Kreditnotaer

En kreditnota er et dokument du utsteder til en kunde for å redusere eller reversere et beløp de skylder på en tidligere faktura. Bruk kreditnotaer når:

• En kunde returnerer et produkt
• Du må korrigere en overbelastning på en betalt eller ubetalt faktura
• Du vil avskrive deler av eller hele en utestående saldo
• Du gikk med på en rabatt etter at den opprinnelige fakturaen var utstedt
• Du må dokumentere en refusjon du behandlet utenfor Invotify

Hvorfor kreditnotaer er viktige: Kreditnotaer er den regnskapsgodkjente måten å justere en faktura på etter at den er utstedt. De skriver ikke om historien — den opprinnelige fakturaen forblir nøyaktig som den var — de dokumenterer ganske enkelt korrigeringen på sin egen oppføring med sitt eget nummer og dato. Dette holder bøkene dine revisjonsklare og kundens kontoutskrift tydelig.

Kreditnotaer kontra redigering av fakturaer: Hvis en faktura fortsatt er et utkast, kan du redigere den direkte. Når en faktura er sendt eller merket som betalt, er den en del av den økonomiske oppføringen din — du bør utstede en kreditnota i stedet for å endre den. Invotify lar deg gjøre begge deler, men kreditnotaer er den anbefalte veien for sendte eller betalte fakturaer.

Kreditnotaer i Invotify opprettes fra en eksisterende faktura — dette holder hver kreditering knyttet til dokumentet den korrigerer. Du starter fra Kreditnotaer-siden, velger fakturaen, og resten fylles ut automatisk.

Opprette en kreditnota: 1. Gå til Kreditnotaer-siden 2. Klikk «Ny kreditnota» 3. Velg fakturaen du vil kreditere 4. Linjeelementene lastes inn med antallet som fortsatt er tilgjengelig å kreditere på hver rad 5. Kryss av for linjene som skal inkluderes — alle for en full kreditering, eller spesifikke for en delvis kreditering 6. Juster det krediterte antallet per linje hvis du bare krediterer en del av et element 7. Legg til en årsak og eventuelle notater (sterkt anbefalt for revisjonsspor) 8. Lagre som utkast, og utsted den når du er klar

Kunden, valutaen og skattedetaljene kommer fra fakturaen automatisk. Du kan ikke kreditere mer enn det som gjenstår ukreditert på hver linje — Invotify blokkerer overkreditering.

Kreditnota-PDF-en: Hver kreditnota produserer en ren, standard PDF tydelig overskrevet med «CREDIT NOTE» slik at det ikke er noen forveksling med en faktura. Den lister opp de krediterte linjene, den totale krediteringen og forretningsdetaljene dine, og bærer årsaken du anga.

Kreditnotaer beveger seg gjennom fire statuser fra opprettelse til oppgjør. Å forstå dem hjelper deg å spore hvilke krediteringer som er aktive og hvilke som bare er utkast.

Fordi kreditnotaer opprettes mot en faktura, er det stort sett automatisk å anvende en.

Anvendt på den lenkede fakturaen ved utstedelse Når du utsteder en kreditnota som er lenket til en faktura, reduserer Invotify umiddelbart fakturaens utestående saldo med krediteringsbeløpet. Hvis fakturaen var €1,000 og kreditnotaen er på €400, viser fakturaen nå €600 skyldig. Hvis krediteringen er lik eller overstiger det utestående beløpet, merkes fakturaen som betalt. Du tar ikke et eget «anvend»-steg — utstedelsen er det som anvender den.

«Anvendt»-statusen er en manuell markør Å merke en kreditnota som Anvendt (fra Utstedt-statusen) er et bokføringsflagg du angir for å registrere at krediteringen er fullt håndtert — for eksempel etter at en refusjon har gått gjennom. Den endrer ikke i seg selv noen fakturasaldo; saldoendringen skjedde allerede ved utstedelse.

Refusjoner håndteres utenfor Invotify En kreditnota er et dokument, ikke en pengebevegelse. Hvis du skylder kunden penger tilbake, behandle refusjonen gjennom din vanlige kanal — Stripe, en bankoverføring eller kontanter — og merk kreditnotaen som Anvendt når den har gått gjennom. Invotify sender ikke refusjoner til en betalingsleverandør på dine vegne.

Annullering reverserer saldoendringen Hvis du annullerer en kreditnota som var lenket til en faktura, gjenoppretter Invotify fakturaens utestående saldo med det krediterte beløpet, slik at fakturaen igjen viser det som faktisk skyldes.