive den nøyaktige frasen DELETE MY ACCOUNT for å bekrefte. Når det er bekreftet, vil Invotify: 1. Avslutte et eventuelt aktivt abonnement (etter beste evne). 2. Slette firmadataene dine og firmaoppføringen (hvis du er eieren). 3. Slette persondataene, profilen og påloggingen din. 4. Fjerne de opplastede filene dine fra lagringen. 5. Logge deg ut.

Hvis du er medlem av et firma du ikke eier, fjerner sletting av kontoen din medlemskapet ditt, men lar firmaet og dataene være intakte for det gjenværende teamet.

Trinn

  1. 1

    Ta sikkerhetskopi først

    Eksporter dataene dine (CSV og/eller det komplette JSON-arkivet) før du sletter — sletting kan ikke angres.

  2. 2

    Åpne Personvern og data

    Gå til Innstillinger → Personvern og data og velg å slette kontoen din.

  3. 3

    Skriv bekreftelsesfrasen

    Skriv DELETE MY ACCOUNT nøyaktig for å bekrefte at du forstår at handlingen er permanent.

  4. 4

    Bekreft sletting

    Invotify avslutter abonnementet ditt, sletter dataene dine, fjerner filene dine og logger deg ut.

Kan jeg gjenopprette kontoen min etter å ha slettet den?

Nei. Sletting er permanent og dataene dine kan ikke gjenopprettes. Eksporter alt du trenger først.

Hva skjer med abonnementet mitt når jeg sletter kontoen min?

Invotify avslutter et eventuelt aktivt abonnement som en del av slettingsprosessen, slik at du ikke blir fakturert igjen.

Jeg er på et team jeg ikke eier — hva blir slettet?

Bare din personlige konto og ditt medlemskap fjernes. Firmaet du tilhører og dataene deres forblir intakte for resten av teamet.

Viktig
  • Kontosletting er permanent og kan ikke reverseres.
  • Alle fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, filer og andre oppføringer slettes permanent.
  • Last alltid ned en dataeksport før du sletter kontoen din.
Banksynkronisering og avstemmingInnstillinger