Digitālie paraksti

Invotify ļauj parakstīt rēķinus un piedāvājumus elektroniski — un ļauj tos parakstīt arī jūsu klientiem bez konta. Jūsu paša paraksts dokumentā parādās caur Paraksta bloku, kas tiek aizpildīts no jūsu uzņēmuma profila; klienti savu parakstu zīmē tieši publiskajā kopīgošanas lapā, un katrs reģistrētais paraksta ieraksts satur parakstītāja identitāti un pret viltojumiem aizsargātu audita izsekojamību — bez drukāšanas, skenēšanas vai trešās puses e-parakstu pakalpojuma.

Digitālie paraksti ir pieejami ikvienā plānā (Starter, Pro un Lifetime) bez papildu maksas.

Kas tiek reģistrēts ar katru paraksta ierakstu: - Paraksta attēls (glabāts kā base64 attēla dati) - Parakstītāja vārds - Parakstītāja e-pasta adrese (neobligāti) - IP adrese, no kuras paraksts tika veikts - Pārlūka user-agent virkne - Precīzs parakstīšanas laika zīmogs

Kā parakstīšana darbojas šobrīd: - Parakstīšana uz dokumenta — Paraksta bloks rēķinā vai piedāvājumā attēlo jūsu parakstītāja vārdu, amatu, paraksta attēlu un datumu, kas tiek aizpildīti no Iestatījumos norādītajiem noklusējumiem, tāpēc jūsu uzņēmums katru dokumentu paraksta konsekventi. - Klientu parakstīšana kopīgošanas lapā — ikviens, ar ko kopīgojat rēķinu, var atvērt saiti, ievadīt savu vārdu, uzzīmēt parakstu paraksta laukā un to iesniegt — Invotify konts nav nepieciešams. - Parakstu ieraksti — reģistrētie klientu paraksti tiek glabāti pie konkrētā dokumenta un parādīti rēķina detaļu lapā, tāpēc jūs vienmēr zināt, kas un kad ir parakstījis.

Kad kopīgojat rēķinu, publiskajā kopīgošanas lapā ir sadaļa „Parakstīt šo dokumentu" (Sign this document) — jūsu klients var parakstīties turpat, kur skata rēķinu, bez konta un bez papildu pakalpojuma.

Kā klients parakstās: 1. Atver kopīgošanas saiti, ko viņam nosūtījāt. 2. Ievada savu vārdu un uzvārdu (e-pasta adrese ir neobligāta, taču stiprina audita izsekojamību). 3. Uzzīmē savu parakstu paraksta laukā — tas darbojas ar peli, pirkstu vai irbuli. 4. Iesniedz. Paraksts tiek reģistrēts uzreiz, un parādās apstiprinājums.

Parakstītais ieraksts — zīmētā paraksta attēls kopā ar parakstītāja vārdu, neobligāto e-pastu, IP adresi, pārlūku un precīzu laika zīmogu — ir redzams rēķina detaļu lapā jūsu panelī.

Iebūvētie drošības mehānismi: - Iesniegumiem ir ātruma ierobežojums katrai IP adresei (daži stundā), lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu. - Dokumentu nevar parakstīt divreiz ar vienu un to pašu parakstītāja vārdu — atkārtots mēģinājums tiek noraidīts ar skaidru ziņojumu. - Paraksts tiek pieņemts tikai pret derīgu, šobrīd kopīgotu rēķinu vai piedāvājumu; nederīga vai atsaukta saite tiek noraidīta. - Publiskais galapunkts parakstu var tikai izveidot — tas nekad nevar nolasīt jau esošos.

Dokumentu parakstīšana uzņēmuma vārdā notiek caur Paraksta bloku un jūsu uzņēmuma profilu.

Iestatiet vienreiz Iestatījumos: Saglabājiet noklusējuma parakstītāja vārdu, amatu un paraksta attēlu sadaļā Iestatījumi → Uzņēmuma informācija (Settings → Business Information). Tie kļūst par noklusējumiem katram dokumentam, kurā ir Paraksta bloks.

Parakstiet jau izveides brīdī: Kad izveidojat vai rediģējat rēķinu vai piedāvājumu, kura veidnē ir Paraksta bloks, bloks īstajā dokumentā automātiski aizpilda jūsu parakstītāja vārdu, amatu, paraksta attēlu un šodienas datumu — atkārtotie dokumenti tiek parakstīti konsekventi, katru reizi neievadot datus no jauna.

Par to, kā kopīgotu dokumentu paraksta jūsu klienti, skatiet sadaļu „Klienti paraksta kopīgošanas lapā" iepriekš.

Katrs paraksta ieraksts ir vairāk nekā tikai attēls — tas ir ieraksts, kas veidots atbildības nodrošināšanai.

Kas tiek glabāts katram paraksta ierakstam: - Parakstītāja vārds: vārds, ko ievadīja parakstītājs. Obligāts katram parakstam. - Parakstītāja e-pasts: neobligāta parakstītāja e-pasta adrese. - Paraksta attēls: paraksts, kas dokumenta paraksta ierakstā tiek glabāts kā base64 attēla dati. - IP adrese: izcelsmes IP, kas tiek nolasīta no pieprasījuma un reģistrēta automātiski. - User-agent: parakstītāja pārlūka/ierīces user-agent virkne (tiek saglabāta; ļoti garas vērtības tiek saīsinātas). - Parakstīšanas laika zīmogs: precīzs brīdis, kad paraksts tika reģistrēts.

Kur paraksti ir redzami: Rēķina detaļu lapā informācijas josla rāda katru parakstu — „Parakstījis [vārds] [datums]" (Signed by [name] on [date]) — līdzās dokumenta skatījumu statistikai, tāpēc parakstīšanas vēsture atrodas blakus pārējai dokumenta aktivitātei.

Kas var skatīt parakstus: Parakstu ieraksti ir pieejami tikai jūsu uzņēmuma ietvaros. Tikai jūsu uzņēmuma dalībnieki ar atbilstošām atļaujām var uzskaitīt un apskatīt dokumenta parakstus; dati nekad nav redzami citiem kontiem. Publiskais parakstu reģistrēšanas galapunkts ar derīgu kopīgošanas pilnvaru parakstu var tikai izveidot — tas nekad nevar nolasīt jau esošos.

Veidņu būvētājā (Template Builder) Paraksta bloks nosaka, kā paraksta zona izskatās drukātajā/PDF dokumentā. Tas ir viens no standarta veidnes blokiem, tāpēc to var izvietot, mērogot un noformēt tāpat kā jebkuru citu.

Ko bloks rāda: - Neobligātu virsrakstu/etiķeti (pēc noklusējuma „Paraksts" (Signature); to var pielāgot vai paslēpt) - Neobligātu paraksta līniju, uz kuras novietot rokrakstā vai zīmētu parakstu - Parakstītāja vārdu, amatu un parakstīšanas datumu - Neobligātu paraksta attēlu

Automātiskā aizpilde no uzņēmuma profila: Īstos dokumentos (ne būvētāja priekšskatījumā) bloks automātiski aizpilda parakstītāja vārdu, amatu, paraksta attēlu un šodienas datumu no jūsu uzņēmuma profila noklusējumiem — tāpēc jūsu dokumenti tiek parakstīti, katru reizi neievadot datus no jauna.

Bloka konfigurēšana (cilne Lauki (Fields)): - Rādīt etiķeti (Show label) — ieslēdziet vai izslēdziet virsrakstu un mainiet tā tekstu. - Rādīt paraksta līniju (Show signature line) — ieslēdziet vai izslēdziet pasvītrojumu, uz kura atrodas paraksts.

Noformējums un PDF atbilstība: Būvētājā iestatītais fons, apmale, noapaļojums, atkāpes un fontu noformējums saglabājas arī ģenerētajā PDF, un bloks ievēro visa dokumenta teksta mērogu. Būvētājā tas tiek attēlots ar parauga parakstītāja datiem, lai jūs redzētu izkārtojumu; īstā dokumentā tas rāda reālo parakstītāju, amatu, datumu un attēlu.

Invotify digitālie paraksti ir veidoti tā, lai jums būtu skaidrs un aizstāvams ieraksts par to, kas un kad dokumentu parakstījis. Ir svarīgi precīzi saprast, kas šis ieraksts ir — un kas tas nav.

Ko Invotify nodrošina: - Reģistrētu paraksta attēlu - Parakstītāja vārdu un neobligātu e-pastu - IP adresi, no kuras paraksts tika veikts - Parakstītāja pārlūka user-agent - Precīzu parakstīšanas laika zīmogu - Uzņēmuma ietvaros nodalītu glabāšanu, lai ierakstu redzētu tikai jūsu komanda

Kopā tie veido audita izsekojamību, kas dokumentē parakstīšanas faktu.

Ko Invotify negarantē: - Tas nav kvalificēts elektroniskais paraksts un nav eIDAS sertificēts. - Invotify neveic parakstītāja identitātes pārbaudi ārpus parakstītāja ievadītajiem datiem un automātiski reģistrētajiem tehniskajiem metadatiem. - Invotify negarantē juridisko saistošo spēku nevienā konkrētā jurisdikcijā.

Tas, vai elektroniskais paraksts ir juridiski saistošs, ir atkarīgs no jūsu valsts likumiem, dokumenta veida un iesaistītajām pusēm. Ja izpildāmība ir būtiska konkrētam līgumam, konsultējieties ar kvalificētu juristu vai izmantojiet specializētu kvalificēta e-paraksta pakalpojumu sniedzēju tur, kur to prasa likums.