Maksājumi un apmaksas saņemšana

Invotify pārvērš rēķinus rezultātos — apmaksātos rēķinos. Maksājumu sistēma aptver visu: no pirmās apmaksas pogas rēķinā līdz galīgajai saskaņošanai ar bankas darījumu. Lielākā daļa procesu pēc sākotnējās iestatīšanas notiek automātiski.

Kā maksājumi darbojas no sākuma līdz beigām:

1. Apmaksas poga rēķinā. Katram rēķinam Pro un Lifetime plānos ir apmaksas saite. Klients uz tās noklikšķina un dažu sekunžu laikā veic maksājumu ar jūsu iespējotajām maksājumu metodēm.

1. Automātiska statusa atjaunināšana. Kad maksājums izdodas, Invotify saņem apstiprinājumu no maksājumu apstrādātāja un automātiski nomaina rēķina statusu uz „Apmaksāts" (Paid). Bez regulāras pārbaudīšanas, bez manuālām darbībām.

1. Atgādinājumi par kavētiem rēķiniem. Ja rēķina apmaksas termiņš ir nokavēts, Invotify pēc jūsu iestatīta grafika nosūta klientam pieklājīgus atgādinājuma e-pastus — vai arī paziņo jums, lai jūs paši izlemtu, vai atgādināt.

1. Bankas saskaņošana. Ja esat pievienojis savu banku, Invotify seko ienākošajiem darījumiem un automātiski sasaista tos ar neapmaksātajiem rēķiniem. Viss, ko nevar droši sasaistīt, paliek pieejams manuālai sasaistīšanai ar vienu klikšķi.

1. Kavējuma maksas, kredītrēķini, daļēji maksājumi, manuāla reģistrēšana. Ir nosegta ikviena reālās rēķinu prakses nestandarta situācija.

Kas iekļauts katrā plānā: Manuāla maksājumu reģistrēšana, daļēji maksājumi ar atlikuma uzskaiti, atgādinājumi par kavētiem rēķiniem un kavējuma maksas ir pieejamas visos plānos — Starter, Pro un Lifetime. Jūs vienmēr varat reģistrēt maksājumus, kas saņemti ārpus Invotify (skaidra nauda, čeks, pārskaitījums), un atgādināt par kavētiem rēķiniem.

Ko papildus sniedz Pro un Lifetime: Tiešsaistes maksājumi caur Stripe un PayPal, apmaksas saites katram rēķinam ar automātisku statusa atjaunināšanu, bankas sinhronizācija ar automātisku sasaistīšanu (Plaid) un saglabātas maksājumu metodes ar automātisku iekasēšanu regulārajiem rēķiniem.

Pievienojiet Stripe, PayPal vai abus — un katrā jūsu nosūtītajā rēķinā būs apmaksas saite, bet apmaksātie rēķini atjaunināsies paši. Tiešsaistes maksājumi ir Pro un Lifetime plānu funkcija.

Stripe pievienošana: 1. Dodieties uz Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations) 2. Noklikšķiniet uz „Pievienot" (Connect) blakus Stripe 3. Jūs tiekat pārvirzīts uz Stripe, lai autorizētu savienojumu vai izveidotu jaunu kontu 4. Pabeidziet Stripe reģistrācijas procesu (parasti dažas minūtes — tiks pajautāta pamata informācija par uzņēmumu) 5. Atgriežoties Invotify, savienojuma statuss rāda „Pievienots" (Connected) kopā ar jūsu konta nosaukumu

PayPal pievienošana: 1. Tajos pašos integrāciju iestatījumos noklikšķiniet uz „Pievienot" (Connect) blakus PayPal 2. Autorizējiet Invotify caur PayPal OAuth plūsmu 3. Pēc pievienošanas rēķinus var apmaksāt ar PayPal līdztekus Stripe (vai tā vietā)

Maksājumu metodes, ko atbalsta Stripe: - Kredītkartes un debetkartes - Apple Pay - Google Pay - iDEAL - SEPA tiešais debets (Eiropā)

Pieejamās metodes ir atkarīgas no jūsu Stripe reģiona. PayPal maksājumi tiek apstrādāti caur PayPal Orders API.

Drošība: Invotify nekad neredz un neglabā jūsu klientu karšu vai bankas datus. Maksājumu informāciju tieši savās drošajās formās apstrādā Stripe vai PayPal. Karšu dati pēc noklusējuma atbilst PCI DSS Level 1 prasībām, jo par atbilstību atbild maksājumu apstrādātājs.

Kas notiek, kad klients maksā: 1. Klients noklikšķina uz apmaksas saites rēķinā (e-pastā vai PDF) 2. Klients pabeidz maksājumu Stripe vai PayPal mitinātajā lapā 3. Apstrādātājs reāllaikā apstiprina maksājumu Invotify, izmantojot tīmekļa aizķeri (webhook) 4. Rēķina statuss mainās uz Apmaksāts (Paid) 5. Jūs saņemat paziņojumu

Daļēji maksājumi: Ja klients apmaksā tikai daļu no rēķina (piemēram, avansu), Invotify reģistrē daļējo maksājumu un atstāj rēķinu atvērtu atlikušajai summai. Jūs redzēsiet gan apmaksāto summu, gan vēl maksājamo atlikumu.

Saglabātās maksājumu metodes un automātiskā iekasēšana: Pro un Lifetime plānos klienti var saglabāt maksājumu metodi, lai regulārie rēķini tiktu iekasēti automātiski brīdī, kad tiek ģenerēta katra nākamā rēķina reize. To iestata katram klientam atsevišķi, un saglabāto metodi droši glabā maksājumu apstrādātājs — Invotify pašu karti nekad neglabā.

Pievienojiet sava uzņēmuma bankas kontu caur Plaid, un Invotify sasaistīs ienākošos darījumus ar neapmaksātajiem rēķiniem — novēršot manuālu saskaņošanu. Darījumi tiek sinhronizēti, sasaistīšanas dzinis tos novērtē pret jūsu atvērtajiem rēķiniem, augstas ticamības atbilsmes automātiski atzīmē rēķinu kā apmaksātu, bet pārējos var sasaistīt (vai ignorēt) ar vienu klikšķi.

Bankas sinhronizācija ir Pro un Lifetime funkcija, un savienojums tiek izveidots droši caur Plaid — Invotify redz tikai darījumu datus, nekad jūsu bankas pieteikšanās datus. Savienojumu jebkurā brīdī varat atsaukt sadaļā Iestatījumi → Integrācijas (Settings → Integrations).

Skatiet atsevišķo sadaļu „Banka" pilnam ceļvedim: kā tiek vērtēta sasaistīšana (summa, datuma tuvums, apraksts), atbalstītās iestādes, manuāla sasaistīšana un privātuma detaļas.

Kad rēķina apmaksas termiņš ir nokavēts, Invotify var automātiski nosūtīt klientam pieklājīgus atgādinājuma e-pastus — vai vienkārši paziņot jums, lai jūs paši izlemtu, vai atgādināt. Bez agresīvas atkārtotas naudas norakstīšanas no kartes, bez piedziņas vēstuļu ķēdēm. Tikai laipns „šis rēķins ir nokavēts" ar apmaksas saiti.

Kā darbojas atgādinājumi: 1. Rēķina apmaksas termiņš tiek nokavēts 2. Iestatītajā dienā (piemēram, 7 dienas pēc termiņa) Invotify nosūta klientam pieklājīgu e-pastu jūsu zīmola noformējumā ar rēķina numuru, summu un apmaksas termiņu 3. Ja klients joprojām nav samaksājis, vēlāk var tikt nosūtīts nākamais atgādinājums (piemēram, pēc 14 vai 30 dienām — grafiku izvēlaties jūs) 4. Katrs atgādinājums tiek fiksēts pie rēķina: kad nosūtīts pēdējais un cik to ir bijis kopā 5. Atgādinājumiem ir biežuma ierobežojums, tāpēc viens rēķins nekad neizraisa vairāk par vienu atgādinājumu dienā

Divi režīmi: - Automātiskie atgādinājumi (Auto-remind) — ieslēdzami iestatījumos (Settings). Invotify sūta atgādinājumus automātiski pēc jūsu iestatītā grafika. Jums nekas nav jādara. - Manuālie atgādinājumi (Manual remind) — Invotify paziņo JUMS, kad rēķins ir nokavēts. Jūs izlemjat, vai sūtīt atgādinājumu vai risināt situāciju citādi.

Konfigurācija: - Dienas pirms termiņa — pēc izvēles nosūtiet brīdinājumu pirms rēķina apmaksas termiņa (piemēram, 3 dienas iepriekš) - Dienas pēc termiņa — kad sūtīt atgādinājumus par kavējumu (1, 7, 14 vai 30 dienas pēc termiņa) - Tonis — atgādinājumi pirms termiņa ir maigi; atgādinājumi par kavējumu — stingrāki

Ko redz klients: E-pastu jūsu zīmola noformējumā ar rēķina numuru, maksājamo summu un apmaksas termiņu. Bez frāzēm „jūsu karte tika noraidīta" — tikai pieklājīgs atgādinājums.

Iestatiet kavējuma maksu politiku vienreiz uzņēmuma līmenī un pēc tam piemērojiet to kavētiem rēķiniem ar vienu klikšķi. Kavējuma maksas dod klientiem reālu stimulu maksāt laikā, neliekot jums sūtīt neveiklas vēstules „mēs pievienojām maksu".

Konfigurācija: Dodieties uz Iestatījumi → Dokumentu iestatījumi (Settings → Document Settings) — kavējuma maksu opcijas atrodas kartītē „Noklusējuma apmaksas nosacījumi" (Default Payment Terms): - Ieslēgt vai izslēgt kavējuma maksas savam uzņēmumam - Labvēlības periods — dienu skaits pēc apmaksas termiņa, pirms maksa stājas spēkā (piemēram, 3 dienas: rēķinam, kas nokavēts 1–3 dienas, maksu nepiemēro, no 4. dienas maksa tiek piemērota) - Maksas veids — fiksēta summa (piemēram, €25) vai procenti (piemēram, 2% no neapmaksātā atlikuma) - Maksimālie griesti — pēc izvēles ierobežojiet kopējo maksu, lai nekad nepieprasītu pārāk daudz par strīdīgu vai nelielu rēķinu - Atkārtota piemērošana — pēc noklusējuma izslēgta. Kad ieslēgta, maksu var piemērot atkārtoti pēc noteikta intervāla (piemēram, ik pēc 30 dienām), kamēr vien rēķins paliek nokavēts. Lielākā daļa uzņēmumu to neizmanto — atstājiet izslēgtu, ja vien tā jums nav īpaši nepieciešama.

Kā maksas tiek piemērotas: Kad nokavētajam rēķinam ir beidzies labvēlības periods, izmantojiet rēķina darbību „Piemērot kavējuma maksu" (Apply late fee). Maksa tiek aprēķināta pēc jūsu politikas un pievienota rēķina kopsummai — klients redz sākotnējo summu, maksas summu un jauno kopsummu. Viss ir auditējams, un kontrole paliek jūsu rokās: neviena maksa netiek pievienota bez jūsu klikšķa.

Saziņa ar klientu: Jūsu apmaksas nosacījumu (Payment Terms) blokā var iekļaut tekstu, kas skaidro kavējuma maksu politiku (piemēram, „Rēķiniem, kas nokavēti 3+ dienas, tiek piemērota 2% kavējuma maksa, nepārsniedzot €50."). Invotify automātiski nesūta e-pastus „jums jāmaksā kavējuma maksa" — tam paredzēti atgādinājumi par kavētiem rēķiniem.

Pakāpeniskā rēķinu izrakstīšana nozīmē viena piedāvājuma apmaksu vairākos posmos, nevis visu uzreiz. Tā ir lieliski piemērota ilgstošiem projektiem, darbam pa atskaites punktiem un regulāriem līgumiem ar nodevumiem.

Kāpēc izrakstīt rēķinus pakāpeniski: €18,000 vērtam mājaslapas projektam nav jābūt vienam rēķinam. Izrakstiet 30% projekta sākumā, 30% pēc starpposma pārskata, 40% pēc nodošanas. Katrs rēķins atsaucas uz sākotnējo piedāvājumu, uztur kopsummas uzskaiti un nepieļauj pārsniegt piedāvājuma summu.

Pakāpeniskā rēķina izveide: 1. Atveriet piedāvājumu — tajā piedāvājuma redaktorā jābūt atzīmētam „Atļaut progresa rēķinus" (ieslēdziet to, veidojot vai rediģējot piedāvājumu) 2. Pakāpeniskās rēķinu izrakstīšanas skatā pievienojiet posmu 3. Izvēlieties summu — procentus no kopsummas (30%) vai konkrētu summu (€5,400) 4. Invotify izveido jaunu rēķinu, kas atsaucas uz piedāvājumu un tiek ieskaitīts kopējā uzskaitē 5. Nosūtiet un saņemiet apmaksu kā ierasts

Aizsardzība pret pārsniegšanu: Invotify uzskaita visu piedāvājuma pakāpenisko rēķinu kopsummu. Ja mēģināt izveidot pakāpenisko rēķinu, kas pārsniegtu piedāvājuma kopsummu, Invotify šo darbību bloķē. Jūs nekad nejauši neizrakstīsiet vairāk par piedāvājuma summu.

Atlikuma uzskaite: Piedāvājuma progresa skats rāda aktuālo bilanci — piedāvājuma kopsummu, līdz šim izrakstīto summu un atlikušo summu — tādējādi pilnā aina vienmēr ir skaidra.

Atlikuma izrakstīšana: Lai izrakstītu rēķinu par visu atlikušo summu, izveidojiet pēdējo pakāpenisko rēķinu par visu atlikumu (posms „100% no atlikuma"). Kad kopsumma sasniedz piedāvājuma kopsummu, jaunus pakāpeniskos rēķinus vairs nevar izveidot.

Ne katrs maksājums ienāk caur Stripe vai bankas sinhronizāciju. Skaidra nauda, čeki, pārskaitījumi, ieskaita darījumi vai ārpus sistēmas veikti maksājumi — tiem visiem kaut kur jābūt reģistrētiem. Tieši šim nolūkam Invotify ir manuālas maksājumu reģistrēšanas plūsma.

Kā reģistrēt manuālu maksājumu: 1. Atveriet rēķinu 2. Noklikšķiniet uz „Reģistrēt maksājumu" (Record payment) 3. Ievadiet: - Summu (pilnai apmaksai ievadiet neapmaksāto atlikumu, daļējam maksājumam — mazāku summu) - Piezīmes (pēc izvēles — maksājuma veids, atsauces numurs, jebkas cits, ko vērts atcerēties) 4. Noklikšķiniet uz Saglabāt (Save)

Rēķina atlikums tiek atjaunināts nekavējoties. Ja maksājums pilnībā nosedz rēķinu, statuss mainās uz „Apmaksāts" (Paid). Ja maksājums ir daļējs, rēķins paliek atvērts atlikušajai summai, un daļējais maksājums tiek ierakstīts maksājumu vēsturē.

Vairāki maksājumi vienam rēķinam: Rēķins laika gaitā var saņemt neierobežotu daļējo maksājumu skaitu. Katrs tiek reģistrēts ar savu datumu un summu. Maksājumu vēsture vienā skatā parāda pilnu notikumu gaitu.

Pieejams visos plānos: Manuāla maksājumu reģistrēšana ir pieejama Starter, Pro un Lifetime plānos — arī bez pievienotas maksājumu integrācijas. Tā ir maksājumu sistēmas pamatfunkcija.