E-fakturering og samsvar
Eksporter strukturerte e-fakturaer (UBL, CII, Peppol) og administrer dataene dine under GDPR
Oversikt over e-fakturering og samsvar
Invotify hjelper deg å møte to moderne krav på én gang: maskinlesbare strukturerte e-fakturaer for B2B og offentlig fakturering, og full kontroll over egne data under GDPR.
Strukturert e-fakturering (Pro): I tillegg til den vanlige PDF-en kan Invotify generere en standardkompatibel XML-versjon av enhver faktura. Du laster ned XML-filen og sender eller laster den opp der kjøperen eller skattemyndigheten trenger den. Tre formater støttes: UBL 2.1, CII (UN/CEFACT) og Peppol BIS 3.0.
Data og personvern (alle planer): Alle kontoer kan eksportere data – som ferdig-til-åpne CSV-filer for regnskapsføreren, eller som ett komplett JSON-arkiv – og kan slette kontoen permanent når du ikke lenger trenger den.
E-fakturaeksport er en Pro-funksjon (også inkludert med Lifetime). Dataeksport og kontosletting er tilgjengelig på alle planer – og det fullstendige JSON-arkivet pluss kontosletting fungerer selv om abonnementet har utløpt.
Generer UBL 2.1, CII eller Peppol BIS 3.0 XML fra enhver faktura (Pro)
EN 16931-justerte formater for grenseoverskridende og offentlig e-fakturering
CSV-eksporter for kunder, fakturaer og betalinger, pluss et fullstendig JSON-arkiv
Slett kontoen og alle tilknyttede data permanent
- PDF-en er fortsatt den menneskelig lesbare kopien – e-faktura-XML-en er den maskinlesbare ledsageren for kjøperen eller skattemyndigheten.
- E-fakturaeksport vises på fakturadetaljsiden; tilbud eksporteres ikke som e-fakturaer.
E-fakturaformater (UBL / CII / Peppol)
Invotify genererer tre strukturerte e-fakturaformater. Alle tre produseres fra de samme fakturadataene, slik at du kan velge det mottakeren eller jurisdiksjonen din krever.
UBL 2.1: OASIS Universal Business Language-standarden. Bredt akseptert i hele EU og det vanligste startpunktet for strukturert e-fakturering.
CII (UN/CEFACT): Cross Industry Invoice, justert med EN 16931. Dette er formatet bak XRechnung (Tyskland) og Factur-X (Frankrike), så velg CII når du fakturerer tyske eller franske offentlige og mange B2B-mottakere.
Peppol BIS 3.0: En profil av UBL 2.1 med Peppol-spesifikke metadata – CustomizationID og ProfileID pluss obligatoriske EndpointID-identifikatorer på både leverandøren og kjøperen. Bruk dette når mottakeren ber om en Peppol-faktura.
Viktig – Invotify genererer filen, den sender den ikke. Peppol-eksporten produserer et gyldig Peppol BIS 3.0 XML-dokument. Å faktisk levere det på Peppol-nettverket krever en Peppol Access Point-leverandør (for eksempel Pagero, Basware eller Storecove). Invotify gir deg XML-en; å sende eller laste den opp er ditt siste steg.
OASIS standard XML, akseptert i de fleste EU-land
EN 16931 – driver XRechnung (Tyskland) og Factur-X (Frankrike)
UBL 2.1 pluss Peppol CustomizationID, ProfileID og EndpointID-er
Hvilket format bør jeg bruke?
Bruk UBL 2.1 som standard. Velg CII hvis du fakturerer tyske (XRechnung) eller franske (Factur-X) mottakere, og Peppol BIS 3.0 når en kjøper spesifikt ber om en Peppol-faktura.
Er e-fakturaene EN 16931-kompatible?
CII-formatet er justert med EN 16931, og Peppol BIS 3.0 er den EN 16931-kompatible Peppol-profilen. Valider alltid mot mottakerens nøyaktige krav før sending.
Erstatter e-fakturaen PDF-en?
Nei. PDF-en forblir den menneskelig lesbare fakturaen. E-faktura-XML-en er den strukturerte, maskinlesbare ledsageren som systemer og skattemyndigheter kan analysere automatisk.
- Hvis du er usikker, er UBL 2.1 det sikreste valget – CII trengs hovedsakelig for tyske/franske krav.
- Peppol BIS 3.0 er riktig valg bare når kjøperen eksplisitt ber om en Peppol-faktura.
- Invotify kobler ikke til Peppol-nettverket. For å levere en Peppol-faktura trenger du din egen Peppol Access Point-leverandør; Invotify produserer bare XML-en.
Eksportere en e-faktura
Du eksporterer en e-faktura fra en enkeltfaktura. Eksporten laster ned en .xml-fil oppkalt etter fakturanummeret og formatet (for eksempel INV-001-ubl.xml).
Dette er en Pro-funksjon og er tilgjengelig for fakturaer bare – tilbud kan ikke eksporteres som e-fakturaer.
Trinn
- 1
Åpne fakturaen
Gå til Fakturaer og åpne fakturaen du vil eksportere. E-fakturaeksport bor på fakturadetaljsiden.
- 2
Finn E-fakturaeksport-delen
I handlingspanelet vil du se UBL, CII og Peppol-knapper gruppert under «E-fakturaeksport».
- 3
Velg et format
Klikk UBL, CII eller Peppol avhengig av hva mottakeren eller skattemyndigheten krever.
- 4
Last ned XML-en
Invotify genererer dokumentet og laster ned en .xml-fil til datamaskinen din.
- 5
Send eller last opp den
E-post XML-en til kjøperen, last den opp til en offentlig portal, eller send den til Peppol Access Point – hva arbeidsflytene dine krever.
Kan jeg eksportere et tilbud som e-faktura?
Nei. E-fakturaeksport er for fakturaer bare. Konverter tilbudet til en faktura først, eksporter deretter fakturaen.
Hva inneholder den nedlastede filen?
Et enkelt XML-dokument med selskapet ditt (leverandør), kunden (kjøper), fakturatopptekstdata, linjeelementene, mva-nedbrytning og totaler, strukturert i henhold til det valgte formatet.
- Sørg for at selskapets mva-ID, adresse og (for Peppol) PEPPOL ID er fylt ut under Innstillinger før eksport, slik at generert XML er fullstendig.
- Generering av e-faktura endrer ikke fakturaen selv – du kan re-eksportere i et annet format når som helst.
- E-fakturaeksport krever Pro-planen (inkludert med Lifetime).
- E-fakturanedlastinger krever et aktivt Pro- eller Lifetime-abonnement.
Angi PEPPOL ID
Peppol-fakturaer identifiserer hver part med en Peppol-deltakersidentifikator kalt en EndpointID. For leverandørsiden kommer den identifikatoren fra selskapets PEPPOL ID, som du angir én gang i Innstillinger.
Skriv inn det registrerte deltakernummeret ditt bare – for eksempel 1234567890123 – og Invotify bruker GLN-skjemaet (0088) automatisk når det skriver leverandørens EndpointID på hvert Peppol BIS 3.0-eksport. Ikke prefiks skjemakoden selv. Hvis du lar feltet stå tomt, faller Invotify tilbake til selskapets e-post som endepunktet, som de fleste Peppol-mottakere ikke vil akseptere.
PEPPOL ID-en er en del av forretningsprofilen din, så den deles på tvers av hele selskapet og gjenbrukes på alle Peppol-eksporter – du skriver ikke inn den på nytt per faktura.
Trinn
- 1
Åpne Innstillinger
Gå til Innstillinger → Forretningsinformasjon.
- 2
Skriv inn PEPPOL ID-en
Fyll inn PEPPOL ID-feltet med det registrerte deltakernummeret (for eksempel 1234567890123 – GLN-skjemaet brukes automatisk).
- 3
Lagre
Lagre forretningsprofilen. PEPPOL ID-en brukes nå på alle Peppol-eksporter.
Hvor får jeg en PEPPOL ID?
Fra en Peppol Access Point-leverandør. De tar deg inn på Peppol-nettverket og tildeler en deltakersidentifikator som du deretter skriver inn i Invotify.
Setter jeg en separat PEPPOL ID for hver kunde?
Du angir selskapets egen PEPPOL ID én gang i Innstillinger; den brukes som leverandørens endepunkt på alle Peppol-eksporter. Bekreft med kjøperen at deres partsdetaljer er korrekte for mottakerendepunktet.
- Få PEPPOL ID-en fra Peppol Access Point-leverandøren – de registrerer virksomheten din på nettverket og utsteder identifikatoren.
- Hold også selskapets mva-ID og adresse oppdatert; Peppol-fakturaer krever fullstendige leverandørpartdetaljer.
- En PEPPOL ID må være globalt unik på Peppol-nettverket – ingen to virksomheter deler den samme identifikatoren.
- Uten PEPPOL ID faller Peppol-eksporter tilbake til e-posten din som endepunktet, som ikke er gyldig for ekte Peppol-levering.
Dataeksport (GDPR)
Invotify gir deg full tilgang til egne data, i støtte av GDPR-retten til dataportabilitet (artikkel 20). Det finnes to komplementære måter å hente ut dataene dine på, tilgjengelig på alle planer.
CSV-eksporter (for regnskapsføreren): Last ned fokuserte regneark du kan åpne i Excel, Numbers eller et hvilket som helst regnskapsverktøy. Disse bor der dataene bor og krever et aktivt abonnement: - Kunder – eksportert fra Kunder-siden (Eksporter CSV): navn, e-post, telefon, mva-ID, fullstendig adresse og opprettelsesdato. - Fakturaer – eksportert fra fakturalisten: fakturanummer, status, datoer, kunde, valuta, subtotal, mva, rabatt, totaler, betalt beløp, betalingsleverandør/-status og notater. Du kan filtrere etter datoperiode og status.
Fullstendig JSON-arkiv (komplett sikkerhetskopi): Én strukturert JSON-fil som inneholder alt du har tilgang til – kontoen og forretningsprofilen din, kunder, alle dokumenter (fakturaer, tilbud, kreditnotaer, utgifter), maler, gjentakende planleggere, betalinger og mva-forhåndsinnstillinger, banktilkoblinger, produkter og lagerbevegelser, kundefiler og notater, og en revisjonslogg. Feltnavn er aliasert slik at arkivet er lesbart og ikke eksponerer interne databasedetaljer. Arkivet lastes ned fra Innstillinger → Personvern og data og fungerer selv om abonnementet har utløpt.
Trinn
- 1
CSV: åpne tilsvarende side
Eksporter kunder fra Kunder-siden og fakturaer fra fakturalisten, ved å bruke Eksporter CSV-handlingene.
- 2
Fullstendig arkiv: åpne Personvern og data
Gå til Innstillinger → Personvern og data og klikk «Last ned mine data» for det komplette JSON-arkivet.
- 3
Last ned
Invotify genererer filen og laster den ned til datamaskinen – CSV-filer åpnes i ethvert regnearkprogram; JSON-arkivet åpnes i en hvilken som helst teksteditor.
Er dataeksport tilgjengelig på Starter-planen?
Ja. CSV-eksporter og det fullstendige JSON-arkivet er tilgjengelig på alle planer. JSON-arkivet (og kontosletting) er tilgjengelig selv om abonnementet har utløpt; CSV-eksportene krever et aktivt abonnement.
Hvilket format er dataene i?
CSV for kunde-, faktura- og betalingseksportene (åpnes i et hvilket som helst regneark), og en enkelt strukturert JSON-fil for det komplette arkivet.
Inkluderer eksporten sensitive legitimasjoner?
Nei. Arkivet utelater med hensikt sensitive interne verdier som betalingsprosessorkunde-ID-er og tilgangstokens – det inneholder forretningsdataene dine, ikke hemmelige nøkler.
- Eksporter dataene dine regelmessig som sikkerhetskopi, og alltid før du avbryter eller sletter kontoen.
- Bruk de daterte CSV-eksportene til å gi rene poster til regnskapsføreren ved periodeslutt.
- Selskapets JSON-data er begrenset til eiere og administratorer slik at et medlem ikke kan eksportere alles poster.
Kontosletting
Når du ikke lenger trenger Invotify, kan du slette kontoen permanent i støtte av GDPR-retten til sletting (artikkel 17). Dette er tilgjengelig på alle planer.
Sletting er ugjenkallelig. For å forhindre uhell må du skrive den nøyaktige frasen DELETE MY ACCOUNT for å bekrefte. Når bekreftet, gjør Invotify følgende: 1. Avbryter ethvert aktivt abonnement (beste innsats). 2. Sletter selskapets data og selskapsposten (hvis du er eieren). 3. Sletter personlige data, profil og innlogging. 4. Tømmer opplastede filer fra lagring. 5. Logger deg ut.
Hvis du er et medlem av et selskap du ikke eier, fjerner kontosletting medlemskapet ditt, men etterlater selskapet og dets data intakt for det gjenværende teamet.
Trinn
- 1
Sikkerhetskopier først
Eksporter dataene dine (CSV og/eller det fullstendige JSON-arkivet) før du sletter – sletting kan ikke angres.
- 2
Åpne Personvern og data
Gå til Innstillinger → Personvern og data og velg å slette kontoen.
- 3
Skriv bekreftelsesfrasen
Skriv inn DELETE MY ACCOUNT nøyaktig for å bekrefte at du forstår at handlingen er permanent.
- 4
Bekreft sletting
Invotify avbryter abonnementet, sletter dataene, tømmer filene og logger deg ut.
Kan jeg gjenopprette kontoen etter å ha slettet den?
Nei. Sletting er permanent og dataene dine kan ikke gjenopprettes. Eksporter alt du trenger først.
Hva skjer med abonnementet mitt når jeg sletter kontoen?
Invotify avbryter ethvert aktivt abonnement som en del av sletteprosessen slik at du ikke faktureres igjen.
Jeg er i et team jeg ikke eier – hva slettes?
Bare den personlige kontoen og medlemskapet ditt fjernes. Selskapet du tilhører og dets data forblir intakt for resten av teamet.
- Kontosletting er permanent og kan ikke angres.
- Alle fakturaer, tilbud, kunder, produkter, maler, filer og andre poster slettes permanent.
- Last alltid ned en dataeksport før du sletter kontoen.