Kreditnotaer

En kreditnota er et dokument du utsteder til en kunde for å redusere eller reversere et beløp de skylder på en tidligere faktura. Bruk kreditnotaer når:

• En kunde returnerer et produkt
• Du må korrigere en for høy belastning på en betalt eller ubetalt faktura
• Du vil avskrive en del av eller hele en utestående saldo
• Du gikk med på en rabatt etter at den opprinnelige fakturaen ble utstedt
• Du må dokumentere en refusjon du behandlet utenfor Invotify

Hvorfor kreditnotaer er viktige: Kreditnotaer er den regnskapsgodkjente måten å justere en faktura på etter at den er utstedt. De omskriver ikke historien – den opprinnelige fakturaen forblir nøyaktig slik den var – de dokumenterer ganske enkelt korrigeringen på sin egen oppføring med sitt eget nummer og dato. Dette holder regnskapet ditt revisjonsklart og kundens kontoutskrift tydelig.

Kreditnotaer vs. å redigere fakturaer: Hvis en faktura fortsatt er et utkast, kan du redigere den direkte. Når en faktura er sendt eller markert som betalt, er den en del av regnskapsoppføringen din – du bør utstede en kreditnota i stedet for å endre den. Invotify lar deg gjøre begge deler, men kreditnotaer er den anbefalte veien for sendte eller betalte fakturaer.

Kreditnotaer i Invotify opprettes fra en eksisterende faktura – dette holder hver kreditt knyttet til dokumentet den korrigerer. Du starter fra kreditnotasiden, velger fakturaen, og resten fylles ut automatisk.

Opprette en kreditnota: 1. Gå til kreditnotasiden 2. Klikk på "Ny kreditnota" 3. Velg fakturaen du vil kreditere 4. Linjepostene dens lastes inn med antallet som fortsatt er tilgjengelig å kreditere på hver rad 5. Kryss av for linjene som skal inkluderes – alle for en full kreditt, eller spesifikke for en delvis kreditt 6. Juster det krediterte antallet per linje hvis du bare krediterer en del av en post 7. Legg til en årsak og eventuelle notater (sterkt anbefalt for revisjonsspor) 8. Lagre som utkast, og utsted den deretter når du er klar

Kunden, valutaen og skattedetaljene kommer fra fakturaen automatisk. Du kan ikke kreditere mer enn det som gjenstår ukreditert på hver linje – Invotify blokkerer overkreditering.

Kreditnota-PDF-en: Hver kreditnota produserer en ren, standard PDF tydelig merket "CREDIT NOTE" slik at det ikke er noen forveksling med en faktura. Den lister opp de krediterte linjene, den totale kreditten og bedriftsdetaljene dine, og bærer årsaken du oppga.

Kreditnotaer beveger seg gjennom fire statuser fra opprettelse til oppgjør. Å forstå dem hjelper deg med å følge hvilke kreditter som er aktive og hvilke som bare er utkast.

Fordi kreditnotaer opprettes mot en faktura, er det å anvende en for det meste automatisk.

Anvendt på den tilknyttede fakturaen ved utstedelse Når du utsteder en kreditnota som er koblet til en faktura, reduserer Invotify umiddelbart den fakturaens utestående saldo med kredittbeløpet. Hvis fakturaen var €1 000 og kreditnotaen er på €400, viser fakturaen nå €600 i skyldig beløp. Hvis kreditten er lik eller overstiger det utestående beløpet, markeres fakturaen som betalt. Du tar ikke et eget "anvend"-trinn – utstedelsen er det som anvender den.

"Anvendt"-statusen er en manuell markør Å merke en kreditnota som Anvendt (fra Utstedt-statusen) er et bokføringsflagg du angir for å registrere at kreditten er fullt håndtert – for eksempel etter at en refusjon har gått gjennom. Det endrer ikke i seg selv noen fakturasaldo; saldoendringen skjedde allerede ved utstedelse.

Refusjoner håndteres utenfor Invotify En kreditnota er et dokument, ikke en pengebevegelse. Hvis du skylder kunden penger tilbake, behandle refusjonen gjennom din vanlige kanal – Stripe, en bankoverføring eller kontanter – og merk kreditnotaen som Anvendt når den har gått gjennom. Invotify sender ikke refusjoner til en betalingsleverandør på dine vegne.

Annullering reverserer saldoendringen Hvis du annullerer en kreditnota som var koblet til en faktura, gjenoppretter Invotify den fakturaens utestående saldo med det krediterte beløpet, slik at fakturaen går tilbake til å vise det som faktisk skyldes.