Klientu portāls un kopīgošana

Klientu portāls ir Invotify klientiem redzamā puse — viss, ko jūsu klients redz un dara, nekad neveidojot kontu. Jūs izveidojat drošu kopīgošanas saiti, nosūtāt to klientam, un viņš saņem pārskatāmu, ar jūsu zīmolu noformētu lapu, kurā var izlasīt rēķinu, lejupielādēt PDF un (Pro plānā) samaksāt tiešsaistē. Tikmēr jūs iegūstat diskrētu pierakstu par to, tieši kad un no kurienes rēķins atvērts.

Ko portāls dara:

• Publisks rēķina skats — uz marķieri balstīta saite atver rēķinu pārlūkprogrammā. Bez pieteikšanās, bez paroles, bez šķēršļiem klientam.
• PDF lejupielāde — klients ar vienu klikšķi lejupielādē pikseļprecīzu sava rēķina A4 PDF.
• Tiešsaistes maksājums (Pro) — poga „Maksāt tūlīt" (Pay Now) aizved klientu uz drošu Stripe norēķinu lapu pilnam vai daļējam maksājumam.
• Skatījumu izsekošana — katra atvēršana tiek reģistrēta: kad, no kurienes, skatījumu skaits un pirmā/pēdējā skatījuma laika zīmogs.
• E-pasta preferences — atrakstīšanās ar vienu klikšķi un detalizēta kontrole pār to, kādus e-pastus klients saņem.

Divi saišu veidi:

• Viena rēķina saite (/invoice/{token}) — parāda vienu konkrētu rēķinu ar pilnu detalizāciju un lejupielādes/maksāšanas darbību.
• Klientu portāla saite (/portal/{token}) — apvienots skats ar klienta jaunākajiem rēķiniem, kopējo nesamaksāto atlikumu, kavējuma atzīmi un kredītrēķinu atlikumu, kur katram rēķinam ir sava maksāšanas darbība.

Plāni: publiskais skats, PDF lejupielāde, skatījumu izsekošana un e-pasta preferenču pārvaldība ir pieejama visos plānos. Tiešsaistes maksājumam no portāla nepieciešams Pro plāns ar pievienotu Stripe kontu.

Katra portāla lapa ir noformēta ar jūsu uzņēmuma nosaukumu un logotipu, satur diskrētu kājeni „Powered by Invotify" un ir atzīmēta ar noindex, lai tā nekad neparādītos meklētājprogrammās.

Kopīgojot rēķinu, tiek izveidots unikāls, grūti uzminams kopīgošanas marķieris, kas tiek pārvērsts publiskā saitē, kuru jūsu klients var atvērt bez pieteikšanās. Marķieris ir nejaušs UUID — to nevar uzminēt, vienkārši palielinot skaitli — un tas atbilst tieši vienam rēķinam.

Kā darbojas kopīgošanas marķieris:

• Saites ģenerēšana izveido rēķinam share_token un atgriež URL formā https://your-app/invoice/{token}.
• Ja šim rēķinam marķieris jau eksistē, Invotify atgriež to pašu — atkārtota kopīgošana nemainīs saiti un nesalauzīs jau nosūtītu URL.
• Saite ir vienīgais piekļuves līdzeklis. Ikviens, kam tā ir, var apskatīt rēķinu, tāpēc izturieties pret to kā pret privātu saiti.
• Kopīgošanas saiti jebkurā brīdī varat atsaukt. Atsaukšana dzēš marķieri, un vecais URL nekavējoties pārstāj darboties (tiek atgriezts "not found"). Lai kopīgotu atkārtoti, izveidojiet jaunu saiti.

Atļaujas: kopīgošanas saites ģenerēšanai vai atsaukšanai nepieciešama atļauja „Pārvaldīt rēķinus" (Manage invoices), tāpēc rēķinu var padarīt publiski pieejamu tikai pilnvaroti komandas dalībnieki.

Ko saņem klients: nosūtot rēķinu pa e-pastu, saite (un Pro plānā — arī maksājuma saite) var ceļot kopā ar to. Kopīgošanas URL varat arī nokopēt un nosūtīt pa jebkuru kanālu — čatā, no sava e-pasta klienta vai ziņapmaiņas lietotnē.

PDF kopīgošana uz WhatsApp, Telegram, Slack u. c.: rēķinu un piedāvājumu kopīgošanas dialogs nodod izveidoto PDF tieši jūsu ierīces kopīgošanas izvēlnei (tālruņos, planšetēs un modernās galddatoru pārlūkprogrammās). Pieskarieties WhatsApp, Telegram, Slack vai Messenger — PDF jau būs pievienots; atliek izvēlēties saņēmēju un nosūtīt. Pārlūkprogrammās, kuru kopīgošanas izvēlne neatbalsta failus, Invotify pāriet uz PDF lejupielādi un lietotnes atvēršanu, lai failu varētu pievienot manuāli.

Kad klients atver kopīgošanas saiti, viņš nonāk pārskatāmā, mobilajām ierīcēm draudzīgā lapā, kurā nav jāpiesakās. Atkarībā no saites veida ir pieejamas divas pieredzes.

Viena rēķina lapa (`/invoice/{token}`): Klients redz pilnu rēķinu — jūsu uzņēmuma nosaukumu un logotipu, rēķina numuru un statusu, izrakstīšanas un apmaksas datumus, norēķinu informāciju, katru pozīciju ar daudzumiem un summām, kā arī jūsu pievienotās piezīmes. Lapas apakšā ir pieejamas darbības: - „Lejupielādēt PDF" (Download PDF) — ģenerē un lejupielādē profesionālu A4 PDF, kas identisks tam, ko jūs nosūtītu. Tiek ģenerēts servera pusē pēc pieprasījuma. - „Maksāt tūlīt" (Pay Now) — parādās tikai tad, kad ir pieejama maksājuma saite un rēķins vēl nav apmaksāts vai atcelts (Pro — sk. sadaļu par tiešsaistes maksājumu zemāk).

Apvienotā portāla lapa (`/portal/{token}`): Informācijas paneļa stila pārskats klientam par visiem viņa rēķiniem pie jums: - Nesamaksātais atlikums — kopējā vēl maksājamā summa par visiem neapmaksātajiem rēķiniem (ne tikai atvērto), ar kavējuma atzīmi, ja kāds no tiem ir nokavēts. - Kredītrēķinu atlikums — viss klientam izrakstītais vai piemērotais kredīts. - Rēķinu saraksts — klienta jaunākie rēķini (izņemot melnrakstus), sadalīti lapās; katram redzams numurs, datumi, statuss, summa un maksāšanas darbība.

Privātums pēc noklusējuma: portāls vienmēr atgriež tikai drošu datu apakškopu. Iekšējie ID, pats kopīgošanas marķieris un viss, kas neattiecas uz konkrēto klientu, no atbildes tiek izņemts. Apvienotais portāls ir strikti norobežots līdz vienam klientam, kuram marķieris pieder. Portāla atbildes tiek sūtītas ar no-store kešatmiņas iestatījumu, lai starpnieki nesaglabātu kešatmiņā neko sensitīvu.

Pro plānā ar pievienotu Stripe kontu portāls pārvērš skatīšanu maksājumā. Klients noklikšķina uz „Maksāt tūlīt" (Pay Now) un nonāk Stripe drošajā mitinātajā norēķinu lapā — Invotify viņa kartes datiem nekad nepieskaras.

Kā norit maksājums no portāla: 1. Klients atver savu rēķinu vai apvienoto portālu un noklikšķina uz „Maksāt" (Pay). 2. Invotify šim rēķinam izveido Stripe Checkout sesiju un novirza klientu uz to. 3. Klients maksā Stripe mitinātajā lapā. Viņa e-pasts ir aizpildīts iepriekš, lai norēķins notiktu ātrāk. 4. Pēc veiksmīga maksājuma klients tiek atgriezts apstiprinājuma lapā; ja viņš maksājumu atceļ, viņš ērti nonāk atpakaļ. 5. Stripe apstiprina maksājumu, un rēķina statuss automātiski mainās uz „Apmaksāts" (Paid).

Pilni vai daļēji maksājumi: - Pēc noklusējuma klients maksā visu nesamaksāto atlikumu (maksājamo summu, nevis tikai sākotnējo kopsummu — tātad iepriekš veiktie daļējie maksājumi tiek ņemti vērā). - Ja rēķinam esat iespējojis daļējos maksājumus, klients var samaksāt mazāku summu. Invotify ievēro jūsu noteikto minimālā maksājuma summu un nekad neļauj klientam samaksāt vairāk, nekā vēl jāmaksā.

Iebūvētie drošības mehānismi: - Jau apmaksātus vai atceltus rēķinus nevar apmaksāt atkārtoti — maksāšanas poga tiek paslēpta, un pieprasījums tiek noraidīts servera pusē. - Portāla maksājumu galapunktam ir pieprasījumu skaita ierobežojums, lai novērstu ļaunprātīgu izmantošanu. - Pirms sesijas izveides maksājuma summa tiek pārbaudīta pret aktuālo nesamaksāto atlikumu un Stripe minimālo maksu.

Svarīgi: tiešsaistes maksājumam nepieciešams Pro plāns un pievienots Stripe konts. Bez pievienota Stripe portāls joprojām darbojas skatīšanai un lejupielādei — vienkārši nav maksāšanas pogas.

Beidziet minēt, vai klients rēķinu vispār ir atvēris. Ikreiz, kad kopīgots rēķins tiek skatīts, Invotify to reģistrē — jūs precīzi zināt, kad klients to redzējis, cik reižu un no kurienes.

Kas tiek reģistrēts pie katra skatījuma: - Laika zīmogs — kad skatījums noticis. - Avots — no kurienes skatījums nācis: link (kopīgota viena rēķina saite), email, portal vai api. Noklusējums ir link. - Skatītāja IP — klienta IP adrese (nolasīta no pārsūtīšanas galvenes), lai atkārtotas atvēršanas no vienas vietas varētu atšķirt no jaunām. - User-agent — pārlūkprogrammas/ierīces virkne, saīsināta līdz drošam garumam.

Apkopotā statistika, ko Invotify glabā par katru rēķinu: - Skatījumu skaits — kopējais atvēršanu skaits. - Pirmoreiz skatīts — precīzs brīdis, kad rēķins atvērts pirmo reizi (tiek fiksēts vienreiz un nekad netiek pārrakstīts). - Pēdējoreiz skatīts — jaunākā atvēršana. - Unikālās IP adreses — cik dažādas IP adreses rēķinu skatījušas.

Kur to redzēt: Rēķina skatījumu statistika parādās rēķina detaļu lapā — kompakta emblēma rāda skatījumu skaitu, novietojot kursoru, redzami pirmā un pēdējā skatījuma laika zīmogi, un, ja rēķins atvērts nesen, parādās aktivitātes indikators. Pilns skatījumu žurnāls (katra atsevišķā atvēršana ar tās avotu, IP un user-agent) ir pieejams rēķina skatījumu datos, norobežots līdz jūsu uzņēmumam.

Aizsardzība pret ļaunprātīgu izmantošanu: izsekošanas galapunktam ir pieprasījumu skaita ierobežojums gan pēc IP, gan pēc marķiera, tāpēc viens klients ar atkārtotu lapas pārlādēšanu nevar mākslīgi palielināt skatījumu skaitu, un galapunktu nevar bombardēt, lai uzpūstu skaitļus.

Katrs e-pasts, ko Invotify nosūta klientam, satur atrakstīšanās / preferenču saiti, tāpēc klienti vienmēr paši kontrolē, kas nonāk viņu pastkastē. Saite darbojas bez jebkādas pieteikšanās — pats atrakstīšanās marķieris apliecina e-pasta adreses piederību.

Ko klienti var kontrolēt: - Dokumentu e-pasti — viņiem nosūtītie rēķini, piedāvājumi un citi dokumenti. - Atgādinājumu e-pasti — atgādinājumi par kavētiem un gaidāmiem maksājumiem. - Mārketinga e-pasti — visi reklāmas vai paziņojumu ziņojumi.

Katra kategorija ir neatkarīgs ieslēgšanas/izslēgšanas slēdzis. Klients, kurš vēlas tikai rēķinus, bet ne atgādinājumus, var saņemt tieši to — izvēle nav „viss vai nekas".

Atrakstīšanās ar vienu klikšķi: Preferenču lapa ir tā pati, uz kuru ved atrakstīšanās saite jebkurā e-pastā. Klienti vienuviet var izslēgt vienu kategoriju vai atteikties no visa. Izmaiņas tiek saglabātas nekavējoties un attiecas uz turpmākajiem sūtījumiem.

Kā tas paliek droši: - Preferenču galapunkts pieprasa derīgu marķieri (pārāk īss vai iztrūkstošs tiek noraidīts), un tieši šis marķieris pilnvaro preferenču nolasīšanu un atjaunināšanu — konts nav vajadzīgs. - Tiek pieņemtas tikai zināmās, atļautās preferenču atslēgas un tikai Būla vērtības, tāpēc galapunktu nevar piespiest mainīt neko citu. - Nolasīšanai un rakstīšanai ir pieprasījumu skaita ierobežojums pēc IP.

Šo preferenču ievērošana uztur jūsu sūtītāja reputāciju veselīgu un palīdz ievērot pretsurogātpasta noteikumus — klienti, kuri atteikušies, attiecīgās kategorijas e-pastus vienkārši vairs nesaņem.