Godkjenningsarbeidsflyter

Godkjenningsarbeidsflyter setter et kontrollpunkt mellom «dokument opprettet» og «dokument sendt». Du definerer regler for hvilke fakturaer og tilbud som trenger godkjenning; når et dokument matcher, holder Invotify det automatisk tilbake og ber en utpekt godkjenner om å gjennomgå det. Inntil de godkjenner, kan dokumentet ikke forlate virksomheten din.

Dette er for team som vil ha et ekstra par øyne på dokumenter med høy verdi, sensitive eller førstegangsdokumenter — uten å bremse alt det andre. En gjentakende faktura på €200 kan gå rett ut, mens en faktura på €15,000 eller den aller første fakturaen til en helt ny kunde venter på at en eier eller administrator skal se den over.

Flyten fra ende til ende:

1. Du setter en regel i Innstillinger → Godkjenninger — for eksempel «Fakturaer over €1,000 trenger administratorgodkjenning.»

1. Et matchende dokument holdes tilbake. Når noen lagrer en faktura eller et tilbud som matcher en regel, oppretter Invotify automatisk en ventende godkjenningsforespørsel. Ingenting annet endres — dokumentet lagres som normalt — men det er nå flagget.

1. Kvalifiserte godkjennere varsles. Alle som kan handle på forespørselen får et varsel i appen med en lenke rett til dokumentet.

1. En godkjenner skriver under. En eier eller administrator åpner dokumentet, gjennomgår det og klikker Godkjenn eller Avvis rett fra banneret øverst.

1. Sending låses opp. Når dokumentet er godkjent, fungerer Send-handlingen normalt. Mens forespørselen fortsatt er ventende, avvises forsøk på å sende.

Plan: Godkjenningsarbeidsflyter er en Pro-funksjon (også inkludert i Lifetime). På Starter viser Godkjenninger-innstillingene en forhåndsvisning av hvordan det fungerer med en oppgraderingsmelding — ingen regler kjører.

En regel avgjør når et dokument trenger godkjenning og hvem som kan skrive under. Du kan ha så mange regler du trenger, hver avgrenset til én dokumenttype. Når et dokument lagres, sjekker Invotify hver aktive regel for den dokumenttypen og stopper ved det første treffet.

Dokumenttype Hver regel gjelder enten Fakturaer eller Tilbud. Velg typen når du oppretter regelen. (Fakturaer og tilbud er dokumenttypene du kan administrere i Godkjenninger-innstillingene i dag.)

Utløsere (betingelser) Hver regel har nøyaktig én utløser som avgjør om et gitt dokument matcher:

• Sum over terskel — Godkjenning kreves når dokumentsummen er på eller over et beløp du setter (for eksempel €1,000). Alt under terskelen går ut uten godkjenning.
• Første dokument til en ny kunde — Godkjenning kreves kun for det første ikke-utkastsdokumentet sendt til en kunde som ikke har tidligere fakturaer. Når den kunden har historikk, slutter dokumentene deres å utløse denne regelen.
• Hvert dokument — Hvert dokument av den typen krever godkjenning, uten unntak. Bruk dette når ingenting skal gå ut ugjennomgått.

Hvem som varsles Velg hvilken rolle som varsles når en forespørsel opprettes: - Eier — kontoeieren varsles. - Eier eller administrator — teamets administratorer varsles. Dette er det typiske valget.

Uansett varslingsinnstilling kan enhver eier eller administrator gjennomgå og godkjenne en ventende forespørsel (medlemmer kan ikke).

Hurtigstart-maler Første gang du åpner Godkjenninger, tilbys tre maler med ett klikk slik at du ikke starter fra et blankt skjema: «Fakturaer over [beløp]», «Første faktura til en ny kunde» og «Hvert tilbud». Hver legger inn en ferdig regel du kan justere — eller du kan legge til en helt egendefinert regel i stedet.

Når et dokument matcher en regel, oppretter Invotify en godkjenningsforespørsel for det. Den forespørselen beveger seg gjennom en enkel livssyklus, og selve dokumentet viser hvor det står.

Ventende Forespørselen starter som ventende i det øyeblikket en matchende faktura eller et tilbud lagres. Dokumentet er fullstendig lagret og redigerbart — det kan bare ikke sendes ennå. En ventende forespørsel opprettes automatisk og er idempotent: å lagre det samme dokumentet på nytt vil ikke hope opp duplikate forespørsler.

Godkjent En eier eller administrator gjennomgår dokumentet og godkjenner det. Forespørselen stemples med hvem som gjennomgikk det og når, pluss en eventuell kommentar de la igjen. Sending er nå låst opp.

Avvist Anmelderen avviser forespørselen i stedet, eventuelt med en kommentar som forklarer hvorfor. Avvisning opphever holdet — kun en *ventende* forespørsel blokkerer sending — så den forventede oppfølgingen er å rette dokumentet og lagre det på nytt, noe som oppretter en fersk ventende forespørsel for gjennomgang. Behandle en avvisning som «ikke send dette som det er», ikke en permanent lås.

Banneret på dokumentet Åpne en hvilken som helst faktura eller et tilbud med en godkjenningsforespørsel, og du ser et banner øverst: - En ventende forespørsel viser et ravgult banner som navngir regelen som utløste den, med Godkjenn- og Avvis-knapper for anmeldere. - En godkjent eller avvist forespørsel kollapser til et lite grønt eller rødt merke slik at utfallet forblir synlig uten å ta over siden.

Sende-sperre (409-blokken) Dette er delen som gir godkjenninger tenner. Når du prøver å sende en faktura eller et tilbud på e-post som har en ventende forespørsel, avviser serveren forespørselen og returnerer et 409-svar med den stabile feilkoden `APPROVAL_PENDING`. Grensesnittet viser dette som «Dette dokumentet venter på godkjenning og kan ikke sendes ennå.» Sperren håndheves på serveren for både faktura- og tilbuds-sendepunktene — du kan ikke omgå den ved å treffe API-et direkte. Når forespørselen er godkjent (eller det ikke lenger finnes en ventende forespørsel), går sendingen normalt.

Godkjenninger fungerer bare hvis de rette personene vet at det er noe å gjennomgå. Hver gang en ventende forespørsel opprettes, sender Invotify et varsel i appen til hver kvalifisert godkjenner — slik at ingenting ligger stille i en kø.

Hvem som varsles: - Hvis regelen ruter til Eier, varsles eieren. - Hvis regelen ruter til Eier eller administrator, varsles eieren og hver administrator.

Hvem som ekskluderes: Personen som opprettet dokumentet mottar aldri godkjenningsvarselet for det — de kan uansett ikke godkjenne sin egen forespørsel, så å varsle dem ville bare være støy.

Hva varselet sier: Hver godkjenner får et varsel i appen med tittelen «Godkjenning forespurt», som påpeker at en faktura eller et tilbud trenger godkjenningen deres og navngir regelen som utløste det. Det lenker rett til dokumentets detaljside, der godkjenningsbanneret med Godkjenn- og Avvis-knappene venter.

Hvor varsler vises: Godkjenningsvarsler dukker opp i varslingssenteret i appen (bjellen i dashbordet), ved siden av de andre varslene dine. Å klikke på ett tar godkjenneren rett til dokumentet slik at de kan handle på et par klikk.

Alle godkjenningsregler ligger i Innstillinger → Godkjenninger. Det er her eiere og administratorer setter opp, redigerer og fjerner reglene som styrer hele firmaet.

Godkjenninger-siden: - En kort «slik fungerer det»-introduksjon øverst, slik at alle som lander her forstår funksjonen. - Regler-listen, som viser hver regel med dokumenttypen, utløseren (og terskelen, hvis noen), og godkjennerrollen den ruter til. - Hurtigstart-maler når du ennå ikke har regler, slik at du kan sette opp en fornuftig regel med ett klikk.

Opprette en regel: Klikk på Legg til regel (eller velg en hurtigstart-mal). Fyll inn et navn, dokumenttypen, utløseren, terskelen (for beløpsregler) og hvem som kan godkjenne. Lagre, og regelen trer i kraft umiddelbart — det neste matchende dokumentet vil bli holdt tilbake.

Redigere en regel: Klikk på rediger-ikonet (blyanten) på en hvilken som helst regel for å endre navn, dokumenttype, utløser, terskel eller godkjennerrolle. Endringer gjelder dokumenter lagret fra da av.

Slette en regel: Klikk på slett-ikonet (søppelbøtten) for å fjerne en regel. Merk at å slette en regel også fjerner godkjenningsforespørslene som refererte til den.

Hvem som kan administrere regler: Å opprette, redigere og slette regler er begrenset til eiere og administratorer. Medlemmer kan fortsatt påvirkes av godkjenninger — dokumentene deres holdes tilbake — men de kan ikke endre reglene selv, og de kan ikke godkjenne forespørsler.