Iestatījumi

Iestatījumu lapa ir jūsu konfigurācijas centrs, kurā Invotify pielāgot sava biznesa vajadzībām. Iestatījumi ir sakārtoti cilnēs, starp kurām var pārvietoties kreisajā sānu izvēlnē (mobilajās ierīcēs — nolaižamajā sarakstā).

Iestatījumu cilnes: - Uzņēmuma informācija (Business Information) - uzņēmuma profils, logotips, nodokļu/PVN numuri, PEPPOL ID un adrese - Dokumentu iestatījumi (Document Settings) - rēķinu/piedāvājumu numerācija, noklusējuma valūta, maksājumu rekvizīti, apmaksas termiņi, kavējuma maksas, maksājumu atgādinājumi, nodokļu sagataves un noklusējuma piezīmes un noteikumi - Funkcijas (Features) - ieslēdziet vai izslēdziet platformas funkcijas (piedāvājumus, produktus, kalendāru u.c.) - Apstiprinājumi (Approvals) - apstiprināšanas noteikumi, kas prasa saskaņojumu pirms dokumentu nosūtīšanas (Pro) - Drošība (Security) - parole, divu faktoru autentifikācija (2FA), piekļuves atslēgas un aktīvās sesijas - Norēķini (Billing) - abonementa pārvaldība, plāna jaunināšana un maksājuma veids - Integrācijas (Integrations) - pieslēdziet Stripe un PayPal tiešsaistes maksājumiem, kā arī bankas saskaņošanu (Plaid) - Paziņojumi (Notifications) - izvēlieties, kādus brīdinājumus un kādos kanālos saņemt - Privātums un dati (Privacy & Data) - datu eksports un konta dzēšana

Svarīgi: Iestatījumu lapa ir pieejama vienmēr, pat ja jūsu abonements ir beidzies. Tā jūs vienmēr varat pārvaldīt savus norēķinus un kontu.

Jūsu uzņēmuma informācija parādās visos rēķinos un piedāvājumos, tāpēc tā ir būtiska profesionālam dokumentu izskatam.

Uzņēmuma logotips: - Augšupielādējiet sava uzņēmuma logotipu - Atbalstīti PNG, JPG, GIF un WebP formāti (maksimums 5MB) - Kvadrātveida attēli nodrošina viskonsekventāko attēlojumu - Logotips parādās jūsu dizainu blokā „Zīmols” (Brand) - Pašreizējā logotipa noņemšanai ir pieejama dzēšanas poga

Uzņēmuma dati: - Uzņēmuma nosaukums (Business Name) - jūsu uzņēmuma vai komercdarbības nosaukums (parādās visos dokumentos) - Uzņēmuma e-pasts (Business Email) - kontakta e-pasts klientu jautājumiem - Tālruņa numurs (Phone Number) - uzņēmuma kontakttālrunis - Nodokļu numurs (Tax ID) - jūsu vietējais nodokļu/reģistrācijas numurs - PVN numurs (VAT Number) - nodokļu atbilstībai un B2B rēķiniem - PEPPOL ID - jūsu elektroniskā adrese e-rēķinu maršrutēšanai — ievadiet tikai dalībnieka numuru (piemēram, 1234567890123; GLN shēma 0088 tiek piemērota automātiski). Tiek izmantots, eksportējot UBL/CII/Peppol e-rēķinus — sīkāk skatiet sadaļā E-rēķini un atbilstība (E-Invoicing & Compliance) - Nodokļu sistēma (Tax Scheme) - nodokļu sistēma, ko izmanto jūsu uzņēmums (piemēram, VAT, GST, SST)

Adreses informācija: - Iela un numurs - Pilsēta - Novads / reģions - Pasta indekss - Valsts

Visa šī informācija tiek izmantota: - Rēķinu un piedāvājumu blokā „No” (From) - E-pasta sūtītāja informācijā, sūtot dokumentus - PDF ģenerēšanā profesionālam izskatam

Piezīme: bankas rekvizīti (bankas nosaukums, IBAN, SWIFT/BIC), ko izmanto maksājumu rekvizītu blokā, tiek iestatīti sadaļā Dokumentu iestatījumi (Document Settings), nevis šeit.

Dokumentu iestatījumi nosaka, kā tiek numurēti jūsu rēķini un piedāvājumi un kādi noklusējumi tiek piemēroti jauniem dokumentiem. Rēķini un piedāvājumi tiek numurēti neatkarīgi viens no otra.

Dokumentu numerācija: Veidojiet numerācijas formātu no maināmām daļām ar nākamā numura tiešo priekšskatījumu: - Prefikss (Prefix) - burti pirms numura (piemēram, „INV”, „QT”) — līdz 6 rakstzīmēm - Gads / mēnesis (Year / Month) - izvēlieties, vai numurā jāparādās gadam un/vai mēnesim - Īsais gads (Short year) - izmantojiet 2 ciparu gadu (piemēram, 24) pilnā gada vietā - Atdalītājs (Separator) - rakstzīme starp segmentiem (piemēram, -, /, . vai bez atdalītāja) - Ciparu skaits (Digits) - līdz cik cipariem tiek papildināts kārtas numurs (piemēram, 4 → 0001) - Numerācijas atiestate (Sequence reset) - skaitītājs var atiestatīties ik gadu, lai katrs gads sāktos no jauna

Tiešais priekšskatījums precīzi parāda, kā izskatīsies nākamais dokumenta numurs (piemēram, INV-2026-0042).

Noklusējuma valūta: Iestatiet visbiežāk izmantoto valūtu. Invotify atbalsta 102 valūtas visā pasaulē. Veidojot jaunus rēķinus un piedāvājumus, noklusējuma valūta ir izvēlēta jau iepriekš (to joprojām var mainīt katram klientam vai dokumentam atsevišķi).

Maksājumu rekvizīti: Norādiet bankas rekvizītus, lai tie parādītos dokumentu maksājumu rekvizītu blokā: - Bankas nosaukums (Bank Name) - SWIFT / BIC - IBAN

Noklusējuma apmaksas termiņi: Izvēlieties noklusējuma termiņus jauniem dokumentiem: apmaksa saņemšanas brīdī (Due on receipt) vai 7, 15, 30, 60 vai 90 dienu laikā (Net 7, Net 15, Net 30, Net 60, Net 90). Apmaksas datums tiek aprēķināts automātiski pēc šiem termiņiem.

Kavējuma maksas: Konfigurējiet automātiskas kavējuma maksas kavētiem rēķiniem — labvēlības periodu, procentus vai fiksētu summu, izvēles maksimālo ierobežojumu un to, vai maksa atkārtojas.

Maksājumu atgādinājumi: Ieslēdziet automātiskus atgādinājuma e-pastus, kas tiek nosūtīti noteiktu dienu skaitu pirms un/vai pēc apmaksas termiņa.

Nodokļu sagataves: Saglabājiet atkārtoti lietojamas nodokļu konfigurācijas (skatiet sadaļu „Nodokļu sagataves” zemāk).

Paraksts: Iestatiet noklusējuma parakstītāja vārdu un amatu, kas var parādīties dokumentu paraksta blokā.

Noklusējuma piezīmes un noteikumi: Norādiet noklusējuma piezīmju un noteikumu tekstu, kas automātiski aizpildās jaunos rēķinos un piedāvājumos.

Nodokļu sagataves ļauj vienreiz saglabāt biežāk lietotās nodokļu likmes un izmantot tās atkārtoti rēķinos un piedāvājumos, nevis katru reizi ievadīt procentus no jauna. Tās ir pieejamas visos plānos.

Ko glabā sagatave: - Nosaukums (Name) - likmes apzīmējums (piemēram, „PVN standartlikme”, „Samazinātā likme”, „0% likme”) - Likme (Rate) - nodokļa procenti (0–100%) - Apraksts (Description) - izvēles piezīme par to, kad likmi izmantot - Noklusējums (Default) - pēc izvēles atzīmējiet vienu sagatavi kā noklusējumu, kas tiek piemērots jaunām pozīcijām

Sagatavju pārvaldība: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Dokumentu iestatījumi (Settings → Document Settings) un atrodiet nodokļu sagatavju sadaļu 2. Noklikšķiniet Pievienot (Add), lai izveidotu sagatavi, vai rediģējiet/dzēsiet esošu 3. Atzīmējiet sagatavi kā noklusējumu ar zvaigznītes slēdzi, lai tā būtu iepriekš izvēlēta jaunos dokumentos

Kā sagataves tiek izmantotas: Pievienojot nodokli pozīcijai vai dokumentam, varat izvēlēties saglabātu sagatavi, un likme aizpildās acumirklī. Likmi joprojām var mainīt katrai pozīcijai atsevišķi — sagataves ir ērtība, nevis ierobežojums.

Automātisks noklusējums pēc valsts: Ja neviena sagatave nav atzīmēta kā noklusējums, jaunās pozīcijas tiek aizpildītas ar jūsu valsts PVN standartlikmi (to nosaka pēc uzņēmuma valsts Iestatījumos — piemēram, Latvija → 21%). Noklusējuma sagatave vienmēr ir noteicošā, ieskaitot skaidri norādītu 0% sagatavi uzņēmumiem, kas nepiemēro PVN. Valstīm bez vienas nacionālās likmes (piemēram, ASV) likme netiek pieņemta, un jaunas pozīcijas sākas ar 0%.

Saistītās nodokļu funkcijas: - Divi nodokļi vienā pozīcijā (visos plānos) — piemērojiet vienai rindai divas neatkarīgas nodokļu likmes - Nodokļu iestatījumi katram klientam (visos plānos) — glabājiet noklusējuma nodokļu numuru un likmes katram klientam - Nodokļu kategorijas katram produktam (Pro) — iestatiet primāro un sekundāro nodokļu noklusējumu katram produktam

Invotify piedāvā vairākas drošības iespējas jūsu konta aizsardzībai.

Paroles pārvaldība: Mainiet paroli drošības cilnē: 1. Ievadiet pašreizējo paroli 2. Ievadiet jauno paroli 3. Apstipriniet jauno paroli 4. Noklikšķiniet „Mainīt paroli” (Change Password), lai atjauninātu

Divu faktoru autentifikācija (2FA): Pievienojiet papildu drošības līmeni ar e-pastā balstītu divu faktoru autentifikāciju: - Kad tā ir ieslēgta, katrā pieteikšanās reizē uz jūsu e-pastu tiek nosūtīts vienreizējs verifikācijas kods - Ievadiet 6 ciparu kodu, lai pabeigtu pieteikšanos - Drošības nolūkos kodiem ir laika ierobežojums

Kā ieslēgt 2FA: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Drošība (Settings → Security) 2. Sadaļā „Divu faktoru autentifikācija” (Two-Factor Authentication) ieslēdziet slēdzi „E-pasta kods” (Email Code) 3. 2FA darbojas nekavējoties — sākot ar nākamo pieteikšanos, uz jūsu e-pastu tiks nosūtīts 6 ciparu kods pieteikšanās pabeigšanai

Piekļuves atslēgas (WebAuthn): Izmantojiet modernu autentifikāciju bez parolēm ar piekļuves atslēgām: - Piesakieties ar pirksta nospiedumu, sejas atpazīšanu vai ierīces PIN - Drošāk nekā paroles — noturīgas pret pikšķerēšanas uzbrukumiem - Atbalsta aparatūras drošības atslēgas (YubiKey u.c.) - Vienam kontam var reģistrēt vairākas piekļuves atslēgas

Kā iestatīt piekļuves atslēgas: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Drošība (Settings → Security) 2. Noklikšķiniet „Pievienot piekļuves atslēgu” (Add Passkey) 3. Sekojiet savas ierīces norādēm (pirksta nospiedums, seja vai PIN) 4. Piekļuves atslēga ir reģistrēta un izmantojama turpmākajām pieteikšanās reizēm 5. Dažādām ierīcēm var reģistrēt vairākas piekļuves atslēgas

Piekļuves atslēgu pārvaldība: - Skatiet visas reģistrētās piekļuves atslēgas drošības cilnē - Dzēsiet atslēgas, kuras vairs neizmantojat - Pievienojiet jaunas atslēgas papildu ierīcēm

Aktīvās sesijas: Drošības cilnē redzamas arī visas ierīces, kas šobrīd ir pieteikušās jūsu kontā. Jūsu pašreizējā ierīce ir atzīmēta kā „Šī ierīce” (This device). Varat izrakstīt atsevišķu sesiju vai, ja jums ir aizdomas par nesankcionētu piekļuvi, uzreiz izrakstīt visas pārējās sesijas.

Pilnu informāciju par visām autentifikācijas metodēm (ieskaitot Google un Apple pierakstīšanos un paroles atjaunošanu) skatiet sadaļā Drošība un autentifikācija (Security & Authentication).

Invotify ļauj ieslēgt vai izslēgt atsevišķas platformas funkcijas, lai vienkāršotu darbvietu. Izslēgtās funkcijas tiek paslēptas no sānu izvēlnes un saskarnes, un visi to dati tiek saglabāti līdz brīdim, kad funkciju ieslēgsiet atkal.

Pārslēdzamās funkcijas: - Piedāvājumi (Quotes) - piedāvājumu sadaļa. Kad tā ir izslēgta, Piedāvājumi pazūd no sānu izvēlnes, un jūs strādājat tikai ar rēķiniem. - Produkti (Products) - produktu katalogs. Kad tas ir izslēgts, Produkti pazūd no sānu izvēlnes. - Krājumu uzskaite (Stock Tracking) - produktu krājumu uzskaite. Šī ir Produktu apakšfunkcija, kas pieejama tikai, kamēr Produkti ir ieslēgti — izslēdzot Produktus, izslēdzas arī krājumu uzskaite. - Kalendārs (Calendar) - ieplānoto un regulāro dokumentu kalendāra skats. - Kredītrēķini (Credit Notes) - atmaksu un kredītrēķinu izsniegšana pret rēķiniem. - Atskaites (Reports) - atskaišu sadaļa (ieņēmumi, kavējumi, nodokļi, peļņa/zaudējumi un citas). - Aktivitāte (Activity) - reāllaika audita žurnāls par izmaiņām jūsu darbvietā. - Komanda (Team) - dalībnieku uzaicināšana un lomu un atļauju pārvaldība.

Kā pārslēgt funkcijas: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Funkcijas (Settings → Features) 2. Pārslēdziet slēdzi pie jebkuras funkcijas, lai to ieslēgtu vai izslēgtu 3. Izmaiņas stājas spēkā nekavējoties

Kāpēc izslēgt funkcijas? - Vienkāršojiet darbvietu, paslēpjot funkcijas, ko neizmantojat - Samaziniet sānu izvēlnes pārblīvētību, lai saskarne būtu pārskatāmāka - Koncentrējieties uz rīkiem, kas ir svarīgi jūsu darbam - Funkcijas jebkurā brīdī var ieslēgt atkal — visi dati saglabājas

Pārvaldiet savu Invotify abonementu Iestatījumu sadaļā Norēķini (Billing).

Pašreizējā plāna attēlojums: - Jūsu plāna nosaukums ar ikonu (Starter, Pro vai Lifetime) - Abonementa statuss — Aktīvs (Active), Atcelts (Cancelled) u.c. - Norēķinu periods vai „Mūža piekļuve” (Lifetime Access) vienreizējiem pirkumiem - Pašreizējā cena un informācija par atjaunošanu - Poga „Pārvaldīt abonementu” (Manage Subscription) — atver Stripe klientu portālu - Poga „Mainīt plānu” (Change Plan) plānu salīdzināšanai un jaunināšanai

Jaunināšanas process: 1. Noklikšķiniet „Mainīt plānu” (Change Plan), lai redzētu visus pieejamos plānus 2. Salīdziniet Starter, Pro un Lifetime funkcijas 3. Noklikšķiniet jaunināšanas pogu pie izvēlētā plāna 4. Droši pabeidziet maksājumu, izmantojot Stripe Checkout 5. Plāns tiek jaunināts nekavējoties, un jaunās funkcijas ir pieejamas uzreiz

Abonementa pārvaldība: Poga „Pārvaldīt abonementu” (Manage Subscription) atver Stripe klientu portālu, kurā varat: - Atjaunināt kredītkarti vai debetkarti - Skatīt pilnu norēķinu vēsturi - Lejupielādēt maksājumu kvītis un rēķinus - Atcelt abonementu - Pāriet no mēneša uz gada norēķiniem

Integrāciju cilne ļauj pieslēgt ārējos pakalpojumus. Maksājumu un bankas sinhronizācijas integrācijas ir pieejamas Pro un Lifetime plānos.

Tiešsaistes maksājumu pieņemšana: Pieslēdziet Stripe un/vai PayPal, lai klienti varētu apmaksāt jūsu rēķinus tiešsaistē. Abi izmanto drošu OAuth savienojumu — jūs autorizējat Invotify no sava esošā Stripe vai PayPal konta; Invotify nekad neredz jūsu pieteikšanās datus.

Maksājumu pakalpojuma pieslēgšana: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations) 2. Sadaļā „Pieņemt tiešsaistes maksājumus” (Accept online payments) noklikšķiniet Pieslēgt (Connect) pie Stripe vai PayPal 3. Jūs tiksiet novirzīts pie pakalpojuma sniedzēja, lai autorizētu savienojumu 4. Pabeidziet reģistrāciju (vai piesakieties savā esošajā kontā) 5. Pēc pieslēgšanas Iestatījumos parādās statuss un konta informācija

Pēc pieslēgšanas: - Atsevišķiem rēķiniem var ģenerēt maksājumu saites - Maksājumu saites automātiski tiek iekļautas rēķinu e-pastos - Klienti var maksāt tieši no saites ar karti vai atbalstītu digitālo maku - Maksājumi tiek ieskaitīti jūsu pieslēgtajā Stripe vai PayPal kontā - Kad klients samaksā, rēķina statuss atjaunojas automātiski, izmantojot tīmekļa aizķeres (webhooks)

Bankas saskaņošana: Pro/Lifetime lietotāji var pieslēgt arī bankas kontu (caur Plaid), lai ielādētu darījumus un saskaņotu tos ar neapmaksātajiem rēķiniem. Sīkāk skatiet sadaļā Bankas sinhronizācija (Bank Sync).

Pārvaldība un atvienošana: - Skatiet savienojuma statusu un konta informāciju Iestatījumos - Noklikšķiniet Atvienot (Disconnect), lai jebkurā brīdī noņemtu integrāciju - Atvienošana aptur jaunu maksājumu saišu darbību, bet neietekmē pašu Stripe/PayPal kontu

Pievienojot klientu ar Eiropas PVN numuru, Invotify var to pārbaudīt oficiālajā ES VIES datubāzē un automātiski aizpildīt uzņēmuma datus.

Kā tas darbojas: 1. Jūs izveidojat jaunu klientu un ievadāt tā PVN numuru (piemēram, LV40203700105) 2. Invotify nosaka, ka tas ir ES PVN numurs (sākas ar 2 burtu ES valsts kodu) 3. Numurs tiek nosūtīts pārbaudei Eiropas Komisijas VIES datubāzē 4. Ja numurs ir derīgs: uzņēmuma nosaukums un reģistrētā adrese no valsts datubāzes automātiski aizpildās klienta kartītē 5. Ja numurs nav derīgs: pirms saglabāšanas redzat brīdinājumu

Kāpēc tas ir svarīgi: - B2B rēķiniem Eiropā klienta PVN numurs ir jāpārbauda nodokļu atbilstībai (apgrieztā PVN maksāšana, PVN atbrīvojumi) - Oficiālā reģistrētā nosaukuma un adreses automātiska aizpilde novērš pārrakstīšanās kļūdas un nodrošina, ka jūsu rēķinos ir norādīta juridiski pareizā persona - VIES ir autoritatīvais avots — tā ir tā pati datubāze, ko izmanto nodokļu iestādes

Atbalstītās valstis: Visas 27 ES dalībvalstis un Ziemeļīrija (XI). Pilnais saraksts: AT, BE, BG, CY, CZ, DE, DK, EE, EL, ES, FI, FR, HR, HU, IE, IT, LT, LU, LV, MT, NL, PL, PT, RO, SE, SI, SK, XI.

Bez maksas, bez API atslēgas: VIES uztur Eiropas Komisija. Tā ir bezmaksas, publiska un neprasa reģistrāciju. Invotify to izsauc tieši, kad validējat PVN numuru.

Piezīme: VIES reizēm darbojas lēni vai nav pieejams, kad ES dalībvalstu datubāzēs notiek apkope. Invotify korekti apstrādā noildzes — klientu vienmēr var saglabāt un validēt vēlāk.

Cilne Privātums un dati (Privacy & Data) sniedz VDAR prasībām atbilstošu kontroli pār jūsu datiem: pilnu eksportu un neatgriezenisku konta dzēšanu.

Datu eksports: Noklikšķiniet Lejupielādēt manus datus (Download My Data), lai izveidotu vienu JSON failu ar jūsu profilu, klientiem, rēķiniem, piedāvājumiem, produktiem, dizainiem un saistītajiem ierakstiem. Tas lejupielādējas acumirklī un ir pieejams neatkarīgi no abonementa statusa.

Konta dzēšana: Noklikšķiniet Dzēst manu kontu (Delete My Account) un pēc tam apstiprinājumam ierakstiet DELETE MY ACCOUNT. Tas neatgriezeniski dzēš jūsu kontu un visus saistītos datus — darbību nevar atsaukt, tāpēc vispirms eksportējiet datus.

Meklējat citas eksporta iespējas? Sadaļā E-rēķini un atbilstība (E-Invoicing & Compliance) detalizēti aprakstīti strukturēti CSV/JSON datu eksporti un elektronisko rēķinu formāti (UBL, CII, Peppol).