Banksynkronisering og avstemming

Banksynkronisering kobler din forretningsbankkonto til Invotify via Plaid, henter inn transaksjonene dine og matcher innkommende betalinger mot utestående fakturaer – slik at fakturaene du har fått betalt markerer seg selv som betalt. Det er funksjonen som tar manuell avstemming av tallerkenen din.

Hva banksynkronisering gjør: - Kobler banken din sikkert via Plaids innloggingsflyt - Henter nye transaksjoner inn i Invotify automatisk hver dag - Skårer hver innkommende kredit mot dine åpne fakturaer og bekrefter selvtillitsfulle treff på egenhånd - Setter lavere-sikkerhet-kandidater i kø som forslag du bekrefter med ett klikk - Lar deg ignorere eller arkivere transaksjoner som ikke er kundebetalinger

Hvor det bor: Du kobler til og fra banker under Innstillinger → Integrasjoner; transaksjonsfeeden bor på Banksiden (/dashboard/bank), organisert i Trenger oppmerksomhet (forslag og transaksjoner som venter på en beslutning), Matchet og Ignorert-visninger.

Planer: Banksynkronisering er en Pro-funksjon (også inkludert med Lifetime). På Starter viser Banksiden en oppgraderingsoppfordring i stedet. Hvert bank-API-kall er portvoktet serversiden, så funksjonen er genuint låst, ikke bare skjult i UI-et.

Å koble til en bank er en kort, veiledet flyt håndtert av Plaid. Invotify mottar bare dataene Plaid sender tilbake – aldri bankinnloggingen din.

Hvor Plaid rekker: Tilkoblingen støtter banker i USA, Storbritannia og Canada, og dekker tusenvis av institusjoner inkludert store nasjonale banker, regionale banker og kredittforeninger via Plaid.

Slik fungerer tilkoblingen: 1. Invotify ber om et Plaid Link-token for kontoen din. 2. Plaids sikre pop-up åpnes. Du velger banken din og logger inn direkte med Plaid – Invotify er aldri i midten av legitimasjonen din. 3. Du velger kontoen du vil koble til. 4. Plaid sender tilbake et midlertidig offentlig token, som Invotify veksler inn mot et langtidslevende tilgangstoken og lagrer mot selskapet ditt. 5. Tilkoblingen lagres med institusjonsnavnet, kontonavnet og et maskert kontonummer, og er klar til å synkronisere.

Når en bank er tilkoblet og transaksjoner er synkronisert, lander de i Invotify organisert etter hvor de befinner seg i matchingprosessen.

Slik er feeden organisert: - Trenger oppmerksomhet – Foreslåtte matcher som matcheren fant men ikke var selvtillit nok til å bekrefte (vist med sikkerhetsscore og ett-klikk bekreftelse), pluss transaksjoner uten kandidat ennå. Match hver enkelt til en faktura, eller ignorer den. - Matchet – Transaksjoner som er bekreftet mot en faktura, enten automatisk av matcheren eller manuelt av deg. - Ignorert – Transaksjoner du har satt til side fordi de ikke er kundebetalinger (gebyrer, overføringer, leverandørkostnader og lignende).

Hva hver transaksjon viser: Hver transaksjon bærer beløp, valuta, dato, beskrivelse, selgernavn (når banken oppgir dette) og kategori, sammen med gjeldende matchestatus og eventuell matchet faktura. Foreslåtte matcher viser i tillegg matcherens sikkerhetsscore. Innkommende betalinger (kreditter) er transaksjonene matcheren bryr seg om; utgående kostnader sitter bare i feeden.

Lese feeden: Transaksjoner er listet nyeste først. Listen er paginert, slik at store historikker lastes inn i håndterbare sider snarere enn alt på én gang.

Invotifys matcher sammenligner hver innkommende betaling mot dine åpne fakturaer og produserer en sikkerhetsscore. Scoren avgjør om matchen brukes automatisk eller om det overlates til deg å bekrefte.

Slik bygges scoren: For hver åpen faktura som samsvarer med transaksjonens valuta og beløp (innen en liten avrundingstolerans) legger Invotify opp tre signaler:

Beløp – Den største delen av scoren. En transaksjon blir bare en kandidat i det hele tatt hvis beløpet samsvarer med en fakturatotal innen toleransen.

Dato-nærhet – En betaling som ankommer nær fakturaens forfallsdato skårer høyere enn en som ankommer uker unna. Jo nærmere datoene, desto mer legger det til; betalinger langt fra forfallsdato bidrar ingenting til dette signalet.

Kundenavn – Hvis transaksjonsbeskrivelsen inneholder fakturaens kunde- eller bedriftsnavn, legger det til scoren. Bankbeskrivelser er ofte rotete, så dette er ett innspill blant de tre snarere enn et krav.

Auto-bekreft vs. forslag: De tre signalene kombineres til en samlet sikkerhet. Når den beste kandidaten overskrider en høy sikkerhetsterskel, bekrefter Invotify matchen automatisk, registrerer betalingen og oppdaterer fakturaen. Under den terskelen lagres kandidaten som et foreslått treff – det vises under Trenger oppmerksomhet med sikkerhetsscore slik at du kan bekrefte det med ett klikk (eller velge en annen faktura, eller ignorere det). Forslag sjekkes på nytt ved hver synkronisering: hvis kandidatfakturaen betales på en annen måte, trekkes det foreldede forslaget tilbake i stedet for å la deg bekrefte det to ganger.

Hva som skjer ved bekreftet match: Når en match bekreftes – av matcheren eller av deg – registrerer Invotify en betaling på fakturaen for transaksjonsbeløpet og beregner hva som gjenstår skyldig. Hvis det nullstiller saldoen, flips fakturaen til Betalt; hvis det bare dekker deler av den, blir fakturaen Delvis og forblir åpen for resten. Manuelle matcher skrives til aktivitetsloggen.

Manuell matching: Du kan alltid matche en transaksjon til en faktura selv fra transaksjonen. En manuell match behandles som fullt selvsikker og registrerer betalingen på nøyaktig samme måte som en automatisk.

Ikke hver linje i bankfeeden din er en kundebetaling. Gebyrer, overføringer, refusjoner til leverandører og dine egne utgående kostnader dukker alle opp. Invotify gir deg en ryddig måte å holde disse utenfor avstemmingsvisningen.

Ignorere en transaksjon: Merk en transaksjon som ignorert og den flyttes til Ignorert-visningen og ut av veien. Bruk dette for alt som ikke er en kundebetaling slik at feeden din bare inneholder reelle beslutninger. Å ignorere en transaksjon berører ikke noen faktura – det handler kun om å rydde feeden.

Ignorert-visningen som arkiv: Ignorerte transaksjoner slettes ikke; de forblir tilgjengelige under Ignorert. Det holder en fullstendig oversikt over alt som gikk gjennom kontoen din, mens det lar deg fokusere på transaksjonene som betyr noe for å bli betalt.

Koble fra en bank: Du kan fjerne en banktilkobling når som helst fra Innstillinger → Integrasjoner. Frakobling er en myk handling – tilkoblingen markeres som frakoblet og slutter å synkronisere, og hendelsen registreres i aktivitetsloggen. Transaksjoner allerede hentet inn forblir i feeden.

Banksynkronisering kjører av seg selv – feeden holder seg oppdatert og selvtillitsfulle matcher avstemmer seg selv uten at du gjør noe.

Daglig automatisk synkronisering: Alle tilkoblede banker synkroniseres automatisk én gang om dagen. Det er ingenting å utløse eller planlegge – nye transaksjoner dukker ganske enkelt opp i feeden din hver morgen, allerede kjørt gjennom matcheren.

Inkrementell, markørbasert synkronisering: Invotify bruker Plaids markørbaserte synkronisering, slik at hvert daglige kjøring bare henter hva som er nytt siden det siste i stedet for å laste ned hele historikken på nytt. Nye transaksjoner legges til og markøren lagres slik at neste kjøring plukker opp nøyaktig der den siste slapp. Dette holder synkroniseringer raske og unngår duplikate oppføringer – transaksjoner er nøklet av deres bankidentifikator.

Auto-matching under synkronisering: Etter å ha hentet nye transaksjoner for en tilkobling, kjører synkroniseringen matcheren over dine ventende innkommende betalinger. Høy-sikkerhet matcher bekreftes, betalingen registreres på fakturaen og fakturastatusen oppdateres – alt uten at du gjør noe. Lavere-sikkerhet-kandidater settes i kø som forslag under Trenger oppmerksomhet, og eksisterende forslag oppdateres (et forslag hvis faktura ble betalt på en annen måte trekkes tilbake).

Robust per tilkobling: Hvis én banktilkobling støter på problemer under en synkronisering, markerer Invotify bare den tilkoblingen som feil og fortsetter med resten – én banks hickup blokkerer aldri de andre. En feil tilkobling kan kobles til på nytt fra Innstillinger. Hver tilkobling registrerer når den sist ble synkronisert.