Godkjenningsarbeidsflyt

Godkjenningsarbeidsflyt legger til et kontrollpunkt mellom «dokument opprettet» og «dokument sendt». Du definerer regler for hvilke fakturaer og tilbud som trenger godkjenning; når et dokument samsvarer, holder Invotify det tilbake og ber en utpekt godkjenner om å se over det. Inntil de godkjenner, kan ikke dokumentet forlate bedriften.

Dette er for team som ønsker et ekstra sett med øyne på høyverdige, sensitive eller nye dokumenter – uten å bremse alt annet. En gjentakende faktura på €200 kan gå rett ut, mens en faktura på €15 000 eller den første fakturaen til en ny kunde venter på at en eier eller administrator ser over.

Flyten fra start til slutt:

1. Du setter en regel under Innstillinger → Godkjenninger – for eksempel «Fakturaer over €1 000 trenger administratorgodkjenning.»

1. Et samsvarende dokument holdes tilbake. Når noen lagrer en faktura eller et tilbud som samsvarer med en regel, oppretter Invotify automatisk en ventende godkjenningsforespørsel. Ingenting annet endres – dokumentet lagres som normalt – men det er nå flagget.

1. Aktuelle godkjennere varsles. Alle som kan handle på forespørselen får et varsling i appen med en direktelenke til dokumentet.

1. En godkjenner signerer av. En eier eller administrator åpner dokumentet, ser over det og klikker Godkjenn eller Avvis direkte fra banneret øverst.

1. Sending låses opp. Når det er godkjent, fungerer Send-handlingen normalt. Mens forespørselen er ventende, avvises forsøk på å sende.

Plan: Godkjenningsarbeidsflyt er en Pro-funksjon (også inkludert med Lifetime). På Starter viser Godkjenningsinnstillinger en forhåndsvisning av hvordan det fungerer med en oppgraderingsoppfordring – ingen regler kjøres.

En regel avgjør når et dokument trenger godkjenning og hvem som kan signere. Du kan ha så mange regler du trenger, hver avgrenset til én dokumenttype. Når et dokument lagres, sjekker Invotify alle aktive regler for den dokumenttypen og stopper ved det første treffet.

Dokumenttype Hver regel gjelder enten Fakturaer eller Tilbud. Velg type når du oppretter regelen.

Utløsere (betingelser) Alle regler har nøyaktig én utløser som avgjør om et gitt dokument samsvarer:

• Total over terskel – Godkjenning kreves når dokumentets total er på eller over et beløp du angir (for eksempel €1 000). Alt under terskelen sendes uten signering.
• Første dokument til en ny kunde – Godkjenning kreves bare for det første ikke-utkast-dokumentet sendt til en kunde som ikke har noen tidligere fakturaer. Når den kunden har historikk, slutter dokumentene deres å utløse denne regelen.
• Hvert dokument – Hvert dokument av den typen krever godkjenning, uten unntak. Bruk dette når ingenting skal gå ut uten gjennomgang.

Hvem varsles Velg hvilken rolle som varsles når en forespørsel opprettes: - Eier – kontoeieren varsles. - Eier eller administrator – teamets administratorer varsles. Dette er det typiske valget.

Uavhengig av varslingsinnstillingen kan enhver eier eller administrator gjennomgå og godkjenne en ventende forespørsel (medlemmer kan ikke det).

Hurtigstartmaler Første gang du åpner Godkjenninger, tilbys tre enklikkmaler slik at du ikke starter fra et tomt skjema: «Fakturaer over [beløp]», «Første faktura til en ny kunde» og «Hvert tilbud». Hver lager en ferdiglaget regel du kan justere – eller du kan legge til en fullt tilpasset regel i stedet.

Når et dokument samsvarer med en regel, oppretter Invotify en godkjenningsforespørsel for det. Den forespørselen beveger seg gjennom en enkel livssyklus, og selve dokumentet viser hvor det står.

Ventende Forespørselen starter som ventende i det øyeblikket en samsvarende faktura eller et tilbud lagres. Dokumentet er fullstendig lagret og redigerbart – det kan bare ikke sendes ennå. En ventende forespørsel opprettes automatisk og er idempotent: å lagre det samme dokumentet på nytt vil ikke stable opp dupliserte forespørsler.

Godkjent En eier eller administrator gjennomgår dokumentet og godkjenner det. Forespørselen stemples med hvem som gjennomgikk det og når, pluss eventuelle kommentarer de la igjen. Sending er nå låst opp.

Avvist Anmelderen avviser forespørselen i stedet, eventuelt med en kommentar som forklarer hvorfor. Avvisning fjerner holdet – bare en *ventende* forespørsel blokkerer sending – så den forventede oppfølgingen er å fikse dokumentet og lagre det på nytt, noe som oppretter en ny ventende forespørsel for gjennomgang. Behandle en avvisning som «ikke send dette som det er», ikke en permanent lås.

Banneret på dokumentet Åpne en faktura eller et tilbud med en godkjenningsforespørsel og du vil se et banner øverst: - En ventende forespørsel viser et gult banner med navnet på regelen som utløste det, med Godkjenn og Avvis-knapper for anmeldere. - En godkjent eller avvist forespørsel kollapser til et lite grønt eller rødt merke slik at resultatet forblir synlig uten å overta siden.

Sendingsblokkering (409-blokken) Dette er delen som gir godkjenninger tyngde. Når du prøver å sende en faktura eller et tilbud med en ventende forespørsel, avviser serveren forespørselen og returnerer et 409-svar med den stabile feilkoden `APPROVAL_PENDING`. UI-et viser dette som «Dette dokumentet venter på godkjenning og kan ikke sendes ennå.» Blokken håndheves på serveren for begge sende-endepunktene – du kan ikke omgå den ved å treffe API-et direkte. Når forespørselen er godkjent (eller det ikke lenger er en ventende forespørsel), fortsetter sending normalt.

Godkjenninger fungerer bare hvis de rette personene vet at det er noe å gjennomgå. Når en ventende forespørsel opprettes, sender Invotify en varsling i appen til alle aktuelle godkjennere – slik at ingenting sitter stille i en kø.

Hvem varsles: - Hvis regelen ruter til Eier, varsles eieren. - Hvis regelen ruter til Eier eller administrator, varsles eieren og alle administratorer.

Hvem er ekskludert: Personen som opprettet dokumentet mottar aldri godkjenningsvarslingen for det – de kan ikke godkjenne sin egen forespørsel uansett, så varsling av dem ville bare vært støy.

Hva varslingen sier: Hver godkjenner får en varsling i appen med tittelen «Godkjenning forespurt», som angir at en faktura eller et tilbud trenger godkjenning og navngir regelen som utløste det. Den lenker direkte til dokumentets detaljside, der godkjenningsbanneret med Godkjenn- og Avvis-knappene venter.

Hvor varsler vises: Godkjenningsvarsler vises i varslingssenteret i appen (bjellen i dashbordet), sammen med andre varsler. Å klikke på en tar godkjenneren direkte til dokumentet slik at de kan handle med et par klikk.

Alle godkjenningsregler bor under Innstillinger → Godkjenninger. Her setter eiere og administratorer opp, redigerer og fjerner reglene som styrer hele selskapet.

Godkjenningssiden: - En kort «slik fungerer det»-introduksjon øverst, slik at alle som lander her forstår funksjonen. - Regler-listen, som viser hver regel med dens dokumenttype, utløser (og terskel, om noen), og godkjennerrollen den ruter til. - Hurtigstartmaler når du ikke har regler ennå, slik at du kan sette opp en fornuftig regel med ett klikk.

Opprette en regel: Klikk Legg til regel (eller velg en hurtigstartmal). Fyll inn navn, dokumenttype, utløser, terskel (for beløpsregler) og hvem som kan godkjenne. Lagre, og regelen er aktiv umiddelbart – det neste samsvarende dokumentet vil bli holdt.

Redigere en regel: Klikk rediger (blyant)-ikonet på en regel for å endre navn, dokumenttype, utløser, terskel eller godkjennerrolle. Endringer gjelder for dokumenter lagret fra da av.

Slette en regel: Klikk slett (søppel)-ikonet for å fjerne en regel. Merk at sletting av en regel også sletter godkjenningsforespørslene som refererte til den.

Hvem kan administrere regler: Oppretting, redigering og sletting av regler er begrenset til eiere og administratorer. Medlemmer kan fortsatt påvirkes av godkjenninger – dokumentene deres holdes tilbake – men de kan ikke endre reglene selv, og de kan ikke godkjenne forespørsler.