Kunder
Administrer kundedatabasen og kontaktinformasjonen din
Oversikt over kundeadministrasjon
Kundedatabasen din er sentral for effektiv fakturering. Ved å holde nøyaktige kunderegistre kan du raskt opprette fakturaer med automatisk utfylt informasjon og følge forretningsforholdene dine over tid.
Fordeler med kundeadministrasjon: - Rask fakturaopprettelse med automatisk utfylling med ett klikk - Konsistent kundeinformasjon på tvers av alle dokumenter - Se den fullstendige fakturahistorikken til hver kunde - Hold oversikt over kundenes kontaktdetaljer og forretningsinformasjon - Dokumenter kan gjengis på kundens språk, slik at hver klient leser fakturaer og tilbud på sitt foretrukne språk - Validering av EU-MVA (VIES) med automatisk utfylling av firmanavn og adresse - Interne notater og filvedlegg lagres per kunde - Organiser kontakter med søk og sortering
Alle kundefunksjonene som beskrives her, er tilgjengelige i alle abonnementer.
Sentralisert lagring av all kundeinformasjon
Se alle fakturaer og tilbud for hver kunde
Gjengi hver klients fakturaer og tilbud på deres foretrukne språk
Valider EU-MVA-numre (VIES) og fyll ut firmanavn og adresse automatisk
Legge til kunder
Du kan legge til kunder fra Kunder-siden eller direkte mens du oppretter en faktura eller et tilbud.
Felter for kundeinformasjon:
Obligatorisk: - Navn (person- eller firmanavn) - E-post (for å sende fakturaer og tilbud)
Valgfritt: - Type (Kunde eller Prospekt — hold oversikt over potensielle kunder atskilt fra aktive klienter) - Kontaktnavn (en konkret kontaktperson i et firma) - Telefonnummer - Organisasjonsnummer (lokalt registreringsnummer) - MVA-nummer (EU-MVA — valideres mot VIES mens du skriver) - Gateadresse - By - Fylke / region - Postnummer - Land
MVA-validering og automatisk utfylling: Når du angir et EU-MVA-nummer, validerer Invotify det mot EU-kommisjonens VIES-database i sanntid. Et gyldig nummer bekreftes med en grønn hake; et ugyldig nummer flagges før du lagrer. Ved et vellykket oppslag fylles det registrerte firmanavnet og adressen automatisk inn i alle felter du har latt stå tomme — slik kan du opprette en komplett B2B-kunde ut fra bare et MVA-nummer.
Legge til fra Kunder-siden: 1. Naviger til Kunder i sidemenyen 2. Klikk på «Legg til kunde»-knappen 3. Fyll ut kundedetaljene 4. Klikk Lagre
Legge til mens du oppretter en faktura: 1. I fakturaredigererens Faktureres til-seksjon, bytt til «Legg til kunde» 2. Fyll ut de obligatoriske minimumsfeltene (navn og e-post) 3. Lagre — kunden lagres i kundelisten din og velges automatisk for fakturaen
- Inkluder alltid e-postadresser for fakturalevering
- Legg til organisasjonsnumre for B2B-kunder for korrekt skattedokumentasjon
- Fullstendige adresser får fakturaene dine til å se mer profesjonelle ut
- Bruk konsistente navnekonvensjoner for enkelt søk
- Legg til kontaktnavn når du fakturerer firmaer for å personliggjøre kommunikasjonen
Administrere kunder
Kundelisten gir deg verktøy for å søke i, sortere og administrere kundedatabasen din effektivt.
Listefunksjoner: - Søk på tvers av navn, e-post og telefonnummer - Sorter etter navn, e-post, telefon eller sted (klikk på kolonneoverskriftene) - Filtrer etter type (Kunder eller Prospekter) - Sideinndeling (10 kunder per side) - Flervalg med massesletting (Shift-klikk for å velge et område) - Hurtighandlinger for hver kunde
Kundehandlinger: - Vis — åpne kundens detaljside med fullstendig profil og historikk - Rediger — endre kundeinformasjon - Slett — fjern kunde (med bekreftelsesdialog)
Kundens detaljside: Hver kunde har en egen side som viser: - Fullstendig kontaktinformasjon (navn, kontaktperson, e-post, telefon, organisasjonsnummer, MVA-nummer) - Fullstendig forretningsadresse - Omsetningsstatistikk for kunden (i år, i fjor, gjennomsnittlig faktura, prognose) - Alle fakturaer knyttet til kunden (nummer, dato, beløp, status) - Et aktivitetsområde for interne notater og filvedlegg som lagres på kunden - En generator for kundeutskrift — velg et datointervall for å lage en PDF med løpende saldo - Hurtighandlinger (rediger, slett, opprett ny faktura for denne kunden)
Kundefiler: Filvedlegg ligger i kundens aktivitetsområde og teller mot kontoens fillagringskvote. Se Filer-seksjonen for lagringsgrenser og støttede filtyper.
Finn kunder etter navn, e-post eller telefonnummer
Sorter etter navn, e-post, telefon eller sted; filtrer Kunder mot Prospekter
Se fullstendig kundeprofil og hele fakturahistorikken
Generer en PDF med løpende saldo for et hvilket som helst datointervall
Beste praksis
Følg disse beste praksisene for å holde en ren og nyttig kundedatabase.
Datakvalitet: - Verifiser e-postadresser før du lagrer for å sikre fakturalevering - Bruk konsistent formatering for telefonnumre - Inkluder fullstendige adresser for alle forretningskunder - Oppdater informasjon når kunder varsler deg om endringer
Organisering: - Bruk firmanavn for B2B-kunder - Bruk fulle navn for privatkunder - Legg til kontaktnavn for å skille personer i samme firma - Hold organisasjonsnumre oppdatert for samsvar
Vedlikehold: - Gjennomgå og oppdater kundeinformasjon jevnlig - Fjern dupliserte oppføringer ved hjelp av søkefunksjonen - Eksporter kundedata som CSV fra Kunder-siden (Eksporter CSV), eller som del av det fullstendige JSON-arkivet via Innstillinger → Personvern og data
- Send en test-e-post for å verifisere kundenes e-postadresser før du sender ut faktiske fakturaer
- For EU-B2B-klienter angir du MVA-nummeret først og lar VIES fylle ut firmanavn og adresse automatisk
- Velg dokumentspråket i faktura- eller tilbudsredigereren slik at hver klient leser det på sitt språk
- Bruk søkefunksjonen for å unngå å opprette dupliserte kunder
- Fullstendige adresser hjelper med skattemessig samsvar og et profesjonelt inntrykk