Rēķini

Izveidojiet, pārvaldiet un nosūtiet klientiem profesionālus rēķinus

Rēķinu pārvaldības pārskats

Rēķini ir Invotify pamats. Rēķinu sadaļa ļauj izveidot profesionālus rēķinus, sekot līdzi to statusam, nosūtīt tos klientiem un pārvaldīt visu norēķinu procesu.

Ko varat darīt ar rēķiniem: - Izveidot jaunus rēķinus no nulles vai no veidnēm - Rediģēt esošus rēķinus - Skatīt rēķina detaļas ar pilnu PDF priekšskatījumu - Nosūtīt rēķinus pa e-pastu ar pievienotu PDF failu - Lejupielādēt rēķinus PDF formātā - Dublēt rēķinus līdzīgiem darījumiem - Sekot līdzi apmaksas statusam (melnraksts, nosūtīts, daļēji apmaksāts, apmaksāts, kavēts) - Filtrēt un meklēt visā rēķinu vēsturē - Iestatīt periodiskus rēķinus pēc grafika regulāriem norēķiniem - Ģenerēt maksājumu saites tiešsaistes maksājumiem (Pro/Lifetime) - Reģistrēt manuālus un daļējus maksājumus ar atlikušās summas uzskaiti

Rēķinu izveide

Rēķina izveide Invotify ir vienkārša, pateicoties dalītā ekrāna redaktoram. Kreisajā panelī atrodas visi ievades lauki, bet labajā panelī reāllaikā redzams rēķina priekšskatījums A4 izmērā.

Rēķinu redaktora iespējas:

Galvenes sadaļa: - Rēķina numurs (tiek ģenerēts automātiski pēc jūsu numerācijas iestatījumiem sadaļā Iestatījumi (Settings)) - Izsniegšanas datums (pēc noklusējuma — šodiena) - Apmaksas termiņš (pēc noklusējuma — 30 dienas pēc izsniegšanas datuma) - Veidnes izvēle no jūsu saglabātajām veidnēm

Klienta sadaļa (Maksātājs — Bill To): - Izvēlieties esošu klientu no meklējama nolaižamā saraksta - Vai izveidojiet jaunu klientu turpat redaktorā, to nepametot - Klienta dati (nosaukums, e-pasts, adrese, nodokļu maksātāja numurs) tiek aizpildīti automātiski no saglabātajiem datiem

Pozīcijas: - Katram rēķinam varat pievienot neierobežotu pozīciju skaitu - Katrai pozīcijai ir: apraksts, daudzums, vienības cena - Ātrai ievadei izvēlieties pozīcijas no produktu kataloga (produktu katalogam nepieciešams Pro plāns) - Līdz divām neatkarīgām nodokļu likmēm katrai pozīcijai - Atlaide katrai pozīcijai procentos vai kā fiksēta summa - Automātisks starpsummas aprēķins katrai rindai - Pozīciju dzēšana ar vienu klikšķi

Kopsummu sadaļa: - Starpsumma (visu pozīciju summa pirms nodokļiem) - Nodokļa summa (aprēķināta no atsevišķo pozīciju likmēm vai noklusējuma likmes) - Atlaide (pēc izvēles, fiksēta summa vai procenti) - Kopsumma (tiek aprēķināta automātiski)

Papildu iespējas: - Piezīmju lauks maksājuma noteikumiem, ziņām vai īpašiem norādījumiem - Pasūtījuma numurs (PO Number) klienta pirkuma pasūtījuma atsaucei - Pielāgoti teksta bloki un citi elementi, izmantojot 22 veidņu bloku tipus, uz kuriem balstās ikviens rēķina PDF

Soļi

  1. 1

    Noklikšķiniet uz „Jauns rēķins" (New Invoice)

    Rēķinu lapā noklikšķiniet uz pogas „Jauns rēķins" (New Invoice) augšējā labajā stūrī

  2. 2

    Izvēlieties veidni

    Izvēlieties veidni vai izmantojiet noklusējuma veidni. Veidnes nosaka vizuālo izkārtojumu un to, kuri bloki tiek rādīti.

  3. 3

    Izvēlieties klientu

    Izvēlieties klientu no nolaižamā saraksta vai izveidojiet jaunu turpat redaktorā

  4. 4

    Iestatiet datumus

    Pielāgojiet izsniegšanas datumu un apmaksas termiņu, ja noklusējuma vērtības neder

  5. 5

    Pievienojiet pozīcijas

    Pievienojiet savus produktus vai pakalpojumus ar daudzumiem un cenām. Saglabātajām pozīcijām izmantojiet produktu atlasītāju.

  6. 6

    Pārskatiet priekšskatījumu

    Pārbaudiet tiešo A4 priekšskatījumu ekrāna labajā pusē

  7. 7

    Saglabājiet rēķinu

    Noklikšķiniet uz „Saglabāt" (Save), lai izveidotu rēķinu. Tas tiks saglabāts kā melnraksts, kuru varēsiet vēl rediģēt vai nosūtīt.

Padomi
  • Izmantojiet produktu katalogu, lai ātri pievienotu bieži izrakstītās pozīcijas ar iepriekš iestatītām cenām
  • Iestatiet noklusējuma nodokļu likmes sadaļā Iestatījumi (Settings), lai ietaupītu laiku pie katra rēķina
  • Priekšskatījums atjaunojas reāllaikā, tiklīdz veicat izmaiņas
  • Veidni varat nomainīt arī pēc satura pievienošanas — jūsu dati tiek saglabāti

Rēķinu pārvaldība

Rēķinu saraksta lapa piedāvā plašas iespējas visu jūsu rēķinu pārvaldībai. Varat meklēt, filtrēt, kārtot un veikt darbības ar atsevišķiem rēķiniem.

Saraksta skata iespējas: - Kārtojamas kolonnas: numurs, klients, datums, apmaksas termiņš, summa, statuss - Meklēšana pēc rēķina numura vai klienta nosaukuma - Filtrēšana pēc statusa (Melnraksts, Nosūtīts, Apmaksāts, Gaida apmaksu, Kavēts) - Filtrēšana pēc klienta un pēc datumu diapazona - Lapošana lieliem rēķinu sarakstiem

Pieejamās darbības: Katram rēķinam ir darbību izvēlne (trīs punktu poga) ar šādām iespējām:

Skatīt (View)

Atveriet rēķina detaļu lapu ar pilnu PDF priekšskatījumu un visu dokumenta informāciju

Rediģēt (Edit)

Mainiet rēķina saturu (nosūtītiem vai apmaksātiem rēķiniem apsveriet kredītrēķinu, lai saglabātu audita izsekojamību)

Dublēt (Duplicate)

Izveidojiet precīzu rēķina kopiju ar jaunu rēķina numuru un šodienas datumu

Lejupielādēt PDF (Download PDF)

Ģenerējiet un lejupielādējiet rēķinu kā profesionālu A4 PDF failu

Sūtīt e-pastu (Send Email)

Nosūtiet rēķina PDF klientam pa e-pastu ar neobligātu ziņu

Dzēst (Delete)

Neatgriezeniski noņemiet rēķinu (nepieciešams apstiprinājums)

Padomi
  • Izmantojiet meklēšanas joslu, lai ātri atrastu rēķinus pēc numura vai klienta nosaukuma
  • Noklikšķiniet uz kolonnu virsrakstiem, lai kārtotu sarakstu augošā vai dilstošā secībā
  • Dublējiet rēķinus, kad veidojat līdzīgus rēķinus vienam un tam pašam klientam
  • Filtrējiet pēc „Kavēts" (Overdue), lai redzētu, kuriem rēķiniem nepieciešams atgādinājums

Rēķinu statusi

Invotify rēķiniem ir dažādi statusi, kas palīdz sekot līdzi, kurā norēķinu procesa posmā katrs rēķins atrodas. Šo statusu izpratne palīdz efektīvi pārvaldīt debitoru parādus.

Melnraksts

Rēķins ir izveidots, bet vēl nav nosūtīts klientam. Joprojām varat brīvi veikt izmaiņas.

Nosūtīts

Rēķins ir nosūtīts klientam (un gaida apmaksu). Nosūtot pa e-pastu, šis statuss tiek iestatīts automātiski.

Daļēji apmaksāts

Ir reģistrēts daļējs maksājums. Rēķins paliek atvērts atlikušajai summai, kas tiek uzskaitīta kā maksājamais atlikums.

Apmaksāts

Rēķins ir apmaksāts pilnā apmērā (maksājamā summa sasniedz nulli). Turpmāka rīcība nav nepieciešama. Reģistrējot maksājumu, tiek izveidots paziņojums.

Kavēts

Apmaksas termiņš ir pagājis, un rēķins vēl nav pilnībā apmaksāts. Iestatiet šo statusu no darbību izvēlnes — kad rēķina termiņš tiek nokavēts, jūs saņemsiet augstas prioritātes paziņojumu.

Padomi
  • Kavētie rēķini izraisa augstas prioritātes paziņojumus un tiek izcelti informācijas panelī — atjauniniet to statusu uz „Kavēts" (Overdue) no darbību izvēlnes
  • Reģistrējot maksājumu, kas ir mazāks par maksājamo summu, rēķins pāriet statusā „Daļēji apmaksāts" (Partial) un paliek atvērts atlikumam
  • Saņemot maksājumu, atzīmējiet rēķinu kā „Apmaksāts" (Paid), lai atjauninātu informācijas paneļa rādītājus
  • Kavētie rēķini izraisa augstas prioritātes paziņojumus, tāpēc nekad nepalaidīsiet garām atgādinājumu

PDF un e-pasts

Invotify ģenerē profesionālus PDF dokumentus un piedāvā iebūvētu e-pasta funkcionalitāti, lai rēķinus sūtītu tieši jūsu klientiem.

PDF ģenerēšana: - Profesionāli A4 izmēra PDF dokumenti, kas pikseļu precizitātē atbilst veidotājā redzamajam - Ietver visas rēķina detaļas un jūsu uzņēmuma zīmolu (logotipu, nosaukumu, adresi) - Precīzi seko izvēlētās veidnes izkārtojumam - Automātiska formatēšana un lappušu dalījums gariem pozīciju sarakstiem - Tūlītēja lejupielāde no jebkuras rēķina detaļu lapas - Optimizēts drukāšanai uz standarta papīra

Piezīme par ūdenszīmēm: Starter plānā piegādātajiem PDF ir neliela ūdenszīme "Invoice created with Invotify". Pro un Lifetime plāni veido tīrus dokumentus bez ūdenszīmes.

E-pasta sūtīšana: - Sūtiet rēķinus tieši uz klienta e-pasta adresi - PDF tiek ģenerēts un pievienots e-pastam automātiski - Pielāgojama e-pasta ziņa, lokalizēta klienta valodā - Statuss „Nosūtīts" (Sent) rēķinam tiek atzīmēts automātiski - Ja ir pieslēgts maksājumu pakalpojumu sniedzējs (Stripe vai PayPal), e-pastā tiek iekļauta tiešsaistes apmaksas saite (Pro/Lifetime)

E-pasta sūtīšanas process: 1. Atveriet rēķina detaļu lapu 2. Noklikšķiniet uz pogas „Sūtīt" (Send) 3. Pārbaudiet saņēmēja e-pasta adresi 4. Pēc izvēles pielāgojiet ziņu 5. Noklikšķiniet uz Sūtīt, lai piegādātu rēķinu ar pievienotu PDF

PDF lejupielāde

Ģenerējiet un acumirklī lejupielādējiet profesionālu A4 PDF

Piegāde pa e-pastu

Nosūtiet rēķinu ar pievienotu PDF tieši klientam

Priekšskatījums

Apskatiet PDF tieši pārlūkprogrammā pirms lejupielādes vai nosūtīšanas

Gatavs drukai

PDF faili ir optimizēti drukāšanai uz standarta A4 papīra

Padomi
  • Pirms nosūtīšanas vienmēr pārbaudiet klienta e-pasta adresi
  • Pievienojiet e-pastiem personisku ziņu labākām attiecībām ar klientiem
  • Pirms nosūtīšanas lejupielādējiet kopiju saviem ierakstiem
  • Statuss „Nosūtīts" (Sent) palīdz sekot līdzi, kuri rēķini jau ir piegādāti

Periodiskie rēķini

Klientiem, kuriem rēķinus izrakstāt regulāri, Invotify atbalsta periodisku rēķinu grafikus. Iestatiet grafiku vienu reizi, un Invotify automātiski ģenerēs rēķinus jūsu izvēlētajā intervālā. Periodiskie grafiki ir pieejami visos plānos.

Atkārtošanās modeļi: Ir četri pamata modeļi, katrs ar intervālu "ik pēc N", lai varētu izveidot jebkuru ritmu: - Katru dienu - ik pēc N dienām - Katru nedēļu - ik pēc N nedēļām, ar konkrētu dienu izvēli (piemēram, katru pirmdienu un ceturtdienu). Iestatiet intervālu 2, lai iegūtu grafiku reizi divās nedēļās. - Katru mēnesi - ik pēc N mēnešiem, pēc konkrētiem mēneša datumiem (piemēram, 1. datumā) vai pēc nedēļas dienas modeļa (piemēram, otrajā otrdienā). Izmantojiet intervālu 3 ceturkšņa vai 6 pusgada rēķiniem. - Katru gadu - ik pēc N gadiem, ar mēneša izvēli

Konfigurācijas iespējas: - Grafika nosaukums vieglai atpazīšanai - Grafika sākuma datums - Beigu nosacījums: nekad, konkrēts beigu datums vai maksimālais reižu skaits - „Ģenerēt iepriekš" (Generate ahead) logs, lai dokumenti tiktu izveidoti izvēlētu dienu skaitu pirms datuma - Automātiskās sūtīšanas iespēja, lai katru rēķinu (ar pievienotu PDF) tā rēķina datumā automātiski nosūtītu klientam pa e-pastu - Automātiskā iekasēšana (Pro): iekasējiet maksu no klienta saglabātās maksājumu metodes, kad katrs rēķins tiek ģenerēts

Kā tas darbojas: 1. Izveidojiet rēķinu kā paraugu 2. Rēķina redaktorā ieslēdziet periodiskā grafika slēdzi 3. Konfigurējiet biežumu, modeli un laiku 4. Saglabājiet rēķinu ar pievienoto grafiku 5. Invotify automātiski ģenerē rēķinus ieplānotajā datumā 6. Ģenerētie rēķini parādās jūsu kalendārā un rēķinu sarakstā

Soļi

  1. 1

    Izveidojiet rēķinu

    Sagatavojiet rēķinu ar visām detaļām tā, kā vēlaties to redzēt katrā ciklā

  2. 2

    Ieslēdziet periodiskumu

    Rēķina redaktorā ieslēdziet periodiskā grafika opciju

  3. 3

    Iestatiet biežumu

    Izvēlieties katru dienu, nedēļu, mēnesi vai gadu, pēc tam iestatiet intervālu "ik pēc N" (piemēram, katru nedēļu ik pēc 2 = reizi divās nedēļās)

  4. 4

    Konfigurējiet modeli

    Atkarībā no biežuma iestatiet konkrētas dienas, datumus vai nedēļas dienu modeļus

  5. 5

    Iestatiet beigu nosacījumu

    Izvēlieties, kad apstāties: nekad, konkrētā datumā vai pēc N reizēm

  6. 6

    Pēc izvēles: automātiskā sūtīšana

    Ieslēdziet automātisko sūtīšanu, lai katrs rēķins tā datumā tiktu nosūtīts pa e-pastu automātiski — klientam jābūt norādītai e-pasta adresei

  7. 7

    Saglabājiet grafiku

    Saglabājiet rēķinu, lai aktivizētu grafiku

Padomi
  • Izmantojiet ikmēneša grafikus pastāvīgiem klientiem vai abonēšanas pakalpojumiem
  • Rēķiniem reizi divās nedēļās, ceturksnī vai pusgadā iestatiet atbilstošo "ik pēc N" intervālu nedēļas/mēneša modelī
  • Apskatiet kalendāru, lai redzētu gaidāmos ieplānotos rēķinus — noklikšķiniet uz jebkura notikuma „Skatīt grafiku" (View Schedule), lai pārvaldītu tā grafiku
  • Grafiku jebkurā brīdī varat apturēt, atsākt vai atcelt
  • Ieslēdziet automātisko sūtīšanu, lai pilnībā automatizētu periodiskos norēķinus
PārskatsPiedāvājumi