Komanda un atļaujas

Invotify jau no pirmās dienas ir veidots darbam komandā. Uzaiciniet savu grāmatvedi, virtuālo asistentu, operāciju vadītāju vai biznesa partneri — un precīzi nosakiet, ko katrs cilvēks drīkst redzēt un darīt. Svarīgākās darbības tiek reģistrētas, tāpēc jūs vienmēr zināt, kurš ko izdarījis.

Ko sniedz komandu funkcionalitāte: - Trīs lomas — Īpašnieks (Owner), Administrators (Admin) un Dalībnieks (Member) — kas aptver visu pilnvaru spektru - Deviņas detalizētas atļaujas precīzai katra dalībnieka piekļuves kontrolei - E-pasta uzaicinājumi ar derīguma termiņu, piesaistīti uzaicinātās personas e-pasta adresei - Svarīgāko darbību žurnāls - Pilnīga datu izolācija uzņēmuma līmenī — jūsu komanda redz tikai jūsu uzņēmuma datus

Dati uzņēmuma tvērumā: Katrs rēķins, piedāvājums, klients, produkts, veidne, grafiks un kredītrēķins pieder uzņēmumam. Jūsu komandas dalībnieki redz tikai to, kas pieder jūsu uzņēmumam — nekad neviena cita datus. Tas tiek nodrošināts visos sistēmas līmeņos, ne tikai lietotāja saskarnē.

Vietas pēc plāna: Komandas dalībnieku skaits ir atkarīgs no jūsu plāna. Pro ietver līdz 10 komandas dalībniekiem (īpašnieks aizņem vienu vietu). Starter un Lifetime ir paredzēti vienam lietotājam — tajos ir tikai 1 vieta (īpašnieks). Lai pievienotu kolēģus, jauniniet uz Pro. Neapstiprinātie uzaicinājumi rezervē vietu, tāpēc plāna limitu nav iespējams pārsniegt.

Invotify izmanto trīs līmeņu lomu hierarhiju. Katrai lomai ir skaidrs mērķis un skaidras robežas.

Īpašnieks (Owner) Īpašnieks ir konta turētājs — parasti persona, kas reģistrējās. Īpašniekam ir pilna piekļuve visam, tostarp norēķiniem, un viņu nevar noņemt no komandas. Katram kontam ir tieši viens īpašnieks. Ja īpašniekam nepieciešams nodot kontu citam, sazinieties ar atbalsta dienestu — īpašumtiesību nodošanu nokārtosim jūsu vietā.

Administrators (Admin) Administratoriem vienmēr ir visas deviņas atļaujas — arī norēķini. Viņi var pārvaldīt rēķinus, piedāvājumus, klientus, produktus, veidnes, grafikus, pārskatus, komandas dalībniekus un abonementu. Administratora atļaujas nevar samazināt atsevišķi: ja vēlaties kādam piešķirt gandrīz pilnu, bet ne visu piekļuvi, atstājiet viņu kā dalībnieku un piešķiriet konkrētās atļaujas. Administratoru skaitu ierobežo tikai jūsu plāna vietu skaits.

Dalībnieks (Member) Dalībnieks ir elastīgā loma. Dalībnieks sāk tieši ar tām atļaujām, ko jūs viņam piešķirat — ne ar ko vairāk. Pēc noklusējuma jauni dalībnieki var pārvaldīt rēķinus, piedāvājumus un klientus, kā arī skatīt pārskatus, bet nevar piekļūt produktiem, veidnēm, grafikiem, komandas iestatījumiem vai norēķiniem. Katra dalībnieka atļaujas var pielāgot individuāli — viens dalībnieks var nodarboties tikai ar klientu apkalpošanu, bet cits pārvaldīt periodisko rēķinu grafikus.

Deviņas atļaujas aptver visu lietotnes funkcionalitāti. Katra no tām kontrolē piekļuvi konkrētai datu un darbību jomai. Atļaujas darbojas tieši, nevis netieši — ja dalībniekam atļaujas nav, viņš attiecīgo sadaļu nevar ne redzēt, ne izmantot pat tad, ja uzminētu URL adresi.

Pieejamās atļaujas:

Pārvaldīt rēķinus (Manage Invoices) — izveidot, rediģēt, nosūtīt un dzēst rēķinus. Reģistrēt maksājumus. Ģenerēt PDF failus. Bez šīs atļaujas dalībniekam nav nekādas piekļuves rēķiniem (tikai lasīšanas režīma nav).

Pārvaldīt piedāvājumus (Manage Quotes) — izveidot, rediģēt, nosūtīt un dzēst piedāvājumus. Pārvērst piedāvājumus rēķinos. Apstrādāt piedāvājumu derīguma termiņus.

Pārvaldīt klientus (Manage Customers) — pievienot, rediģēt un noņemt klientus. Skatīt klientu vēsturi.

Pārvaldīt produktus (Manage Products) — pievienot, rediģēt un noņemt produktus. Atjaunināt cenas. Pārvaldīt krājumus (ja iespējots). Noderīgi noliktavas un krājumu darbiniekiem.

Pārvaldīt veidnes (Manage Templates) — veidot, saglabāt un dzēst rēķinu/piedāvājumu veidnes. Nepieciešama reti — vairumā komandu veidņu dizainu pārzina viens vai divi cilvēki.

Pārvaldīt grafikus (Manage Schedules) — izveidot un mainīt periodisko rēķinu grafikus. Apturēt un atsākt grafikus. Noderīgi operatīvajiem darbiniekiem.

Skatīt pārskatus (View Reports) — piekļūt ieņēmumu, peļņas/zaudējumu, kavējumu, DSO un nodokļu pārskatiem. Atļauja ir nodalīta no rēķinu pārvaldības, lai piekļuvi pārskatiem varētu piešķirt bez rediģēšanas tiesībām.

Pārvaldīt komandu (Manage Team) — uzaicināt jaunus dalībniekus, mainīt lomas, pielāgot atļaujas, noņemt dalībniekus. Parasti tikai īpašnieks un uzticami administratori.

Pārvaldīt norēķinus (Manage Billing) — skatīt un pārvaldīt Invotify abonementu (jaunināt, pazemināt, atcelt, atjaunināt maksājuma metodi).

Noklusējuma komplekti: - Īpašnieks (Owner): visas 9 atļaujas (nav maināmas) - Administrators (Admin): vienmēr visas 9 atļaujas (nav individuāli pielāgojamas) - Dalībnieks (Member): Pārvaldīt rēķinus, Pārvaldīt piedāvājumus, Pārvaldīt klientus un Skatīt pārskatus (var pielāgot)

Kolēģa pievienošana aizņem mazāk par minūti.

Kā uzaicināt: 1. Sānjoslā atveriet lapu „Komanda" (Team) 2. Noklikšķiniet uz „Uzaicināt dalībnieku" (Invite member) 3. Ievadiet personas e-pasta adresi 4. Izvēlieties lomu — administrators vai dalībnieks 5. Ja izvēlaties dalībnieku, pielāgojiet, kuras no 9 atļaujām viņš saņems (noklusējuma vērtības jau ir aizpildītas) 6. Noklikšķiniet uz „Nosūtīt uzaicinājumu" (Send invite)

Uzaicinātā persona saņem noformētu e-pastu ar apstiprināšanas saiti. Saite satur marķieri ar derīguma termiņu — tas ir spēkā 7 dienas, un to var pieņemt tikai konts, kas pierakstījies ar uzaicināto e-pasta adresi. Noklikšķinot uz apstiprināšanas saites, persona tiek izvadīta cauri Invotify konta izveidei (vai pierakstīšanās procesam, ja konts jau ir) un nonāk tieši jūsu uzņēmuma darbvietā ar jūsu iestatīto lomu un atļaujām.

Uzaicinājumu pārvaldība: Lapā „Komanda" (Team) redzami visi neapstiprinātie uzaicinājumi. Tiklīdz uzaicinājums tiek pieņemts, persona parādās dalībnieku sarakstā; atsauktie vai termiņu zaudējušie uzaicinājumi vienkārši pazūd no neapstiprināto saraksta.

Neapstiprinātu uzaicinājumu varat atsaukt jebkurā brīdī. Pēc atsaukšanas saite vairs nedarbojas. Uzaicinājumu var arī nosūtīt atkārtoti, ja sākotnējam beidzies termiņš vai tas pazudis mēstuļu mapē.

Dalībnieka lomas vai atļauju maiņa: Kad persona ir pievienojusies, atveriet tās profilu lapā „Komanda" (Team). Varat mainīt lomu (dalībnieks → administrators), pielāgot dalībnieku individuālās atļaujas vai noņemt personu no komandas. Izmaiņas stājas spēkā nekavējoties — atkārtota pierakstīšanās nav nepieciešama.

Svarīgākās jūsu komandas veiktās darbības tiek reģistrētas darbību žurnālā. Tas kalpo atbildības nodrošināšanai, problēmu risināšanai un sirdsmieram — it īpaši brīžos, kad kaut kas nogājis greizi un jānoskaidro, kas un ko mainījis.

Kas tiek reģistrēts: - Rēķina izveide, nosūtīšana un manuāla atzīmēšana kā apmaksāts - Produkta izveide - Nodokļu priekšiestatījuma izveide vai dzēšana - Komandas dalībnieka uzaicināšana, lomas maiņa, uzaicinājuma atkārtota nosūtīšana - Bankas konta pievienošana vai atvienošana un bankas darījumu sasaiste ar rēķiniem

Kas tiek saglabāts pie katra ieraksta: - Veicējs (kurš to izdarīja) — ar saiti uz viņa komandas profilu - Darbība (kas notika) - Objekts (uz ko darbība attiecās — rēķins, klients utt.) - Laika zīmogs - Īsa konteksta piezīme, kur tā ir būtiska

Žurnāla skatīšana: Sānjoslā atveriet sadaļu „Aktivitāte" (Activity) (ja tā ir paslēpta, iespējojiet to sadaļā Iestatījumi → Funkcijas (Settings → Features)), lai redzētu pilnu plūsmu. Sašauriniet sarakstu, filtrējot pēc personas, datumu diapazona vai ierakstu veida.

Glabāšana: Darbību žurnāla ieraksti tiek glabāti visu konta pastāvēšanas laiku. Tie ir daļa no jūsu datu eksporta — lejupielādējot savus datus sadaļā Iestatījumi → Privātums un dati (Settings → Privacy & Data), darbību žurnāls nāk līdzi.