Piedāvājumi

Piedāvājumi (saukti arī par tāmēm) ļauj nosūtīt cenu informāciju potenciālajiem klientiem pirms darba galīgās saskaņošanas. Kad piedāvājums ir pieņemts, to ar vienu klikšķi varat ērti pārvērst rēķinā.

Piedāvājumi pret rēķiniem: - Piedāvājumiem ir derīguma termiņš, nevis apmaksas termiņš - Pieņemtus piedāvājumus var konvertēt uz rēķiniem - Piedāvājumi neietekmē jūsu ieņēmumu rādītājus, kamēr nav konvertēti - Piedāvājumi izmanto to pašu veidņu sistēmu kā rēķini - Piedāvājumiem ir savs statusu kopums (Melnraksts, Nosūtīts, Pieņemts, Noraidīts, Beidzies, Konvertēts)

Tipiski lietojumi: - Projekta tāmes iesniegšana klientam pirms darba uzsākšanas - Piedāvājumu sūtīšana jaunām biznesa iespējām - Cenas saskaņošana pirms rēķina izrakstīšanas - Saskaņotās cenas dokumentēšana pirms galīgā rēķina izveides

Piezīme: Piedāvājumus var ieslēgt vai izslēgt sadaļā Iestatījumi → Funkcijas (Settings → Features). Ja tie ir izslēgti, Piedāvājumu sadaļa sānjoslā netiek rādīta.

Piedāvājuma izveide ir gandrīz identiska rēķina izveidei. Galvenā atšķirība ir derīguma termiņa lauks un piedāvājumiem specifiskās pieejamās darbības.

Piedāvājumu redaktors: Piedāvājumu redaktoram ir visas tās pašas iespējas kā rēķinu redaktoram: - Klienta izvēle ar automātisku aizpildi - Pozīcijas ar produktiem un cenām - Nodokļu un atlaižu aprēķini - Veidnes izvēle - Tiešais A4 priekšskatījums

Piedāvājumiem specifiskie lauki: - Derīgs līdz (Valid Until / derīguma termiņš) - datums, kurā piedāvājums beidzas un vairs nav spēkā. Tas aizstāj rēķina apmaksas termiņu, un pēc noklusējuma tas ir 30 dienas pēc izsniegšanas datuma.

Periodiskie piedāvājumi: Tāpat kā rēķini, arī piedāvājumi atbalsta periodiskus grafikus, izmantojot to pašu periodiskuma slēdzi redaktorā. Tas noder, lai klientiem regulāri sūtītu piedāvājumus vai atjaunošanas piedāvājumus.

Veidojot piedāvājumu: 1. Iestatiet saprātīgu derīguma periodu (parasti 14–30 dienas) 2. Iekļaujiet visas izmaksas un iespējamās papildiespējas 3. Pievienojiet piezīmes, kas skaidro noteikumus un nosacījumus 4. Pirms saglabāšanas pārskatiet priekšskatījumu

Piedāvājumu saraksta lapa piedāvā tās pašas pārvaldības iespējas kā rēķiniem, kā arī papildu piedāvājumiem specifiskas darbības.

Pieejamās darbības: - Skatīt (View) - atveriet piedāvājuma detaļu lapu ar PDF priekšskatījumu - Rediģēt (Edit) - mainiet piedāvājuma saturu - Dublēt (Duplicate) - izveidojiet piedāvājuma kopiju - Lejupielādēt PDF (Download PDF) - saņemiet piedāvājumu kā profesionālu PDF - Sūtīt e-pastu (Send Email) - nosūtiet klientam ar pievienotu PDF (iestata piedāvājumam statusu „Nosūtīts" (Sent)) - Konvertēt uz rēķinu (Convert to Invoice) - izveidojiet rēķinu no šī piedāvājuma - Dzēst (Delete) - noņemiet piedāvājumu

Piedāvājumu statusi: - Melnraksts - piedāvājums izveidots, bet vēl nav nosūtīts - Nosūtīts - piegādāts klientam, gaida atbildi - Pieņemts - klients ir pieņēmis piedāvājumu - Noraidīts - klients ir noraidījis piedāvājumu - Beidzies - derīguma termiņš pagājis bez atbildes - Konvertēts - ir pārvērsts par rēķinu

Kad klients pieņem jūsu piedāvājumu, to ar vienu klikšķi varat konvertēt uz rēķinu. Tas ietaupa laiku un nodrošina precizitāti, jo visas detaļas tiek pārnestas. Konvertēt var piedāvājumu, kas ir statusā Melnraksts, Nosūtīts vai Pieņemts; jau konvertētu piedāvājumu vēlreiz konvertēt nevar.

Konvertēšanas process: 1. Atveriet piedāvājumu 2. Noklikšķiniet uz „Konvertēt uz rēķinu" (Convert to Invoice) 3. Pārskatiet izveidoto rēķinu 4. Ja nepieciešams, pielāgojiet datumus 5. Saglabājiet un nosūtiet rēķinu

Kas tiek pārkopēts: - Visas pozīcijas ar aprakstiem, daudzumiem un cenām - Klienta informācija - Piezīmes - Veidnes izvēle - Nodokļu likmes un atlaides

Kas mainās: - Automātiski tiek ģenerēts jauns rēķina numurs - Izsniegšanas datums tiek iestatīts uz šodienu - Apmaksas termiņš tiek iestatīts 30 dienas pēc izsniegšanas datuma - Sākotnējā piedāvājuma statuss mainās uz „Konvertēts" (Converted) - Tiek saglabāta saite starp piedāvājumu un rēķinu

Lielākos vai posmos sadalītos projektos piedāvājums nav jāizraksta rēķinā uzreiz visā apmērā. Progresa rēķini ļauj pieņemtu piedāvājumu izrakstīt vairākos posmos, ģenerējot atsevišķu rēķinu katram posmam, kamēr sākotnējais piedāvājums paliek vienīgais atskaites punkts. Progresa rēķini ir pieejami visos plānos.

Kā tas darbojas: Katrs progresa rēķins izmanto daļu no piedāvājuma kopsummas. Katru posmu varat izrakstīt pēc procentiem (piemēram, 30% avanss, tad 40%, tad 30%) vai pēc fiksētas summas (konkrēta posma vērtība). Invotify uzskaita, cik liela piedāvājuma daļa jau ir izrakstīta un cik vēl atlicis.

Aizsardzība pret pārsniegšanu: Jūs nekad nevarat izrakstīt vairāk par piedāvājuma kopsummu. Tiklīdz kopējā summa sasniedz 100% no piedāvājuma, jaunus progresa rēķinus izveidot vairs nevar — sistēma bloķē jebkuru summu, kas pārsniegtu atlikušo, vēl neizrakstīto bilanci.

Iespējošana: Progresa rēķini katram piedāvājumam jāieslēdz atsevišķi. Atzīmējiet „Atļaut progresa rēķinus" (Allow progress invoicing) piedāvājuma redaktorā (piedāvājuma detaļu sadaļā — veidojot vai rediģējot piedāvājumu). Ja piedāvājumā tas nav atļauts, tā progresa skats to paskaidro un aizved tieši uz redaktoru, kur to ieslēgt.

Kur to atrast: Atveriet piedāvājuma detaļu lapu un izmantojiet tās progresa rēķinu skatu, lai pievienotu posmus, iestatītu procentus vai fiksēto summu un ģenerētu attiecīgā posma rēķinu. Katrs ģenerētais rēķins darbojas tāpat kā jebkurš cits rēķins (PDF, e-pasts, maksājumu izsekošana).

Piedāvājumu derīguma termiņi tiek izsekoti visā Invotify, lai palīdzētu jums laikus sazināties ar klientiem. Sistēma aktīvi uzrauga jūsu piedāvājumus un sūta paziņojumus pirms to termiņa beigām.

Kur redzami derīguma termiņi: - Piedāvājuma detaļu lapā - Kalendāra skatā kā krāsu kodēti notikumi - Paziņojumu sistēmā ar vidējas prioritātes brīdinājumiem

Paziņojumu brīdinājumi: - Piedāvājuma termiņš drīz beigsies - brīdinājums, kad nosūtītam piedāvājumam tuvojas derīguma termiņš un atbilde vēl nav saņemta - Piedāvājuma termiņš beidzies - tiek aktivizēts, kad piedāvājuma derīguma termiņš ir pagājis bez atbildes

Ieteicamā prakse: - Reizi nedēļā pārbaudiet kalendārā piedāvājumus, kuriem tuvojas termiņš - Nosūtiet atgādinājuma e-pastus pirms termiņa beigām - Ieinteresētiem potenciālajiem klientiem apsveriet termiņa pagarināšanu - Slēdziet piedāvājumus, kuru termiņš beidzies bez atbildes