Banksynkronisering og avstemming

Banksynkronisering kobler firmaets bankkonto til Invotify gjennom Plaid, henter inn transaksjonene dine og matcher innkommende betalinger mot utestående fakturaer — slik at fakturaene du har fått betalt for, markerer seg selv som betalt. Det er funksjonen som tar manuell avstemming bort fra skuldrene dine.

Hva banksynkronisering gjør: - Kobler til banken din sikkert gjennom Plaids vertsbaserte innloggingsflyt - Henter nye transaksjoner inn i Invotify automatisk hver dag - Poengsetter hver innkommende kreditering mot dine åpne fakturaer og bekrefter sikre treff på egen hånd - Setter kandidater med lavere sikkerhet i kø som forslag du bekrefter med ett klikk - Lar deg ignorere eller arkivere transaksjoner som ikke er kundebetalinger

Hvor den ligger: Du kobler til og fra banker fra Innstillinger → Integrasjoner; transaksjonsstrømmen ligger på Bank-siden (/dashboard/bank), organisert i visningene Krever oppmerksomhet (forslag og transaksjoner som venter på en avgjørelse), Matchet og Ignorert.

Plantilgjengelighet: Banksynkronisering er en Pro-funksjon (også inkludert i Lifetime). På Starter viser Bank-siden en oppgraderingsmelding i stedet. Hvert bank-API-kall er beskyttet på serversiden, så funksjonen er reelt låst, ikke bare skjult i grensesnittet.

Å koble til en bank er en kort, veiledet flyt håndtert av Plaid. Invotify mottar kun dataene Plaid gir tilbake — aldri bankinnloggingen din.

Hvor Plaid rekker: Tilkoblingen støtter banker i USA, Storbritannia og Canada, og dekker tusenvis av institusjoner inkludert store nasjonale banker, regionale banker og kredittforeninger gjennom Plaid.

Slik fungerer tilkoblingen: 1. Invotify ber om et Plaid Link-token for kontoen din. 2. Plaids sikre popup åpnes. Du velger banken din og logger inn direkte hos Plaid — Invotify er aldri i midten av påloggingsinformasjonen din. 3. Du velger kontoen du vil koble til. 4. Plaid gir tilbake et midlertidig offentlig token, som Invotify bytter mot et langvarig tilgangstoken og lagrer på firmaet ditt. 5. Tilkoblingen lagres med institusjonsnavn, kontonavn og et maskert kontonummer, og er klar til å synkronisere.

Når en bank er tilkoblet og transaksjoner er synkronisert, lander de i Invotify organisert etter hvor de står i matchingsprosessen.

Slik er strømmen organisert: - Krever oppmerksomhet — Foreslåtte treff matcheren fant, men ikke var sikker nok til å bekrefte (vist med sikkerhetsscoren sin og en bekreftelse med ett klikk), pluss transaksjoner uten kandidat ennå. Match hver enkelt mot en faktura, eller ignorer den. - Matchet — Transaksjoner som er bekreftet mot en faktura, enten automatisk av matcheren eller manuelt av deg. - Ignorert — Transaksjoner du har lagt til side fordi de ikke er kundebetalinger (gebyrer, overføringer, leverandørbelastninger og lignende).

Hva hver transaksjon viser: Hver transaksjon bærer beløp, valuta, dato, beskrivelse, forhandlernavn (når banken oppgir et) og kategori, sammen med gjeldende matchingsstatus og en eventuell matchet faktura. Foreslåtte treff viser i tillegg matcherens sikkerhet. Innkommende betalinger (krediteringer) er transaksjonene matcheren bryr seg om; utgående belastninger ligger bare i strømmen.

Lese strømmen: Transaksjoner listes nyeste først. Listen er paginert, så store historikker lastes inn i håndterbare sider i stedet for alt på én gang.

Invotifys matcher sammenligner hver innkommende betaling mot dine åpne fakturaer og produserer en sikkerhetsscore. Scoren avgjør om treffet brukes automatisk eller overlates til deg å bekrefte.

Slik bygges scoren: For hver åpen faktura som samsvarer med transaksjonens valuta og beløp (innenfor en liten avrundingstoleranse), legger Invotify sammen tre signaler:

Beløp — Den største delen av scoren. En transaksjon blir bare en kandidat i det hele tatt hvis beløpet er lik en fakturasum innenfor toleransen.

Datonærhet — En betaling som ankommer nær fakturaens forfallsdato scorer høyere enn en som ankommer uker unna. Jo nærmere datoene, jo mer legger den til; betalinger langt fra ethvert forfallsdato bidrar ikke noe på dette signalet.

Kundenavn — Hvis transaksjonsbeskrivelsen inneholder fakturaens kunde- eller firmanavn, legger det til på scoren. Bankbeskrivelser er ofte rotete, så dette er ett innspill blant de tre snarere enn et krav.

Automatisk bekreftelse vs. foreslått: De tre signalene kombineres til en samlet sikkerhet. Når den beste kandidaten passerer en høy sikkerhetsterskel, bekrefter Invotify treffet automatisk, registrerer betalingen og oppdaterer fakturaen. Under den terskelen lagres kandidaten som et foreslått treff — det vises under Krever oppmerksomhet med sikkerhetsscoren sin slik at du kan bekrefte det med ett klikk (eller velge en annen faktura, eller ignorere det). Forslag sjekkes på nytt ved hver synkronisering: hvis kandidatfakturaen blir betalt på en annen måte, trekkes det utdaterte forslaget tilbake i stedet for å bli liggende igjen for deg å bekrefte to ganger.

Hva som skjer ved et bekreftet treff: Når et treff bekreftes — av matcheren eller av deg — registrerer Invotify en betaling på fakturaen for transaksjonsbeløpet og beregner på nytt hva som gjenstår å betale. Hvis det gjør opp saldoen, settes fakturaen til Betalt; hvis det bare dekker en del av den, blir fakturaen Delvis og forblir åpen for resten. Manuelle treff skrives til aktivitetsloggen.

Matche manuelt: Du kan alltid matche en transaksjon mot en faktura selv fra transaksjonen. Et manuelt treff behandles som fullt sikkert og registrerer betalingen på nøyaktig samme måte som et automatisk gjør.

Ikke hver linje i bankstrømmen din er en kundebetaling. Gebyrer, overføringer, refusjoner til leverandører og dine egne utgående belastninger dukker også opp. Invotify gir deg en ryddig måte å holde disse utenfor avstemmingsvisningen din.

Ignorere en transaksjon: Marker en hvilken som helst transaksjon som ignorert, og den flyttes til Ignorert-visningen og ut av veien. Bruk dette for alt som ikke er en kundebetaling, slik at strømmen din kun inneholder reelle avgjørelser. Å ignorere en transaksjon berører ingen faktura — det handler kun om å rydde i strømmen.

Ignorert-visningen som et arkiv: Ignorerte transaksjoner slettes ikke; de forblir tilgjengelige under Ignorert. Det holder en full oversikt over alt som kom inn på kontoen din, samtidig som du kan fokusere på transaksjonene som betyr noe for å få betalt.

Koble fra en bank: Du kan fjerne en bankforbindelse når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner. Frakobling er en myk handling — tilkoblingen markeres som frakoblet og slutter å synkronisere, og hendelsen registreres i aktivitetsloggen. Transaksjoner som allerede er hentet inn, forblir i strømmen din.

Banksynkronisering kjører på egen hånd — strømmen din holder seg fersk og sikre treff avstemmer seg selv uten at du gjør noe.

Daglig automatisk synkronisering: Hver tilkoblet bank synkroniseres automatisk én gang om dagen. Det er ingenting å utløse eller planlegge — nye transaksjoner dukker rett og slett opp i strømmen din hver morgen, allerede kjørt gjennom matcheren.

Inkrementell, markørbasert synkronisering: Invotify bruker Plaids markørbaserte synkronisering, så hver daglige kjøring henter bare det som er nytt siden forrige gang i stedet for å laste ned hele historikken din på nytt. Nye transaksjoner legges til og markøren lagres slik at neste kjøring fortsetter nøyaktig der den forrige slapp. Dette holder synkroniseringene raske og unngår duplikate oppføringer — transaksjoner nøkles på bankidentifikatoren sin.

Automatisk matching under synkronisering: Etter å ha hentet nye transaksjoner for en tilkobling, kjører synkroniseringen matcheren over dine ventende innkommende betalinger. Treff med høy sikkerhet bekreftes, betalingen registreres på fakturaen, og fakturastatusen oppdateres — alt uten at du løfter en finger. Kandidater med lavere sikkerhet settes i kø som forslag i Krever oppmerksomhet, og eksisterende forslag oppdateres (et forslag hvis faktura ble betalt på en annen måte trekkes tilbake).

Robust per tilkobling: Hvis én bankforbindelse støter på problemer under en synkronisering, markerer Invotify kun den tilkoblingen som feilet og fortsetter med resten — én banks hikke blokkerer aldri de andre. En feilet tilkobling kan kobles til på nytt fra Innstillinger. Hver tilkobling registrerer når den sist ble synkronisert.